Este documento describe los pasos y procesos de la gestión documental, incluyendo la gestión de documentos electrónicos. También explora la relación entre la gestión de calidad y la gestión documental, destacando que ambas deben ir de la mano para lograr los objetivos de una organización. Finalmente, presenta una bibliografía relevante sobre estos temas.

1. GESTION DOCUMENTAL
JUAN CARLOS ROJAS CRUZ
Tutora
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS y BELLAS ARTES
Programa CIENCIA de la INFORMACION y la DOCUMENTACION,
BIBLIOTECOLOGIA y ARCHIVISTICA
SEGUNDO SEMESTRE
GRUPO 1
2012

2. Contenido
1. Pasos o procesos de la Gestión Documental con sus actividades y normatividad.
2. Gestión de Documentos electrónicos
3. Gestión de Calidad y su relación con la Gestión Documental.

3. Pasos para un PGD
• Definir el Alcance
• Revisar el Entorno Actual
• Desarrollar un Diseño
Conceptual
• Análisis Técnico y Económico
• Desarrollar una implementación
Aproximada
• Obtener la Aprobación del
Proyecto

4. Pasos o procesos de la Gestión
Documental con sus actividades y
normatividad.

5. Pasos o procesos de la Gestión
Documental con sus actividades y
normatividad.
Funcionalidades del Sistema:
1. Sistematización del proceso de Gestión Documental en las etapas de
producción, recepción, trámite, distribución, organización, conservación,
custodia, y disposición final del ciclo vital del documento.
2. Seguimiento de los procesos archivísticos y los Registros de instrumentos
públicos.
Integración del sistema de tramitación electrónico con el físico.
4. Garantizar la trazabilidad, custodia y almacenamiento de la información
misional
5. Configuración de expedientes electrónicos.
6. Posibilita el uso de la firma digital.
7. Oportunidad en la búsqueda y recuperación de documentos.

6. Pasos o procesos de la Gestión
Documental con sus actividades y
normatividad
Gestión Documental
Es un conjunto de actividades administrativas y técnicas,
realizado para un efectivo manejo y organización de la documentación producida y
recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar
su consulta, conservación y utilización.
A continuación se describe de manera general los procesos misionales y de apoyo que

7. Pasos o procesos de la Gestión
Documental con sus actividades y
normatividad
Ciclo Vital del Documento
Son las etapas sucesivas por las
que atraviesan los documentos
desde la Producción,
Recepción, Trámite,
Distribución, Organización,
Consulta, Conservación, hasta la
disposición final.

8. Pasos o procesos de la Gestión
Documental con sus actividades y
normatividad
Normatividad
NORMA DISPOSICIÓN
Ley 23 de 1982. Sobre derechos de autor.
Ley 57 de 1985. Iniciso 2 Artículo 13: Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos. Reserva legal documentos Derogado por el Artículo 28 de la Ley
594 de 2000
Ley 80 de 1993. (Arts. 39 y 55) Estatuto de Contratación Administrativa.
Ley 136 de 1994 Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y Funcionamiento de los municipios
Ley 270 de 1996. (Art. 95) Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologías en la Administración de Justicia.
Ley 527 de 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se
establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Ley 734 de 2002. (Arts 34 y 35) Código Disciplinario Único.
Ley 795 de 2003 (artículo 22) Modifica el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Decreto 663 de 1993.
Decreto 2527 de 1950. Autoriza el uso del microfilm en los archivos y les da valor probatorio.
Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus archivos.
Decreto 663 de 1993. (Art 96) Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. El artículo 96 fue Modificado por el artículo 22 de la Ley 975 de 2003

9. Pasos o procesos de la Gestión
Documental con sus actividades y
normatividad
Decreto 2649 de 1993. (Art 123 y 134) Archivos contabilidad general.
Decreto 855 de 1994. (Art 3) Ofertas para la contratación pública.
Decreto 856 de 1994. (Art 11) Libros y archivo del Registro único de proponentes.
Decreto 1382 de 1995. Tablas de retención documental y transferencias al A.G.N..
Decreto 1571 de 1998 (Art 12) Archivos de Historias Laborales.
Decreto 254 de 2000 Por el cual se expide el régimen de liquidación de las entidades públicas del orden nacional.
Resolución MINSALUD 1995 de 1999 Establce nomas para el manejo de las Historias Clínicas
Acuerdo A.G.N. 08 de 1995 Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación.
Acuerdo A.G.N. 09 de 1995 Por el cual se reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental al A.G.N. ordenada por el Decreto 1382 de 1995
Acuerdo A.G.N. 12 de 1995 Por el cual se modifica el Acuerdo 007 de 1994
Acuerdo A.G.N. 02 de 1996 Por el cual se modifica el acuerdo 07 de 1994
Acuerdo A.G.N. 06 de 1996 Por el cual se crea el Comité Evaluador de Documentos del A.G.N.
Acuerdo A.G.N. 11 de 1996 Establece criterios de conservación y organización de documentos.

