Este documento presenta la información de un taller interno sobre organización en el área de trabajo. El taller cubre temas como reglas, propósitos, objetivos, conceptos claves de organización como tiempo, espacio y prioridades, estrategias, sistemas, herramientas y hábitos para mejorar la organización. El taller también discute estilos de trabajo, espacio de trabajo y obstáculos a la organización.

1. ORGANIZACIÓN EN EL ÁREA
DE TRABAJO
Taller Interno MCG
Comité de Capacitación
2014

2. REGLAS DEL TALLER
 No se permite uso del celular durante el tiempo del taller
(silencio o vibrar).
 Se proveerán dos recesos de
5 minutos.
 Preguntas se deben hacer en
las sesiones de receso o al
final de la presentación.

3. ¡Hola!
Mi nombre es:

4. PROPÓSITO
 Implementar estrategias y sistemas de
organización que faciliten la adaptación a cambios y
nuevos retos, y promuevan la toma de control sobre
nuestra vida, nuestro tiempo y nuestro trabajo.

5. OBJETIVOS:
 Visualizar como nuestros hábitos personales se
reflejan en todas la áreas de nuestra vida.
 Definir nuestras prioridades.
 Detectar obstáculos y oportunidades.
 Identificar herramientas tradicionales y digitales.
 Analizar los sistemas que usamos y aquellos que
podemos integrar a nuestra vida y trabajo.
 Implementar estrategias para organizar nuestro
tiempo, nuestros pensamientos, nuestro espacio y
nuestra vida.

6. CONCEPTOS CLAVES
Tiempo
Espacio
Valores
&
Misión

7. CONCEPTOS CLAVES
Estrategia
(cómo-macro)

8. PRINCIPIO DEL 80/20
 80% del trabajo que haces en un día resulta en
solo 20% de los logros en función de metas
establecidas.
 20 % de tu enfoque se traduce en
80% de logros.

9. ESPACIO DE TRABAJO
 Evalúa tu espacio de trabajo (cuestionario)
1. Eficiente
2. Confortable
3. Personal
4. Profesional
Recuerda: Tu área de trabajo no es un almacén
Uso Localización
Diario Encima de área de trabajo
principal
Semanal Dentro de escritorio
Mensual En el mismo cubículo u
oficina
Menos de mensual En otro cuarto o área.

10. ESPACIO DE TRABAJO
 Evita la Acumulación. (hoja suelta)
 ¿Conservo este objeto por estética o por uso?
 ¿Cuán seguido lo uso?
 ¿Es grande y ocupa mucho
espacio?
 ¿Es pequeño y se pierde en
la superficie?
 ¿Es muy frágil? ¿Me preocupa qué
se rompa?
 ¿Es distractor?
 ¿Me hace más feliz tener este objeto
cerca de mí?

11. ESPACIO DE TRABAJO
 Antes de dejar tu área de trabajo realiza un
recorrido por tu espacio y deja todo preparado
para el siguiente día.

12. ESTILOS DE TRABAJO
 Conoce tu estilo de trabajo:
Auto-Evaluación:
 ¿Cómo trabajo mejor?
 ¿Qué me hace sentir comprometido con una tarea?
 ¿Qué me mantiene interesado hasta su
culminación?
 Conoce cómo fluctúa tu energía durante el día.
 Adapta tu estilo de trabajo:
1. Observa y Organiza
2. Limpia el camino
3. “Divide y Conquista”
4. Acción inmediata

13. OBSERVA Y ORGANIZA

14. LIMPIA EL CAMINO

15. DIVIDE Y CONQUISTA

16. ACCIÓN INMEDIATA

17. Receso de 5 min.
Sesión de Q & A (Preguntas y Respuestas)

18. ESTRATEGIAS
 Estrategias representan la forma como vamos a
alcanzar unos objetivos y una meta desde el
punto de vista macro.
 Parten de una visión global y abarcadora.

19. ESTRATEGIAS
 De Planificación (los primeros 10-15 min de tu día)
 Establece el tono y las tareas del día
 Calidad vs. Cantidad
 Flexibilidad
 Fechas límites (nos ayuda a determinar prioridades)
 De Clasificación
 Identificar y asignar un espacio
 Priorizar
 Crear (carpeta por proyecto, listas de cotejo para tareas
repetitivas, listado de inventario en almacén)

20. ESTRATEGIAS
 De Delegación
 De Acción
 De Eliminación
 Sistemas de manejo de tareas y toma de decisiones.
 Priorizar metas y objetivos.
 Uso de herramientas tradicionales y digitales.
 últimos 5 a 10 minutos del día son claves para sentar
el tono del próximo día.

