Manejo de Excel: Selección, Edición y Formato de Datos

PROFESOR WILLIAM MEDINA
Manejo de Filas, Columnas, Celdas y Rangos
SELECCIÓN
DE FILAS
Clic en un botón
del título de la fila.
SHIFT + Barra
Espaciadora.
Alternadas
: Seleccione la primera fila y, a continuación, mantenga presionada la tecla CTRL mientras
selecciona las otras
filas.
Consecutivas
: Arrastre el cursor
por encima de los
títulos de fila, o
bien seleccione la
primera fila y, a
continuación,
mantenga
presionada la tecla
SHIFT mientras
selecciona la
última fila.
Utilice el Cuadro
de nombres:
indique
primeraFila : ÚltimaFila, por ejemplo 3:6
1er NIVEL 11ma CLASE

Selección de columnas
 Clic en un botón del título de la
columna.
 CTRL + Barra Espaciadora
 Alternadas: Seleccione la
primera columna y, a
continuación, mantenga
presionada la tecla CTRL
mientras selecciona las otras columnas.
 Consecutivas: Arrastre el cursor
por encima de los títulos de
columna. Seleccione la primera
columna y, a continuac ión,
mantenga presionada la tecla
SHIFT mientras selecciona la
última columna.
 Utilice el Cuadro de nombres ,
indique PrimeraColumna:
ÚltimaColumna, por ejemplo
B: E

Selección de celdas y rangos
 Haga clic en la celda o haga en
la primera celda y arrastre hasta
la celda final para seleccionar un
rango.
 Alternadas: Seleccione la
primera celda o rango y, a
continuación, mantenga
presionada la tecla CTRL mientras selecciona las
demás celdas o rangos.
 Consecutivas: Seleccione la primera celda o rango y, a
continuación,
mantenga
presionada la
tecla
SHIFT mientras
selecciona las demás
celdas o rangos.
Con las teclas de
dirección del teclado.
 Utilice el Cuadro de nombres, indique la referencia de la celda, por ejemplo B5 o la
referencia del rango, por ejemplo A2:B7
 Desde la pestaña Inicio, Buscar y seleccionar, utilizando el comando Ir a… o CTRL
+ I desde teclado

Ingresar, editar y eliminar datos
 Para ingresar valores:
• Seleccionar la celda, escriba los
datos y
presione ENTER
• Si desea cancelar la operación
presione ESC.
 Para editar valores:
• Utilice la Barra de fórmulas
• Doble clic o presione F2 sobre la
celda y modifique su valor.
 Para eliminar valores:
• Seleccione la celda o rango y presione
SUPR,
o utilice la opción Borrar contenido del
menú contextual.
• Utilice en botón Borrar de la pestaña
Inicio
 Sobrescribir: Seleccionar la
celda y escribir

Tipos de Datos
En una hoja de cálculo podemos introducir:
 VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que
se introduce directamente en una celda. Puede ser un
número, una fecha u hora, o un texto.
 FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por:
valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores. Es una técnica
básica para el análisis de datos. Se pueden realizar
diversas operaciones con los datos de las hojas de
cálculo como +, -, *, /, ^, etc. En una fórmula se
pueden mezclar constantes, nombres, referencias a
otras celdas, operadores y funciones.
 Texto: Alineado automáticamente a izquierda. En una celda se pueden introducir
hasta 16000 caracteres de texto.
 Números: Alineado automáticamente a derecha. Pueden aplicarse sobre ellos
diferentes formatos (ver Formato)
 Fechas y horas: Se alinean en forma predeterminada a derecha y pueden configurarse
distintos formatos de visualización (ver Formato)
 Fracciones: Parte Entera Parte Fraccionaria
 Números científicos: 1,456 x 10-7

Agregar nombres a celdas y rangos
 Puede definir
nombres para
celdas y rangos
de la hoja de
cálculo y utilizar
luego estos
nombres
para hacer
referencia
fácilmente a la
celda o rango.
 Para definir un nombre: seleccione la celda o rango, escriba el nombre en el Cuadro
de nombre y presione ENTER.
 Use el
cuadro de
diálogo
Administrador de
nombres de la pestaña
Fórmulas para trabajar
con todos los nombres
definidos, desde allí
podrá definir nuevos
nombres, modificar y
eliminar los nombres
existentes.

