Eje Tematico No.2 Documentos Electronicos Definicion, componentes, caracteristicas, clasificacion, problematica de la conservacion de documentos electronicos y documento electronico de archivo.

1. EJE TEMÁTICO 2. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS LUISA FERNANDA BADILLO MAYRA ALEJANDRA GIL PAOLA ANDREA VARGAS JENNY ESPERANZA CÁRDENAS XIMENA FRANCO SALCEDO TUTOR: JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO ASIGNATURA GESTION DE DOCUMENTOS DIGITALES UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA 2011

2. Introducción El uso de la tecnología durante el siglo XX ha determinado un cambio radical en bibliotecas, archivos, organizaciones respecto a periodos anteriores. Hasta la llegada del PC no se necesitaban tecnologías de avanzada, la ubicación del documento estaba controlado. Se daba gran valor al documento en SOPORTE PAPEL Ya en el siglo XXI, con la introducción de la Informática y el PC , las bibliotecas y archivos dejan de dedicarse sólo a la conservación del Patrimonio y se constituyen como unidades de gestión que procesan, ordenan y difunden información. En esa evolución ganan terreno al papel los documentos electrónicos; permiten mayor almacenamiento de información en menor espacio pero se requieren equipos especiales para su lectura, permiten la manipulación del documento en cualquier momento y desde cualquier distancia.

3. Introducción La presentación pretende dar a conocer o resaltar los conceptos de Documento Electrónico entre los que se destacan componentes, características, clasificación, conservación y documento electrónico de archivo. Para el desarrollo del mismo fue necesario revisar diferentes fuentes de información en la Web y las lecturas que el docente publica en la plataforma.

4. DefiniciónDocumento Electrónico

5. Definición Documento Electrónico Existen desde la aparición de las TIC’s. Representan un hecho, una imagen o una idea, el cual puede ser creado, enviado y comunicado por personas u organizaciones a través de medios electrónicos (máquinas traductoras que hacen perceptibles y comprensibles las señales digitales y permiten su traducción a un lenguaje natural) y almacenado de un modo idóneo en medios electrónicos, informáticos u ópticos para permitir su posterior uso.

6. ComponentesDocumento Electrónico

10. CaracterísticasDocumento Electrónico

11. Características Los documentos digitales tienen características que los diferencian de los documentos tradicionales. Por ejemplo, los documentos digitales pueden leerse saltándose las páginas y no linealmente, como los impresos. Esta es una característica relacionada con la forma en que funciona el documento. A un documento digital puede cambiársele el contenido de una línea, de un párrafo o una página, sin que por ello halla que cambiar el documento entero. Esta es una característica relacionada con la “identidad” del documento; con la condición de documento único, de “testigo” científico o académico que corresponde a un documento tradicional, cuando se utiliza como apoyo para la discusión, demostración o ilustración de una tesis, hipótesis o teoría.

13. Su contenido puede cambiar de soporte con el tiempo.

14. Permiten establecer relaciones con otros documentos mediante el hipertexto.

15. La estructura física carece de importancia.

16. Su contenido puede ser modificado rápidamente.

17. Facilidad en el proceso de generar copias.

18. Admiten múltiples formatos de lectura, variaciones estructurales y estéticas, etc.

19. Pueden contener información adicional o metadatos asociados que los describen.

23. Características Comunes defuncionalidad Carácter Omniaccesible Con los documentos digitales esta limitación es superada, la posibilidad de establecer hiperrelaciones entre documentos ubicados en distintos sitios Web, no importa la región o país donde se encuentren, permite que los documentos electrónicos, ubicados no importa donde, si están en un medio conectado en red con Internet, puedan ser accedidos desde cualquier otro lugar. Carácter Volatilidad Un documento electrónico es fácilmente publicable para que el mundo entero lo pueda consultar. Pero así como es fácil publicarlo, es igualmente fácil sacarlo de circulación

24. Clasificación Documento Electrónico

25. Clasificación Se clasifican en Carpetas, Series y Sub series, como un documento físico, así mismo se usan para clasificarlos en los documentos electrónicos. Los sistemas informáticos permiten manejar carpetas para guardar documentos en el disco duro de un computador. Para clasificar los documentos en un archivo físico usamos los mobiliarios como base de conservación, dentro de ellos encontramos las carpetas con las series y sub series documentales, dentro de las sub series encontramos el documento o información, esta documentación está relacionada en una Matriz Documental o Cuadro de Clasificación Documental (CCD).

26. Problemática conservación Archivos Digitales

28. Dependencia tecnológica para su lectura.

29. Diversidad y obsolescencia de programas y hw

30. Diversidad de formatos y estándares poco asentados.

32. Evolución de los sistemas informáticos

34. Conciliación de Acceso versus privacidad

35. Escasa conciencia de las Administraciones Públicas de la necesidad de gestionar y conservar los documentos electrónicos a largo plazo

37. La dependencia del software

39. Archivo Documentos Electrónicos Al igual que un archivo físico el archivo electrónico de documentos debe contar con un sistema de gestión que permita que este archivo se encuentre debidamente organizado y así facilitar su rápida recuperación. Para logarlo es imperativo la aplicación de la función archivística que comprende grupo de actividades interrelacionadas que contribuyen a (y son necesarias para) lograr los objetivos de salvaguardia y conservación de los documentos de valor permanente, y garantizar que sean accesibles e inteligibles. Este sistema de gestión es conocido como SGDE Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación electrónica producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.

40. Archivo Documentos Electrónicos COMPONENTES DE UN SGDE

42. Fiabilidad, entendida como la capacidad de un documento para “servir de prueba fidedigna”12, aspecto que hace referencia a la autoridad y veracidad de los documentos como prueba.

43. Integridad, entendida como el hecho de que un documento esté completo y no haya sido alterado.

44. Disponibilidad, entendida como la capacidad de localizar, recuperar, presentar einterpretar un documento.

47. Orientaciones Bibliográficas MESA DE TRABAJO. Documentos electrónicos - vocabulario. [en línea]. [citado el 15 de febrero de 2011] disponible en internet <http://www.ssreyes.org/archivo/mesa/documentos/VOCABULARIO_DE.pdf CYBERTESIS. Régimen jurídico de los documentos digitales. [en línea]. [citado el 15 de febrero de 2011] disponible en internet <www.cybertesis.cl/tesis/uchile/2001/cortez_j/sources/CORTEZ.doc. Zapata Cárdenas, Carlos Alberto. Asesor Subgerencia Cultural, Banco de la República, Edificio de Avianca - Piso 31, Teléfonos: 3431472, Bogotá – Colombia. Serra Serra, Jordi. Documentos electronicos: Regimenjuridico y politicas de gestion y conservacion, asociacion de archiveros de Andalucia Sevilla 26,27,28 de Enero de 2005. www.mcu.es/archivos/docs/documentoslectronicos.pdf. Consejo internacional de archivos, documentos electrónicos manual para archiveros, abril 2005