10. Pasos o procesos de la Gestión
Documental con sus actividades y
normatividad
Acuerdo A.G.N. Por el cuals establece el procedimiento para la eliminación de documentos
046 de 2000
Acuerdo A.G.N. Acceso a los documentos de Archivos, restricciones por razones de conservación.
047 de 2000
Acuerdo A.G.N. 048 de 2000 Conservación de documentos: preventiva, conservación y restauración documental.
Acuerdo A.G.N. 049 de 2000 Conservación de Documentos: Condiciones de Edificios y locales destinados a archivo.
Acuerdo A.G.N. 050 de 2000 Conservación de Documentos: Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.
Acuerdo A.G.N. 057 de 2000 Entrega de documentos y Archivos de entidades en proceso de liquidación o fusión.
Acuerdo A.G.N. 037 de 2002 Por el cual se establecen las especificaciones técnicas de las áreas de archivo y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito,
custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 de la Ley General de
Archivos.
Circular externa A.G.N. 002 de 1997 Parámetros que deben observarse para implementación de nuevas tecnologías en los Archivos públicos

11. Documento electrónico
Definición
Es el registro de información
generada, recibida, almacenada y
comunicada por medios
electrónicos, que permanece en
estos medios durante su ciclo vital;
es producida por una persona o
entidad en razón de sus actividades
y debe ser tratada conforme a los
principios y procesos archivísticos
Son unidades estructuradas de
información registrada, publicada o
no publicada, y gestionada como
unidades discretas en sistemas de
información”.

12. Documento electrónico
ARCHIVO ELECTRÓNICO
Es el conjunto de documentos electrónicos,
producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la
estructura orgánico - funcional del productor,
acumulados en un proceso natural por una persona o
institución pública o privada, en el transcurso de su
gestión
Es el sistema que ofrece almacenamiento seguro para
los documentos y ficheros relacionados con cada
expediente, gestionando el ciclo de vida de cada
documento desde su creación y registro hasta su
archivo definitivo (preservación y custodia). Además
de la funcionalidad de almacenamiento permite la
recuperación y consulta de los documentos de cada
procedimiento administrativo tanto por parte de los
empleados de la Administración como de los
interesados en el procedimiento.

13. Documento electrónico
Proceso o Metodología de trabajo
1. Como paso previo al inicio del proyecto, un equipo de expertos, establecen las normas y
parámetros según las cuales deben ser entregados lo archivos finales. Esto se refiere básicamente a
las especificaciones de formato, tratamiento de imágenes contenidas en los documentos originales y
cualquier otra cosa que el usuario considere importante y pertinente.
2. Utilizando escaners de alta resolución se digitalizan los documentos originales, obteniendo
imágenes en formato tiff.
3. Las imágenes obtenidas se procesan utilizando las mas avanzadas herramientas de
transformación a formato PDF, el resultado es adicionalmente indexado y automatizada su
navegación.
4. En los casos que sea requerido por el cliente se puede aplicar tecnología de Reconocimiento
Óptico de Caracteres (OCR) de última tecnología que garantizan éxito de reconocimiento muy
superior al 90%. Todo esto realizado y supervisado por personal altamente entrenado.
5. El departamento de control de calidad examina cada documento en busca de fallas, de manera de
corregirlas y garantizar que el documento final sea copia fiel del original.

