Este documento presenta un tutorial básico sobre Microsoft Access, incluyendo una introducción al programa y su función para gestionar bases de datos, así como secciones sobre tablas, campos, registros, llaves primarias y secundarias, formularios, paneles de control, informes y consultas. El tutorial explica los conceptos fundamentales de Access y cómo crear y configurar estos diferentes componentes para organizar y visualizar datos de manera efectiva.

1. Tutorial básico Access
Santiago Silva Betancourt
Asesor(a): Dilly Dagnis Montes
Envigado
Cefit
Centro de formación integral para el trabajo
Técnico en sistemas
8 de septiembre
2016

2. Introducción
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete
ofimático denominado Microsoft Office. Igualmente, es un gestor de datos que
recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el
seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música,
etcétera. Está pensado en recopilar datos de otras utilidades (Excel, SharePoint,
etcétera) y manejarlos por medio de las consultas e informes.

3. Tabla de contenido

4. 1. Teoría
1.1 Tablas
Lastablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellases donde se conserva
toda lainformación olos datos. Así, una base de datos de una empresa puede tener una tabla
Contactos que almacene los nombres de los proveedores, lasdirecciones decorreo electrónico ylos
números deteléfono.
1.2 Campos
Uncampo en Microsoft Access es una pieza de información relacionada con una persona ocosa. Los
campos relacionados se agrupan juntos para formar un registro. En una base de datos, donde se almacena
la información con respecto ainformación de los empleados de una empresa, unregistro sería la
información relacionada a unsolo empleado. Uncampo, por ejemplo, sería la información específica sobre
el empleado, tal vez el nombre, la fecha de contratación oel número de seguridad social.
1.3 Registros
Un registro (también llamado fila otupla) representa un objeto único de datos implícitamente
estructurados en una tabla Un registro es un conjunto de campos que contienen los datos que
pertenecen a una misma repetición de entidad. Se leasigna automáticamente un número
consecutivo (número deregistro) que en ocasiones es usado como índice, aunque lo normal y
práctico esasignarle a cada registro un campo clave para su búsqueda.
1.4 Llaveprimaria
En el diseño de bases de datos relacionales, se llamaclave primariaa un campo oa una combinación
de campos que identifica de forma única a cada filade una tabla. Una clave primaria comprende de
esta manera una columna oconjunto de columnas.

5. 1.5 Llavesecundaria
La clave foránea identifica una columna o grupo de columnas en una tabla (tabla hija o
referendo) que se refiere a una columna o grupo de columnas en otra tabla (tabla maestra
o referenciada). Las columnas en la tabla referendo deben ser la clave primaria u
otra clave candidata en la tabla referenciada.

6. 2. Formularios
2.1 Formularios
Los Formularios básicamente permite diseñar los datos para visualizarse por pantalla. Pero no sólo
muestran datos informativos delas tablas, también son interactivos, por tanto, permiten introducir
nuevos registros en lastablas, modificar eincluso borrar registros de lasde una ovarias tablas
relacionales. También pueden hacer cálculos (campos calculados ocontroles decuadros de texto) con
los datos de lastablas. Los campos que contienen objetos OLE (imágenes, fotos, sonidos, videos, etc.)
necesitan ser mostrados enun formulario para que sevean y/o escuchen.
2.2 Formularios con asistente
El asistente también permite definir cómo se agruparán yordenarán los datos; asimismo, puede usar
campos de másde una tabla oconsulta, siempre ycuando defina previamente lasrelaciones entre las
tablas y lasconsultas.
2.3 Botonesdecomando
Un botón de comando seusa en un formulario para iniciar una acción oun conjunto deacciones. Por
ejemplo, se puede crear un botón de comando que abra otro formulario. Para que un botón de
comando realiceuna acción, se escribe una macroo un procedimiento de evento que se asocia a la
propiedad Al hacer clicdel botón de comando. Asimismo, sepuede incrustar una macro
directamente en lapropiedad Al hacer clicdel botón de comando. Deeste modo, se puede copiar el
botón a otros formularios sin que sepierda la funcionalidad del botón.
2.4 Herramientas dediseño
Para la mayoría de las tareas relacionadas con la edición de nuestro formulario será necesario recurrir a la
barra de herramientas Diseño de formularios que vemos con sus correspondientes indicaciones en la figura.

8. 3. Panel de control
Si tenemos una base de datos de Access que va a ser utilizada por usuarios, nos será
realmente útil crear un panel de control o formulario de acceso, que permita al usuario
manejar la aplicación de forma sencilla.
Lo mejor es crear formularios. Una vez creados estos formularios creamos un panel de
control que enlace con los formularios que va a utilizar el usuario. Estos formularios
pueden ser a su vez, paneles de control secundarios
El panel de control principal permitirá la entrada a los demás formularios.
Crear un panel de control para una base de datos de Access:
Pulsamos en el botón Nueva para ir agregando cada una de las páginas (formularios, en
nuestro ejemplo) a los que queremos acceder mediante el panel de control.
Así, vamos agregando uno a uno los enlaces que va a tener nuestro panel de control
principal.
Una vez creados los enlaces, seleccionamos el primero (búsqueda) y pulsamos en Modificar
para enlazarlo realmente con el formulario Búsqueda, que permite al usuario buscar
registros. En Comando seleccionamos Abrir el formulario en modo Edición y seleccionamos
el formulario Búsqueda. Pulsamos Aceptar para finalizar.
De esta forma vamos seleccionando cada uno de los enlaces y los vamos asociando al
formulario indicado en cada caso, mediante la opción comando y formulario.

9. 4. Informes
4.1 Informes
Los informes constituyen un modo de ver, formatear yresumir la información contenida en la base de
datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede crear un sencillo informe de números de teléfono
de todos los contactos oun informe del total de ventas en distintas regiones yperíodos detiempo.
4.2 Asistentepara informes
Para arrancar el asistente para informes haz clicen el botón Asistente para informes que puedes ver
en la imagenanterior. En esta ventana nos pide introducir los campos aincluir en el informe.

10. 5. Consultas
5.1 Asistentepara consultas
¿Para qué sirve?
El asistente de consulta para duplicados permite seleccionar, en una misma tabla o consulta, los
registros cuyos de campo son idénticos.
ELASISTENTE PARA BUSQUEDA DEDUPLICADOS
Objetivo:
Profundizar en la opción Asistente para búsquedas de duplicados yahorrar tiempo en realizar una
búsqueda.

11. 6. Conclusiones

12. Cibergrafía