Insertar y eliminar de filas o columnas
Seleccionar fila/s y utilice la opción Insertar o
Eliminar del menú contextual, según sea el caso.
Si solo tiene seleccionada la celda activa al
utilizar la opción Insertar… o Elimina r…
deberá confirmar si inserta/elimina toda una fila,
una columna o insertar/elimina celdas
desplazando la selección.
Otra forma de insertar filas es desde el botón
Insertar… de la pestaña Inicio, o desde teclado
utilice CTRL +
Otra forma de eliminar filas es desde el botón
Eliminar… de la pestaña Inicio, o desde teclado
utilice CTRL –

Copiar, mover y pegar
 Seleccionar la fila o columna o celdas
que desee copiar, elija Copiar desde el
menú contextual, seleccionar el destino
y por último elija Pegar del menú
contextual.
 También puede utilizar los botones del
Grupo
Portapapeles de la pestaña Inicio.
 Otra opción es utilizar la combinac ión
de teclas
CTRL + C para copiar y CTRL + V para
pegar.
CTRL + X será la combinación de teclas para
cortar.
 Si desea utilizar el mouse, seleccione las celdas, filas o columnas y desde el borde
arrastre la selección para Mover o arrastre con CTRL presionado para Copiar.

Insertar una selección copiada o cortada
 A partir de una selección puede mover o copiar,
insertando automáticamente el espacio requerido, sin
tener que realizar la operación de insertar previamente.
 Realice los siguientes pasos:
 Seleccione la fila, columna o celdas a copar o cortar.
 Utilice los comandos de Cortar o Copiar según
operación que desee realizar.
 Estando en el destino, desde el menú contextual elija
Insertar celdas copiadas o cortadas, según sea el caso.

Copiar como imagen
La versión Excel 2010 permite seleccionar la forma en que queremos copiar los
datos.
Si elegimos Copiar como imagen…, aparecerá un pequeño cuadro que nos
permite convertir los datos seleccionados en una única imagen.
Opciones de pegado
 Cuando utilice el botón Pegar, realizará en forma predeterminada
un pegado de contenido y formato del celdas de origen.
 Puede utilizar otras variantes desplegando con la flecha, las
opciones del botón Pegar.
 Algunas opciones de pegado por ejemplo:
• Pegar fórmulas
• Pegar formulas y números
• Mantener el formato de origen
• Mantener el ancho de columna de origen
• Trasponer
• Pegar vínculo
• Pegar imagen
 Estas mismas opciones aparecerán en el menú emergente
de pegado, una vez realizada la operación.

Cambiar alto de filas
Para cambiar el alto de filas, puede:
 Arrastrar el borde inferior del título de la fila hasta
que tenga el alto que desee.
 Utilizar el botón Formato, del grupo Celdas de la
pestaña Inicio, y allí elegir Alto de Fila…
 Si desea ajustar el mismo alto a un grupo de filas,
seleccione las filas que desee cambiar y arrastre el
borde inferior de un título de fila seleccionado. Para
cambiar el alto de fila de todas las filas de la hoja de
cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y
arrastre el borde inferior de cualquier título de fila.
 Para ajustar al contenido, haga doble clic en el
borde inferior del título de fila.
 Tenga en cuenta que Excel 2010 ajusta
automáticamente la altura de una fila
dependiendo del tipo de letra más grande utilizado
en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor
de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es
12,75. Si aplicamos Times New Roman de 12 puntos a
una celda de la fila 2, la altura de toda la fila pasa
automáticamente a 15,75.

Cambiar ancho de columnas
 Tenga en cuenta que en Excel 2010 la anchura por
defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71
puntos. A menudo, la anchura estándar de una columna
no es suficiente para visualizar el contenido completo de
una celda.
Para cambiar el ancho de columnas, puede:
 Arrastrar el borde derecho del título de la columna hasta
que tenga el alto que desee.
 Utilizar el botón Formato, del grupo Celdas de la
pestaña Inicio, y allí elegir Ancho de la columna…
 Si desea ajustar el mismo alto a un grupo de columnas,
seleccione las columnas que desee cambiar y arrastre el
borde derecho de un título de columna seleccionado. Para
cambiar el ancho de columna de todas las columnas de la
hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y arrastre el borde derecho de
cualquier título de columna.
 Para ajustar al contenido, haga doble clic en el
borde derecho del título de columna.

