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Comunicaciones
Manual de Usuario
Sistema de Contabilidad
WINCONT
Julio 2015

Comunicaciones
Manual de Usuario del Contabilidad
10 de julio de 2015 Pág. 1
Dirección: Urb. Los Palos Grandes,
Av. Francisco de Miranda, Torre Mene Grande,
Piso 3, Oficina 3-1 y 3-2. Caracas 1062,
Venezuela
Copyright © 1994 Informática Gálac
ISBN 980-07-3031-1
Queda hecho el depósito legal
Reservados todos los derechos.
Windows® es marca registrada de Microsoft
Corporation en EE.UU. y otros países. Otros
productos y compañías mencionadas en este
documento son marcas de sus respectivos
propietarios.

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IMPORTANTE
Antes de instalar LOS PROGRAMAS, deberá leer cuidadosamente los términos y condiciones de este
contrato. El hecho de solicitar la clave de activación de LOS PROGRAMAS convalida la total aceptación de
los términos especificados en el presente contrato. Si no está de acuerdo, tendrá derecho a retractarse del
contrato de dentro de un plazo de siete (7) días contados a partir activación de LOS PROGRAMAS.
Contrato de Licencia de Uso y Garantía Limitada de Programas
Contrato de Plan de Asistencia y Servicios
Entre GALAC SOFTWARE Y EL CLIENTE más adelante identificados, se ha resuelto suscribir el
presente contrato de Contrato de Licencia de Uso, Garantía Limitada de Programas y Plan de Asistencia y
Servicios el cual estará regido por los siguientes términos:
PRIMERA: DEFINICIONES: En el presente contrato, los términos utilizados tienen los siguientes
significados:
a. GALAC SOFTWARE, es Infotax, Informática Tributaria s.a., sociedad anónima inscrita en el Registro
Mercantil V de la Circunscripción Judicial del Distrito Federal y del Estado Miranda, bajo el Número
99, Tomo 118A-Qto, domiciliada en Caracas, representada en este acto por su Director Vicente Tinoco,
venezolano, mayor de edad, de este domicilio y titular de la cédula de identidad Nº 4.082.671. GALAC
SOFTWARE es titular de los derechos de autor, conexos y similares, sobre los programas de
computación de marca Gálac Software.
b. LICENCIA DE USO, tal como se usa en este contrato es el permiso que otorga GALAC SOFTWARE
al CLIENTE para utilizar LOS PROGRAMAS identificados en la FACTURA relacionada con este
contrato.
c. EL PROGRAMA o LOS PROGRAMAS, tal como su usan en este contrato, significan los soportes
lógicos de los computadores o software desarrollados por GALAC SOFTWARE, o cuyos derechos lo
han cedido o licenciado sus autores.
d. PROGRAMA MONOUSUARIO O COMPUTADOR INDIVIDUAL, también conocido como
“stand alone”, significa que tanto la aplicación como la base de datos están instaladas en un computador
y solo puede ser ejecutada en el computador donde haya sido instalada. Admiten múltiples
contribuyentes, compañías o empresas.
e. PROGRAMA MULTIUSUARIO BAJO REDES 1-4 COMPUTADORES: Bajo esta modalidad la
base de datos puede estar instalada en un servidor y ser ejecutada bajo redes hasta por 4 computadores
definidos previamente por la empresa. Bajo este esquema los PROGRAMAS funcionan bajo la base de
datos MICROSOFT SQLSERVER EXPRESS de libre distribución aunque se recomienda
dependiendo del volumen de datos y transacciones utilizar la base de datos MICROSOFT
SQLSERVER STANDARD. . Admiten múltiples contribuyentes, compañías o empresas.
f. PROGRAMA MULTIUSUARIO BAJO REDES SIN LÍMITE DE COMPUTADORES: Bajo esta
modalidad la aplicación puede ser ejecutada bajo redes por tantos computadores como requiera la
empresa. Bajo este esquema los PROGRAMAS funcionan bajo la base de MICROSOFT
SQLSERVER STANDARD. Admiten múltiples contribuyentes, compañías o empresas.
g. EL CLIENTE es la persona natural o jurídica identificada en la FACTURA emitida por GALAC
SOFTWARE que soporta la compra de la LICENCIA DE USO de LOS PROGRAMAS, siempre y
cuando realice el acto de "Registrarse como usuario en www.galac.com" .
h. EL USUARIO, es cualquier persona natural que utilice LOS PROGRAMAS bajo la autorización o
consentimiento de EL CLIENTE.
i. LAS MARCAS, tal como se usa en este contrato, significan los signos distintivos de productos o
servicios, de la exclusiva propiedad de GALAC SOFTWARE, y han sido solicitadas para registro en la
República Bolivariana de Venezuela, o son usadas por GALAC SOFTWARE, mediante autorización
de su titular.
j. LA GARANTIA LIMITADA, tal y como se usa en el presente contrato, significa las obligaciones
especiales que asume GALAC SOFTWARE frente al CIENTE de conformidad con las cláusulas de
este contrato.

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k. FACTURA, tal y como se usa en el presente contrato, significa el documento emitido por GALAC
SOFTWARE de acuerdo a la normativa legal vigente por las leyes de la República Bolivariana de
Venezuela para la emisión de facturas, donde consten LOS PROGRAMAS adquiridos por EL
CLIENTE.
l. PLAN DE ASISTENCIA Y SERVICIO: Es el servicio mediante el cual se extiende por un (1) año la
validez de la cláusula QUINTA del presente contrato, siempre y cuando EL CLIENTE cancele el
precio a tal efecto determine GALAC SOFTWARE para este servicio.
m. La frase: "Registrarse como usuario en www.galac.com" significa conectarse con la dirección
electrónica www.galac.com e indicar verazmente los datos que allí se solicitan en la sección:
“REGISTRO”
SEGUNDA: OBJETO DEL CONTRATO:
La finalidad de este contrato que suscriben GALAC SOFTWARE y EL CLIENTE es determinar las
responsabilidades que asumen tanto GALAC SOFTWARE como CIENTE para utilizar LOS
PROGRAMAS objeto del presente contrato.
TERCERA: EL PRECIO
El precio pagado en la FACTURA objeto del presente contrato comprende para EL CLIENTE:
1. El derecho, no exclusivo que GALAC SOFTWARE otorga a EL CLIENTE por medio del presente
contrato a utilizar EL O LOS PROGRAMAS en un computador personal o en un servidor de redes.
2. La compraventa del empaque, CD O DVD que quedarán en poder de EL CLIENTE.
3. La compraventa del material impreso que acompaña al producto; el cual quedará en poder de EL
CLIENTE sin que ello implique cesión de derechos intelectuales.
CUARTA: DURACION Y TERMINACION
Este contrato entrará en vigencia desde la fecha de la adquisición que se indique en la FACTURA y
continuará vigente por tiempo indefinido, con excepción de aquellas cláusulas en donde se limiten algunas
garantías por un lapso definido de tiempo. Sin perjuicio de lo estipulado en el párrafo anterior, el término para
reposición de la LICENCIA DE USO de LOS PROGRAMAS con cargo a GALAC SOFTWARE, estará
vigente hasta la fecha de vencimiento de la garantía. Las partes pueden dar por terminado el presente contrato
por mutuo consentimiento o mediante aviso escrito enviado por correo electrónico a la direcciones registradas
al momento de "Registrarse como usuario en www.galac.com" por con lo menos treinta (30) días, de
anticipación a la fecha en que este contrato o alguna de sus cláusulas deba ser terminado
QUINTA: GARANTIAS Y LIMITACIONES
GALAC SOFTWARE garantiza por un período de un (1) año contado a partir de la emisión de la
FACTURA que soporta la adquisición de la LICENCIA DE USO de LOS PROGRAMAS o del PLAN DE
ASISTENCIA Y SERVICIOS que:
1. Suministrará al CLIENTE atención telefónica o vía e-mail en forma limitada para aclarar dudas en la
utilización del PROGRAMA.
2. Publicará en la página Web www.galac.com información sobre las correcciones, cambios y nuevas
versiones que se produzcan en LOS PROGRAMAS y notificará al CLIENTE enviando un correo
electrónico a la dirección que indique al momento de "Registrarse como usuario en
www.galac.com". GALAC SOFTWARE no será responsable en caso que por cualquier causa dicho
correo electrónico no haya podido ser entregado.
3. Pondrá a disposición de EL CLIENTE en la página Web www.galac.com todas las mejoras que se
produzcan en LOS PROGRAMAS adquiridos, incluyendo el cambio de plataforma de ambiente DOS
al ambiente WINDOWS. Este servicio no tendrá costo siempre y cuando el CLIENTE lo obtenga vía
Internet. GALAC SOFTWARE podrá suministrar las nuevas versiones durante el lapso especificado
por otros medios y en este caso el CLIENTE se compromete a cancelar el precio que establezca
GALAC SOFTWARE por este servicio, más los gastos de envío o el servicio de instalación
computado en horas técnicas de servicio según sea el caso. EL CLIENTE cancelará estos servicios, de
contado, en la oportunidad de su prestación. Cualquier servicio técnico asociado con el mantenimiento
de este programa será con costo a cargo de EL CLIENTE. GALAC SOFTWARE facturará estos

