1. UNIDAD 9
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS BÁSICOS EN LA EMPRESA PRIVADA
(II)
9.1 Anuncios y avisos
9.2 Invitaciones
9.3 Saludas
9.4 Tarjetas
9.5 Memorias
9.6 Boletines
9.8 Memorándum
9.1 Anuncios y avisos
Dentro de los documentos internos, los avisos y/o anuncios son informaciones
o noticias de carácter general que afectan a la organización y, por tanto, al
personal de la empresa. Es importante que este tipo de comunicaciones vayan
firmadas y selladas por la dirección o departamento que lo emite, y también
debe ponerse la fecha, la cual figurará al comienzo del escrito o en la parte
inferior del mismo.
Su lugar de colocación es, generalmente, el tablón de anuncios. No existe un
modelo concreto se deja a criterio del redactor su tamaño y distribución para el
fin que se desea obtener.
El anuncio es una comunicación breve que se emplea para dar una noticia al
público en general.
Se utiliza mucho en las empresas o entidades públicas para dar a conocer
las normas, contrataciones, tributos municipales, etc.
En los Ayuntamientos es frecuente publicar en los periódicos anuncios
informativos de adjudicación, de subasta de obras, de concursos, de licitación,
etc
Ejemplos:
ANUNCIO
En cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 124 de TRRL, se anuncia
que el Ayuntamiento de Ayamonte, por acuerdo del Pleno del día seis de
noviembre de 1993, resuelve adjudicarle definitivamente el contrato de la obra
del Centro Deportivo Municipal al contratista don Eduardo García Olmos.
Ayamonte, 8 de noviembre
de 1993
LA ALCALDESA
a
M. José Pérez Casan
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2. El Ayuntamiento de Denia expone al público durante un plazo de quince días,
que se contarán a partir de la publicación de este anuncio en el BOP (Boletín
oficial de la Provincia), el expediente de expropiación forzosa con ocupación
urgente de los bienes afectados por la ejecución de la obra de «ensanche
carretera general Valencia-Alicante» con el fin de que las personas interesadas
puedan hacer las alegaciones que consideren oportunas.
El expediente está a su disposición en la Secretaría General de este
Ayuntamiento.
Denia 4 de enero de2004
EL ALCALDE
Jesús Cortés Costa
AYUNTAMIENTO DE CARRIÓN DE LOS CONDES
ANUNCIO DE LICITACIÓN
Objeto del contrato: La contratación, por el sistema de concurso abierto, de la adjudicación
del proyecto titulado «Proyecto de un edificio para los servicios municipales, unas
dependencias de la Policía local y aparcamiento subterráneo», con un tipo de licitación de
2.356.984€. Plazo de presentación de proposiciones: hasta las catorce horas del día cinco de
junio del presente. Lugar de presentación de proposiciones: Secretaría del Ayuntamiento de
Carrión (Palencia). Boletín Oficial en el que constan las circunstancias detalladas de licitación:
BOEn.0 77, de 28 de abril de 2008.
Carrión, 17 de mayo de 2008
EL ALCALDE-PRESIDENTE
Dando cumplimiento a lo preceptuado en el artículo 42.b) de la Ley de Adaptación del Suelo, se
expone al público por espacio de quince días hábiles, contados a partir de la publicación del
presente anuncio en un diario de gran tirada de la provincia, el expediente de construcción de
vivienda unifamiliar que más adelante se indica:
N.° EXPTE.: 101/03
NOMBRE DEL PROMOTOR: Lorenzo Lamas García
SITUACIÓN: Puerta de
Hierro
Madrid, a 14 de julio de 2003
EL ALCALDE-PRESIDENTE
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3. Se denominan avisos a las comunicaciones que contienen instrucciones,
aclaraciones y noticias de interés general con las que se pretende advertir,
aconsejar o poner en conocimiento de todo el personal, de los acuerdos
adoptados por la dirección de la empresa o por la autoridad competente.