Ocultar y mostrar filas y columnas
Ocultar una fila o una columna
Seleccione las filas o columnas que desea ocultar.
En el botón Formato, del grupo Celdas de la pestaña Inicio, y seleccione Ocultar y Mostrar,
y allí Ocultar filas u Ocultar columnas.
Puede utilizar también el menú
Contextual, opción Ocultar.
Otra opción desde teclado: CTRL + 0 (cero)
oculta la columna y CTRL +
9 oculta la fila.
Mostrar una fila o columna oculta
Seleccione una fila o una columna en cada
lado de las filas o columnas ocultas que
desee mostrar.
En el botón Formato, seleccione Ocultar y
Mostrar, y allí
Mostrar filas o Mostrar columnas.
Puede utilizar también el menú
Contextual, opción Mostrar.
Otra opción desde teclado: CTRL + SHIFT
+ (muestra fila, y CTRL +
SHIFT +) muestra la columna.

Inmovilizar paneles
Para mantener un área de una hoja de cálculo visible mientras se desplaza a otra área de la
hoja de cálculo, puede bloquear
filas o columnas
específicas inmovilizando filas y
columnas.
Para inmovilizar paneles,
posiciónese debajo de las filas y a
la derecha de las columnas que
desea inmovilizar, entonces
utilice el botón Inmovilizar que
se encuentra en la pestaña Vista.
Una línea sólida indicará que fila/s y columna/s se inmovilizaron.
Para movilizar áreas utilice también el botón
Inmovilizar.

Fórmulas en Excel
Las fórmulas en Excel son el medio por el cual podemos indicar a la herramienta la manera
de realizar un cálculo. Todas las fórmulas en Excel deben iniciar con el símbolo igual (=) o
de lo contrario Excel interpretará la fórmula como un simple texto.
Las fórmulas en Excel siempre están formadas por una combinación de los siguientes cinco
elementos:
1. Operadores: Los operadores son los símbolos que representan las operaciones como
la suma (+), la resta (-), la multiplicación o la división (/).
2. Valores: Las fórmulas trabajan con valores los cuales pueden ser numéricos o de
texto. Los valores de texto deben estar siempre encerrados por dobles comillas.
3. Paréntesis: Los paréntesis nos ayudan a controlar el orden en que se evalúan las
expresiones dentro de una fórmula.
4. Referencias de celda: En lugar de especificar los valores en una fórmula podemos
indicar la referencia de la celda que contiene el valor que deseamos incluir en el
cálculo.
5. Funciones: Una función es un procedimiento que ya está incorporado en Excel y que
realiza un tipo de cálculo específico. Algunos ejemplos de funciones son: SUMA,
PRODUCTO, PROMEDIO, HORA, etc.
Cómo ingresar fórmulas en Excel
Para ingresar una fórmula será suficiente con introducir el símbolo igual (=) en la barra de
fórmulas y Excel sabrá que hemos comenzado a introducir una fórmula. Para
aquellas fórmulas en Excel que contienen referencias de celda existen tres maneras de
indicar dichas referencias: de forma manual, con el teclado o con el ratón.
 Manual: Si decidimos ingresar las referencias en forma manual seremos responsables
de colocar la dirección correcta de cada celda o de lo contrario obtendremos un
mensaje de error.