14. Documento electrónico
La forma de identificar un documento digital es a través
del formato en el cual fue creado. El formato es definido
por la extensión (caracteres que siguen después del
punto) del nombre del archivo.
Ejemplo:
Imagen.jpg, excel.xls, documento.doc
Estos son algunos tipos de archivos digitales:
Archivos de Texto
• TXT: Identifican documentos que solo tienen texto
• DOC: Archivo de documento Word
• XDOC: Formato de documento de Word 2007
• PDF: Formato de almacenamiento de documentos que
pueden contener texto, imágenes y gráficos.
• PPS o PPT: Archivo de Power Point para hacer
presentaciones

15. Documento electrónico
Hojas de Cálculos
• ODS: Hoja de calculo perteneciente al paquete de Open Office.
• XLS: Hoja de calculo perteneciente a Excel.
• NUMBERS: Hoja de calculo perteneciente Apple.
Archivos de Imágenes
• JPG – JPEG: Formato utilizado para almacenar y presentar fotos e
imágenes sin movimiento.
• BPM: Un formato para gráficos que pueden ser abiertos con la
aplicación Paint Brush
• PNG: Formato para gráficos portables de red y permitir almacenar
imágenes con mayor profundidad de contraste otras importantes
datos.
• GIF: Formato grafico de intercambio, un archivo de este formato puede
almacenar 256 colores en resolución, muy utilizado para web
• TGA: Formato TARGA. Tarjeta de los computadores portátiles que
soporta millones de colores.

16. Gestión de Calidad y su
relación con la Gestión
Documental
La gestión de calidad ha venido a dinamizar la gestión
administrativa de cualquier Institución, en la que ya se habían
instalado los principios de economía, de eficacia, de rentabilidad,
inherentes en cualquier empresa. Si la gestión documental
asumimos y defendemos es parte de la gestión administrativa, no
cabe otra opción que la gestión documental se implique en la
gestión de calidad y con ella los Archivos.
Gestión documental, gestión de calidad han de ir de la mano.
La gestión documental será el contexto, el marco para la
aplicación de la gestión de calidad, de aquí la importancia de
acotar la primera para conseguir el éxito de la segunda.

17. Gestión de Calidad y su
relación con la Gestión
Documental
En este texto me voy a ceñir a tres procesos y a sus respectivos indicadores: el servicio de
los documentos y de la información, con la consulta y su variante, el préstamo que quizá
exija una medida aparte y el ingreso de documentos con las transferencias y las otras
modalidades de ingreso. La metodología de análisis para los tres casos seguirá el siguiente
esquema:
•Estado de la cuestión y denominaciones
•Definiciones
•Proceso y etapas
•Medida de los indicadores
•Propuesta de indicadores
a)Servicio de los documentos y de la información (consultas)
b)Servicio de los documentos (préstamos, salidas temporales)
c)Ingreso de documentos (transferencias)

18. Gestión de Calidad y su
relación con la Gestión
Documental
En el proyecto de puesta en marcha del Sistema de
Gestión de la Calidad se identifican
varias etapas básicas que se deben desarrollar de manera
secuencial y sistemática para
lograr el propósito, tal como se representa en el anterior
esquema.

19. Gestión de Calidad y su
relación con la Gestión
Documental
Fases del proyecto bajo el ciclo PHVA

20. Gestión de Calidad y su
relación con la Gestión
Documental

21. Gestión de Calidad y su
relación con la Gestión
Documental
Es así como los sistema de calidad tiene
en su base de desarrollo la necesidad de
documentar sus procesos ya que hacen
parte de la gestión de la organización y
la forma como se aplican los procesos
de calidad, y es donde los SGD permiten
una clara y visible forma de estructurar
y definir la información que se genera
dentro de la empresa, a partir de
documentar de forma específica los
procedimientos que son reflejo de las
funciones que se desarrolla en cada
dependencia.

22. Gestión de Calidad y su
relación con la Gestión
Documental
Por lo anterior los sistemas de
gestión documental son la base
para la implementación de un
eficiente sistema de gestión de
calidad como ISO 9001, que hace
imprescindible la gestión de su
información a partir del eficiente
desarrollo en los procesos que
permitan medir la calidad de los
productos y servicios que produzca
cualquier empresa.

23. Bibliografía
• http://www.documentaciondigital.org.
• http://bibliotecas1978.wordpress.com/2012/10/09/el-documento-
digital/
• www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=5998
• www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1232
• LA NORMA ISO 9001:2001
• Guía de Planeación para Implementar el Sistema de Gestión de la
Calidad en la Gestión Pública N T C G P 1000 : 2004
• Decreto 4110 de 2004