1. Una Fórmula Ganadora para Manejar Eficientemente
Tu Tiempo Al Realizar Múltiples Tareas
por Myrtelina Corujo
Catedrática Asociada
Los profesionales de oficina de hoy, llámense asistentes administrativos, secretarias, secretarias
ejecutivas, administradores de oficina y otros títulos más, son responsables de realizar innumerables
tareas—unas bienvenidas por lo retantes y fuera de lo usual; otras, motivo de risa entre pares a la
Noticias hora del almuerzo porque jamás pensaron que fueran parte de la descripción de tareas de su puesto.
La tecnología está cambiando el mundo y el profesional de oficina, con su computadora personal, se
Artículos ha convertido en un nodo de conocimiento y de intercambio de información. Un día típico en su
agenda de trabajo puede incluir: elaborar un informe utilizando un programa de hoja de cálculo;
preparar tablas, diapositivas y hojas informativas para una presentación; enviar mensajes
Asesora electrónicos a clientes y personal de la empresa; representar al ejecutivo en una reunión; investigar el
Académica itinerario de vuelos en la Internet; adiestrar a un nuevo compañero de trabajo; y participar en una
reunión para la compra de materiales. A esta lista interminable de responsabilidades sume otras
tareas típicas y rutinarias de la profesión—contestar el teléfono, tramitar la correspondencia, manejar
el facsímil y atender visitantes—y una que usted no esperaba realizar, descarchar el congelador de la
Currículo
nevera de la oficina.
Contrario a lo que se esperaba, la tecnología no ha sustituido al personal profesional de oficina; al
Cursos Electivos contrario, ha expandido sus funciones y reconocido sus talentos y destrezas. Surge, entonces, la
de uno, dos y pregunta: cómo emplear bien el tiempo, que se mantiene constante—60 segundos, un minuto; 60
tres créditos sin minutos, una hora—y realizar variadas funciones, todas importantes, con algún grado de urgencia y
prerrequisitos que aumentan con el paso del tiempo.
La contestación es: organiza tu sistema. Tú eres un sistema con sus componentes de entrada,
proceso y salida. Recibes datos, los manipulas y produces información. Para que tu sistema funcione
eficientemente necesitas buenos hábitos y herramientas de trabajo.
Si tu sistema no está organizado, lo más probable es que no puedas cumplir bien con tus crecientes
responsabilidades. A continuación, una fórmula para manejar tu tiempo eficientemente:
 Analiza tus tareas. Investiga si cumples con lo que otros desean o con lo que tú consideras

2. importante y urgente.
 Planifica tu mañana hoy. Fija metas diariamente e identifica tus prioridades como "A, B, C" ó
"1, 2, 3".
 Añade una buena dosis de dedicación. No importa lo que suceda, pregúntate todas las
mañanas cuáles son los asuntos más importantes, más urgentes. Revisa tu plan (los planes se
hacen a lápiz porque se alteran); sé flexible y usa el sentido común.
 Relaciona las actividades con las metas. Felicítate al finalizar el día si lograste las mismas.
 Concédete diariamente una hora de tiempo para trabajar en la prioridad "A". Llega una hora
más temprano, sal una hora más tarde, que durante esa hora un compañero colabore contigo
y atienda el teléfono.
 Organiza tus actividades por grupos: llamadas, correspondencia, archivo.
 Todos los días saca tiempo para trabajar con las prioridades "B" y "C".
 Escoge buenas herramientas para manejar el tiempo: calendario, lista de "Para hacer hoy",
sistema "Tickler", planificadores, organizadores de escritorio, sistemas de organización
electrónicos.
 Evalúa estas herramientas en cuanto a tamaño, portabilidad, accesibilidad, adaptabilidad, tu
estilo personal.
 No tengas más de un calendario. Este debe estar accesible. Mantén lo profesional y lo
personal en uno solo. De considerarlo necesario, fotocopia las páginas importantes como
sistema de resguardo.
 En la lista de tareas a realizar, ten dos secciones: actividades programadas y actividades no
programadas. En la sección de actividades programadas incluye citas y bloques de tiempo
para trabajar en tareas específicas: tramitar correspondencia, archivar, realizar investigación
en la Internet. En la sección de actividades no programadas incluye lo que surge
inesperadamente y puede hacerse en cualquier momento del día. En cuanto haya
oportunidad, convierte las tareas no programadas en actividades programadas.
 Tacha de tu lista lo que has logrado. Este ejercicio te da sensación de logro y te hace sentir

3. fabulosamente bien.
 Decide qué puede estar en tu escritorio. Utiliza el principio de accesibilidad para determinar
proximidad. Elimina del escritorio lo que no utilizas con frecuencia.
 Para cada papel que llegue a tu escritorio, toma una decisión. El no hacerlo es indicativo de
que evitas tomar decisiones. No tomar decisiones aumenta la cantidad de papeles sobre el
escritorio.
 Categoriza tus documentos: acción inmediata, pendiente, llamadas, para la firma. Identifica
debidamente cada categoría; puedes utilizar carpetas de colores distintos.
 Computariza los procedimientos que puedas (calendario, para hacer hoy, el "tickler") . Te
facilitará tus tareas y economizarás tiempo y esfuerzo.
Si pones en práctica estas sugerencias, te dará el tiempo para lo que tienes que hacer. "Las metas y
el entusiasmo son un cheque en blanco de Dios—para que uno decida la cantidad."
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