El documento describe los sistemas de registro de correspondencia y comunicaciones en las empresas. Explica que los registros se llevan a cabo en libros de registro de manera manual o informatizada. También detalla las distintas fases del proceso de entrada y salida de correspondencia para el correo postal, faxes y correo electrónico.

1. UNIDAD 10
REGISTRO DE LA CORRESPONDENCIA Y OTRAS COMUNICACIONES
10.1 Registro de las comunicaciones
10.2 Sistemas de anotación en los libros de registro
10.3 Fases en el proceso de entrada y salida de comunicaciones
10.1 Registro de las comunicaciones
El registro de la correspondencia, así como de los diversos documentos que reciben y
expiden las empresas y organismos oficiales, estos últimos en su ámbito nacional,
autonómico y local, está respaldado, para la primera, por la propia racionalización u
organización del trabajo administrativo y, para los segundos, por la obligatoriedad
marcada en la ley.
El modo o sistema de llevar a cabo estos registros o anotaciones se hace reflejándolos
en los denominados libros de registro. Su división o clases se verán más adelante.
Debe comentarse que muchas son las formas que adoptan los fabricantes de estos
libros para llevar a cabo su cometido, mas el fondo va a ser muy parecido, debido a
que lo que persiguen estos libros es ofrecer una pequeña referencia o descripción de
la correspondencia o documentos recibidos y expedidos, anotados cronológicamente.
Estos libros pueden ser libros físicos o estar integrados en el sistema informático que
usa la empresa.
Debido a los avances tecnológicos que han experimentado los sistemas de
comunicación, ya no solamente son válidos o necesarios los libros que sirven para
registrar las cartas o correspondencia, sino que aquéllos han sido ampliados para
llevar el registro de fax y del correo electrónico, tanto recibido como enviado. En todo
caso, es importante mencionar que se ha de aplicar el principio de racionalización para
llevar a cabo el registro de este último, pues muchos pueden ser los e-mail recibidos
por vía telemática y pocos los que realmente necesiten de su registro.
El correo electrónico recibido, y cuyo registro interese, se enviará a la impresora
para así tener copia escrita de la comunicación recibida, para posteriormente proceder
a su anotación, distribución y archivo, tal como se verá más adelante. Dependiendo
del grado de informatización que posea la empresa, los e-mail podrán ser enviados a
los departamentos interesados utilizando una red interna o externa. Referente a
aquéllos cuya impresión o registro no interesa, I se pueden guardar durante un
pequeño período de tiempo en el disco duro del ordenador, para, finalizado ese
período, proceder a su eliminación, sin más.
Por otra parte, tanto para las comunicaciones recibidas como para las expedidas, en
todas sus modalidades (correo postal, electrónico y fax), se debe comprobar si van
acompañadas de anexos (letras de cambio, pagarés, facturas, otras hojas adjuntas,
etc.), para tomar nota de los mismos en los libros correspondientes.
El número de libros a llevar dependerá del volumen de comunicaciones que se deben
tratar o registrar.
Las clases de libros de registro se dividirán atendiendo al propio volumen de la
correspondencia que se tenga que despachar. Cuando tengamos un pequeño
volumen de correspondencia y/o comunicaciones:
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2. • Libro registro de entrada y salida de correspondencia. En un mismo libro
tenemos la posibilidad de anotar tanto las entradas como las salidas de la
correspondencia.
Cuando el volumen de correspondencia es mayor que el anterior pero sin llegar a ser
• Libro registro de entrada.
de gran entidad, su división es la siguiente:
• Libro registro de salida.
Ambos son válidos para anotar todo tipo de comunicaciones: cartas, telegramas, faxes
y correos electrónicos.
Cuando el volumen de comunicaciones es grande es aconsejable ampliar los libros de
• Libro registro de entrada de correspondencia.
registro. Su división es la siguiente:
• Libro registro de salida de correspondencia.
• Libro registro de faxes recibidos.
• Libro registro de faxes expedidos.
• Libro registro de correo electrónico recibido.
• Libro registro de correo electrónico expedido
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3. 10.2 Sistemas de anotación en los libros de registro
Se entiende por sistemas de anotación la forma o manera de llevar a cabo la
validación y asiento de la documentación en los libros de registro.
- Manual.
Dos son los sistemas empleados:
- Informatizado.
Manual: como su nombre indica, la forma de autenticar o validar el documento que se
va a registrar se hace de forma manuscrita.
Lo primero que se hará es colocar la correspondencia a registrar por orden,
agrupándola por tipos o clases, a continuación, se toma el último número de registro
anotado en el libro de que se trate, sirviendo de referencia para utilizar su número
correlativo en el próximo registro, y sucesivos.
La validación del registro se lleva a cabo por medio de la estampación del
- Departamento, sección o unidad.
correspondiente sello fechador y que, por regla general, contendrá los siguientes
datos:
- Si se trata de una entrada o salida.
- Número de registro.
- Fecha de registro del asiento.
Respecto a los datos variables (número y fecha), podrán aparecer impresos de forma
automática debido al grado de mecanización del propio sello fechador que imprime el
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4. resto de los datos o, en su defecto, se procederá a hacerlo de forma manuscrita al
aparecer estos dos espacios en blanco.
En cuanto a los asientos en los libros de registro, se hará de forma manuscrita o
introduciendo los datos en una aplicación informática específica.
Informatizado: gracias a la informática, la validación de la documentación, así como la
anotación de los asientos en los libros correspondientes, se lleva a cabo en una sola
operación de toma de datos, a diferencia del anterior que se hacía por separado, ya
que utilizando el programa adecuado se consigue automatizar tales tareas.
El programa de informática facilita el número correlativo a la vez que en el monitor
aparecen los campos que se han de rellenar por teclado o ratón, y que, como mínimo,
serán:
- Número correlativo -automático- (entradas o salidas).
Para las Administraciones Públicas:
- Naturaleza del documento (entradas o salidas).
- Fecha de entrada o de salida.
- Fecha y hora de su presentación (sólo entradas).
- Identificación del interesado (sólo entradas).
- Órgano administrativo remitente (sólo entradas).
- Persona u órgano administrativo al que se envía, si procede (sólo salidas)
10.3 Fases en el proceso de entrada y salida de comunicaciones
Para el correo recibido las fases serían las siguientes:
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5. Gráficamente para el correo postal:
Para la entrada de faxes:
Y para la de correo electrónico:
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6. Para el correo que se envía las fases serían las siguientes:
Gráficamente los pasos a dar para el correo postal:
Para la salida de los faxes:
Y para la del correo electrónico:
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