Este documento proporciona una introducción básica a las funciones principales de Microsoft Access, incluidas tablas, formularios, paneles de control, informes y consultas. Explica conceptos clave como campos, registros, llaves primarias y foráneas. También brinda consejos sobre cómo crear y diseñar estas diferentes herramientas de base de datos.

1. TUTORIAL BASICO DE ACCESS
BIBIANA QUINTERO HENAO
Dilly Dangnis Montes Ramírez
Envigado
Cefit
Centro De Formación Integral Para El Trabajo
Departamento De Sistemas
09 septiembre
2016

2. INTRODUCCION
El Microsoft Access es un software utilizado para el desarrollo de sistemas de
Base de Datos. Él está basado en el argumento de las bases de datos
relacionales en el cual el usuario/proyectista mantiene informaciones
organizadas en forma tabular. No es el objetivo de esta apostilla detallar
cualquier metodología de análisis de sistemas orientado a la especificaciónde
soluciones basadas en el argumento relacional. Normalmente este análisis y
reflexión previos, constituyen pasos importantes para la obtención de buenos
sistemas automatizados de almacenamiento y recuperación de informaciones.
A lo largo del texto, se emplea un ejemplo/modelo muy simple basado en
apenas tres tablas. Lo que se desea automatizar es una nómina de empleados
donde, además de las informaciones típicas de nombre y número, participan
informaciones asociadas referentes al departamento del empleado, su cargo
y su salario. Estas informaciones constan en otras dos listas. Estas listas son
naturalmente tabulares y su exacto contenido queda evidente a lo largo del
texto

3. Contenido
TEORIA...................................................................................................................................4
1. TABLAS...........................................................................................................................5
1.1 Campos.........................................................................................................................5
1.2 Registros.................................................................................................................6
1.3 Llave primaria..............................................................................................................6
1.4 Llave foránea o secundaria........................................................................................7
2. FORMULARIO.................................................................................................................8
2.1 Formularios .................................................................................................................8
2.2 Formularios con asistencia........................................................................................8
2.3 Botones de comando..................................................................................................9
2.4 Herramientas de diseño........................................................................................... 10
3. PANEL DE CONTROL..................................................................................................11
4. INFORMES.................................................................................................................... 12
4.1 Informes...................................................................................................................... 12
4. 2 Asistentes para formularios ................................................................................. 12
5. CONSULTAS................................................................................................................. 13
5.1 Asistente para consulta: ......................................................................................... 13
5.2 Consultas con parámetros:...................................................................................... 13
6. CONCLUSIONES.......................................................................................................... 14
7. CIBERGRAFIA ................................................................................................................ 15

4. TEORIA
Las Bases de Datos tienen una gran relevancia a nivel personal, pero más si cabe,
a nivel empresarial, y se consideran una de las mayores aportaciones que ha dado
la informática a las empresas. En la actualidad, cualquier organización que se
precie, por pequeña que sea, debe contar con una Base de Datos, pero para que
sea todo lo efectiva que debe, no basta con tenerla: hay que saber cómo
gestionarlas.
En el caso de que en nuestra compañía no contemos con una persona que se
encargue de esta labor, existe la posibilidad de contratar a una empresa externa
que se encargue.

5. 1. TABLAS
Cree una tabla si tiene un origen de datos nuevo que no pertenezca a ninguna de
las tablas existentes. Son varias las opciones para agregar una tabla a la base de
datos de Access, como crear una base de datos, insertar una tabla en una base de
datos existente o importar o establecer un vínculo a una tabla de otro origen de
datos (como un libro de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, un
archivo de texto, un servicio web u otra base de datos). Cuando se crea una base
de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla vacía.
Posteriormente puede introducir datos en la tabla para empezar a definir los
campos.
 En Archivo, haga clic en Nuevo > Base de datos de escritorio en blanco.
-
1.1 Campos
Un campo es un segmento de la información que cuando se agrupa con otros
segmentos relacionados, proporciona un registro detallado de un objeto específico.
 Clic en vistas, clic vista de diseño, nombre de la tabla.
, , ,

6. 1.2 Registros
Al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o
fila, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro
cliente forman otro registro.
1.3 Llave primaria
Access crea automáticamente un índice con el campo clave principal de una tabla
y es utilizado para buscar registros y crear combinaciones entre tablas.
REGISTROS

7. 1.4 Llave foránea o secundaria
Es llamada clave Externa, es uno o más campos de una tabla que hacen referencia
al campo o campos de clave principal de otra tabla, una clave externa indica como
esta relacionadas las tablas. Los datos en los campos de clave externa y clave
principal deben coincidir, aunque los nombres de los campos no sean los mismos.

