CONTABILIDAD SISTEMATIZADA ZAIDA

1. CONTABILIDAD

2. CONCEPTO DE CONTABILIDAD La contabilidad, es una herramienta empresarial que permite el registro y control sistemático de todas las operaciones que se realizan en la empresa, por ende no existe una definición concreta de la contabilidad aunque todas estas definiciones tienen algo en común. La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados, para que los gerentes a través de ella puedan orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables; permitiendo así conocer la estabilidad, la solvencia de la compañía y la capacidad financiera de la empresa.

3. EVOLUCIÓN DE LA CONTABILIDAD Y SUS PRINCIPALES APORTES La contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no bastaba para guardar la información requerida. Se ha demostrado a través de diversos historiadores que en épocas como la egipcia o romana, se empleaban técnicas contables que se derivan del intercambio comercial. Se inicio en las ciudades comerciales italianas; los libros de contabilidad mas antiguos que se conservan provienen de la ciudad de Génova, datan del año 1340, y muestran que, para aquel entonces, las técnicas contables estaban ya muy avanzadas. El desarrollo en China de los primeros formularios de tesorería y de los ábacos, durante los primeros siglos de nuestra era, permitieron el progreso de las técnicas contables en oriente.

4. PROPÓSITO Y NATURALEZA DE LA INFORMACIÓN CONTABLE El propósito de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad económica. Quienes toman las decisiones administrativas necesitan de esa información financiera de la empresa para realizar una buena planeación y control de las actividades de la organización. El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información. Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores, como también de registros manuales e informes impresos.

5. ESTRUCTURA DE UN SISTEMA CONTABLE Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras.

6. PASOS BASICOS Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero. Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa como Mars seria demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla.

7. LA INFORMACIÓN CONTABLE Y LAS TEORÍAS DE LA INFORMACIÓN

8. LA TEORÍA SINTÁCTICA DE LA INFORMACIÓN Esta teoría fue Desarrollada por C.E. Shannon y W. Weaver. La sintaxis se refiere a la teoría matemática de la información también llamada teoría métrica de la información o teoría sintáctica de la información. Esta teoría no se ocupa del contenido semántico del conjunto de mensajes, del cual selecciona uno para trasmitirlo, sino que centra su atención en las señales que son transmitidas independiente de su significado.

9. LA TEORÍA SINTÁCTICA DE LA INFORMACIÓN Esta teoría fue Desarrollada por C.E. Shannon y W. Weaver. La sintaxis se refiere a la teoría matemática de la información también llamada teoría métrica de la información o teoría sintáctica de la información. Esta teoría no se ocupa del contenido semántico del conjunto de mensajes, del cual selecciona uno para trasmitirlo, sino que centra su atención en las señales que son transmitidas independiente de su significado.

10. LA TEORÍA SEMANTICA DE LA INFORMACIÓN Debido a las limitaciones que tiene la teoría matemática de la información al no tener en cuenta el contenido de los símbolos, sino únicamente la frecuencia con la que estos pueden ocurrir, y que sus resultados y terminología se aplican en el campo de las comunicaciones, en donde el término información tiene un sentido semántico asignado, hubo necesidad de desarrollar una teoría semántica de la información, esta teoría ha sido desarrollada con base a la lógica inductiva de probabilidades propuesta por: R. Carnap y Y. Bar-Hillel.

11. LA TEORÍA PRAGMATICA DE LA INFORMACIÓN Se entiende la información como una cualidad secundaria de los objetos la cual es producida por los sujetos a partir de las propiedades presentes en esos objetos. ¿Cómo conocer la información desde el mundo pragmático? Esta teoría es la el que mejor explica la naturaleza de la información contable, ya que permite abandonar la ontología de primer nivel, que trabaja con objetos concretos, tangibles e individuales, y pasar a trabajar con entes más abstractos y elaborados como la información contable.

12. LA TEORÍA NEGUENTROPICA DE LA INFORMACIÓN La física ha aportado una medida cuantitativa del desorden para describir el grado de desorganización que tiene un sistema, esta medida ha recibido el nombre de entropía, y se define como una medida del grado de desorden en un sistema. En conclusión podemos decir que la teoría neguentrópica de la información contesta la pregunta: ¿Cómo conocer la cantidad de información que tiene un sistema? Y aunque no explica la naturaleza de la información contable como sí lo hace la teoría pragmática de la información, nos aporta un concepto importante, y es que los sistemas deben generar una fuerza igual y contraria a la entropía para contrarrestar su efecto degradativo, y esta fuerza es la neguentropía a la que aquí se le llama información.