Los avisos no se emiten personalmente, por lo que se colocan en lugar visible
para que puedan ser leídos por todo el personal. Generalmente existe en las
empresas un lugar destinado a tal efecto denominado «Tablón de anuncios».
Las Entidades Públicas (Ayuntamientos, Hacienda, Diputación, Seguridad
Social, etc.) utilizan avisos publicados en la prensa diaria para contribuir a una
mayor difusión de sus comunicados y favorecer de esta forma a las personas a
quienes pudiera interesar.
La presentación se realiza en papel blanco cuyo tamaño depende de la
extensión del comunicado, siendo habitual utilizar el tamaño A5, aunque
dependiendo de la comunicación y el sitio donde se vaya a exponer se aceptan
tamaños mayores A4 o A3.
Los márgenes no tienen una longitud determinada y la distribución de estos
dependerá en cada caso del texto y tamaño de papel.
Los avisos o comunicaciones que se transmiten en las empresas, organismos
públicos u oficinas sólo constan de dos partes:
• Encabezamiento.
• Cuerpo.
■ El encabezamiento está formado por el membrete de la empresa o entidad
pública que lo emite y la fecha, si ésta se escribe, en la parte superior.
■ El cuerpo lo forma el texto con el comunicado que se quiere transmitir.
Los avisos carecen, por tanto, de cierre o pie. Si la fecha fuese al final del
escrito formaría parte del cuerpo.
La redacción tiene que ser clara, sencilla, precisa, ordenada y breve, de forma
que pueda ser entendida por todas las personas de la empresa o por aquellas
a las que vaya dirigido el aviso para no dar lugar a tergiversar su información
La diferencia entre anuncio y aviso es muy sutil y radica sobre todo en la
urgencia del asunto tratado.
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4. Banco de Vigo
AVISO
Para el próximo verano, la empresa concederá becas de estudios en Inglaterra y Francia
para los hijos de todos los empleados que deseen ampliar y perfeccionar sus
conocimientos de idiomas en los citados países.
El Departamento de Personal facilitará los impresos oportunos para dicha solicitud. La
documentación será entregada antes del 25 del mes en curso.
Vigo 15 de abril de 2008
EL DIRECTOR
HERMANOS ROQUE
C / Grullas, 8 - 28025 MADRID Tlf: 67 54 21 -
Fax: B 1230
AVISO
Se pone en conocimiento de todos los empleados que esta empresa cerrará por vacaciones
todo el mes de agosto.
El horario de verano, a partir del próximo mes de junio, será de 8 a 14 horas.
EL JEFE DE PERSONAL
Madrid, 16 de mayo de 2004
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5. 5.5 Invitaciones
Han de cursarse con aproximadamente veinte días de antelación. Ahora bien,
si se trata de una invitación oficial importante es necesario cursarla con un mes
y medio de anticipación y en ningún caso con menos de siete días.
Se confeccionan habitualmente para actos sociales (recepciones,
inauguraciones, clausuras, cócteles, vinos de honor, almuerzos, cenas...) y
para actos familiares (bautizos, primeras comuniones, puesta de largo,
petición de mano y boda).
Respecto a su confección lo más aconsejable es acudir a los profesionales que
se ocupan de tal misión. Los espacios en blanco, si los hubiese, serán
rellenados a mano.
Partes de que consta una invitación
- Inicio.
Las principales partes son las siguientes:
- Contenido.
- Final
Inicio.
- Escudo o emblema (opcional para particulares si se posee y obligatorio
A su vez consta de las siguientes zonas:
- Persona, personalidad, entidad pública o privada que realiza la invitación.
para organismos y/o corporaciones públicas).
- Fórmula de invitación (sirvan a modo de ejemplo las siguientes: “se
complace en invitarle a”, “tienen el placer de invitarle a” o “tienen el honor de
invitar a”).
Contenido.