8. 2. FORMULARIO
Un formulario en Access es muy similar a un formulario en papel el cual tiene el
formato adecuado para desplegar las etiquetas y la información. En
Access podemos crear formularios que contengan todos los campos de una tabla
2.1 Formularios
2.2 Formularios con asistencia

9. 2.3 Botones de comando
Un botón de comando se usa en un formulario para iniciar una acción o un conjunto
de acciones. Por ejemplo, se puede crear un botón de comando que abra otro
formulario. Para que un botón de comando realice una acción, se escribe una macro
o un procedimiento de evento que se asocia a la propiedad Al hacer clic del botón
de comando. Asimismo, se puede incrustar una macro directamente en la
propiedad Al hacer clic del botón de comando.
De este modo, se puede copiar el botón a otros formularios sin que se pierda la
funcionalidad del botón.
C
L
I
C
C
CLIC
CLIC
C
L
I
C

10. 2.4 Herramientas de diseño
Para la mayoría de las tareas relacionadas con la edición de nuestro formulario será
necesario recurrir a la barra de herramientas Diseño de formularios

11. 3. PANEL DE CONTROL
 En la ficha Herramientas de la base de datos, en el grupo Herramientas de la base
de datos, haga clic en Administrador del panel de control.
 Haga clic en Nueva.
Se muestra el cuadro de diálogo Crear nueva.
 Escriba el nombre del nuevo panel de control y haga clic en Aceptar.
Microsoft Access agrega el panel de control a la lista del cuadro Páginas del panel
de control.
 Haga clic en el nuevo panel de control y, a continuación, elija Modificar.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar página del panel de control.
 Haga clic en Nueva.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar elemento del panel de control.
 Escriba un nombre para el primer elemento del panel de control en el cuadro Texto y
seleccione un comando en la lista Comando.
Por ejemplo, escriba Datos de clientes en el cuadro Texto y, a continuación, en la
lista Comando, seleccione Abrir el formulario en modo Agregar.
 Dependiendo del comando seleccionado, Access muestra otra lista bajo la
lista Comando. Por ejemplo, si selecciona el comando Abrir el informe, aparece una
lista de los informes en la base de datos abierta. Seleccione un elemento de esta
lista si es necesario.
 Repita los pasos del 5 al 7 hasta que haya agregado todos los elementos al panel
de control y, una vez que haya finalizado de crear el panel de control, haga clic
en Cerrar.

12. 4. INFORMES
Informes en Access 2010. 2. DEFINICIÓN Uniforme es un objeto de base de datos
que se usa para mostrar y resumir datos. Los informes proporcionan una manera
de distribuir o archivar instantáneas de los datos, ya sea mediante su impresión, su
conversión a archivos PDF o XPS, o su exportación a otros formatos de archivo.
4.1 Informes
4. 2 Asistentes para formularios

13. 5. CONSULTAS
Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas
para conseguir información detallada de una base de datos. Al crear una consulta
en Access 2010, defines condiciones específicas de búsqueda para encontrar,
exactamente, la información que deseas.
5.1 Asistente para consulta:
5.2 Consultas con parámetros:

14. 6. CONCLUSIONES
1. Microsoft Access es una herramienta de fácil manejo para la
manipulación y creación de base de datos ajustadas a
microempresas, se encuentra incluida dentro del paquete de
Microsoft office es una herramienta a la cual cualquier persona sin
mucho conocimiento de bases de datos, puede utilizarla con el fin de
crear una simple plantilla o dos tablas relacionadas.
2. Microsoft Access contiene también muchas formas para poder
mantener un orden con la información como las tablas y los
formularios al igual que también cuenta con elementos que ayudan al
usuario o usuaria como, por ejemplo, las consultas, utilizadas para
ubicar los datos, informes, utilizado para imprimir la información y la
base de datos, macros y módulos, utilizados para crear funciones
que faciliten el trabajo, y los controles, que facilitan la internas con el
usuario.
3. Microsoft Access contiene también muchas formas para poder
mantener un orden con la información como las tablas

15. 7. CIBERGRAFIA
 http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/manualdeaccess/introducci
on.htm
 http://datacentric.es/blog/index.php/importancia-bases-de-datos-2/
 https://support.office.com/es-es/article/Introducci%C3%B3n-a-las-tablas-
78ff21ea-2f76-4fb0-8af6-c318d1ee0ea7
 http://bernardoinfluenciabanksy.blogspot.com.co/2013/05/microsoft-access-
registro-campo-base-de.html
 https://adsirepguatemala.wordpress.com/2011/02/08/llaves-primarias-y-
foraneas/