21. SISTEMAS
• Elementos que se relacionan entre sí.
• Mecanismos.
• Conjunto de estructuras similares que trabajan en conjunto.

22. CARACTERÍSTICAS DE UN
SISTEMA IDEAL
 Efectividad
 Eficiencia
 Claridad
 Comprensión
Comparte:
¿Hay algún sistema que uses a diario?
¿Cumple este sistema con las características
ideales?

23. SISTEMAS ORGANIZACIONALES
DE MCG
 Manual de Procedimientos Internos
 ADM’s
 Facturación (tareas, orden y responsables)
 SMR
 EquipoMCG

24. SISTEMA DE ORGANIZACIÓN DE TAREAS Y TOMA
DE DECISIONES

25. PRIORIDADES
 Cosas que se concideran más importantes que
otras.
 Cosas o eventos que toma preferencia o proceden
antes que otras cosas.
Establecer prioridades es colocar o clasificar
cosas o eventos en orden de importancia.
 Implica llevar un registro activo de las cosas
que se tienen que hacer y para cuando.

26. PRIORIDADES
 Prioridades a Corto Plazo (objetivos)
 Prioridades a Largo Plazo (metas)

27. PRIORIDADES OPERATIVAS DE
MCG
#1 Servicio de Excelencia
 Prioridades Generales:
 Cumplimiento de fechas límites establecidas por el
DE.
 Facilitación eficiente de recursos y servicios a
especialistas.
 Archivo y Digitalización efectiva de documentos.
Comparte:
¿Cuáles son tus prioridades específicas?
¿Conoces las prioridades específicas de tu unidad
operacional?

28. CUADRANTE DE MANEJO DE
PRIORIDADES

29. NUESTRO CUADRANTE DE
PRIORIDADES

30. HERRAMIENTAS
 Las herramientas son los recursos que tenemos a
nuestra disposición para efectuar un trabajo y
realizar una tarea efectivamente.

31. HERRAMIENTAS TRADICIONALES
 Calendario
 Agenda
 Lista de Tareas (debe incluir fechas)
 Mapas Mentales

32. HERRAMIENTAS
DIGITALES Y ELECTRÓNICAS

33. Evernote permite crear libretas y organizar todo tipo de información:
anotaciones personales, fragmentos de páginas web, direcciones, listas
de cotejo, trazos libres en pantalla, citas, esquemas, videos o cualquier
cosa donde se pueda hacer “copy y paste”.

34. ¿QUÉ HACE REALMENTE ÚTIL A
EVERNOTE?
Te permite la posibilidad de etiquetar
contenido digital para poderlo encontrar en
segundos con su potente buscador interno.
Por lo que elimina archivar y hacer búsquedas
dentro de un disco duro.
La posibilidad de capturar y guardar
instantáneamente notas (emails, pdfs, fotos,
enlaces, texto, ect) desde una computadora,
tablet, celular, navegador web y tener siempre
toda la información contigo.
La capacidad de leer texto y reconocer objetos
en documentos y fotografías, pudiendo
reconocer una búsqueda de cualquier palabra
que esté incluida en un pdf o documento
digital.

35. TODA LA INFORMACION RELEVANTE
EN UN MISMO SITIO DE NOTAS
PERSONALES
http://evernote.com/intl/es/

36.  ANY.DO es una herramienta para manejar tareas que a
través de un recordatorio diario te pide que dediques
un momento a programar las tareas para ese día.
 Cuando la uses varias veces, hará que tu gestión de tareas sea
un hábito.
 En su primer uso, te pedirá que te registres con Facebook o con tu
dirección de correo electrónico. Además te solicitará una
configuración inicial básica para determinar los días de la semana
que gestionará y la hora a la que te avisará.
 La App cuenta con un diseño basado en colores agradables
y un saludo amistoso: “Buen día, tómate un tiempo para
planificar tu día”.

37. ORGANIZA TU DÍA Y ASIGNA
PRIORIDADES
 Any.Do permite analizar tus tareas en cualquier
momento, y puedes decidir, hacerla hoy, más
tarde, indicar si ya se ha realizado o eliminarla.
 Permite programar hora en que realizarás la
tarea y activar una alarma de recordatorio.

38. VISUALIZA FÁCILMENTE TU LISTA DE
TAREAS

39. PÁGINA WEB ANY.DO

40. HERRAMIENTAS DE

41. Beneficios de

42. ⬜ 1. Al utilizar Gmail como base de datos para los
contactos podrás actualizar en tiempo real la
información de teléfono y correo electrónico, entre
otras opciones de los especialistas.
⬜ 2. El Director Regional y/o Administrador podrán
sincronizar desde cualquier Smartphone o tableta los
contactos con la cuenta de Gmail de su centro.