 Con flechas del teclado: La otra alternativa que tenemos para ingresar referencias de
celda dentro de las fórmulas es utilizando las flechas del teclado. Cuando llega el
momento de indicar una referencia dentro de una fórmula, en lugar de escribir la
referencia, nos movemos con la flechas del teclado sobre la celda que deseamos
incluir en la fórmula y Excel insertará la referencia en la fórmula.
 Con el ratón: También podemos introducir una referencia utilizando el ratón con
solo hacer clic sobre cada celda que necesitemos incluir en la fórmula.
Sin importar el método que utilices para ingresar una fórmula será necesario pulsar la tecla
Entrar al finalizar o hacer clic sobre el botón Introducir de la barra de fórmulas. Si por el
contrario quieres cancelar la introducción de la fórmula puedes hacer clic en el botón
Cancelar de la barra de fórmulas o simplemente pulsar la tecla Esc.
Cómo editar las fórmulas en Excel
Si por alguna razón debes hacer cambios a tu hoja de Excel será probable que necesites
modificar tus fórmulas. También es común que después de realizar algún cambio en la hoja,
nuestra fórmula envíe un error por lo que se hará necesario editar la fórmula para corregir el
problema. Para editar fórmulas en Excel tenemos dos métodos:
 Edición sobre la celda: Podemos modificar una fórmula directamente en la celda si
entramos en el modo de edición de Excel ya sea haciendo doble clic sobre la celda o
pulsando la tecla F2.
 Edición en la barra de fórmulas: Podemos editar una fórmula haciendo clic sobre
ella para convertirla en la celda activa e ir directamente a la barra de fórmulas para
hacer las modificaciones necesarias.
Una vez que termines de hacer la edición de una fórmula debes pulsar la tecla Entrar, o pulsar
el botón Introducir de la barra de fórmulas, para que Excel vuelva a realizar el cálculo
tomando en consideración las modificaciones.
Las fórmulas en Excel son el corazón de la herramienta. Es importante que te familiar ices
pronto con su uso ya que son el ingrediente principal para obtener el máximo provecho de
Excel.

AUTOSUMA Y FUNCIONES MÁS FRECUENTES
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos
su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea.
En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón
de Autosuma que nos permite realizar la función
SUMA de forma más rápida.
Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando
la flecha de la derecha del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá
la lista desplegable de la imagen. Y podremos utilizar otra función
que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media
aritmética), Cuenta (cuenta valores), Max (obtiene el valor máximo) o Min (obtiene el valor
mínimo). Además de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones....
Para utilizar éstas opciones, asegúrate de que tienes seleccionada la celda en que quieres que
se realice la operación antes de pulsar el botón.
Crear una función básica
Una función básica nos permite sumar valores específicos. A continuación, crearemos una
función básica para obtener el dinero total donado a una fundación.
¿Cómo crear una función
básica?
Paso 1:
Selecciona la celda donde aparecerá la
respuesta. En este caso, B10.
Paso 2:
Escribe el signo igual (=) y luego, digita el
nombre de la función. Aquí usaremos la
función SUMA.

Paso 3:
Ahora, abre y cierra el signo de
paréntesis (). Luego, haz clic en medio
del paréntesis e introduce allí los
argumentos de la función. Notarás que
un borde azul resalta las celdas que
fueron incluidas en la función.
Paso 4:
Pulsa la tecla Enter y el resultado
aparecerá.
BIBLIOTECA DE FUNCIONES
Hay cientos de funciones en Excel 2010. Sin embargo, sólo algunas te serán útiles para el
tipo de datos que estás trabajando. No hay necesidad de aprenderlas todas pero es posible
que quieras explorarlas para saber cuáles podrías utilizar al crear nuevas hojas de cálculo.
La biblioteca de funciones está ubicada en la ficha Fórmulas. Aquí puedes buscar y
seleccionar las funciones de Excel 2010 basado en categorías como financiera, lógica,
Texto, Fecha y hora, y mucho más. A continuación, verás la descripción de cada una de las
categorías para que puedas ubicarte fácil y rápidamente.

