Componentes de los sistemas de información

1. JOHANA CHOCONTA
GRUPO 03
Unidad 2 - COMPONENTES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

2. UNIDAD 2 ACTIVIDAD 1
COMPONENTES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
JOHANA CHOCONTA P.
PROFESOR:
RICARDO ANTONIO BOTERO RIOS
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
BOGOTA 2019

3. CONTENIDO
Introducción
Sistemas de información
Sistema de gestión documental
Investigación de un sistema de gestión a empresa (Ministerio de
Relaciones Exterior)
Diagrama de flujo
Conclusiones
Bibliografía
TABLA DE
CONTENIDO

4. INTRODUCION
• El presente trabajo se realiza con el fin
de conocer los componentes de un
sistemas de información y como la
implementación de estos en sistemas en
la gestión documental permiten a las
organizaciones la automatización, la
creación, el mantenimiento y la consulta
de sus archivos.

5. https://youtu.be/0eoQWNwBbHI
https://www.youtube.com/watch?v=0eoQWNwBbHI&feature=youtu.be

6. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Un Sistema de información es un
conjunto de datos que interactúan
entre si con un fin común.
El (SI) apoya las actividades de una
empresa o negocio estos son sus
componentes:
• Personas
• Datos
• Actividades o técnicas de trabajo
• Recursos

7. SISTEMA DE GESTION DE ARCHIVOS
Esto se lleva a cabo por medio de la aplicación de normas técnicas que se caracterizan por su practicidad al
momento de llevar a cabo la administración de los archivos físicos y electrónicos.
• La gestión documental es el conjunto de
procesos que se enfocan en la revisión,
almacenamiento y recuperación de los
documentos y de la información de importancia
que se manejan al interior de una empresa.
controla de un modo eficiente y
sistemático la creación, la recepción, el
mantenimiento, la utilización y la
disposición de los documentos.

8. VISITA A ENTIDAD
El Ministerio de Relaciones Exteriores (Cancillería) es la entidad encargada de dirigir y coordinar la
política exterior y las relaciones diplomáticas de Colombia.
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
MRE
El MRE “reconoce los documentos como
un activo estratégico para la salvaguarda
de los intereses de la nación. Es decir, los
documentos son fundamentales para la
misionalidad del MRE y para el
cumplimiento de las políticas y objetivos
institucionales.
Además implementa herramientas para la gestión documental atraves de las
cuales garantizar la autenticidad, integridad y disponibilidad de los
documentos a lo largo del tiempo desde que estos son producidos hasta su
destino final.

9. ESTRUCTURA
ARCHIVÍSTICA
• El MRE implementa el PGD que abarca
todos y cada uno de los procesos de la
gestión documental establecidos en la
normatividad así como los soportes en el
que se producen y reciben los
documentos.

10. Equipo
necesario
para la
gestión
documental

11. Infraestructura física
• El MRE cuenta con los siguientes espacios para la gestión documental
ARCHIVOS DE
GESTION: Cada
dependencia
cuenta con un
espacio para sus
archivos.
ARCHIVO CENTRAL:
cuenta con un
servicios tercerizado
para el deposito del
archivo central en
instalaciones del
proveedor.
OFICINA DE
CORRESPONDENCIA:
cuenta con una oficina de
correspondencia ubicada
en la sede principal de la
cancillería CRA 5 No 9 –
03 Bogotá.

12. El MRE, cuenta con recursos tecnológicos que apoyan los procesos de gestión documental de la
Entidad, tales como:
Descripción de los sistemas de información
FUENTE: http://catalogo.cancilleria.gov.co/

13. Los procedimientos definidos por el MRE dentro del sistema integrado de
gestión para el proceso de gestión documental son:
• Proceso de gestión documental
• Procedimiento de control de documentos
• Procedimiento de transferencia secundaria
• Procedimiento de consulta y préstamo de
documentos
• Procedimiento de control de registros –
elaboración y actualización de TRD
• Procedimiento de transferencia documental
primaria
• Procedimiento de eliminación documentalhttp://gruposmre.cancilleria.gov.co/sitios/dsg/diaf/GACAF/pubarch/gestión%20documental/_la
youts/15/start.aspx#/SitePages/Programa%20de%20Gesti%C3%B3n%20Documental%20-
%20PGD.aspx

14. DIAGRAMA DE FLUJO – PROCESO
TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
• https://www.lucidchart.com/documents/view/149e862d-
7550-4932-ae32-34a9f50bc037/0_0

15. CONCLUSIONES
• Se puede concluir que es de vital importancia el
uso y manejo de los sistemas de información
para llegar a dar beneficios a las organizaciones
además con los sistemas de gestión de archivo
se controla los documentos dentro y fuera de las
organizaciones.
• El orden y seguimiento en los procesos hacen
que la empresa cumpla con normatividad
vigente.

16. Bibliografía
• Descripción de los sistemas de información
FUENTE: http://catalogo.cancilleria.gov.co/
• Coelho, Fabián y Zita, Ana (revisora) "Conocimiento científico".
En: Significados.com. Disponible en:
https://www.significados.com/sistema-de-informacion/
• ¿Qué es un sistema de gestión documental? - TIC Portal
https://www.ticportal.es › Temas › Sistema de gestión documental
• Universidad Politécnica de Guanajuato. Diagramas de flujo de
servicios bibliotecarios.
Recuperadohttp://www.upgto.edu.mx/docs/alumnos/biblioteca_v
irtual/diagramas.pdf
• Marín Muñoz L. (2017). Video Como Diagramar mis procesos,
diagrama de flujo. Recuperado desde
https://www.youtube.com/watch?v=hsvUFwJ_MVU
• https://www.cancilleria.gov.co/