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servicios en la oportunidad en que se produzcan. Para obtener las mejoras de LOS PROGRAMAS,
EL CLIENTE es responsable de:
a. Comunicarse vía internet con el servicio en la página Web www.galac.com
b. Copiar las nuevas versiones de los PROGRAMAS y
c. Solicitar a GALAC SOFTWARE, en caso de ser necesario, las claves necesarias para
activar las nuevas versiones de sus PROGRAMAS.
SEXTA: EXCEPCIONES
Con excepción de lo señalado anteriormente, GALAC SOFTWARE, no ofrece garantías explícitas o
implícitas, ni asume responsabilidad alguna por cualquier daño o perjuicio, de cualquier índole, que pueda
sufrir EL CLIENTE, incluyendo daños y perjuicios o imposibilidad de utilizar este PROGRAMA. GALAC
SOFTWARE no será responsable por los daños y perjuicios ocasionados a EL CLIENTE a terceras
personas no autorizadas en virtud de las infracciones en contra de sus derechos patrimoniales sobre el
PROGRAMA y por la contravención de las estipulaciones del contrato de licencia. Asimismo GALAC
SOFTWARE no asume responsabilidad alguna y así lo reconoce explícitamente y solidariamente EL
CLIENTE, por las infracciones, delitos, infracciones y delitos tributarios que pudieran cometer EL
CLIENTE y/o SUS USUARIOS mediante el uso de este programa, en grado de autor o coautor. Esta
declaración también se hace extensiva a los cómplices o encubridores de EL CLIENTE en las mencionadas
infracciones o delitos.
EL CLIENTE y GALAC SOFTWARE, manifiestan que conocen que este producto no está normalizado
por entidades públicas gubernamentales o no gubernamentales y que en todo caso, la responsabilidad de
GALAC SOFTWARE, sólo asciende al monto del valor pagado por CLIENTE al adquirir el programa.
En la máxima medida permitida por la legislación aplicable, GALAC SOFTWARE renuncia a todas las
demás garantías, expresas o tácitas incluyendo entre otras, garantías implícitas de comercio e idoneidad para
un determinado fin con respecto al programa de computación, así como de los materiales escritos adjuntos al
mismo. La presente garantía limitada le concede a EL CLIENTE derechos legales específicos y podrán
competirle otros que varían según el estado o territorio.
En la medida máxima permitida por la legislación aplicable, GALAC SOFTWARE no se responsabilizarán
de daños (incluyendo entre otros, daños directos o indirectos por lesiones a las personas, lucro cesante,
interrupción de actividad comercial, pérdida de información comercial o cualquier otra pérdida pecuniaria)
que derive del uso o incapacidad de usar el programa de computación, incluso si GALAC SOFTWARE ha
sido informado de la posibilidad de dichos daños. En cualquier caso, toda la responsabilidad de GALAC
SOFTWARE en virtud de cualquier estipulación de este contrato de licencia se limitará a la cantidad
efectivamente pagada por EL CLIENTE por la licencia del programa. De no acatar los lineamientos
estipulados el riesgo total en cuanto al rendimiento del programa de computación, en caso de estar defectuoso,
EL CLIENTE (y no GALAC SOFTWARE) asumirá el costo total de los servicios, reparaciones o
correcciones necesarios.
GALAC SOFTWARE no garantiza que las funciones contenidas en el programa de computación pueden
satisfacer sus requisitos o que la operación del programa de computación sea de forma ininterrumpida o que
esté libre de errores, o que los defectos del programa de computación serán corregidos.
SEPTIMA: COMPROMISOS DEL CLIENTE
EL CLIENTE se compromete a:
1. "Registrarse como usuario en www.galac.com"a dentro de los treinta (30) días continuos siguientes
a la fecha de compra indicada en la FACTURA de adquisición de la LICENCIA DE USO de LOS
PROGRAMAS.
2. Revisar periódicamente la página Web www.galac.com para estar informado sobre cambios y mejoras
que se produzcan en LOS PROGRAMAS.
3. Mantener actualizados sus datos en www.galac.com para que sea posible enviarle vía correo
electrónico información actualizada.
4. Revisar detalladamente los resultados de los cálculos que realicen LOS PROGRAMAS e informar
inmediatamente a GALAC SOFTWARE y a terceros que pudieran estar afectados sobre cualquier
diferencia en cálculo, por criterios legales o de cualquier otra naturaleza. EL CLIENTE es el único

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responsable ante terceros por las consecuencias que pudiera tener la utilización de los resultados de
LOS PROGRAMAS ya que su responsabilidad revisarlos y validarlos antes de utilizarlos.
5. No permitir, ni efectuar copias de este programa o del manual de instrucciones, o del material
adicional recibido.
6. No ceder, expresa o tácitamente, el presente contrato, o la LICENCIA DE USO de LOS
PROGRAMAS o impresos que a se refieren; a no usar las MARCAS de los productos o servicios
relacionados con el contrato; siendo entendido que cualquier violación a lo anterior, dará lugar al
ejercicio de las acciones penales, civiles o administrativas que consagre la ley en favor de GALAC
SOFTWARE.
7. Pagar cualquier servicio técnico asociado con el mantenimiento de LOS PROGRAMAS. GALAC
SOFTWARE facturará estos servicios en la oportunidad en que se produzcan.
8. Mantener en sus equipos licencias originales de los Sistemas Operativos, los cuales deben haber sido
adquiridos legalmente por EL CLIENTE sin que GALAC SOFTWARE, asuma responsabilidad
alguna por el funcionamiento de dicho sistema operativo ya bien sea en computadores personales ni en
Redes de computadores.
9. No permitir copias del programa o del material impreso que se acompaña, siendo solidariamente
responsable por los daños y perjuicios que dicha conducta pueda ocasionar, y por cualquier clase de
reclamos judiciales o extrajudiciales y daños que puedan llegar como resultado de la copia no
autorizada del programa o del material impreso que los acompaña, o del empaque del mismo, o de la
reventa no autorizada, y reembolsará a GALAC SOFTWARE, todas las sumas que esta sociedad
haya tenido que pagar en relación con dichas reclamaciones o perjuicios, incluyendo honorarios de
abogado y costa del proceso o procesos, si hubiere lugar a ello.
El CLIENTE declara conocer el alcance de los términos y definiciones establecidos en la cláusula
PRIMERA del presente contrato y manifiesta expresamente que al instalar, copiar, solicitar la activación
permanente y/o de otra forma usar la LICENCIA DE USO de LOS PROGRAMAS está de acuerdo en
quedar obligado por las cláusulas de este contrato. En caso de no estar de acuerdo con los términos del
presente contrato, EL CLIENTE no puede usar o copiar el programa de computación, y debe rápidamente
ponerse en contacto con GALAC SOFTWARE para obtener instrucciones sobre la devolución de los
productos no utilizados y el reembolso del importe pagado.
OCTAVA: El CLIENTE puede solicitar el reintegro del dinero cancelado en la FACTURA que soporta la
adquisición del PROGRAMA dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a su adquisición siempre y
cuando manifieste por escrito su intención, devuelva a GALAC SOFTWARE el original de la FACTURA y
demuestre a satisfacción de GALAC SOFTWARE que LOS PROGRAMAS han sido desinstalados de sus
computadores. En caso afirmativo GALAC SOFTWARE procederá al reintegro del precio pagado por LOS
PROGRAMAS dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la recepción de la notificación
NOVENA: El presente contrato está regido por la Leyes de la República Bolivariana de Venezuela y no
podrá ser modificado por terceros, a menos que medie comunicación escrita, suscrita por el representante
legal de GALAC SOFTWARE.
En Testimonio de lo anterior, EL CLIENTE firma este contrato en la Ciudad de Caracas en cuyos tribunales
se domicilia el presente contrato.

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ANEXO AL CONTRATO DE LICENCIA DE USO
OPCION DE ARRENDAMIENTO
CON OPCION A COMPRA
PRIMERA: OBJETO DEL CONTRATO:
EL USUARIO ha optado por adquirir EL PROGRAMA de acuerdo a un plan de “Arrendamiento con
opción a compra” detallado en la FACTURA. A través de este Plan EL PROGRAMA se puede adquirir con
el último pago realizado, conforme al contrato de licenciamiento que se firmará entre EL USUARIO y
GALAC SOFTWARE.
SEGUNDA: LOS PAGOS
Los pagos correspondientes al canon de arrendamiento especificados en la FACTURA deberán realizarse
dentro de los cinco (5) días siguientes a su vencimiento sin que medie aviso de cobro, siendo responsabilidad
de EL USUARIO conocer las fechas de vencimiento de sus pagos y realizarlos oportunamente.
GALAC SOFTWARE se reserva el derecho de incluir un cargo por servicios de Bs 100 (cien bolívares con
00/100) por los cheques devueltos, adicionalmente a los demás montos y recursos a los que tiene derecho
conforme a las leyes aplicables.
EL USUARIO pagará a la Compañía todos los costos en que ésta incurra para cobrarle cualquier monto
vencido, incluyendo costas judiciales y honorarios de abogados; sin embargo, si los cargos anteriormente
mencionados exceden la tasa que se aplique de acuerdo con la ley en vigor, dichos cobros se calcularán de
manera tal que no excedan la tasa legalmente permitida.
EL USUARIO reconoce, declara y acepta que el documento denominado FACTURA es prueba fehaciente y
suficiente de la relación comercial y del convenio de “Arrendamiento con opción a compra” y que esta
declaración es suficiente para darle al documento el valor estipulado en el Código de Comercio de la
República Bolivariana de Venezuela.
TERCERA: SUSPENSIÓN DEL SERVICIO
En el caso de que no se haya satisfecho la obligación dentro del periodo de tiempo establecido en la cláusula
anterior, EL USUARIO autoriza a GALAC SOFTWARE a suspender la continuidad del servicio, y
cualquier perjuicio que por ese concepto resulte para con EL USUARIO serán de su cargo y cuenta,
exonerando GALAC SOFTWARE de cualquier acción, indemnización, pérdida, daño, lucro cesante o daño
emergente.
CUARTA: TERMINACION DEL ARRENDAMIENTO
El convenio de “Arrendamiento con opción a compra” terminará por
1. Acuerdo mutuo de las partes, siempre y cuando, y previo a su terminación, EL USUARIO satisfaga la
totalidad de los pagos que estén pendientes a la fecha de la terminación, los cargos y costos por
concepto de trámites administrativos y/o judiciales para el cobro de las obligaciones, los intereses y
tasas por mora.
2. Por no pago de EL USUARIO de dos o más cuotas, sin que medie previo el aviso que GALAC
SOFTWARE le remita un aviso sobre la suspensión del servicio y terminación del contrato de
“Arrendamiento con opción a compra”. No será necesario que se constituya en mora a EL USUARIO
y/o que se haga requerimiento notarial o judicial para que la constitución en mora de EL USUARIO
opere de pleno derecho y GALAC SOFTWARE esté autorizada para que haga uso de la cláusula de
solución de controversias establecida en este documento.
3. Por vencimiento del “Arrendamiento con opción a compra” siempre que se haya pagado y satisfecho
todas las obligaciones monetarias que estuvieren pendientes de pago.
4. Por terminación del acuerdo de Licencia de Uso conforme a las formas de terminación que se haya
especificado en el mismo, siempre y cuando se hayan satisfecho todas las obligaciones monetarias que
estuvieren pendientes de pago.

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QUINTA: El presente es una anexo al CONTRATO DE ADESIÓN: LICENCIA DE USO Y GARANTIA
LIMITADA DE PROGRAMAS, contrato regido por la Leyes de la República de Bolivariana de Venezuela
y no podrá ser modificado por terceros, incluyendo distribuidores, representantes de ventas o usuarios, a
menos que medie comunicación escrita, suscrita por el representante legal de GALAC SOFTWARE.
En Testimonio de lo anterior, el USUARIO firma este anexo en la Ciudad de Caracas en cuyos tribunales se
domicilia el presente contrato.