13. LA IMPORTANCIA DE LA INFORMACIÓN CONTABLE DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN

14. SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE La Real Academia de la Lengua Española define la palabra sistema como “un conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a un determinado objetivo”. El sistema contable cumple con las características básicas de las definiciones de sistema: SISTEMA ABIERTO: El sistema toma sus entradas, y manda sus salidas al medio, de tal forma que está intercambiando flujos de entrada y/o salida con el medio o entorno. SISTEMA CIBERNÉTICO: El sistema toma de sus salidas entradas, en forma de retroalimentación (feed back), con el objetivo de autorregularse y equilibrarse a las condiciones cambiantes del entorno y las condiciones internas generadoras de entropía (desorden), a través de procesos de homestoasis (ajustes) que permiten generar la negentropía (orden) necesaria para que el sistema se equilibre a las nuevas condiciones impuestas por el entorno o internamente.

15. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE LOS ELEMENTOS DE ENTRADA. Un sistema de información contable que trascienda a la toma de decisiones, es decir, un sistema de información gerencial tiene como elementos de entrada la tecnología (hardware, software y comunicaciones), los datos contables, los principios de contabilidad generalmente aceptados, las normas internacionales de contabilidad, los procedimientos establecidos por los organismos de control autorizados para expedir normatividad contable, los procedimientos propios de la unidad económica, el personal y los recursos económicos, materiales, maquinaria, medios logísticos, organización y métodos, sistemas, datos no financieros y datos del entorno. LOS ELEMENTOS DE CONVERSIÓN. Hay elementos de entrada, que una vez entran a ser parte del sistema se convierten en elementos de conversión como es el caso de los elementos relacionados en el punto anterior. Ejemplo serían los datos contables, que al aplicarles los procedimientos contables, que hacen la labor de conversión sobre esos datos, para transformarlos y agruparlos en información financiera.

16. LOS ELEMENTOS DE SALIDA. Son los informes financieros (estados financieros) y no financieros que cumplen con los objetivos y cualidades que las normas exigen para la información contable que produce el sistema de información gerencial, la cual permite controlar el proceso del registro contable (desde la transacción hasta el informe – estado financiero en que aparece), el proceso administrativo (planear, hacer, controlar y actuar) y las operaciones de la empresa (las actividades relacionadas con la obtención de los productos que permitirán el cumplimiento de los objetivos de la organización). EL MEDIO. El medio en el cual se establecen los sistemas de información gerenciales, parte del entorno económico en el que se desenvuelva la organización (teniendo en cuenta un mercado globalizado cuya dinámica es de constante cambio), además las entidades gubernamentales de control y vigilancia y las entidades privadas tales como: Junta Central de Contadores, Consejo Técnico de la Contaduría Pública, Contaduría General de la Nación, Superbancaria, Supervalores, Supersociedades, Dancoop, Supersalud, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, Ministerio de Hacienda, Congreso de la República, las Cámaras de Comercio, Asociaciones y Agremiaciones de Profesionales, comerciantes y productores, etc.

17. LA VISIÓN. Propósito imaginado, criterio inusual o pronóstico, donde se visualiza la organización en el futuro, es una meta ambiciosa pero verosímil y asequible. El sistema de información debe permitir medir si la organización se está dirigiendo al logro de la visión. LA MISIÓN. Tarea específica que se encarga a una persona o a un grupo. Es la razón de ser, el deber ser de la organización. Evalúa directamente la forma como la empresa realizará su visión. LOS OBJETIVOS. Estos deben estar orientados al logro de la misión, y esta a su vez se instrumenta para el logro de la visión. Los objetivos de una empresa se logran a través de sus productos, los cuales deben ser aceptados por el cliente, estos son aceptados si cumplen con los atributos que el cliente espera de ellos.

18. En conclusión podemos decir que Los sistemas de información contable deben entenderse no sólo como aquellos que producen información financiera (la cual fue muy útil en la era industrial), sino como aquellos que producen información: financiara y no financiera, interna y externa, para evaluar la gestión y el control de los procesos oportunamente. Los actores de decisiones (directivos) del entorno colombiano, deben entender que la información contable no sólo sirve para presentar unos resultados a los socios y a las entidades de control y vigilancia del Estado (DIAN, superintendencias, etc.). Que el control de las organizaciones no es el adecuado cuando se utiliza una auditoría financiera limitada a la información de la teneduría de libros, auditando los estados financieros presentados a los socios, el Estado y a la sociedad en general y los procesos que garantizan que se contabilizó aplicando los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia los cuales son creados por Ley (así estos estén en contra de las técnicas contables); dictaminando que se han cumplido con las normas tributarias y los P.C.G.A., que los activos están debidamente protegidos y que las cifras son razonables. lo anterior se logra con una teneduría de libros orientada a presentar oportunamente la información necesaria para preparar declaraciones tributarias y demás informaciones que solicitan los organismos de control y vigilancia del Estado.