Consta a su vez de:
- Persona a quien se invita y motivo de la misma (recepción, cóctel,
inauguración, almuerzo, cena...).
- Lugar, fecha y hora del evento.
Final.
- Indicación de cómo han de ir vestidos los invitados (si se omite, se ha de
Esta última división consta de:
- Las siglas SRC (se ruega contestación), o SRCA (se ruega confirmen
consultar por teléfono y así se evita desentonar).
- Dirección y teléfono.
asistencia), o RSVP (fórmula francesa, «respondez s'il vous plaít»).
- Plano de situación o zona de entrada, si la localización del evento lo requiere.
El papel tiene que ser de calidad cartulina gruesa para una buena impresión. El
tamaño más utilizado es el 16 x 10,5 cm.
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6. Respecto a la contestación a una invitación hay que tener en cuenta las
- Tiene que hacerse dentro de las 48 horas a su recepción.
siguientes reglas:
- Actualmente se da contestación por teléfono a la secretaria/o encargado
- Es preferible decir que resulta imposible la asistencia evento antes que dar
de recibir las respuestas.
una respuesta dubitativa o v como por ejemplo: “puede ser”, “espero
- A todas las contestaciones, que como hemos indicado anteriormente se
poder“”depende de...”.
hacen por teléfono, incluso a las no se asiste, tienen que añadirse unas
palabras de agradecimiento, tales como «agradecemos la deferencia
prestada» o «agradezco su amable invitación». En el caso no poder
asistir, se dirá su motivo (debido a un compromiso previo, por estar
ausente, etc.).
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7. 5.6 Saludas
El saluda forma parte de las comunicaciones externas de la empresa. Es un
escrito breve utilizado para transmitir avisos, notificaciones, felicitaciones,
invitaciones, etc., de tipo protocolario.
Lo emplean los jefes de empresa, directores generales, directores de institutos,
alcaldes, directores de entidades y personas que ostentan cargos públicos.
Es una comunicación generalmente de trámite. Va sin firmar por la persona que
lo dirige. Su texto es de muy poca extensión y no debe ser utilizado para
asuntos que tengan carácter reservado.
Se usa en su confección papel grueso de tamaño cuartilla (D I N A 5 ) en color
blanco o beige. Consta normalmente de una sola hoja impresa en sentido
vertical, aunque existen algunos modelos en los que se presenta en doble
cuartilla como si fuera un librillo.
Los márgenes que más se utilizan en la actualidad son los siguientes:
• Izquierdo: Abarca 2 cm u 8 espacios de barra espaciadora, si se
realiza hasta el comienzo del texto.
• Derecho: Se utilizan los mismos espacios que en el anterior (2 cm).
Al igual que en la mayoría de los documentos, en los saludas podemos
• Encabezamiento.
distinguir tres partes:
• Cuerpo.
• Cierre.
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8. • se hace constar el cargo de la persona que dirige la
E N C AB E Z AM I E N T O
comunicación, seguido, a doble espacio y con caracteres tipográficos
mayores (generalmente en letra inglesa), de la palabra SALUDA (de ahí
su denominación) en el centro del escrito
• C U E R P O contiene el texto de la comunicación, que debe comenzar
siempre por la preposición «a» escrita en letra minúscula y a 2 cm del
margen izquierdo. Después se pone el nombre del destinatario escrito
en letras mayúsculas y se redacta a continuación el resto del texto,
dejando 2 cm de margen derecho. Se mecanografía a doble espaciado
interlineal con el fin de dejar el menor espacio posible en blanco.
• C I E R R E se compone del nombre y los apellidos de la persona que
remite el saluda seguidos de la frase de cortesía que se adopte.
La redacción de un saluda es muy simple, ya que se utilizan sólo para asuntos
concretos e informaciones breves. Por ello, deben cumplir los siguientes
requisitos:
• El texto ha de ser claro y conciso.
• Se redacta normalmente en tercera persona.
