El documento habla sobre los documentos electrónicos y su regulación legal en Colombia. Explica que un documento electrónico es información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos. También define conceptos como firma digital, entidad de certificación y comercio electrónico. Resalta la Ley 527 de 1999 como la norma que regula el acceso y uso de mensajes de datos y firmas digitales en el país. Finalmente, compara ventajas y desventajas de documentos electrónicos versus documentos físicos.

1. DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por
medios electrónicos, ópticos o similares
Documento Electrónico de Archivo
Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por
medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es
producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser
tratada conforme a los principios y procesos archivísticos

2. CLASES
Los documentos electrónicos pueden clasificarse de acuerdo con ciertos
criterios, por ejemplo:
Por su forma de creación, que se divide en documentos nativos electrónicos,
cuando han sido elaborados desde un principio en medios electrónicos y
permanecen en estos durante toda su vida o documentos electrónicos
digitalizados, cuando se toman documentos en soportes tradicionales (como
el papel) y se convierten o escanean para su utilización en medios
electrónicos.
Por su origen, ya que pueden ser hechos por la administración pública o
presentados por los ciudadanos, empresas u organizaciones.
Por su forma y formato, ya que encontramos documentos ofimáticos,
cartográficos, correos electrónicos, imágenes, videos, audio, mensajes de
datos de redes sociales, formularios electrónicos, bases de datos, entre otros.
Respecto a estos formatos se presentan a continuación
una serie de recomendaciones para su buen manejo

3. ALGUNAS OPERACIONES DE LA FUNCION ARCHIVISTICA EN
LOS SISTEMAS DE GESTION DE ARCHIVOS ELECTRONICOS
Con el fin de facilitar y garantizar el funcionamiento del programa de
documentos y archivos electrónicos, es preciso definir las operaciones de
la función archivística que el sistema debe proveer; estas operaciones se la
gestión del documento, la retención, el tipo, la seguridad, la transferencia y
la localización. En todo caso, es necesario que la oficina responsable del
programa prevea que este cumpla con los siguientes requerimientos a nivel
de automatización de la función archivística

4. La norma ISO 14641-1 define un conjunto de especificaciones ISO
concernientes a las medidas técnicas y organizativas a implementar para el
registro, y restitución de documentos electrónicos con el fin de asegurar su
conservación, integridad y perdurabilidad. Cumple la norma e implementa
con la solución de archivo electrónico.

5. CARACTERÍSCAS DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
DE ACUERDO CON LA NORMA NTC/ISO 15489-1
para que sirvan de apoyo a la gestión de las entidades y puedan servir de
prueba, los documentos electrónicos deben poseer ciertas
características:
Autenticidad. Que pueda demostrarse que el documento es lo que afirma
ser, que ha sido creado o enviado por la persona que afirma haberlo
creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el momento que se
afirma.
Para garantizar la autenticidad de los documentos, las entidades deben
implantar y documentar políticas y procedimientos para el control de la
creación, recepción, transmisión, mantenimiento
y disposición de los documentos, de manera que se asegure que los
creadores de los mismos estén autorizados e identificados y que los
documentos estén protegidos frente a cualquier adición, supresión,
modificación, utilización u ocultación no autorizadas.

6. Integridad. Hace referencia al carácter completo e inalterado del documento
electrónico.
Es necesario que un documento esté protegido contra modificaciones no
autorizadas.
Las políticas y los procedimientos de gestión de documentos deben decir qué
posibles anotaciones o adiciones se pueden realizar sobre el mismo después
de su creación y en qué circunstancias se pueden realizar. No obstante,
cualquier modificación que se realiza debe
dejar constancia para hacerle su seguimiento.
Fiabilidad. Su contenido representa exactamente lo que se quiso decir en él.
Es una representación completa y precisa de lo que da testimonio y se puede
recurrir a él para demostrarlo.

7. Los documentos de archivo deben ser creados en el momento o poco después
en que tiene lugar la operación o actividad que reflejan, por individuos que
dispongan de un conocimiento directo de los hechos o automáticamente por los
instrumentos que se usen habitualmente para realizar las operaciones.
Disponibilidad. Se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer. Su
presentación debe mostrar la actividad que lo produjo. El contexto de los
documentos debe ser suficientemente claro y contener la información necesaria
para la comprensión de las operaciones que los crearon y usaron. Debe ser
posible identificar un documento en el contexto amplio de las actividades y las
funciones de la organización. Se deben mantener los vínculos existentes entre
los documentos que reflejan una secuencia de actividades.

