El documento describe el entorno de trabajo de la hoja de cálculo Calc de LibreOffice. Calc permite crear libros de trabajo que contienen hojas de cálculo con celdas para almacenar datos e introducir fórmulas. Los usuarios pueden navegar entre hojas y celdas usando las barras de menú, herramientas y desplazamiento. Las celdas se identifican por su posición de fila y columna y pueden contener números, texto u otros objetos.

1. El entorno de trabajo de
calc
Cuando se inicia Calc, se dispone de un documento en blanco en la ventana de edición llamado
libro de trabajo que es el archivo que se crea y que, de manera predeterminada, tiene la extensión
ods.
Un libro de trabajo no es más que un conjunto de numerosas hojas de cálculo, cada una de las
cuales puede contener información. Por defecto, cada nuevo libro de trabajo que se crea en Calc
posee tres hojas de cálculo denominadas Hoja1, Hoja2 y Hoja3, pudiendo agregársele más, hasta
un total de 256 hojas de cálculo por cada libro de trabajo (las etiquetas presentes al final de la hoja
de cálculo permiten identificar cada hoja del libro).
Cada hoja de cálculo consta de 65.536 filas y 1024 columnas, es decir, un total aproximadamente
de ¡67 millones de celdas por hoja!
Las columnas están denominadas por letras o grupos de letras de la A a la Z y las filas por
números consecutivos.

2. La intersección de una columna y una fila es una celda, que son las unidades básicas de
almacenamiento de información. Cada celda tiene un nombre o referencia de celda, según la
intersección de fila y columna que la forme. Así la celda A1 se hallará en el cruce de la columna A y
la fila 1.
La interfaz de la aplicación
Dentro de la ventana de la aplicación se pueden identificar distintas zonas como el menú principal
y un conjunto de barras de herramientas en una apariencia similar al resto de aplicaciones de
OpenOffice.org o LibreOffice.
La Barra de Título
Se localiza en la parte superior de la pantalla y muestra el nombre del archivo activo. Cuando el
mismo es nuevo se muestra por defecto con el nombre Sin título X, donde X es un número.
Cuando acudas a guardar el archivo mediante Archivo – Guardar o Archivo – Guardar como, un
cuadro de diálogo que aparece en pantalla te permitirá modificar el nombre que se muestra por
defecto.
Al hacer doble clic en la barra de título, la ventana cambiará de tamaño. Así podrás ampliar o
reducir rápidamente el tamaño de la ventana del programa.
Y observa que muestra los botones de control de la ventana (los mismos que ya conoces en
Windows) que te permitirán cerrar la ventana, minimizarla o maximizarla.
La Barra de Menú

3. Se ubica debajo de la anterior. Cuando se elige una opción del menú aparece un submenú con
otras opciones disponibles. Esta Barra de Menú puede ser personalizada desdeHerramientas –
Personalizar – Menús.
Esta barra proporciona acceso a todas las acciones que pueden realizarse con Calc, organizadas
en grupos homogéneos atendiendo a funciones semejantes. Cada entrada permite acceder a las
distintas funciones. Para activarlas puedes pulsar tanto el botón del ratón como utilizar ciertas
combinaciones del teclado.
Con el ratón
Haz clic en el nombre de un menú para desplegarlo, después haz clic en el nombre de la opción
deseada.
Por ejemplo, guarda el documento haciendo clic en Archivo – Guardar como. Se abrirá el cuadro
de diálogo Guardar como donde tendrás que dar un nombre al archivo y localizar el directorio o
carpeta donde guardarlo.

4. Con el teclado
Observa que, en el nombre de cada menú, hay una letra que aparece subrayada. Puedes abrir el
menú, presionando la tecla de la letra correspondiente mientras presionas al mismo tiempo la
tecla Alt de tu teclado.
Observa igualmente que en los menús desplegables también aparecen letras subrayadas. Su
finalidad es la misma.
Y por último, algunas opciones de menú también son accesibles a través de ciertas combinaciones
de teclas. Son las llamadas teclas de método abreviado (o atajos de teclado), que se pueden
utilizar para casi todo Calc.

5. Fíjate también que estos menús desplegables contienen 3 tipos básicos de elementos:

Comandos propios. Son aquellos que se ejecutan inmediatamente al ser pulsados. Se distinguen
porque a su derecha no hay nada más. Recuerda que, en ocasiones, muestran una secuencia de
acceso rápido mediante pulsaciones de teclado. Por ejemplo, los mandatos Cerrar, Guardar todo,
Vista preliminar y Terminar son comandos propios.

Comandos con ventanas: Son aquellos que dan acceso a una ventana de diálogo en la que
puedes cumplimentar las condiciones del mandato. Se distinguen de los anteriores porque el
nombre del comando va seguido de 3 puntos suspensivos. En la siguiente imagen puedes
encontrar varios comandos que dan acceso a ventanas de diálogo: Abrir, Guardar como, Exportar,
Exportar en formato PDF, Propiedades, Firmas digitales, Imprimir, Configuración de la impresora.
Para activarlos, o bien pulsas sobre el nombre correspondiente con el ratón o utilizas el teclado
como ya sabes.

Menús desplegables: Son los mandatos que dan acceso a otros submenús. Al pulsar sobre ellos
se abre un nuevo menú adosado a su derecha. Se distinguen de los anteriores porque van
acompañados de un pequeño triángulo que apunta en la dirección en la que se abrirá el menú
correspondiente. Por ejemplo, al pulsar sobre el menúEnviar se abre, a su derecha, un submenú
que permite seleccionar diferentes opciones para enviar el documento.