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Índice
1. Introducción..................................................................................................................11
2. Configuración...............................................................................................................12
3. Aspectos Generales.......................................................................................................13
3.1 Nomenclatura.........................................................................................................13
3.2 Entrar al sistema.....................................................................................................13
3.3 Seguridad ...............................................................................................................14
1.1.1 Insertar Usuario ..............................................................................................15
1.1.2 Otras Acciones (Modificar, Eliminar, Consultar y Buscar) ...........................16
1.1.3 Activar / Desactivar Usuarios.........................................................................16
1.1.4 Reiniciar Password .........................................................................................17
1.1.5 Insertar Copia .................................................................................................17
1.1.6 Cambiar Password..........................................................................................18
3.4 Salir del Programa..................................................................................................18
3.5 Interfaz Grafica......................................................................................................19
3.6 Menú G ..................................................................................................................21
1.1.7 Acerca de........................................................................................................21
1.1.8 Gálac Software ...............................................................................................21
1.1.9 Escoger Empresa ............................................................................................22
1.1.10 Escoger Período..............................................................................................22
1.1.11 Administre su Licencia...................................................................................22
1.1.12 Activar Modo Avanzado ................................................................................23
1.1.13 Configuración de Impresión...........................................................................23
1.1.14 Configuración de Respaldo ............................................................................26
1.1.15 Configuración para el envío de correo ...........................................................27
1.1.16 Salir del Sistema.............................................................................................27
3.7 Respaldar / Restaurar.............................................................................................28
1.1.17 Respaldar ........................................................................................................28
1.1.18 Restaurar.........................................................................................................30
1.1.19 10.2.3 Restaurar Empresa desde Respaldo Total ...........................................31
3.8 Opciones Avanzadas..............................................................................................32
3.9 Parámetros de Contabilidad...................................................................................33
3.10 Ciclo Básico .......................................................................................................37
3.11 Crear Compañía..................................................................................................38
3.12 Escoger Compañía..............................................................................................43
4. Cuentas .........................................................................................................................44
4.1 Insertar Cuentas Contables ....................................................................................44
4.2 Definir Cuentas Informes.......................................................................................45
4.3 Grupos de Inventario..............................................................................................46
4.4 Sustituir Cuentas....................................................................................................47
4.5 Sincronizar Naturaleza...........................................................................................47
4.6 Sincronizar Niveles de Cuentas .............................................................................47
4.7 Insertar Comprobantes...........................................................................................48
4.8 Reversar Comprobantes Contables........................................................................50
4.9 Imprimir Comprobantes.........................................................................................51

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4.10 Comprobante de Apertura del Ejercicio.............................................................52
4.11 Comprobante de Reservas..................................................................................52
5. Balances........................................................................................................................54
5.1 Visualizar Balance General....................................................................................54
5.2 Estado de Resultados .............................................................................................54
5.3 Balance de Comprobación.....................................................................................55
5.4 Mayor Analítico.....................................................................................................55
5.5 Estado de resultado por Centro de Costos .............................................................56
5.6 Balance de comprobación por Centro de Costos ...................................................56
6. NIIF ..............................................................................................................................57
6.1 Balances NIIF ........................................................................................................57
6.2 Personalizar Balances ............................................................................................57
6.3 Insertar NIIF...........................................................................................................58
6.4 Copiar Esquemas de otras Empresas .....................................................................59
6.5 Copiar Esquemas Existentes..................................................................................60
7. Informes........................................................................................................................61
7.1 Informe de Catalogo de Cuentas............................................................................61
7.2 Informe de Resumen Diario...................................................................................61
7.3 Informe de Diario de Comprobante .......................................................................62
7.4 Informe de Movimientos de Cuentas.....................................................................62
7.5 Informe Varios.......................................................................................................63
7.6 Comprobantes de Contabilización Automáticos....................................................63
7.7 Informes Financieros .............................................................................................64
7.8 Informe de Inconsistencias ....................................................................................64
8. Periodo..........................................................................................................................65
8.1 Escoger periodo .....................................................................................................65
8.2 Consultar Periodo...................................................................................................65
8.3 Listado de Periodos................................................................................................65
9. Cerrar Periodo...............................................................................................................67
9.1 Cierre de Cuentas de Resultados............................................................................67
9.2 Cierre de Período ...................................................................................................67
10. Activos Fijos..............................................................................................................68
10.1 Insertar Activos Fijos .........................................................................................68
10.2 Contabilizar Activos Fijos..................................................................................69
10.3 Informe de Depreciación....................................................................................69
10.4 Otros Informes....................................................................................................69
11. Parámetros Activos Fijos...........................................................................................71
11.1 Consultar parámetros de activos fijos ................................................................71
11.2 Modificar parámetros de activos fijos................................................................71
11.3 Cambiar Depreciar Desde ..................................................................................71
11.4 Cambiar Tipo de Depreciación ..........................................................................72
11.5 Cambiar Longitud del Auxiliar ..........................................................................72
12. Grupo de Activos.......................................................................................................73
12.1 Ingresar Grupo de Activos .................................................................................73
12.2 Instalar Grupo de Activos ..................................................................................74
13. Tipo de Comprobantes / Auxiliares / Centros de Costos...........................................75
13.1 Comprobantes.....................................................................................................75

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1.1.20 Insertar Tipo de Comprobante........................................................................75
1.1.21 Modificar Tipo de Comprobante ....................................................................76
1.1.22 Eliminar Tipo de Comprobante .....................................................................76
13.2 Auxiliar...............................................................................................................77
1.1.23 Asignar Estructura de Costos .........................................................................77
13.3 País .....................................................................................................................77
1.1.24 Reinstalar País ................................................................................................77
1.1.25 Consultar País.................................................................................................78
1.1.26 Imprimir lista de países...................................................................................78
13.4 Monedas .............................................................................................................79
1.1.27 Consultar Monedas.........................................................................................80
1.1.28 Imprimir lista de monedas..............................................................................80
13.5 Moneda Local.....................................................................................................81
1.1.29 Consultar Moneda Local ................................................................................81
1.1.30 Imprimir lista de moneda local.......................................................................82
14. Ajuste por Inflación (AxI) .........................................................................................83
14.1 Conexión con AXI .............................................................................................83
14.2 Exportar datos para AXI ....................................................................................84
15. ISLR...........................................................................................................................85
15.1 Conexión con ISLR............................................................................................85
15.2 Exportar datos para ISLR...................................................................................85
15.3 Informes .............................................................................................................86
16. Importar / Exportar....................................................................................................87
16.1 Exportar Datos (Comprobantes).........................................................................87
16.2 Exportar Datos Genéricos ..................................................................................88
16.3 Importar Datos (Comprobantes).........................................................................89
16.4 Importar Catalogo de cuentas.............................................................................91

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1. Introducción
Bienvenidos al Programa de Contabilidad para Windows® el cual también se conocerá con
las siglas Contabilidad.
Este sistema ha sido elaborado por un equipo multidisciplinario de especialistas de Gálac
Software y su diseño está orientado para ofrecerle máxima rapidez y exactitud en el cálculo
de la contabilidad.
El Manual del Usuario es una guía de consejos prácticos que le permite obtener un mayor
rendimiento en el uso de su sistema.
El sistema es:
 Rápido y fácil de usar: porque está diseñado para brindarle mayor rapidez y
eficiencia en el procesamiento de sus datos contables.
 Muy amigable: las pantallas de entrada de datos han sido estudiadas para brindar a
los usuarios la mayor rapidez y exactitud en el desarrollo de sus tareas.
Cabe destacar que el manual está dirigido exclusivamente a la orientación funcional del
sistema, es decir, los procedimientos a seguir en la utilización del mismo, constituyendo
una guía para crear y trabajar con la contabilidad y no hace referencia en lo absoluto a la
instrucción de los principios contables.
Recuerde registrarse en nuestra página web www.galac.com

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2. Configuración
El sistema Contabilidad, efectúa operaciones de cálculos, las cuales para su correcto
funcionamiento requieren que ciertas opciones de la Configuración Regional de Windows
se encuentren con los valores adecuados.
Formato para fecha.
El formato recomendado para la fecha es:
Formato para número y moneda
El sistema maneja los siguientes formatos para números y monedas.
1. El (.) punto como separador de miles y la (,) coma como separador decimal.
Ej. 999.999,99
En el caso de monedas seria: Bs 999.999,99
2. La (,) coma como separador de miles y el (.) punto como separador decimal.
Ej. 999,999.99
En el caso de monedas seria: Bs 999,999.99

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3. Aspectos Generales
A continuación se presenta toda la información necesaria para utilizar el sistema de
Contabilidad. Lea esta sección para conocer las características generales de las ventanas y
menús, además de información que puede serle útil.
3.1 Nomenclatura
Cuando un texto aparece escrito en este tipo de letra, es un comando, tecla o texto que
aparece en su computador.
Ejemplo: Compañía (es un menú), <Intro>, <F6> (las teclas), contabilidad (es el comando
que se escribe para ingresar al programa).
Cuando el texto aparece entre “<” y “>” s e refiere a una tecla que se encuentra en su
teclado. Por ejemplo <F6>, se refiere a la tecla que se encuentra en la parte superior de su
teclado identificada con “F6”.
En este manual significa lo mismo <Intro>, <Enter> y <>. En su teclado aparecen de
una forma u otra dependiendo de si está en Español o en Inglés.
3.2 Entrar al sistema
1. Después de instalar el sistema se creó automáticamente un acceso directo del mismo
llamado Contabilidad, para ejecutar el programa haga doble clic
2. A continuación obtendrá la pantalla de presentación del programa. Haga clic en el botón
de continuar para entrar al programa
3. El programa le solicitará el Nombre del usuario y la Clave, coloque como nombre la
palabra JEFE y como clave JEFE, si usted no ha creado su clave de seguridad
Figura 1. Ventana de acceso al programa contabilidad
4. Vaya al Capítulo Primeros Pasos en donde se le explica cómo comenzar a trabajar con
el sistema de Contabilidad.

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3.3 Seguridad
El sistema Contabilidad contiene una opción de seguridad, la cual permite que cada uno de
los usuarios del programa tenga una clave personal y un nivel de acceso definido según sus
funciones. Los niveles de acceso son establecidos por el supervisor del programa.
Usted puede acceder la opción de seguridad o configuración de usuario, seleccionando
desde el <Menú Principal> clic en el Menú Usuario / Parámetros Contabilidad El
sistema le mostrara la ventana parámetros de contabilidad. Seguidamente haga clic en la
pestaña “Seguridad”
Figura 2. Ventana parámetros de contabilidad
Al hacer clic en la pestaña Seguridad se mostrara la siguiente ventana:
Figura 3. Ventana seguridad
Esta ventana muestra todos los usuarios registrados en el sistema, se puede apreciar por
usuario, el login, nombre y apellido, cargo email, status y el tipo de usuario.