8. En resumen para un buen archivo de los documentos electrónicos estos deben
conservar su AUTENTICIDAD, INTEGRIDAD, FIABILIDAD y fácil de encontrar
o en otras palabras DISPONIBILIDAD.
A continuación encontraran un ejemplo del proceso de archivo con un tipo de
documento electrónico
1. El documento que queremos archivar debe clasificar y etiquetar. Por
ejemplo el acta de constitución de la empresa.
2. Se le debe realizar una digitalización e indexación automática. Ejemplo el
acta de constitución es escaneada y guardada con un nombre o código
3. Se le realiza un Control de calidad (imagen, clasificación, indexación), dicho
escaneo es revisado para que la imagen capturada sea lo mejor posible.
4. Se debe tener en una bodega o almacenamiento temporal para luego
pasarlo a una bodega final. Ejemplo el acta original es guardado en un
archivo mientras es enviado a su destino final, mientras que el documento
electrónico también es archivado en una carpeta temporal mientras se
decide su ubicación final

9. 5. Se le aplica una indexación complementaria y publicación. Ejemplo al
documento electrónico se le asigna su código o nombre definitivo para
ser publicado o guardado en su destino final
6. Se adiciona en la biblioteca electrónica institucional

10. DOCUMENTO ELECTRONICO FRENTE A UN DOCUMENTO TRADICIONAL
Algunas de las características que lo distingue de los documentos
tradicionales son las siguientes:
El contenido del documento electrónico puede ser separado del medio en el
que se registró originalmente. El motivo por el que se cambia de soporte es la
obsolescencia de los sistemas por el avance de la tecnología. La ventaja es
que la información no tiene por qué variar, y el inconveniente es que puede dar
lugar a manipulaciones, poniendo en duda por tanto su autenticidad y su
fiabilidad, características fundamentales en la documentación de archivo.
La estructura física de un documento electrónico carece de importancia y no
es válida para determinar la autenticidad de la información que contiene, ya
que se modifica al pasar de un soporte a otro; en cambio existe una estructura
lógica que permite identificar cada documento y representar los elementos de
su estructura interna (campos, márgenes, párrafos...). Se trata de la estructura
que le dio el creador al documento, y deberá ser la que aparezca en la pantalla
del usuario.

11. La identificación de los documentos electrónicos se hace más complicada
cuando no existe un documento paralelo en soporte tradicional. Por ejemplo,
reconoceremos fácilmente una carta, un informe, un contrato, pero no
quedará muy claro cuando se trate de bases de datos, hipertextos, hojas de
cálculo, sistemas multimedia...
La preservación de estos nuevos documentos también difiere, ya que el
tiempo que se estima que se puede conservar el soporte electrónico varía
entre cinco y treinta años, según qué soporte sea. A esto se suma la rapidez
con que se vuelven obsoletos los sistemas, y el consiguiente volcado que
hay que hacer de unos soportes a otros para poder seguir accediendo a la
información. Por tanto, el modo de preservar estos documentos conlleva la
copia constante de unos sistemas a otros.

12. Documento en Papel Documento Electrónico
Lectura Pueden ser leídos
directamente por el ojo
humano
Es preciso disponer de un aparato lector
adecuado
Manejabilidad Una hoja pesa menos que
un PC, y es mas fácil de
manejar un documento o
un libro
El PC pesa mas por muy portátil que sea.
Los ojos sufren mas frente a la pantallas
de los computadores
Precio El papel cuesta menos El costo y el peligro de pérdida, robo de
un PC es mas alto, además frente mas
inconvenientes en la movilidad
Búsqueda y
recuperación
En el papel se realizan las
búsquedas visualmente
mas eficaz
Puede parecer que los documentos
electrónicos tienen ventaja en este
terreno, pero depende de la implantación
tecnológica concreta y del uso que se
haga. Así, cuando los documentos
electrónicos se archivan en sistemas de
archivo tradicionales sin las debidas
herramientas de apoyo se multiplica el
tiempo de acceso

13. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL DOCUMENTO ELECTRONICO VS
DOCUMENTO EN PAPEL
VENTAJAS DESVENTAJAS
 Se puede realizar una búsqueda
unificada
 Eliminación de desplazamiento
vehicular
 Ahorro de espacio físico
 Se reduce duplicidad de
documentos archivados como por
ejemplo: fotocopias
 Los documentos de mucho valor
se pueden guardar con altos
niveles de seguridad
 Se impulsa a la promoción de uso
de poco papel cuidados del medio
ambiente.
 No es de fácil acceso cuando no
se tiene a la mano un equipo
electrónico
 Esta propenso a que tenga
modificaciones, si no se tiene el
cuidado de colocarle contraseña
para determinados cambios
 En una empresa se requiere de un
programa de gestión documental
el cual tiene un alto costo.

15. LEY 527 DE 1999
(18 de agosto)
Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes
de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las
entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
NORMATIVIDAD PARTE I
PARTE GENERAL
CAPITULO I
Disposiciones generales
ARTÍCULO 1°. Ámbito de aplicación. La presente ley será aplicable a todo tipo
de información en forma de mensaje de datos, salvo en los siguientes casos:
a) En las obligaciones contraídas por el Estado colombiano en virtud de
convenios o tratados internacionales;
b) En las advertencias escritas que por disposición legal deban ir
necesariamente impresas en cierto tipo de productos en razón al riesgo que
implica su comercialización, uso o consumo.

