Diego Armando Rojas grupo 4 gestión documental II- sgd- cidba

1. UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Estudiante:
DIEGO ARMANDO ROJAS
Profesora:
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

2. DEFINICIÓN
 Desde la perspectiva de la Ley General de
Archivos, se define Gestión documental como
el “Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo
y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde
su origen hasta su destino final, con el objeto
de facilitar su utilización y conservación”.

3. REQUISITOS DE IMPLEMENTACIÓN
 Requisitos técnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos
como: contar con manuales de procesos y procedimientos, con compilación de
formas o formatos regulados, manual de funciones y tablas de retención documental,
tablas de valoración documental, adopción de normas técnicas y normatividad en
general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de la Unidad de
Correspondencia.
 Requisitos administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar el programa
de gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad,
así como con los sistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas
informativas de las que haga uso la entidad, en atención a las siguientes
consideraciones:
 Apoyo de la alta dirección.
 Definir el sistema de administración de archivos (centralizado, o descentralizado).
 Participación de las diferentes áreas, directivas, aquellas relacionadas con las
compras y suministros, las TIC y el presupuesto.
 El recurso humano asignado al archivo debe contar con funciones y dedicación
exclusiva para realizar dicha labor.
 Contar con programas de capacitación en cuanto a la gestión documental,
organización de archivos y auditoria de información y manejo de procesos.
 En cuanto a las instalaciones se deben seguir las recomendaciones del AGN, en
cuanto a: características arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de
áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación a las
dependencias, mobiliario y equipo.
 Económicos: hacen relación al análisis de tipo económico como la reducción de
costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización
de los recursos destinados para la gestión documental.
 Archivísticos: Considerados la base del programa, y se refieren al los establecidos en
la Ley General de Archivos y la normatividad archivística.

4. Fases para el sistema de gestión documental
Las fases de implementar un PGD deben estar incluidas
en el plan estratégico institucional
y plan de acción anual, con las siguientes orientaciones:
Investigación preliminar sobre la institución y sus fuentes documentales
Compilación de la Información Institucional
Historia de la Institución: desde su creación hasta la actualidad.
Cambios legales y/o administrativos que han regulados sus funciones y la estructura
administrativa.
Normograma tanto interno como externos que afecta el desarrollo de las actividades
propias de la Institución.
Manuales de procedimientos. Compilación de la Información Documental
Inventarios documentales.
Estudio de producción documental para identificar los tipos documentales.
Cuestionario de recolección de información documental aplicables a todos en la
organización, para determinar las series documentales.

5. Generalidades del DECRETO 2609 DE 2012
a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos
a través de cuadros de clasificación documental.
b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los
documentos
electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de
valoración documental (TVD).
c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los
tiempos establecidos en las TRD o TVD.
d)Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información
conexa (Metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.
e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones
documentales en series y subseries.
f)Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de Archivo por
parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.
g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y
subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos
tecnológicos utilizados para su creación.

6. CARACTERÍSTICAS DE SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
•Incluyendo los sistemas de gestión de documentos electrónicos
deben respaldar la gestión de la información a partir de los
procesos administrativos de las entidades
CONFORMIDAD
• Deben mantener la información administrativa en un
SEGURIDAD entorno seguro.
Debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a los
documentos, •Conjunto de actuaciones en forma necesarias de metadatos, para el registro, sin o que la vinculación se altere a un
la
tramite.
autenticidad, valor evidencial e integridad de los
documentos.
ACCIÓN DE
CONTENIDOS
INTEROPERABILIDAD
METADESCRIPCIÓN
DISEÑO Y
FUNCIONAMIENTO
Deben permitir la interoperabilidad con los otros sistemas de información, a
lo largo del tiempo basado en el principio de neutralidad tecnológica.
Debe procurar la generación de metadatos normalizados, sean manuales o
automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.
Diseño y funcionamiento La creación y captura de documentos
en el sistema debe ser de fácil manejo para los usuarios,
haciéndola tan simple como sea posible.

7. ENTIDAD VISITADA: SUPERINTENDENCIA DE SALUD – SUPERSALUD
PERSONA RESPONSABLE: Bibliotecólogo Jorge Moreno Feo Coordinador de
Gestión Documental
Teléfono: 4817000 ext: 15070
El objetivo de su Sistema de Gestión Documental se dirige a establecer los
lineamientos generales para la administración de los documentos y servir como
instrumento de guía y orientación a los funcionarios de la Superintendencia Nacional
de Salud (en adelante Superintendencia) en el manejo de los documentos, así mismo
facilitar un efectivo manejo documental, archivístico y de los demás temas
relacionados con la gestión documental, que sean necesarios durante el desarrollo de
las actividades diarias de la Entidad.
Su alcance en el programa de gestión documental debe ser cumplido por todos los
funcionarios y contratistas de la Superintendencia Nacional de Salud así como por y
los terceros autorizados para el acceso a la información institucional. Los
Lineamientos aquí definidos se aplicarán al manejo de toda la documentación que
incluyen documentos en papel y electrónicos, disponibles en diferentes medios como
discos, video, DVD, contenidos del sitio web institucional y mensajes electrónicos.

8. ¿Qué se ha tenido en cuenta para las preservación de documentos en
ambientes electrónicos?
La Superintendencia llevará cabo la política de Cero Papel y lineamientos de la
Directiva Presidencial 04 en la Administración Pública u oficina sin papel, con la
reducción sistemática del uso del papel mediante la sustitución de los flujos
documentales en papel por soportes y medios electrónicos.
•La administración electrónica que se refleja en la creación, gestión y
almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrónicos, se apoyará
en el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
•La política de gestión documental está inscrita en los planes de acción del Grupo
de Archivo correspondencia.
•La oficina Cero Papel no concibe la eliminación radical de los documentos en
papel, sino de la apropiación de nuevas estrategias en la administración de la
información para hacer uno racionalizado de este recurso.
Lineamientos para el uso de la Firma Digital
El uso de una firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una
firma manuscrita, si aquélla incorpora los siguientes atributos:
Es única a la persona que la usa.
Es susceptible de ser verificada.
Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.
Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si éstos son
cambiados, la firma digital es invalidada.
Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional.

9. ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la
selección Sistema de Gestión de Documentos?
El proceso de conservación documental, debe regularizar y parame
rizar todas las actividades y procedimientos que intervienen durante el
proceso de preservación de los documentos en los archivos de
gestión, central e histórico La Superintendencia de Salud.
Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberán
cumplir con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio
ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la
adecuada conservación de los acervos documentales. Estos
lineamientos están establecidos en el Acuerdo 49 de 2000, emitido por
el Archivo General de la Nación.
Necesidad de organizar y controlar la documentación.
Elaboración anual y mensual de los informes de a las áreas
repectivas.

10. ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el
sistema?
Se realiza el la digitalización de los documentos para evitar la
manipulación de la documentación , además el control de calidad
respectivo, agregando los datos correspondientes a la base de datos.
Todo esto en una plataforma que de acuerdo a solicitudes que se
contestan diariamente y que tiene un encargado garantiza que la
información sea verídica y eficaz.
Todas las consultas tienen un radicado al cual se le da seguimiento,
para que el encargado este en constante consulta para saber en que
va.

11. CIBERGRAFÍA
 Disponible en :
http://www.supersalud.gov.co/supersalud/Default.aspx?tabid=39
&Search=correspondencia
 Disponible en :
http://www.supersalud.gov.co/supersalud/Default.aspx?tabid=38
 http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=5
0958
 http://www.girona.cat/web/sgdap/docs/2009-SGD-Caracas.
pdf