Comunicaciones
1.1.1 Insertar Usuario
Haga clic en el botón de insertar el sistema mostrará la siguiente ventana:
Figura 4. Ventana insertar usuario
Nombre (Login): Ingrese en nombre o login del usuario que va a insertar.
Nombre y Apellido: De igual manera ingrese el nombre y apellido del usuario.
Cargo: Ingrese el cargo del usuario dentro de la empresa.
Email: Ingrese una cuenta de correo del usuario que está insertando.
Es Supervisor: Active si el usuario que está agregando es supervisor.
Permisología
Active las opciones necesarias para el nuevo usuario que está agregando.
Puede ayudarse con los botones ubicados en la parte superior de la ventana para “Marcar
Todo” o Desmarcar Todo” y “Expandir o Colapsar”
Al terminar de ingresar los datos solicitados haga clic en el botón insertar

Comunicaciones
El sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 5. Ventana insertar Password
Ingrese y confirme el Password de acceso, luego presione el botón Continuar.
1.1.2 Otras Acciones (Modificar, Eliminar, Consultar y Buscar)
También puede modificar, eliminar, consultar y buscar datos de usuarios registrados en el
sistema, a través de los siguientes botones:
1.1.3 Activar / Desactivar Usuarios
Si usted en algún momento desea activar o desactivar un usuario determinado, el sistema
Contabilidad le brinda esta opción, a continuación le explicamos como hacerlo.
Desactivar Usuarios: Escoja el usuario que desee desactivar luego haga clic en el botón
desactivar usuarios El sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 6. Ventana desactivar usuarios
Haga clic en el botón desactivar

Comunicaciones
Activar Usuarios: Mediante el botón de búsqueda Ubique el usuario que desee activar.
Seguidamente haga clic en el botón activar usuarios
1.1.4 Reiniciar Password
Otro de los beneficios de seguridad de su sistema Contabilidad es el reinicio de Password
para llevar a cabo este proceso seleccione el usuario al cual le reiniciara el Password luego
haga clic en el botón El sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 7. Ventana reiniciar Password de usuario
Ingrese y confirme el nuevo Password, luego haga clic en el botón Continuar
1.1.5 Insertar Copia
El sistema Contabilidad le permite insertar una copia de un usuario determinado como
otro usuario distinto de éste, manteniendo todo el perfil del usuario copiado, para ello,
seleccione el usuario al cual quiere copiar, luego haga clic en el botón insertar copia el
sistema le mostrara la siguiente ventana:

Comunicaciones
Figura 8. Ventana insertar copia de usuario
Ingrese el nombre del nuevo usuario, y haga clic en el botón El sistema le pedirá el Password
para el nuevo usuario, ingréselo y presione el botón Continuar.
1.1.6 Cambiar Password
El sistema Contabilidad le ofrece la posibilidad de cambiar el Password de acceso de los
usuarios, para ello seleccione el usuario al cual desea cambiarle el Password, luego haga
clic en el botón cambiar Password El sistema le pedirá ingresar el Password actual,
luego ingresar y confirmar el nuevo Password, seguidamente presione el botón Continuar
3.4 Salir del Programa
Una vez concluidas las operaciones con el sistema y estando posicionado en el <Menú
Principal> del mismo, haga clic en el menú G  Salir del Programa o presionar Ctrl. Q.
El programa pedirá confirmación con relación a la salida, enviando el siguiente mensaje:
Figura 9. Mensaje de advertencia

Comunicaciones
Si presiona el botón No, el sistema retornará a la pantalla principal. Si por el contrario
presiona el botón Si el sistema le envía al escritorio (desktop) de Windows®.
3.5 Interfaz Grafica
Este término hace referencia a la presentación en pantalla (parte superior izquierda) de los
submenús correspondientes al menú en el que usted se encuentre posicionado.
Figura 10. Menú Principal
Los módulos fundamentales del programa son: G, Compañía, Comprobante, Cuenta,
Balances, NIIF, Informes, Período, Cerrar Período, Conciliación Contable y Menús, estos
se encuentran ubicados en la línea horizontal superior de la pantalla.
Para acceder a las Opciones de cada uno de los módulos, las cuales se encuentran ubicadas
verticalmente con relación a estos haga clic en el menú deseado o presione la tecla <Alt.> +
la letra del título del menú que esté subrayada, utilice las teclas direccionales para
posicionarse y luego presione la tecla <Intro>, así se obtiene, automáticamente, la pantalla.
Las teclas direccionales se encuentran identificadas en su teclado por los siguientes
símbolos     y le permite moverse hacia la izquierda, derecha, arriba y abajo
respectivamente.
Al pasar de un módulo a otro, usted podrá apreciar las diferentes opciones que ofrece cada
uno de ellos. Por ejemplo:

Comunicaciones
(Consultar, Insertar, Modificar, Listar, y Eliminar), permitiéndole la aplicación de
conceptos fundamentales en el manejo del sistema tal y como se explica en la próxima
sección del manual.
A continuación se detalla el uso de cada opción:
Consultar:
El proceso de consulta está presente en todos los módulos de entrada de datos. La consulta
conduce a un dato específico donde usted se podrá desplazar dentro de esta opción, con los
botones anterior y siguiente, permitiéndole guiarse fácilmente hasta obtener la información
deseada. Si se coloca algún dato errado o simplemente se solicita un registro no incluido, el
programa le presentará el siguiente mensaje:
Insertar:
Esta opción es la que permite la inclusión y registro de todos los datos del sistema.
El sistema Contabilidad presenta de forma automática la pantalla solicitada, con todos los
campos vacíos o con el valor por defecto (por Ej. las fechas aparecen con la fecha del día
actual).
Modificar:
Para realizar una modificación de datos contenidos en el sistema, ubíquese y seleccione el
registro a modificar, de forma análoga a la opción Consultar. Es imprescindible que
presione la tecla <Intro> o haga doble clic para accesarlo una vez que lo haya ubicado. A
partir de allí, el cursor se posicionará en cada uno de los campos susceptibles de ser
modificados, permitiendo realizar los respectivos cambios. Cuando haya finalizado,
presione la tecla <F6> para grabar o haga clic en el botón Grabar, para guardar dichos
cambios o <Esc> en caso contrario.
Eliminar:
Para ejecutar esta opción ubíquese y seleccione el registro a eliminar (de forma análoga a la
opción Modificar), una vez que lo tenga ubicado presione la tecla <Intro> para accesarlo y
luego la tecla <F6> para eliminarlo.
El sistema le solicita la confirmación del proceso, enviando un mensaje similar al siguiente:
No se encontraron datos con esas características
Nota: Cuando decimos grabar significa que el programa almacena la información en el disco duro.

Comunicaciones
Figura 11. Mensaje de confirmación
Al responder afirmativamente, el sistema eliminara el registro.
3.6 Menú G
Este menú contiene, de forma general, información del programa, así como opciones de
configuración:
1.1.7 Acerca de...
Presenta una pantalla que muestra información general sobre el programa de IVA Gálac, su
versión, fecha de última actualización y serial.
Figura 12. Acerca de
1.1.8 Gálac Software
Muestra información de la empresa que creó el sistema, la cual está dedicada al desarrollo e
implantación de sistemas de información computarizados, fundamentalmente en el área
fiscal, financiera, administrativa y contable en el área fiscal, financiera, administrativa y
contable.
Nota: Una vez eliminada la información no puede ser recuperada pues al eliminar, borra la información del disco
donde previamente se había grabado.

Comunicaciones
Figura 13. Gálac Software
1.1.9 Escoger Empresa
A través de esta opción Ud. puede cambiar la compañía con la cual está trabajando.
1.1.10 Escoger Período
A través de esta opción Ud. puede cambiar el período con el cual está trabajando.
1.1.11 Administre su Licencia
Figura 14. Administre sus licencia
Como dice la ventana aquí podrá administrar su licencia del producto Contabilidad de
Gálac Software.
Información de Licencia
 Mi Licencia
 Contrato Licencia de Uso

Comunicaciones
Operaciones Básicas
 Instalar licencia
 Desinstalar licencia
Operaciones Avanzadas
 Generar licencia
 Solicitud de licencia
1.1.12 Activar Modo Avanzado
Esta opción muestra en los menús opciones que son muy delicadas de utilizar. La
incorrecta utilización de cualquiera de estas opciones puede causar daños irreversibles en
las bases de datos.
Es recomendable que antes de utilizar esta opción se comunique con Gálac Software a fin
de asesorarse apropiadamente. De igual manera, es apropiado que al momento de usar
cualquiera de las opciones se encuentre presente alguien con conocimientos técnicos o el
supervisor de la red (si es el caso).
1.1.13 Configuración de Impresión
En esta opción encontrará diferentes opciones para optimizar y personalizar a sus
necesidades las opciones de impresión. Esta configuración aplica a todos aquellos reporte
en modo gráfico.
Figura 15. Ventana configuración de impresión
Configuraciones Generales
Haga clic en el botón configuraciones generales El sistema le mostrara la siguiente
ventana.

Comunicaciones
Figura 16. Modificar parámetros de impresión
A través de esta ventana es posible optimizar sus impresiones. Además, en caso de existir
en su sistema operativo una impresora predeterminada, mostrará el nombre de la misma.
Especificar calidad de impresión: si se activa esta opción es posible configurar el
siguiente parámetro llamado “Calidad de la impresión”.
Calidad de impresión: Los valores disponibles para configurar son: Borrador, Alta, Baja y
Normal. Lo cual le indica a la impresora la calidad gráfica de los reportes.
Optimizar para Impresión en Matriz de Punto: Activar esta opción permitirá mejorar la
calidad de la impresión en aquellas impresoras de tipo matriz de punto, lo cual en algunos
casos es necesario activar para emitir reportes legibles.
Escoger Impresora al imprimir: Al activar esta opción, cada vez que se mande a imprimir
cualquier informe gráfico, el sistema abrirá la ventana de Windows® “Imprimir” Donde
puede indicar, entre otras cosas, la impresora a usar.
En los encabezados de reportes…
Imprimir Fecha de Emisión: active si desea que en los informes se indique la fecha y hora
de emisión en que fue impreso.
Imprimir número de página: active si desea que las hojas de los informes sean
numeradas.
¿En cuales documentos imprimir RIF?: Permite indicar que se imprimar el número de
RIF en todos los documentos o solo en los documentos que la ley exige.
Tamaño fuente para nombre compañía: permite indicar el tamaño de la fuente para el
nombre de la compañía en los informes, las opciones son 8 (Si el nombre de la compañía
sea muy grande y no se muestra completo), 10, 12, 13 y 14.
Márgenes Generales
Esta opción le permite configurar los márgenes al imprimir los reportes que emite el