6. Las Barras de Herramientas
Inmediatamente debajo de la barra anterior, se muestran tres barras más denominadas Barra de
herramientas Estándar, Barra de herramientas Formato y Barra de Fórmulas. Al hacer clic sobre
los iconos presentes en dichas barras, aparecen comandos y funciones comunes al entorno de
trabajo con OpenOffice.org / LibreOffice.

7. Las tres barras pueden ser modificadas y personalizadas en función de tus necesidades y
preferencias. Acude para ello al menú Herramientas – Personalizar – Barras de herramientas.
Barra de herramientas Estándar:
Situada bajo la Barra de Menú, la Barra Estándar muestra botones que permiten acceder a las
funciones más habituales que se realizan con la aplicación: cortar, copiar, pegar, abrir, guardar,
imprimir, etc.
Puedes ver para qué sirve cada botón gracias a los cuadros informativos que aparecen al pasar el
puntero del ratón por encima de ellos.
Barra de herramientas Formato:
Inmediatamente debajo de la Barra Estándar se localiza la Barra de Formato. Es una barra
dinámica que se intercambia por otras barras en función del objeto que tengas seleccionado en el
documento. Por ejemplo, si tienes seleccionada una imagen, una tabla o cualquier otro objeto en el
documento, la Barra de Formato cambiará para adecuarse a las características modificables del
objeto seleccionado.
Barra de Fórmulas:
Es una barra característica y propia de esta aplicación. Permite teclear y así introducir las
diferentes fórmulas y funciones a realizar con los datos de la hoja de cálculo o del libro de trabajo,
como por ejemplo: Suma, Promedio, Mín, Max, Si, etc.
En el extremo izquierdo se muestra un pequeño cuadro de texto llamado Cuadro de nombre,
representado por una letra y un número, tal y como se muestra en la imagen anterior, A1. Es la
referencia a la celda activa y representa la columna (letra) y fila (número) de la celda seleccionada.
A continuación, se muestra el asistente de funciones, la función Suma, el botón que permite
ingresar una función y la línea de entrada en la que escribir la fórmula o función deseada,
respectivamente:

8. 
El asistente de funciones incluye un cuadro de diálogo desde el que es posible seleccionar una de
las funciones que incorpora la aplicación. Esto es muy útil dado que también se muestra una
pequeña ayuda de cómo utilizarla (tipo de datos que utiliza, tipo de datos que devuelve, etc.)

El botón Suma, inserta una fórmula en la celda activa que acumula los totales de las celdas
contiguas.

El botón Funciones inserta el signo = en la celda activa y habilita la línea de entrada para introducir
– escribir la fórmula o función.
El área de trabajo
Es el espacio que muestra las filas y columnas, y su intersección las celdas. La celda seleccionada
es la celda activa. En ella se pueden escribir números, letras, fechas, horas, fórmulas y añadir otros
elementos como imágenes o gráficos.
A medida que escribes en la celda, la información aparece tanto en la celda activa como en el área
superior de la hoja, en la Barra de Fórmulas:
La Barra de estado
Es la barra que verás en la parte inferior del documento. Informa del número de hojas de cáculo del
libro de trabajo del documento y de la hoja actualmente activa, del estilo de la hoja, estado de la
tecla Insertar (INSERT o sobre), del modo de selección (STD, EXT o AGR), del informe de
modificación del documento, de la escala de visualización del documento, etc.
Las variantes del modo de Selección que pueden aparecer activadas y que se muestran
alternativamente en la Barra de Estado son las siguientes:

STD. Estándar - Indica el modo de selección normal del documento: al hacer clic seleccionas cada
celda en cuestión.

EXT. Extendido - Permite seleccionar rápidamente varias celdas consecutivas simultáneamente
simplemente haciendo clic en la celda final de la selección.

9. 
AGR. Agregar - Para añadir celdas seleccionadas a una inicial: sólo tienes que hacer clic sobre las
celdas que te interesen si este modo está seleccionado.
Para alternar las diferentes opciones sólo tendrás que hacer clic sucesivamente sobre las opciones
que, alternativamente, aparecen en la Barra de Estado.
A continuación, la presencia de un icono de admiración te informará de que el documento ha sido
modificado desde la última vez que se guardó. Si haces doble clic sobre él, el archivo se guardará
automáticamente.
Las barras de desplazamiento
Permiten moverse a lo largo y ancho de todo el documento. Dependiendo del tamaño del
documento aparecerá una barra en el borde derecho y otra en el borde inferior del documento.
Nota. Trabajar sin el ratón
Calc te permite trabajar completamente con la aplicación sin necesidad de utilizar el ratón, sólo
usando las teclas del teclado. Tal vez te acostumbres a este modo de trabajar.
Pulsa la tecla F6 de tu teclado y observa como se selecciona el primer menú. Si vuelves a pulsar la
tecla F6 se seleccionará el primer icono de la barra estándar, una nueva pulsación sobre F6
seleccionará el primer icono de la barra de formato.
Para moverte por las diferentes entradas de menú y los submenús correspondientes utiliza las
flechas de dirección de tu teclado. Para moverte por los iconos de las barras de herramientas sólo
tendrás que pulsar la tecla de tabulación. Presiona la tecla Intro para activarlos