TRABAJO REALIZADO PARA LA MATERIA DOCUMENTOS ELECTRONICOS G1, EJE TEMATICO No.2. CIDBA5

1. DOCUMENTOS ELECTRONICOS PRESENTADO POR: Jennifer Lorena Guzmán Angélica María Pérez Olga Nur Pérez Anyela Rodríguez Padilla DOCENTE: Jorge Mario Zuluaga Campuzano UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIENCIAS DE LA INFORMACION Y DOCUMENTACION DOCUMENTOS ELECTRONICOS G1 V SEMESTRE – G1

2. INTRODUCCION Los documentos electrónicos son contenidos integrados como un archivo informático mediante, los cuales se pueden producir, transferir o comunicar por medios, electrónicos y ópticos entre otros. En esta presentación podremos apreciar las características, la clasificación, los problemas que se presentan en la conservación de dichos, ya que la tecnología permanece en constante cambio y avance.

3. OBJETIVOS Objetivo general: Analizando los componentes, clasificación y características de los documentos electrónicos poder concretar las estrategias viables para la preservación digital a fin de que haya un patrimonio digital, estando así al compás de la tecnología y haciendo de esta un uso adecuado en cuanto a la legislación existente. Objetivos Específicos: Establecer el significado de documentos electrónicos. Diferenciar la clasificación de los documentos electrónicos. Identificar la problemática que se presenta en cuanto a loa conservabilidad de los documentos electrónicos.

4. CONTENIDO Definición Componentes Grado de conservabilidad Características Clasificación Problemática de la conservación de documentos electrónicos Estrategias de preservación digital Problemáticas asociadas a la utilización de comunicaciones electrónicas Conservación a largo plazo Documento electrónico de archivo Definición según el AGN documento electrónico de archivo Acuerdo Nº. 060 Tipología Normas y protocolos Para que archivar documentos digitales? Ley 30 de 1992, 26 de noviembre Art. 45.5 Conclusión Cibergrafia y bibliografía

5. DEFINICION Debe entenderse como toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos, con eficacia probatoria o cualquier otro tipo de relevancia jurídica, ya que el documento electrónico es toda representación informática que da como testimonio de un hecho. ARTÍCULO 2° LETRA D) DE LA LEY 19.799: “TODA REPRESENTACIÓN DE UN HECHO, IMAGEN O IDEA QUE SEA CREADA, ENVIADA, COMUNICADA O RECIBIDA POR MEDIOS ELECTRÓNICOS Y ALMACENADA DE UN MODO IDÓNEO PARA PERMITIR SU USO POSTERIOR”

6. OTRAS DEFINICIONES Es aquel contenido integrado en un archivo informático mediante un programa de computador, el cual es generado, transferido, comunicado o archivado en medios electrónicos, ópticos y permite una representación material para reproducir las decisiones, voluntades, exigencias, requerimientos, políticas, etc., de una organización o una persona natural” Es un conjunto de impulsos eléctricos que recaen en un soporte de computadora que sometidos a un proceso, permiten su traducción a lenguaje natural a través de una pantalla o una impresora

7. COMPONENTES CONTENIDO: El cual hace referencia a la información del documento. ESTRUCTURA: Se relaciona con la forma como se organizan los datos. CONTEXTO: Se relaciona con otros datos o información asociada. PRESENTACIÓN: Es la apariencia del documento una vez ha sido recuperado. Estos componentes le dan significación el documento electrónico y lo diferencian de un simple registro electrónico (conservada en un equipo o en un medio de almacenamiento físico) o una base de datos.

8. GRADO DE CONSERVABILIDAD De carácter volátil: (memorias- se pierden con el corte de energía) Permanentes: son los contenidos en memorias de masa(cintas; diskette etc.-se pierden al ser borrados) Inalterables: son aquellos que una vez grabados no pueden alterarse, sólo leídos (CD-Rom)

10. Duplicables: copiables.

11. Recuperables: localizables por mecanismos de búsqueda.

12. Colectivos: consultables por varios usuarios a la vez.

13. Descriptibles: incluir información de sí mismos

14. Medio (el portador físico del mensaje).

15. Contenido (el mensaje que el documento trata de comunicar).

16. Vínculo archivístico (la relación que vincula cada documento con el anterior y con el siguiente).

18. PROBLEMÁTICA DE LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS A causa de la rapidez de los cambios tecnológicos, el lapso de tiempo en que se deben considerar los problemas de preservación y conservación de los documentos digitales se acorta considerablemente. El tiempo transcurrido entre la producción de los documentos y la necesidad de definir estrategias de preservación de los mismos es mucho más corto en el entorno electrónico que en el impreso. La UNESCO ha reconocido la importancia del problema de la conservación de los documentos electrónicos y por ello ha redactado la Carta para la preservación del patrimonio digital 2. En el artículo 3 de la misma se reconoce el peligro de pérdida a que están sometidos estos materiales y se afirma: “El patrimonio digital del mundo corre el peligro de perderse para la posteridad. Contribuyen a ello, entre otros factores, la rápida obsolescencia de los equipos y programas informáticos que le dan vida, las incertidumbres existentes en torno a los recursos, la responsabilidad, los métodos para su mantenimiento, conservación y la falta de legislación que ampare estos procesos”. La evolución de la tecnología digital ha sido tan rápida y onerosa que los gobiernos e instituciones no han podido elaborar estrategias de conservación oportunas y bien fundamentadas. No se ha comprendido en toda su magnitud la amenaza que pesa sobre el potencial económico, social e intelectual y cultural que encierra el patrimonio, sobre el cual se edifica el porvenir.