Comunicaciones
sistema (excepto planillas y formatos especiales). Es muy útil cuando se requiere ajustar los
márgenes en impresoras, que tiene un área de impresión reducida, lo cual hace que los
informes salgan incompletos o recortados en la parte superior o izquierda. También es de
utilidad cuando los reportes se imprimen en papel con membrete o se van a empastar lo
cual requiere que la información se empiece a imprimir más abajo o más a la derecha.
Haga clic en el botón márgenes generales El sistema le mostrará la siguiente ventana:
Figura 17. Modificar márgenes generales
Márgenes Menor o igual a Mayor o igual a
Izquierdo 1 0.500
Superior 1 0.750
Derecho 0.5000 0.250
Inferior 1 0.500
Márgenes Especiales
Esta opción le permite configurar los márgenes de su impresora local, para los reportes.
Haga clic en el botón márgenes especiales El sistema le mostrara la siguiente ventana:

Comunicaciones
Figura 18. Modificar márgenes especiales
Nombre del Reporte: Mostrara el nombre del reporte o, en nuestro caso, el de la planilla a
las que se le está modificando la configuración de los márgenes.
Al buscar y seleccionar un reporte aparece la ventana de modificar Márgenes de los
Reportes, donde se pueden editar los siguientes datos:
Parámetros de Sesión
Figura 19. Modificar parámetros de sesión
Active o desactive los parámetros acordes a un determinado usuario
1.1.14 Configuración de Respaldo
Esta opción se habilita al activar el modo avanzado (G  Activar Modo Avanzado)

Comunicaciones
Figura 20. Ventana configuración del respaldo
Escoja el modelo de respaldo, active la opción si desea respaldar automáticamente,
indíquele al sistema cada cuanto tiempo desea respaldar su información, escoja la ruta
donde desee guardar sus respaldos
1.1.15 Configuración para el envío de correo
En esta opción le proveemos un protocolo de comunicación para utilizar una cuenta de
correo que usted o su empresa posea y que permita a usted el envío automático de la
información que usted desee de nuestra aplicación a la(s) personas que usted desee.
Lea detenidamente los términos y condiciones del contrato luego “Acepte” o “No” las
clausulas expuestas.
Figura 21. Términos y condiciones para el envío de correo
1.1.16 Salir del Sistema
Para salir del sistema haga clic en G  Salir del Programa

Comunicaciones
Figura 22. Salir del sistema
3.7 Respaldar / Restaurar
Respaldar: Por efectuar un respaldo entendemos la operación de trasladar los datos
acumulados en su disco duro durante la operación del sistema de Contabilidad a otro medio
de almacenamiento (CD – DVD – Pendrive - Unidad de Red, etc.), dependiendo de sus
necesidades y de los dispositivos de almacenamiento que disponga.
Restaurar: Por recuperar un respaldo entendemos la operación de trasladar los datos
respaldados en (medios de almacenamientos) al disco duro de su computador.
1.1.17 Respaldar
Para realizar el proceso de Respaldo desde el <Menú Principal> seleccione el módulo
Respaldar / Importar-Exportar Datos
Figura 23. Módulo Respaldar/Restaurar
Luego haga clic en el menú Respaldar / Restaurar  Respaldar
Nota: Es conveniente para la seguridad de sus datos, realizar periódicamente la operación de respaldar, ya que es
la única manera de recuperar el trabajo efectuado en caso de que se presente una pérdida de información en su
computadora.

Comunicaciones
Figura 24. Ventana respaldar datos
Fecha de respaldo: Es colocada automáticamente por el programa, no permite ser
modificada.
Cantidad de Compañías: Seleccione de las opciones desplegadas si usted desea realizar el
respaldo de:
 Todas las Empresas existentes en el programa.
 Una sola Empresa la cual será, en la que se encuentra trabajando (ver en la parte
inferior izquierda de la pantalla, el nombre de la compañía activa).
 Todas las Empresas (Indiv.), crea Zip individuales por compañía, en el directorio
que usted seleccione. El formato de los nombres de los archivos de respaldo
generados es: codigocompania_nombrecompania + mes día
 Todas las Empresas (Compr. Texto), esta opción crea un Zip con todos los datos de
todas las empresas en un archivo de texto. Tanto el respaldo automático como la
reestructuración de la base de datos se hacen bajo este criterio.
Unidad de respaldo: Indique en que unidad guardará el respaldo, puede hacerlo en
disquetes, en Zip, en CD o en un directorio del disco duro.
Directorio de Respaldo: Indique es que directorio de la unidad que selecciono, quiere
realizar el respaldo.
Nombre del Archivo: El programa sugiere un nombre para el archivo, usted lo puede
modificar y colocar el nombre que desee.
Ruta del Respaldo: Aquí aparece el camino donde será guardado el archivo del respaldo.
Haga clic en el botón Grabar y debe esperar hasta que aparezca el siguiente mensaje:
NOTA: Es importante recordar el modelo de respaldo usado, pues debe ser consistente con el modelo a usar en el
proceso “Restaurar”, de lo contrario este último fallará. El modelo de respaldo se indica en los Parámetros
Administrativos, en la ficha “General”, opción “Modelo del Respaldo”, los valores disponibles son “Modelo
Básico” y “Modelo Avanzado”.

Comunicaciones
Figura 25. Mensaje de proceso exitoso.
1.1.18 Restaurar
Si tiene que recuperar la información de las Empresas (o Compañías) debe primero activar
modo avanzado (G  Activar Modo Avanzado) y luego desde el módulo Respaldar /
Importar-Exportar Datos Escoja la opción Respaldar / Restaurar  Restaurar Se
mostrara la siguiente ventana
Figura 26. Ventana restaurar datos
El sistema Contabilidad automáticamente coloca la fecha, y el directorio donde se
grabaron los respaldos. Si usted realizó el respaldo en otra ruta podrá modificarla.
Presione clic en el botón Grabar. El sistema comienza el proceso de restauración de datos,
al finalizar le mostrará el siguiente mensaje:
Figura 27. Mensaje de proceso exitoso.

Comunicaciones
1.1.19 10.2.3 Restaurar Empresa desde Respaldo Total
Si tiene que recuperar la información de una empresas específica, debe primero activar
modo avanzado (G  Activar Modo Avanzado) y luego desde el modulo Respaldar /
Importar-Exportar Datos / Conversión escoja el menú Respaldar / Restaurar 
Restaurar Empresa(s) desde Respaldo Total
Figura 28. Menú restaurar desde respaldo total
El programa le mostrará la siguiente ventana:
Figura 29. Ventana restaurar empresa desde respaldo total
De esta ventana seleccionará el directorio y el archivo de respaldo correspondiente.
Por defecto el respaldo se crea en el directorio del programa y es identificado con el
nombre del programa (por ejemplo, WCO), la palabra TotalComp, seguida de la fecha en
que se realizó el respaldo en formato MMDD, por ejemplo WCOTotalComp0113, es un
respaldo total del sistema WCO realizado el 13 de enero.
Una vez que seleccione el archivo, debe hacer clic en el botón “Llenar lista de empresas
desde el Zip”, lo cual, listará todas las empresas que contiene el respaldo y le permitirá
seleccionar las que desee restaurar, haciendo clic en el cuadro a la izquierda del nombre.
Nota: Esta opción solo funciona con los archivos .Zip generados desde el programa con la opción Todas Las
Empresas (Compr. Texto) y permite seleccionar una o varias empresas específicas para ser restauradas desde el
archivo.

Comunicaciones
Figura 30. Ventana restaurar empresas desde respaldo total
Puede seleccionar todas las compañías listadas haciendo clic en la opción “Marcar Todas”
o por el contrario deseleccionarlas todas haciendo clic en “Desmarcar todas”.
También aparecen las “Opciones del Proceso”. Si se activa “Sobrescribir sin preguntar” al
momento de restaurar si existe una empresa con el mismo nombre no advertirá y
sobrescribirá los datos de esta empresa. Si se activa la opción “Mostrar Mensajes” el
programa le informará sobre el resultado del proceso.
Seleccione de la ventana “Restaurar Empresa” las compañías que va a restaurar y haga clic
en el botón “Restaurar”. Una vez que el programa finalice el proceso, le avisara con un
mensaje de advertencia.
3.8 Opciones Avanzadas
Su programa, cuenta con una serie de funciones especiales que sólo podrán ser utilizadas
con una instrucción específica. Estas opciones son, por lo general, de uso reservado para el
usuario del programa y su acceso debe ser restringido, pues en algunos casos puede causar
DAÑOS IRREVERSIBLES a los datos registrados en el programa. Si desea utilizarlos
comuníquese con el Departamento de Soporte Técnico de Gálac Software. Para tener
acceso a las opciones avanzadas haga clic en el menú (G  Activar Modo Avanzado)
Figura 31. Mensaje al activar el modo avanzado
Luego clic en G  Opciones Avanzadas el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Comunicaciones
Figura 32. Ventana para solicitar clave especial
Usted debe solicitar una clave especial vía telefónica entrar al programa con clave de
acceso total, ir al menú de la letra (G  Activar Modo Avanzado), y haga clic en el botón
Aceptar.
3.9 Parámetros de Contabilidad
El sistema de Contabilidad le permite verificar que los parámetros de “Contabilidad” estén
adecuadamente, para ello haga clic en el módulo Usuarios / Parámetros Contabilidad
Figura 33. Módulo usuarios/parámetros contabilidad
Figura 34. Módulo usuarios/parámetros contabilidad
Haga clic en la pestaña Parámetros Contabilidad. Luego haga clic en el botón modificar
A continuación se mostrara la siguiente ventana:

Comunicaciones
Figura 35. Ventana modificar parámetros de contabilidad
Pestaña General
Figura 36. Pestaña General
Lea cada una de las opciones y configure las opciones de acuerdo a como usted maneje su
contabilidad.
Pestaña Comprobantes

Comunicaciones
Figura 37. Pestaña Comprobantes
Lea cada una de las opciones y Active / Desactive las opciones de acuerdo a como usted
maneje su contabilidad.
Pestaña Informes
Figura 38. Pestaña Informes
contabilidad.
Pestaña Conciliación
Figura 39. Pestaña Conciliación

Comunicaciones
Lea cada una de las opciones y Active / Desactive las opciones de acuerdo a como usted
maneje su contabilidad.
Figura 40. Pestaña Ley de Costos
contabilidad. Después de configurar sus parámetros de contabilidad presione el botón
modificar y salir

Comunicaciones
3.10 Ciclo Básico
Para que empiece a trabajar con el sistema Contabilidad debe seguir los siguientes pasos:
Cear y Escoger
la Companía
Configurar
Parámetros
Crear Cuentas
Contábles
Definir Cuentas
Insertar
Comprobante de
Apertura
Insertar
Comprobantes
Contábles
Insertar
Comprobantes
de Ajustes
Solicitar
Informes

Comunicaciones
3.11 Crear Compañía
Una característica importante del programa de Contabilidad es que permite al usuario
trabajar con tantas compañías como desee, es decir, es multicompañía.
Para crear una compañía, usted debe seguir los siguientes pasos:
1. Desde el <Menú Principal> seleccione el menú Compañía Insertar, el programa le
mostrará la siguiente ventana.
Figura 41. Ventana de insertar compañía
Introduzca los siguientes datos solicitados:
Datos Cantables
Código de compañía: El programa sugiere un código para identificar la compañía. Usted
puede modificarlo en caso de ser diferente al que utiliza.
Nombre: Introduzca la razón social (nombre) de la compañía. El programa permite un
máximo de 50 caracteres.
N.RIF: Indique el número de RIF. No debe incluir ni puntos ni guiones.
N.NIT: Indique el número de RIF. No debe incluir ni puntos ni guiones.
Tipo de Contribuyente: Escoja entre Persona Natural o Jurídica.