• El cuerpo del escrito ha de ser breve.
• No suele ponerse la dirección del destinatario.
• No se firma
Los textos que más se suelen utilizar en saludas son los siguientes:
«Aprovecha esta oportunidad para ofrecerle sus respetos».
«Aprovecha gustoso esta ocasión para ofrecerle su consideración».
«Aprovecha esta oportunidad para ofrecerle el testimonio de su consideración
más distinguida
«Aprovecha gustoso la ocasión para hacerle presente el testimonio de su
consideración más distinguida».
«Esperando verse favorecido con su confianza, le ofrece el testimonio de
consideración más distinguida»
«Aprovecha esta oportunidad para expresarle el testimonio de su
consideración»
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9. COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 9
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10. COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 10
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11. 5.7 Tarjetas
Las tarjetas son comunicaciones breves con personas o entidades ajena a la
empresa. No suelen necesitar sobre.
Las tarjetas de presentación son de tamaño pequeño para guardar en cualquier
cartera-monedero. En ellas figuran impresos el nombre y los dos apellidos de la
persona, trabajador o directivo, dirección particular o de empresa, al igual que
el cargo que ocupa, y lo números de teléfono, fax y correo electrónico. Son
tarjetas de cortesía y su uso está muy extendido. Suelen entregarse a personas
que por circunstancias personales o laborales puedan necesitar información
para ponerse en contacto con nosotros. Se pueden manejar varios tipos de
tarjetas personales con más o menos datos según quien sea el destinatario de
la información. A nivel personal pueden usarse tarjetas conjuntas cuando se
trata de matrimonios o parejas. En actos sociales se deben llevar por si las
necesitamos, pero debemos elegir bien a los destinatarios de la tarjeta y evitar
entregarlas sin ostentación y de forma discreta.
McGraw-Hill/Interamericana
de España, S.A.
Edificio Oasis "A"
C/. Basauri, s/n.e -1.» Planta
28023 - ARAVACA (Madrid)
Tel.: 372 81 93
Fax: 372 84 67
5.8 Memorias
Son documentos que, confeccionados generalmente por las medianas y
grandes empresas, organizaciones altruistas, fundaciones..., reflejan los datos
y actividades principales llevadas a cabo por la sociedad u organización
durante un determinado tiempo, que generalmente es un año.
Su contenido, o partes de que consta, variará dependiendo de la actividad
empresarial o económica que desarrolle la organización, aunque por regla
general suelen comenzar con un «saludo» del presidente, director general o
máximo mandatario, para, a continuación, realizar una exposición dividida por
capítulos y que, como se ha comentado anteriormente, versará sobre los datos
más relevantes acorde a la actividad de la empresa (informes de auditoría,
financieros, situación patrimonial, medios humanos y materiales, productividad,
fines alcanzados, etc.).
Es necesario mencionar que no hay que confundir este documento de
publicación y publicidad con la «memoria» que están obligadas a confeccionar
las personas físicas y jurídicas que llevan sus anotaciones contables según lo
indicado por el Plan Contable, y que forma parte del «libro de cuentas
anuales».
La confección y presentación de las memorias está muy cuidada y es de gran
calidad, pues se trata de predisponer favorablemente a los accionistas y
clientes hacia la sociedad, y ésta las utiliza, además, con fines publicitarios, de
ahí que se incluyan gráficos y diagramas relativos a los datos numéricos, al
igual que fotografías de la empresa utilizando papel de gran calidad.
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12. En el índice de una memoria anual podemos encontrar:
• Evolución económica nacional e internacional del sector.
• Expansión territorial de la empresa.
• Estudio de mercado al que pertenece la sociedad.
• Datos sobre personal.
• Datos sobre inversiones.
• Rentabilidad de las inversiones.
• Evolución del volumen de ventas.
• Nuevas fuentes de financiación (ampliaciones, obligaciones, créditos, etc.).