1. Insertar función:
Te permite buscar fácilmente una función
ingresando la descripción de lo que estás
buscando.
2. Autosuma:
Con este comando puedes obtener
automáticamente el resultado de funciones
comunes.
3. Recientes:
Usa esta categoría para acceder a las funciones
con las que has trabajado recientemente.
4. Financieras:
La categoría contiene funciones para cálculos
financieros como determinar un pago (PAGO)
o la tasa de interés de un préstamo (RATE)
5. Lógicas:
Las funciones en esta categoría evalúan los
argumentos por valor o condición. Por
ejemplo, si una orden es superior a $ 50 se
cobra $ 4.99 por envío. Pero si es superior
a $ 100, no cobran.
6. Texto:
Esta categoría contiene funciones que
trabajan con argumentos de texto. Por
ejemplo, convertir palabras a mayúsculas
o reemplazar textos
6. Fecha y Hora:
Contiene funciones para trabajar con datos
y tiempo. Obtienes resultados como la
fecha y hora actual.
7. Búsqueda y referencia:
Contiene funciones para obtener
resultados por búsqueda y referencia. Por
ejemplo, puedes agregar un hipervínculo a
una celda o ver el valor de la intersección
de una fila y columna.
8. Matemáticas y
trigonométricas:
Incluye funciones para argumentos
numéricos. Por ejemplo, puedes redondear
valores (REDONDEAR), encontrar el
valor de Pi (PI), multiplicar
(PRODUCTO), subtotal (SUBTOTALES)
y mucho más.

9. Más funciones:
Contiene funciones adicionales dentro de las categorías de Estadística, Ingeniería, Cubo,
Información y Compatibilidad
Utiliza la Biblioteca de funciones
En este ejemplo, vamos a suponer que eres vendedor y necesitas una función para contar los
días que hay entre la fecha de pedido y recibido de los productos que requieren tus clientes.
Para ello, creaste la siguiente hoja de cálculo:
¿Cómo usar la Biblioteca?
Paso 1:
Selecciona la celda donde aparecerá la
respuesta. E3, por ejemplo.
Paso 2:
Haz clic en la ficha Fórmulas. En el
grupo Biblioteca de funciones, ubica y
selecciona la categoría de la función que
necesitas. Paso 3: En este ejemplo,
seleccionaremos el comando Fecha y hora.
Paso 4:
Selecciona alguna función del menú
desplegable. Aquí, vamos a elegir
DIAS.LAB. Esta contará los días entre la fecha en que se hace un pedido hasta el día en que se
recibe.

Paso 5:
Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función. Ubica el cursor en el primer campo
(Fecha_inicial) y escribe o selecciona la o las casillas que desees (C3, por ejemplo). Luego,
ubica el cursor en el siguiente campo (Fecha final) y repite el mismo procedimiento.
Paso 6:
Haz clic en el botón Aceptar y el resultado aparecerá en la celda o celdas que elegiste.
Comando Insertar Función
Quiero contar el número total de los productos que figuran en mi lista de registro. Sin
embargo, son muchos. Necesito una función que me cuente las que tienen texto; sin embargo,
no sé cómo buscarla. ¿Qué debo hacer?
El comando Insertar Función es conveniente porque te permite buscar una función
escribiendo su descripción o seleccionando una categoría para examinarla detenidamente.
En el siguiente ejemplo, buscaremos una función que cuente el número total de productos en
una lista. La función básica COUNT sólo cuenta las celdas con números pero necesitamos
una que cuente aquellas que tienen texto. Veamos cómo hacerlo.

¿Cómo utilizar el comando Insertar
Función?
Paso 1:
Selecciona la celda donde aparecerá
la respuesta. C3, en este caso.
Paso 2:
Haz clic en la ficha Fórmulas y
selecciona el comando Insertar
función.
Paso 3:
Verás el cuadro de diálogo Insertar
Función. Allí, escribe una descripción de la función que estás buscando y haz clic en el
botón Ir. Para nuestro ejemplo, vamos a escribir: Contar celdas con texto (también puedes
buscar seleccionando una categoría).
Paso 4:
Revisa los resultados haciendo clic en las opciones y leyendo la descripción que aparece en
la parte inferior. Cuando encuentres la que deseas, pulsa el botón Aceptar.

Paso 5:
Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función. Allí, inserta el cursor en el primer
campo y escribe o selecciona la o las casillas que desees (A6: A23). Si necesitas añadir
argumentos adicionales, haz clic en el siguiente campo y repite el mismo procedimiento.
Paso 6:
Para terminar, haz clic en el botón Aceptar y el resultado aparecerá

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