Comunicaciones
Pestaña Módulos
Indique con el ratón haciendo <Clic> en el recuadro si:
 Usa costo de ventas
 Usa Módulo de Activos Fijos
 Usa Auxiliares
 Usa Centros de Costos
Pestaña Datos Generales
Indique los datos generales que se indican en pantalla.
Dirección, Ciudad, Teléfonos, Estado, Zona Postal.
Una vez concluido esta carga de datos, haga clic en el botón Grabar o presione <F6>.
Acto seguido se le presentará la siguiente pantalla:
Figura 42. Ventana de advertencia
Presione el botón Aceptar aparecerá una pantalla en la cual le pedirá los siguientes datos:
Figura 43. Ventana de insertar período
Fecha de apertura: indique la fecha de apertura del ejercicio. Además indique en el
recuadro si el primer período es un período corto (es decir, que su duración es menor a 12
meses).

Comunicaciones
Fecha de cierre: este campo será asignado automáticamente por el programa después de
que usted indique la fecha del ejercicio contable de la compañía.
Tipo de numeración: este campo se refiere a la forma en que usted numera los
comprobantes contables de la compañía. El programa trae tres posibles tipos de numeración
de comprobantes:
 Tipo-Mes-Número: en esta opción el sistema le permite clasificar u organizar los
comprobantes contables por Tipo Comprobante, mes en que se registra y un número
sugerido por el sistema. Los tipos de comprobantes pueden ser definidos por el
usuario (Ver Personalización del Programa).
 Número Consecutivo: todos los comprobantes, sin importar el mes de registro
serán enumerados consecutivamente, iniciándose con el número 1 en cualquier
período contable.
 Mes-Número Consecutivo: es parecido al punto anterior, con la salvedad que los
comprobantes son clasificados por mes y un número consecutivo.
Pestaña Datos Generales
Figura 44. Pestaña datos generales
Desea copiar el catálogo de una compañía ya existente: indique marcando en el recuadro
si usted quiere utilizar el catálogo de otra compañía registrada previamente en el programa.
En caso contrario usted deberá crear un catálogo de cuentas propio.
Si usted marcó esta opción entonces debe escoger la compañía de la cual copiará el
catálogo. Escriba el nombre de la empresa o * y haga <Clic> en buscar para obtener la lista
de empresas. Seleccione la deseada con Doble <Clic>
Cuentas con cero a la derecha: active esta opción, si desea utilizar en la codificación del
catálogo contable ceros a la derecha. Esta forma de trabajar es usualmente utilizada en la
administración pública.
Primer nivel para asientos: si indicó que no utilizará catálogo por defecto, indique
después de incluir la estructura, el primer nivel que desea se defina para tener asientos o
movimientos asociados.
Nivel para impresión: indique el primer nivel de detalle que se utilizará para la impresión
de los informes.

Comunicaciones
Pestaña Cierre de Mes
Figura 45. Pestaña cierre de mes
Si usted indicó que utiliza cierres mensuales, tendrá la posibilidad de no permitir ingresar,
modificar o eliminar comprobantes en un mes ya cerrado. Valide las fechas asignadas por
el programa.
Pestaña Niveles de Cuentas
Figura 46. Pestaña niveles de cuentas
Si usted desea crear un catálogo de cuentas propio debe indicar previamente que no
utilizará catálogo por defecto y posteriormente incluir la estructura del catálogo de cuentas
que desea utilizar, para que el sistema de Contabilidad conozca la codificación para las
distintas cuentas con las cuales trabajará, de la precisión de la codificación dependerá la
precisión del código contable.
Es conveniente que, antes de continuar, usted revise la estructura de los catálogos de
cuentas contables pre-definidos por el programa.
Especificar los niveles de cuenta contable significa indicar la estructura del código de
cuentas que usted desea crear. La estructura de cuentas más simple suele dividir el código
de cuentas en 4 niveles: Tipo, Mayor, Sub-Mayor y Auxiliar.
Nota: Tiene que haber definido los niveles de las cuentas antes de escoger estas dos últimas opciones.

Comunicaciones
Ejemplos:
Tipo: Activo, Pasivo, Capital, Ingresos, Costos, Gastos.
Sub-Tipo: Activo Circulante, Fijo, Pasivos Circulantes, Fijos, etc.
Mayor: Caja, Bancos, Cuentas por Cobrar, etc.
Sub-Mayor: Comerciales, Gobierno, Internacionales, etc.
Auxiliar: Clientes específicos, Por ejemplo: Informática Gálac, s.a.
Puede cargar con su sistema de Contabilidad hasta 10 niveles en la estructura de su código
de cuentas.
Al indicar los Niveles de Cuentas, usted debe indicar para cada nivel la longitud. Por
Ejemplo:
La longitud es la cantidad de dígitos que contiene un nivel. Una vez finalizado el proceso
de insertar compañía, usted NO PODRÁ cambiar la estructura del catálogo de cuentas.
Ejemplo: Cuentas por cobrar comerciales Cliente 001
Pestaña Cuentas Informes
Figura 47. Pestaña cuentas informes
Activo
Longitud 1
Tipo
Activo
Circulante
Longitud 1
Sub- Tipo
Cuentas por
Cobrar
Longitud 2
Mayor
Comerciales
Longitud 2
Sub-Mayor
Cliente 001
Longitud 3
Auxiliar
1.3.01.01.001

Comunicaciones
Capital Social: indique la cuenta totalizadora del capital social. Está cuenta debe ser
patrimonial.
Resultado del ejercicio: será utilizada por el programa para el cálculo de la utilidad o
pérdida del ejercicio actual, así como para indicarla dentro del informe de Ganancias y
Pérdidas.
La cuenta de utilidad o pérdida del ejercicio actual. Esta cuenta puede ser utilizada por el
usuario dentro de los comprobantes contables.
Superávit / Pérdida acumulada: es la cuenta de superávit o pérdida acumulada al cierre
del ejercicio anterior.
Observación: Las cuentas de cierres deben ser patrimoniales.
Haga <Clic> en la matriz e indique los números de cuentas utilizados dentro de los
informes de Balances y Estados Financieros. Utilice las teclas direccionales para moverse
de una columna a la otra.
Ejemplo: Los códigos más usuales son:
Activo: 1 Pasivo: 2
Patrimonio: 3 Ingreso: 4,7
Costos: 5 Egresos: 6,8
Nota: Si usted maneja “Cuentas de Orden”, entonces ingrese:
Orden Deudora 9,01 Orden Per Contra 9,02
Después de ingresar todos los valores presione el botón Grabar o la tecla <F6>
Activar Opciones
Si al momento de crear la compañía usted no activo las opciones de Costo de Ventas,
Activos Fijos, Auxiliares Centro de Costos, hacerlo por la opción de activación que se
encuentra en el módulo de compañía. Igualmente si después de activados no los desea
utilizar, los podrá desactivar por medio de esta opción.
3.12 Escoger Compañía
Para escoger una compañía siga los siguientes pasos:
1. Presione <F7> o vaya al menú de Compañía  Escoger.
2. Compañía: indique el nombre de la compañía con la cual usted va a trabajar o escriba
<*> y haga <Clic> en buscar para que el programa le muestre la lista de todas las
existentes. Seleccione la compañía deseada presione <Intro> o haga <Clic> sobre ella.

Comunicaciones
4. Cuentas
4.1 Insertar Cuentas Contables
Para ingresar cuentas en su catálogo, desde el <Menú Principal> seleccione el menú
Cuenta  Insertar, el programa le mostrará la siguiente pantalla:
Figura 48. Ventana de insertar Cuentas.
Código: Escriba el código de la cuenta. Usted puede ingresar los números utilizando como
separador el punto.
Las cuentas contables deben cargarse en orden jerárquico, es decir, del nivel más general al
más detallado.
Ejemplo:
Debe ingresar primero la cuenta 1 (Activo) y después la 1.1 (Activo Circulante), etc.
Descripción: Escriba el nombre de la cuenta contable.
Naturaleza: seleccione entre Debe y Haber, para indicar si la naturaleza de la cuenta
incluida es deudora o acreedora. Esta información le permite al programa indicar el signo
del saldo de la cuenta en los informes financieros.
Tiene Sub-cuenta: si la activa es que la cuenta tiene otro nivel, esto quiere decir, que la
cuenta incluida es mayor en orden jerárquico.
Ejemplo:
La cuenta 1.1.2 es una subcuenta de la cuenta 1.1

Comunicaciones
Cabe destacar que las cuentas a las que se le indique que no tienen subcuentas son las que
se podrán utilizar en los asientos contables, pues las cuentas que tienen subcuentas son
totalizadoras y se les pueden asignar montos directamente.
Tiene Auxiliares: Los auxiliares manejan en forma operativa y detallada todas las
transacciones de la empresa.
El sistema Contabilidad, le permite manejar los auxiliares de sus clientes, proveedores y
personales.
(Ver Información Adicional  Auxiliares, de su manual de usuario).
Es Activo Fijo: si la cuenta que está incluyendo es la cuenta del grupo de los activos fijos
debe activar esta opción y escoger el grupo de Activos correspondiente.
(Ver Información Adicional  Activos Fijos, de su manual de usuario).
Haga Clic en el botón Grabar para guardar.
4.2 Definir Cuentas Informes
Al insertar la compañía usted debe haber definido los números de las cuentas principales
que van a estructurar los Informes de Balance General y Ganancias y Pérdidas. Si desea
hacer alguna modificación debe:
1. Activar el modo avanzado. G Activar Modo Avanzado
2. Ir al menú Cuenta  Definir Cuentas Informes, ahí podrá redefinir las cuentas
que fueron ingresadas al insertar la compañía.
Figura 49. Ventana definir cuentas de informes
3. Haga clic en el botón Grabar para guardar los cambios.
Nota: Recuerde que después de hacer este proceso debe desactivar el modo avanzado.