• Estructura de la cartera de valores.
• Cotas alcanzadas en el nivel de producción.
• Objetivos conseguidos desde el punto de vista económico.
• Cambios en los cargos directivos y de responsabilidad.
• Informaciones del Consejo de Administración.
• Balance y cuentas de resultados.
• Política que planea desarrollar la empresa.
• Obra social entre el personal y la empresa.
La finalidad más importante de la memoria está en la información completa
que pone al alcance de las clases directivas de las empresas, puesto que es un
medio de comunicación escrita entre éstas, consideradas como entidad, y sus
figuras más representativas. Además de las memorias anuales de empresas,
existen diferentes clases de memorias en función del trabajo que se haya
realizado, siendo éstas un resumen organizado de esa labor de forma diaria.
En las Universidades e Institutos tiene que realizarse una memoria al final del
curso académico con todas las actividades pedagógicas, extraescolares,
culturales o de carácter lúdico que se llevaron a cabo a lo largo de ese período.
Se da el nombre de memoria científica a un trabajo de investigación o estudio
sobre algo determinado. El contenido dependerá del tema de que se trate,
aunque tendrá que reunir las condiciones de precisión, orden y exhaustividad
propias de este tipo de escritos.
Dependiendo de la clase de memoria así será su presentación. Las de
empresas se realizan en libros, las académicas pueden hacerse en folios,
siendo aconsejable encuadernarlas, y las memorias de presentación de
trabajos presentan una encuadernación más sencilla debido al coste que ello
supone.
Los márgenes, si se utiliza papel A-4, serían:
• Izquierdo: 2 a 5 cm.
• Derecho: 1 o 2 cm.
Al finalizar la primera hoja se pondrá (si no se presenta en forma de libro) el
símbolo ./.. para indicar que continúa el trabajo. En la página siguiente
aparecerá, en el ángulo superior izquierdo, el símbolo ../., y así sucesivamente
a lo largo de todas las hojas hasta llegar a la página final, en la que se
insertará, a la derecha del margen inferior, el signo ./. para indicar que la
memoria ha terminado.
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13. Cuando se realiza un trabajo concreto y se plasma en una memoria, el nombre
del autor debe figurar en una parte visible, generalmente al principio: en la
portada, en la primera o en la segunda hoja.
Es importante añadir índice y número de página para encontrar los apartados
de que consta con mayor rapidez.
El índice puede aparecer al comienzo de la memoria, aunque en algunas
ocasiones el autor prefiere que figure al final, en las últimas páginas
5.9 Boletines
Se denomina boletines a las publicaciones que editan las empresas con cierta
regularidad para comunicar a todo el personal de la entidad actividades e
informaciones referentes al ocio y a la cultura ligadas directamente con la
empresa que edita la publicación (informaciones deportivas, culturales,
sindicales, viajes, noticias económicas, pasatiempos, de ocio, etc.) estas
publicaciones sirven para conocer mejor las actividades realizadas entre todos.
No tienen una estructura estándar o definida por regla general se mandan
confeccionar a los profesionales de este campo, las imprentas. Su publicación
es propia de las medianas y grandes empresas.
5.9 Memorándum
Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes
departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna
recomendación, indicación, instrucción, disposición, etc. Generalmente este
tipo de escrito contiene las siguientes partes: el nombre de la persona a quien
va dirigido, el nombre del remitente, la fecha, el asunto, el texto y la firma del
remitente. Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este
tipo de comunicación no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en
que se debe utilizar para darle un toque personal y cortés al mensaje.
Hay empresas que mandan a imprimir sus formatos de memorándum de
acuerdo con sus necesidades. Señalar que debido a la utilización masiva de
Internet o intranets dentro de la empresa , este formato de comunicación está
cayendo en desuso para dar lugar a mensajes enviados por correo electrónico
o cualquier otro sistema de comunicación que la empresa estime oportuno.
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14. COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 14
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