SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

1. UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

2. Desde el punto de vista de la Ley General de
Archivos, es definida la Gestión documental
como un “Conjunto de actividades
administrativas y/o técnicas tendientes al
manejo, la planificación y organización de los
documentos que producen las entidades”.

3.  Requisitos técnicos
 Requisitos administrativos
 Requisitos económicos
 Requisitos archivisticos

4. Historia de la Institución
Investigación preliminar
Cambios legales y/o administrativos que han regulados sus
funciones y la estructura administrativa.
Compilación de la Información Institucional
Manuales de procedimientos
Inventarios documentales. FUID
Cuestionario de recolección de información

5. DECRETO 2609 DE 2012
a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos
a través de cuadros de clasificación documental.
b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los
documentos
electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de
valoración documental (TVD).
c)Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información
conexa (Metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.
e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones
documentales en series y subseries.
g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y
subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos
tecnológicos utilizados para su creación.

6. CONFORMIDAD
SEGURIDAD
ACCIÓN DE
CONTENIDOS
INTEROPERABILIDAD
METADESCRIPCIÓN
DISEÑO Y
FUNCIONAMIENTO

7. DATOS DEL INFORME – VISITA AL ARCHIVO
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
Nombre de la entidad. UT UGPP
Dirección: Avenida 68 No. 13-37
Teléfonos: 311 2184949 - 313 3473458 (Teléfonos personal
encargado supervisión de la bodega)

8. RESEÑA HISTÓRICA
La UT UGPP es una unión temporal que se creó en octubre de 2011 con el fin de
prestar sus servicios de ORGANIZACIÓN A LOS EXPEDIENTES PENSIONALES de la
UGPP (Unidad de Gestión Pensional y de Parafiscales de Colombia), cuya sede
principal se encuentra en el Edificio MARRIOT Calle 26 con Avenida 69B.
Esta Unión Temporal realiza la labor de organización de estos expedientes
siguiendo lo normativa vigente en la materia, y sus labores las adelanta en la
bodega de la Avenida 68 No. 13-37, donde se realizan labores a doble turno en el
proceso de organización de aproximadamente 1.000.000 de expedientes.
Adicional a esto en esta bodega se presta el servicio de custodia y bodegaje de
algunas cajas de fondo acumulado, y de series misionales que son manejadas por
la entidad en el cumplimiento de sus funciones.

9. ORGANIGRAMA DE LA ENTIDAD
COMITÉ DE SEGUIMIENTO
DIRECTOR DEL PROYECTO
Coordinador de Proyecto
Supervisores
Técnicos Auxiliares Digitadores
Profesionales de
Apoyo

10. ASPECTOS ESPECÍFICOS
Objetivos de la organización
Los objetivos de la organización son:
•Cumplir con el objeto del contrato que es la organización
de los expedientes pensionales, siguiendo con los
lineamientos entregados sobre la materia.
•Garantizar la calidad en los procesos de organización para
lo cual fue contratada la entidad.
•Generar un buen trabajo que redunde en el buen servicio
que la entidad entregue a los pensionados afiliados a su
régimen.

11. BIBLIOGRAFÍA
Disponible en :http://190.26.215.130/index.php?idcategoria=4395
Disponible en :http://190.26.215.130/?idcategoria=2329
Acuerdo AGN 004 de marzo 15 de 2013