Comunicaciones
4.3 Grupos de Inventario
Los inventarios representan las partidas del activo que son generadoras de ingresos para
varios tipos de empresa, por lo cual existen diferentes rubros de inventarios como por
ejemplo el inventario de mercancías, productos terminados, productos en procesos, etc.
El sistema Contabilidad realiza el cierre automático del inventario para lo cual usted debe
indicar en la opción del menú Cuenta  Definir Grupos de Inventario el sistema le
mostrara la siguiente ventana:
Figura 50. Ventana definir grupo de inventario
Nombre del Grupo: Indique el nombre del grupo de inventario que utiliza su empresa.
Ejemplo: Materia Prima, Productos Terminados, En tránsito, etc.
Inv. de Mercancías: Este tipo de cuenta debe ser de Activo y permitirá al programa
determinar cuál es el inventario inicial de la empresa al momento de generar el
comprobante de cierre del inventario.
Inventario Inicial: El tipo de cuenta debe ser de costo y determina el saldo inicial de la
cuenta de inventario.
Inventario Final: El tipo de cuenta debe ser costo. Al momento de realizar el cierre el
saldo de esta cuenta pasará a ser parte del Inventario de mercancía.
Importante:
 Usted debe crear tantos grupos como inventarios maneje en su empresa. Después de
haber creado todos los grupos haga clic en el botón de grabar.
 Si no desea utilizar alguno de los grupos que vienen por defecto, no coloque
ninguna, ya que el programa la eliminará.

Comunicaciones
4.4 Sustituir Cuentas
El sistema Contabilidad le permite sustituir cuentas, para ello haga clic en el menú Cuentas
 Sustituir Cuentas El sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 51. Ventana sustituir cuentas
Ingrese el código de cuenta original, de igual manera ingres el código de cuenta nuevo.
Seguidamente presione el botón Sustituir
4.5 Sincronizar Naturaleza
Para sincronizar la naturaleza de cuentas haga clic en el menú Cuentas  Sincronizar
Naturalezas El sistema realizara un proceso de forma automática, al finalizar le mostrará el
siguiente mensaje:
Figura 52. Mensaje de éxito
4.6 Sincronizar Niveles de Cuentas
Para sincronizar los niveles de cuentas haga clic en el menú Cuentas  Sincronizar
Niveles de Cuentas El sistema le mostrara el siguiente mensaje:

Comunicaciones
Figura 53. Mensaje de confirmación
Presione Si para continuar o No para salir de la ventana
4.7 Insertar Comprobantes
Para insertar los comprobantes contables, desde el <Menú Principal> seleccione el menú
Comprobantes  Insertar. El programa le mostrará la siguiente ventana.
Figura 54. Ventana de insertar comprobantes
Indique los siguientes datos solicitados:
Fecha: Indique la fecha de registro del comprobante.
Número: Indique el número del comprobante. Los datos solicitados dependerán del tipo de
numeración de comprobante que usted definió cuando insertó la compañía. El sistema le
sugiere uno por defecto.
Descripción: Indique la descripción del comprobante.
Nombre de la cuenta: El programa le indicará automáticamente la descripción de la cuenta
utilizada en el asiento contable que este editando en este momento.

Comunicaciones
Status: El programa mostrará automáticamente si el comprobante está contabilizado y
descuadrado.
Centro de costos: Si tiene activada la opción de centros de costos el programa le mostrará
esta opción. La información del centro de costo será mostrada por el programa después que
usted indique en el asiento contable que este editando en ese momento el centro de costo
asociado. Utilice * <Intro> para ver la lista de Centro de Costos.
Generado por: Coloca automáticamente el nombre del usuario que lo creó.
Fecha Ult. Mod.: El programa coloca automáticamente el nombre del usuario que lo
modificó y la fecha del último cambio del comprobante.
Nombre del Auxiliar: Este campo será visible solamente si usted activo la opción de
auxiliares contables. Cada vez que usted se encuentre incluyendo una línea de asiento y el
programa determine que esa cuenta tiene auxiliar asociado le solicitará el código del
auxiliar a utilizar. Utilice * <Enter> para ver la lista de Auxiliares.
Asientos
Los asientos del comprobante son los diferentes débitos y créditos (cargo y abonos) que
conforman el comprobante.
Por ejemplo:
Si la compañía realizó la adquisición de este sistema de Contabilidad, usted emitió un
cheque a nombre de INFOTAX, INFORMATICA TRIBUTARIA, S.A. por Bs.
XX.XXX,XX, los asientos del comprobante correspondiente serían:
Detalle Monto al Debe Monto al Haber
Gastos
XX.XXX,XX
Bancos XX.XXX,XX
Usted debe indicar la siguiente información:
Cuenta: Indique la cuenta contable a utilizar. Puede utilizar los mecanismos de ayuda,
como por ejemplo: al colocar el carácter <*> y presionar <INTRO> el programa le
mostrará todas las cuentas del catálogo contable.
Fecha: Si la fecha del comprobante contable no corresponde con la fecha del asiento usted
puede indicarla.
Ref.: Escriba el número de referencia para el asiento. Este número será el que soporte al
asiento, por ejemplo, si el asiento corresponde a un crédito a bancos por un cheque, el
número de referencia sería el número del cheque. Este campo puede ser activado o
desactivado por parámetros generales.
Auxiliar: Si la cuenta contable está definida que maneja auxiliares, coloque el código del

Comunicaciones
auxiliar asociado a la cuenta contable.
C.C.: Coloque el signo de <*> o coloque el código del centro de costo asociado al asiento
contable.
Descripción: Indique la descripción del asiento contable. Si usted indicó en los parámetros
de comprobante que la descripción del asiento sea la misma del comprobante contable el
programa se la colocará automáticamente. Si no, coloque la descripción. (Ver parámetros
del sistema)
Debe / Haber: indique el monto de la línea del asiento, donde corresponda.
Monto: Si usted indicó en Parámetros del Sistema  Comprobantes que la presentación
de los montos era a 1 (una) columna indique el valor de la línea de asiento. Recuerde que
los saldos negativos denotan al haber y los positivos al debe.
Diferencia: El programa le mostrará los totales de los asientos que componen el
comprobante. Si existe alguna diferencia entre el saldo al debe o al haber se lo indicará en
el campo de diferencia.
Los comprobantes que tengan status de descuadrado el programa no los contabilizará y por
tal motivo no aparecerán reflejados los saldos en ninguno de los informes.
El sistema sólo aceptará comprobantes descuadrados si la opción está activada en
Parámetros del Sistema  Comprobantes
4.8 Reversar Comprobantes Contables
El proceso de reversar un comprobante contable es generar, un comprobante inverso al
comprobante original. En otras palabras es el proceso mediante el cual se mantienen las
mismas cuentas del comprobante original pero se invierten la naturaleza de los montos
incluidos: Debe por Haber o viceversa.
El efecto ocasionado entre el comprobante original contabilizado y el reverso del mismo es
nulo.
Para reversar un comprobante haga clic en el menú Comprobante  Reversar. El sistema
mostrara la siguiente ventana de búsqueda:
Figura 55. Ventana buscar comprobantes
Nota: Recuerde que puede consultar, modificar y eliminar comprobantes mediante el menú
Comprobantes

Comunicaciones
Presione clic en el botón buscar, luego de la lista que aparece seleccione el comprobante y
haga clic en el botón Reversar, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 56. Ventana reversar comprobantes
Verifique los datos del comprobante y luego haga clic en el botón Grabar
Importante:
 Un comprobante puede ser reversado únicamente si ha sido previamente contabilizado.
 El reverso debe ser contabilizado para que tenga efectos sobre los saldos de las cuentas.
Se realizará de manera automática si usted utiliza la contabilización automática, en caso
contrario, seleccione la opción de contabilización. (Ver contabilización manual).
4.9 Imprimir Comprobantes
Para imprimir los comprobantes haga clic en el menú Comprobante  Imprimir El

Comunicaciones
Figura 57. Ventana imprimir comprobantes
Ingrese los parámetros del informe, luego haga clic en el botón Pantalla para visualizarlo o
Impresora para imprimirlo.
4.10 Comprobante de Apertura del Ejercicio
Si usted desea indicar los saldos iniciales de las cuentas de balance, haga clic en el menú
Comprobantes  Apertura del Ejercicio
Fecha, numeración y descripción del comprobante y asientos contables los coloca
automáticamente el programa.
La manera de ingresar la información es exactamente igual a la explicada en comprobantes
contables.
4.11 Comprobante de Reservas
Para modificar un comprobante de reserva haga clic en el menú Comprobante 
Comprobante de Reservas
Nota: Recuerde que puede aliminar e imprimir el los comprobantes de apertura

Comunicaciones
Figura 58. Ventana modificar comprobantes
Realice las modificaciones que desee y luego haga clic en el botón Grabar

Comunicaciones
5. Balances
5.1 Visualizar Balance General
Para visualizar un balance general haga clic en el menú Balances  Balance General
Se mostrara la siguiente ventana:
Figura 59. Ventana balance general
Ingrese los parámetros que necesite luego presione clic en el botón Impresora para
imprimirlo o en el botón Pantalla para visualizarlo por pantalla.
5.2 Estado de Resultados
Para visualizar los estados de resultados haga clic en el menú Balances  Estados de
Resultados. Se mostrara la siguiente ventana
Figura 60. Ventana estado de resultados
imprimirlo o clic en el botón Pantalla para visualizarlo por pantalla.