43. ¿Por qué utilizar?

44. ⬜ Google Drive es una nube al igual que Dropbox,
ICloud, Skydrive y otros.
⬜ A diferencia de otros servicios gratuitos Drive ofrece
hasta 15GB de data. Otros servicios de nube solo te
ofrecen 2GB a 7GB.

45. Dentro de Drive podrás encontrar Google Documents muy
parecido y compatible con MSOffice y podrás crear
documentos en línea.

46. Puedes compartir tus documentos y establecer si
quien lo reciba podrá modificar el archivo.

48. ⬜ 1.Calendar le ofrece al usuario toda una gama de
opciones donde podrá organizar tareas además de su
agenda.
⬜ 2.El usuario podrá distinguir los eventos de su agenda
por colores. Por ejemplo MCG San Germán divide las
agendas por disciplina.

49. ⬜ 3. Además podrá añadir invitados a los eventos
utilizando los contactos de GMAIL donde puedes incluir
toda la información del evento, como día, hora,
dirección, notificación cuando se acerca el evento, etc.
Dando la opción al invitado de confirmar su asistencia.

50. ⬜ En caso que el Director Regional y/o Administrador
tenga sincronizado su Smartphone y/o tableta con la
cuenta de Google podrá ver el “calendario” en el
calendario de su dispositivo.

51. Con un solo usuario… una sola contraseña…
liberas tantas herramientas.

52. Receso de 5 min.
Sesión de Q & A (Preguntas y Respuestas)

53. HÁBITOS
 Nuestra forma de hacer las cosas.
 Conductas automáticas, aprendidas por medio de
repetición y basadas en nuestro ambiente social y
personalidad.
 Nos facilitan muchas tareas diarias (rutinarias)
liberando nuestra mente de la energía requerida
para tomar decisiones.

54. ANATOMÍA DE UN HÁBITO
1. Recordatorio (cosa o evento externo o interno que
inicia la conducta)
2. Rutina (la conducta o acción que tomas)
3. Recompensa (el beneficio que se obtiene al mostrar
la conducta o realizar la acción)

55. 3 PASOS SENCILLOS HACIA
NUEVOS HÁBITOS
1. Codifica tu nueva conducta en algo que
ya haces. Establece un recordatorio visible e
identifícalo con un hábito o conducta.
 Ejemplo: Recordatorio: “sentarme a comer” = cue
para decir una cosa por la que estas agradecido ese
día.
1. Comienza pequeño.
2. Celebra las pequeñas victorias!
 Prémiate.
 Importante:
 Busca nuevos hábitos que sean importantes para ti.
 Enfócate en el proceso y no en los resultados.

56. OBSTÁCULOS/OPORTUNIDADES
 No establecer fechas limites. (estoy esperando
por…)
 Perfeccionismo (¿son mis estándares imposibles de
alcanzar?) (Perfeccionismo = Ideal ficticio basado en
creencias personales y expectativas sociales) Meta real=
atención al detalle, calidad y valor añadido)
 Procrastinación (posponer, retrasar o dejar algo para
después)
 Se puede contrarrestar con motivación intrínseca
(actitud de agradecimiento=soy físicamente capaz,
tengo mente alerta, tengo opciones)

57. OBSTÁCULOS/OPORTUNIDADES
 “Time Wasters”
Tareas o proyectos que son esencialmente una
pérdida de tiempo cuando se miden en función de
nuestras prioridades. ¿Cómo manejar las
interrupciones? (valora tu tiempo y el de otros)
 Desorganización Personal (área de trabajo, no
implementar herramientas)
 Temor a tomar decisiones (y asumir responsabilidades)

58. LLUVIA DE IDEAS
Detecta el problema y encuentra la
solución
 Realizar una tarea que fácilmente puede
ser delegada.
 Enfocar toda nuestra atención y energía a
realizar una tarea extremadamente bien.
 Tomarnos mucho tiempo en completar una
tarea.
 Realizar una tarea que te mantiene alejada
de una prioridad mayor.
 Realizar una tarea que te salva de una
prioridad temida.

60. GRACIAS A TODOS POR SU
ATENCIÓN!
Referencias:
Organized for Success! Nanci McGraw, SkillPath
Publications, Mission, KS, 1995.
http://jamesclear.com/three-steps-habit-change
09/22/14.
Para más información sobre éste y
otros temas de desarrollo profesional
puedes acceder a nuestro portal
EquipoMCG.com
Departamento de Recursos Humanos
Comité de Capacitación