Tratamiento documentos electronicos 2011 Eje tematico 5

1. Tratamiento de documento electrónico Eje temático 5

2. Integrantes Paula Andrea Montaño Jorge Mario Barrero Gustavo Alberto Vargas Ana Paula Arcila

3. Contenido Eje temático 5 Tratamiento de los documentos electrónicos Objetivos Responsables Expediente electrónico Expediente Mixto ò Hibrido Proceso de gestión documental Organización del espacio de trabajo Organización de los documentos electrónicos

4. Tratamiento de documentos electrónicos

5. El rápido avance en las tecnologías de la información y comunicación (TIC´S), ha producido cambios en los archivos, de tal forma que se utiliza las herramientas de la informática para gestionar grandes volúmenes de información. Es así, que el número de documentos creados directamente en los computadores creció de forma geométrica y se comenzó a almacenar en formato electrónico, dando lugar a documentos electrónicos de archivo. Al tratarse de documentos electrónicos, la función del archivo va ser sometida a ciertas modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, su valoración y selección, su preservación, su acceso y su uso. INTRODUCCIÓN

6. TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS Es la gestión de los documentos administrativos producidos por medios electrónicos y validados con firma electrónica, a lo largo de su ciclo de vida, desde el momento de su diseño hasta su transferencia final a un archivo histórico

7. TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS Para poder aplicar un adecuado tratamiento a los documentos electrónicos se debe tener en cuenta que la gestión documental es fundamental para garantizar la gestión correcta de los documentos a lo largo de su ciclo de vida, garantizando su conservación, autenticidad, integridad y disponibilidad a largo plazo.

8. Objetivos Garantizar la recepción y distribución oportuna del documento. Garantizar la organización, almacenamiento y conservación del documento. Asegurar la disponibilidad del documento para su consulta en el archivo central. Garantizar la disposición final de los documentos. Establecer una metodología para recibir y distribuir la información. Su accesibilidad Darle un buen uso Evitar su reproducción Garantizar su autenticidad

9. Responsables Ante el reto de la era digital, el desarrollo de una visión estratégica referida a los e-documentos están orientados a mejorar la gestión de información para La toma de decisiones y la transparencia de una sociedad , empresas, instituciones educativas y todo aquello que requiera los soportes documentales. Es responsabilidad de todos, los individuos, las organizaciones y la comunidad La gestión de documentos regula las prácticas efectuadas tanto por los responsables de su gestión como por cualquier otra persona que cree o use documentos en el ejercicio de sus actividades. La gestión de documentos en una organización incluye: El establecimiento de políticas y normas La asignación de responsabilidades y competencias

10. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO Un expediente es el conjunto de los papeles y documentos que corresponden a un determinado asunto o negocio. También puede tratarse de la serie ordenada de actuaciones administrativas o judiciales. A partir de la definición del expediente sustentado en papel, surge en el año 1998 el Decreto Nº 65, referente al procedimiento administrativo electrónico. Este regula la utilización de mecanismos electrónicos para dar soporte al expediente, y sienta las normas sobre el procedimiento administrativo electrónico, las disposiciones generales, firma electrónica y digital.

11. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO Básicamente este decreto establece que las actuaciones en la administración pública, así como los actos administrativos que se dicten en las mismas, podrán realizarse por medios informáticos. Destaca que "...el expediente electrónico tendrá la misma validez jurídica y probatoria que el expediente tradicional. La documentación emergente de la trasmisión a distancia, por medios electrónicos, entre dependencias oficiales, constituirá, de por si, documentación auténtica y hará plena fe a todos sus efectos en cuanto a la existencia del original trasmitido. Todo documento electrónico autenticado mediante firma digital, se considerará como de la autoría del usuario al que se haya asignado la clave privada correspondiente."

13. Los documentos de un expediente pueden varias en tipos y formatos

14. El expediente presenta un principio y un final claros y predeterminados.

15. Son un conjunto de actuación de sucesiones.

17. Proceso de gestión documental Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos” Titulo V: Gestión de Documentos Artículos21al26: Establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de Gestión Documental pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes ,señala los procesos archivísticos, la formación de archivos a partir del concepto de archivo total, la obligatoriedad de elaborar y adoptar las tablas de retención, la reglamentación de los documentos contables, notariales y otros, y la obligación de los inventarios documentales.

18. ¿Qué es y para que sirve ? Gestión Documental encaminada al eficiente, eficaz y efectivo manejo de la documentación, mediante la orientación y aplicación de procesos archivísticos a la información producida y recibida por la ENTIDAD, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su producción, trámite, utilización y conservación.

19. Archivo General de la Nación: Concepto PGD Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Un programa de gestión documental se define como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.”

20. Procesos 1. Producción, 2. Recepción, 3. Distribución, 4. Trámite, 5. Organización, 6. Consulta, 7. Conservación, y 8. Disposición final de documentos.

21. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO El sistema de trabajo es entendido como una combinación de personas y equipos de trabajo que actúan juntos en un proceso laboral, para una determinada empresa, en un lugar de trabajo y en un ambiente de trabajo bajo condiciones impuestas por las tareas que se han de realizar.Ciertas características del ambiente laboral se han asociado con las lesiones que presenta el personal de una empresa, estas características se le llaman factores de riesgo de trabajo, por lo tanto, presentamos los mecanismos que evitan tales riesgos profesionales. CONDICIONES AMBIENTALES ERGONOMIA ERGONOMIA PREVENTIVA

25. En la espalda baja:el ángulo sagital en el tronco se ha asociado con alteraciones ocupacionales en la espalda baja.

27. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS La organización de los documentos electrónicos debe entenderse como un proceso formal, regido por principios, normas y procedimientos enmarcados dentro de la archivística. El documento electrónico de archivo es el registro de información generada, recibida, almacenada por medios electrónicos, que permanecen en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser Tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. “La organización de documentos electrónicos de los archivos de gestión consiste en agruparlos de acuerdo a la serie y/o subserie a la que pertenecen la cual ha sido definida en el Cuadro de Clasificación Documental “.

28. Conclusión Para el éxito de toda entidad privada o publica es necesario someterse a las leyes que están establecidas para el manejo de documentación, y garantizar la legalidad y la eficiencia en sus procesos internos, como también la constitución de empresa y organización de documentación. Toda organización debe estar a la par de los avance tecnológico, el conocimiento y la información institucional se han convertido en el recurso primario para los individuos y para la economía en general, con este tipo de procesos especializados podemos mejorar la productividad y la eficiencia de la empresa u organización cortando costos, espacio y agilizando procesos.