Comunicaciones
5.3 Balance de Comprobación
Para visualizar el balance de comprobación haga clic en el menú Balances  Balance de
Comprobación. Se mostrara la siguiente ventana.
Figura 61. Ventana balance de comprobación
5.4 Mayor Analítico
Para visualizar el mayor analítico haga clic en el menú Balances  Mayor Analítico. Se
mostrara la siguiente ventana.
Figura 62. Ventana mayor analítico

Comunicaciones
5.5 Estado de resultado por Centro de Costos
Para visualizar los resultados por centro de costos haga clic en el menú Balances 
Estado de Resultados por Centro de Costos. El sistema le mostrará la siguiente ventana:
Figura 63. Ventana estado de resultado por centro de costo
5.6 Balance de comprobación por Centro de Costos
Para visualizar los balances de comprobación por centro de costos haga clic en el menú
Balances  Balance de comprobación por Centro de Costos. El sistema le mostrará la
siguiente ventana:
Figura 64. Ventana balance de comprobación por centro de costo

Comunicaciones
6. NIIF
6.1 Balances NIIF
Para obtener los balances NIIF haga clic en el menú NIIFBalances NIIF, el sistema le
mostrara la siguiente ventana
Figura 65. Ventana balance de contabilidad
Pantalla: Seleccione de la lista el tipo de dispositivo para visualizar o guardar el informe
Fecha Desde – Fecha Hasta: Indique un rango de fecha en la que desea visualizar los
datos en el informe.
Niveles de Detalle: Seleccione de la lista el nivel del detalle.
Incluir Código de Cuenta: Active si desea incluir los códigos de cuenta en el informe
Incluir Cuentas Con Saldo Cero: Active si desea incluir las cuentas con saldos en cero.
Seleccionar el esquema de balance a aplicar: Seleccione de la lista el esquema preferido.
Después de ingresar los parámetros del informe, presione el botón Ejecutar
6.2 Personalizar Balances
El software administrativo contable le permite personalizar sus balances, para ello haga
clic en el menú NIIF  PERSONALIZAR BALANCES Se mostrará la siguiente
ventana:

Comunicaciones
Figura 66. Ventana personalizar balances
Presione clic y se mostrara un documento en formato PDF en el cuál se explica cómo
personalizar sus balances.
6.3 Insertar NIIF
Para insertar las cuentas de Normas Internacionales de Información Financiera haga clic en
el menú NIIF  Insertar. El sistema le mostrará la siguiente ventana.
Figura 67. Ventana insertar NIIF
Ventana insertar NIIF
En la sección Datos del Esquema
Tipo: Seleccione el tipo, si es Balance General o Estado de Resultados

Comunicaciones
Descripción: Escriba una descripción para el esquema
Título Informe: Escriba un título para el informe
En la sección Detalles del Esquema
Puede utilizar los botones Expandir Todo, Colapsar Todo, Nueva Etiqueta, Eliminar,
Cortar, Pegar, Mover Arriba, Mover Abajo, Mover Izquierda y Mover Derecha
Después de ingresar los datos para el esquema presione el botón Grabar
6.4 Copiar Esquemas de otras Empresas
El software Iva Renta Gálac le permite copiar esquemas de otra empresa. Para ello haga
clic en el menú NIIF  Copiar Esquemas de Otra Empresa. El software le mostrará la
ventana Buscar Compañía, escriba (Asterisco (*) + Enter) se mostrara un listado con las
empresas disponibles, seleccione una y presione doble clic o presione el botón Escoger
Figura 68. Buscar empresas
Se mostrara la siguiente ventana:
Nota: Recuerde que el sistema le permite también Modificar y Consultar cuentas NIIF mediante el menú NIIF

Comunicaciones
Figura 69. Buscar compañías
Ventana buscar compañías para copiar esquemas
Presione clic en el botón Aceptar
6.5 Copiar Esquemas Existentes
Para copiar esquemas existentes haga clic en el menú NIIF  Copiar Esquemas
Existentes. El sistema le mostrará la siguiente ventana
Figura 70. Buscar para insertar copia
Ubique la descripción del esquema, el tipo de esquema existente, luego haga clic en el
botón Insertar Copia

Comunicaciones
7. Informes
7.1 Informe de Catalogo de Cuentas
Para visualizar este informe haga clic en el menú Informe  Catálogo de Cuentas. El
software le mostrará la siguiente ventana:
Figura 71. Ventana catálogo de cuentas
Escoja el informe de su preferencia luego presione clic en el botón Impresora para
7.2 Informe de Resumen Diario
Para visualizar este informe haga clic en el menú Informe  Resumen Diario. El
Figura 72. Ventana resumen diario

Comunicaciones
7.3 Informe de Diario de Comprobante
Para visualizar este informe haga clic en el menú Informe  Diario de Comprobante. El
Figura 73. Ventana informe diario de comprobante
7.4 Informe de Movimientos de Cuentas
Para visualizar este informe haga clic en el menú Informe  Movimiento de Cuentas. El
Figura 74. Ventana informe movimiento de cuentas contables

Comunicaciones
7.5 Informe Varios
Para visualizar este informe haga clic en el menú Informe  Informes Varios. El
Figura 75. Ventana informe varios
7.6 Comprobantes de Contabilización Automáticos
Para visualizar este informe haga clic en el menú Informe  Comprobantes de
Contabilización Automáticos. El software le mostrará la siguiente ventana:
Figura 76. Ventana informe de comprobantes de contabilización

Comunicaciones
7.7 Informes Financieros
Para visualizar este informe haga clic en el menú Informe  Informes Financieros. El
Figura 77. Ventana de informes financieros
Al activar el modo avanzado G  Activar Modo Avanzado encontramos los siguientes
ítems de menú.
7.8 Informe de Inconsistencias
Para visualizar este informe haga clic en el menú Informe  Informes Financieros. El
Figura 78. Ventana de informes financieros

Comunicaciones
8. Periodo
8.1 Escoger periodo
Para escoger un periodo contable haga clic en el menú Periodo  Escoger El sistema le
mostrara la siguiente ventana:
Figura 79. Ventana escoger periodo
Presione el botón Buscar para ubicar la empresa y el periodo, luego presione clic en el
botón Escoger
8.2 Consultar Periodo
Para consultar un determinado periodo haga clic en el menú Periodo  Consultar El
sistema mostrará la siguiente ventana:
Figura 80. Ventana escoger periodo
8.3 Listado de Periodos
El Sistema Administrativo Contable, le ofrece la opción de lista los diferentes periodos
existentes. Para ello haga clic en el menú Periodo  Listar Periodo. El sistema le
mostrara una vista previa con los periodos existentes, como se muestra a continuación:

Comunicaciones
Figura 81. Informe periodos existentes
ítems de menú.

Comunicaciones
9. Cerrar Periodo
El cierre de un ejercicio o período fiscal de una compañía es el último paso que se debe
ejecutar.
9.1 Cierre de Cuentas de Resultados
Para generar el cierre de cuentas de resultados, haga clic en el menú Cerrar Periodo 
Cierre de cuentas de Resultados, el software le mostrara la siguiente ventana.
Figura 82. Ventana ejecutar cierre de resultados
Presione clic en el botón Ejecutar Cierre
9.2 Cierre de Período
Para cerrar un período haga clic en el menú Cerrar Periodo  Cierre de Período. El
Figura 83. Ventana cierre de periodo
Tipo de Cierre: Escoja el tipo de cierre que dese hacer.
Período: Ingrese la fecha del próximo periodo.
Fecha de Apertura: Seleccione la fecha de apertura.
Fecha de Cierre: Seleccione la fecha de cierre.
Después de ingresar los datos anteriores haga clic en el botón Ejecutar Cierre

Comunicaciones
10. Activos Fijos
10.1 Insertar Activos Fijos
Para ingresar los activos fijos al software active el módulo Menú – Activos Fijos. Luego
clic en el menú Activo Fijo  Insertar el software le mostrara la siguiente ventana:
Figura 84. Ventana insertar activos fijos
Nombre Grupo de Activo: Escoja de la lista el nombre del grupo.
Cuenta Contable Asociada: Escoja la cuenta contable asociada al activo fijo
Centro de Costos: Ingrese el código de centro de costo.
Código del Auxiliar: De igual manera ingrese el código del auxiliar.
Descripción: ingrese una descripción.
Fecha de Adquisición: Ingrese la fecha.
Vida Útil en (Meses): Ingrese el valor para la vida útil del activo.
Costo de Adquisición: Ingrese un monto para el costo de adquisición
Después de ingresar los datos solicitados presione clic en el botón Insertar
Nota: Recuerde que el sistema le permite también Modificar, Consultar y Eliminar activos fijos mediante el menú
Activos Fijos

Comunicaciones
10.2 Contabilizar Activos Fijos
Para contabilizar los activos fijos, haga clic en el menú Activo Fijo  Contabilizar
Activos. El sistema le mostrará la ventana buscar activo para contabilizar, escoja el activo y
haga clic en el botón Contabilizar.
Revise los datos del Activo, luego haga clic en el botón Contabilizar.
10.3 Informe de Depreciación
Para visualizar el informe de depreciación haga clic en el menú Activo Fijo  Informe de
Depreciación. El software le mostrará la siguiente ventana:
Figura 85. Ventana informes de depreciación
10.4 Otros Informes
Para visualizar otros informes presione clic en el menú Activos Fijos  Otros Informes.
El software le mostrara la siguiente ventana:

Comunicaciones
Figura 86. Ventana otros informes

Comunicaciones
11. Parámetros Activos Fijos
11.1 Consultar parámetros de activos fijos
Para consultar los parámetros de activos fijos haga clic en el menú Parámetros Activos
Fijos  Consultar. Se mostrará la siguiente ventana:
Figura 87. Ventana consultar parámetros de activos fijos
11.2 Modificar parámetros de activos fijos
Para modificar los parámetros de activos fijos haga clic en el menú Parámetros Activos
Fijos  Modificar. Se mostrará la siguiente ventana:
Figura 88. Ventana modificar activos fijos
ítems de menú.
11.3 Cambiar Depreciar Desde
Para cambiar este parámetro haga clic en el menú Parámetros Activos Fijos  Cambiar
Depreciar Desde. Se mostrará la siguiente ventana:

Comunicaciones
Figura 89. Ventana cambiar depreciar desde
Haga clic en el botón Ejecutar Proceso
11.4 Cambiar Tipo de Depreciación
Tipo de Depreciación. Se mostrará la siguiente ventana:
Figura 90. Ventana cambiar depreciar desde
Haga clic en el botón Ejecutar Proceso
11.5 Cambiar Longitud del Auxiliar
Longitud del Auxiliar. Se mostrará la siguiente ventana:
Figura 91. Ventana cambiar longitud
Ingrese los parámetros necesarios, luego haga clic en el botón Ejecutar Proceso

Comunicaciones
12. Grupo de Activos
12.1 Ingresar Grupo de Activos
Para ingresar grupos de activos al sistema haga clic en el menú Grupo de Activos 
Insertar. El sistema le mostrará la siguiente ventana:
Figura 92. Ventana insertar grupo de activos
Código: Ingrese el código del grupo de activos.
Nombre grupo activo: Ingrese el nombre del grupo de activos.
Es Activo Fijo: Active o no según aplique
Casilla I.A.E: Ingrese el número de casilla
DEPRECIACIÓN/AMORTIZACION
Depreciable: Active sí o no según aplique
Cta. Depreciación acumulada: Ingrese el código de cuenta
Cta. Gastos depreciación: Ingrese el código de cuenta.
Seguidamente presione clic en el botón Grabar
ítems de menú.
Nota: Recuerde que puede modificar, consultar y eliminar grupo de activos, desde el menú Grupo de Activos

Comunicaciones
12.2 Instalar Grupo de Activos
Para instalar grupos de activos haga clic en el menú Grupo de Activos  Instalar. El
sistema ejecutará un proceso de forma automática.

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