19. PROBLEMÁTICA DE LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Un problema añadido, está en que la creación de metadatos no está suficientemente integrada en las herramientas de creación de estos objetos para confiar solamente en el proceso de creación. A medida que los proveedores de software comiencen a incorporar XML y arquitecturas RDF (Resource Descripción Framwork) en sus procesadores de texto y bases de datos, la creación de metadatos como parte integrante del proceso de creación será considerablemente más fácil. El proceso de migración de datos a un sistema electrónico de gestión de documentos (SGD) resulta altamente costoso y se tiene el riesgo de que se pueda alterar la integridad y el valor probatorio o legal de los documentos. Se deterioran más fácilmente haciendo que se pierdan los contenidos, debido a la obsolescencia de las tecnologías que intervienen en la generación y el almacenamiento de estos documentos, equipos y aplicaciones y la fragilidad de los soportes en que se conservan. Además de lo anterior existe una ley que reglamenta el acceso y uso de este tipo de documentos: Ley 527 de 199 Art. 12 y 13.

22. PROBLEMÁTICAS ASOCIADAS A LA UTILIZACIÓN DE COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS Aspectos de Carácter Técnico: Inexistencia de una relación directa y presencial entre el notificado y el agente notificador (certeza). Existencia de limitantes de carácter normativo: Reglas sobre notificaciones de cada estatuto jurídico. Falta de una adecuada delimitación conceptual: Distinguir naturaleza de la comunicación electrónica (notificación, comunicación, oficio, publicación). Conservación a largo plazo Problemática a resolver: Vulnerabilidad de los documentos, que supone un nivel de exigencia superior en el tratamiento y en la conservación. Garantía de protección de datos de carácter personal. Conservar de forma segura los documentos electrónicos. Asegurar la validez de las firmas electrónicas que incorporan los documentos. Garantizar el acceso, la recuperación y la utilización de los documentos almacenados.

23. DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO Son un conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona natural o jurídica de modo involuntario o espontaneó, los cuales se conservan y trasmiten mediante medios electrónicos, allí se conservan tras efectuarse una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación, preservación y organización adecuada con su modo de producción, teniendo como fin garantizar su valor informativo, legal y cultural, así como el de permitir su acceso y uso mediante las tecnologías de la información. Definición según el AGN Documento Electrónico De Archivo Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

25. Unicidad e irrepetibilidad.

26. Organicidad: Agrupaciones documentales.

28. Lógicos: sistemas operativos , aplicaciones informáticas y protocolos de comunicaciones.

30. DOI: Digital Object Identifier. DOI

31. Uniform Resource Locator (URL)

32. Persistent URL (PURL) PURLPara que archivar documentos digitales? Para garantizar su valor, ya sea administrativo, legal, informativo o cultural. Digitalizar documentos no electrónicos para facilitar su acceso y difusión y como copia de seguridad

33. NORMATIVIDAD Ley 30 de 1992, 26 de noviembre Art. 45.5 Los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios electrónicos, informáticos o telemáticos por las Administraciones Públicas, o los que éstas emitan como copias de originales almacenados por estos mismos medios, gozarán de la validez y eficacia de documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación y, en su caso, la recepción por el interesado, así como el cumplimiento de las garantías y requisitos exigidos por ésta u otras Leyes.

34. CONCLUSION En la actualidad con el avance de la tecnología, se hace necesario estar al ritmo de la misma a fin de dar solución y agilizar procesos, y mas cuando estamos hablando de información digital, es por eso que es importante poder identificar las problemáticas que tiene un documento electrónico en cuanto a su conservación, como lo ha reconocido la UNESCO; teniendo claro las problemáticas de la conservación de documentos es posible plantear estrategias para la preservación de los mismos. Entonces se muestra la fuerza que como tal esta tomando los documentos electrónicos y por lo cual debemos velar y proteger a fin de conservar el patrimonio digital.

35. BIBLIOGRAFIA Y CIBERGRAFÍA CRUZ MUNDET, Jose Ramón. La Gestión de los documentos electrónicos como función archivística. En: AABADOM. Julio –Diciembre 2003. pag. 4-10. Documento electrónico] En: http://www.aabadom.org/2003_2_2_Cruz_mundet.pdf[Consulta: 08-19-2008] 7 p CUERVO A. Jonh Francisco. Parámetros para la selección de un sistema de gestión electrónica de documentos. En: Bibliotecas & tecnologías de la información. Vol. 1, No. 1 (ene - mar 2004); p. 3-14. http://www.monografias.com/trabajos7/delec/delec.shtml#intro; El documento electrónico debe entenderse como toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen. Archivo General de la Nación – AGN - http://www.archivogeneral.gov.co/