16. ARTÍCULO 2° .Definiciones. Para los efectos de la presente ley se entenderá por:
a) Mensaje de datos. La información generada, enviada, recibida, almacenada o
comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre
otros, el intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el
telegrama, el télex o el telefax;
b) Comercio electrónico. Abarca las cuestiones suscitadas por toda relación de
índole comercial, sea o no contractual, estructurada a partir de la utilización de uno
o más mensajes de datos o de cualquier otro medio similar. Las relaciones de
índole comercial comprenden, sin limitarse a ellas, las siguientes operaciones:
toda operación comercial de suministro o intercambio de bienes o servicios; todo
acuerdo de distribución; toda operación de representación o mandato comercial;
todo tipo de operaciones financieras, bursátiles y de seguros; de construcción de
obras; de consultoría; de ingeniería; de concesión de licencias; todo acuerdo de
concesión o explotación de un servicio público; de empresa conjunta y otras
formas de cooperación industrial o comercial; de transporte de mercancías o de
pasajeros por vía aérea,
marítima y férrea, o por carretera;

17. c) Firma digital. Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un
mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido,
vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar
que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que
el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la
transformación;
d) Entidad de Certificación. Es aquella persona que, autorizada conforme a la
presente ley, está facultada para emitir certificados en relación con las firmas
digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y
estampado cronológico de la transmisión y recepción de mensajes de datos,
así como cumplir otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en
las firmas digitales;
e) Intercambio Electrónico de Datos (EDI). La transmisión electrónica de
datos de una computadora a otra, que está estructurada bajo normas
técnicas convenidas al efecto;
f) Sistema de Información. Se entenderá todo sistema utilizado para generar,
enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos.

18. ARTÍCULO 3°. Interpretación. En la interpretación de la presente ley habrán
de tenerse en cuenta su origen internacional, la necesidad de promover la
uniformidad de su aplicación y la observancia de la buena fe.
Las cuestiones relativas a materias que se rijan por la presente ley y que no
estén expresamente resueltas en ella, serán dirimidas de conformidad con los
principios generales en que ella se inspira.
ARTÍCULO 4°. Modificación mediante acuerdo. Salvo que se disponga otra
cosa, en las relaciones entre partes que generan, envían, reciben, archivan o
procesan de alguna otra forma mensajes de datos, las disposiciones del
Capítulo III, Parte I, podrán ser modificadas mediante acuerdo.
ARTÍCULO 5°. Reconocimiento jurídico de los mensajes de datos. No se
negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información
por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos.

19. CAPITULO II
(Aplicación de los requisitos jurídicos de los mensajes de datos)
ARTÍCULO 6º. Escrito. Cuando cualquier norma requiera que la información
conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos,
si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta.
Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en
cualquier norma constituye una obligación, como si las normas prevén
consecuencias en el caso de que la información no conste por escrito.
ARTÍCULO 7º. Firma. Reglamentado por el Decreto Nacional 2364 de 2012.
Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas
consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de
datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si:
a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje
de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación;

20. b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el
cual el mensaje fue generado o comunicado.
Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en
cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente
prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma.
ARTÍCULO 8º. Original. Cuando cualquier norma requiera que la información
sea presentada y conservada en su forma original, ese requisito quedará
satisfecho con un mensaje de datos, si:
a) Existe alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la
información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma
definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma;
b) De requerirse que la información sea presentada, si dicha información puede
ser mostrada a la persona que se deba presentar.
Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en
cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente
prevén consecuencias en el caso de que la información no sea presentada o
conservada en su forma original.

21. ARTÍCULO 9º. Integridad de un mensaje de datos. Para efectos del artículo
anterior, se considerará que la información consignada en un mensaje de
datos es íntegra, si ésta ha permanecido completa e inalterada, salvo la
adición de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de
comunicación, archivo o presentación. El grado de confiabilidad requerido,
será determinado a la luz de los fines para los que se generó la
información y de todas las circunstancias relevantes del caso.
ARTÍCULO 10. Admisibilidad y fuerza probatoria de los mensajes de
datos. Los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba y su
fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del
Título XIII, Sección Tercera, Libro
Segundo del Código de Procedimiento Civil.
En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o
fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un
mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en
razón de no haber sido
presentado en su forma original.

22. ARTÍCULO 11. Criterio para valorar probatoriamente un mensaje de
datos. Para la valoración de la fuerza probatoria de los mensajes de datos a
que se refiere esta ley, se tendrán en cuenta las reglas de la sana crítica y
demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas.
Por consiguiente habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en
la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la
confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la
información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro
factor pertinente.
ARTÍCULO 12. Conservación de los mensajes de datos y documentos.
Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones
sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se
cumplan las siguientes condiciones:

23. http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/LEY
_527_DE_1999.pdf
1 Congreso de Colombia. Ley 527 de 2009. Artículo 2°. La definición de
documento electrónico corresponde con la de Mensaje de datos
2 Colombia. Archivo General de la Nacion (30 de octubre de 2001). Acuerdo
N.º 060 - Archivo General de la Nación.
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-3-
documentos-electronicos-v1.pdf
http://eprints.rclis.org/9894/1/Manejo_de_Archivos_Electr%C3%B3nicos__Art%
C3%ADculo_1.pdf
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1999/junio/los_archiv
os_en_la_era_digital.html
BIBLIOGRAFIA

24. http://efuncionario.com/2009/01/19/documento-electronico-versus-documento-
en-papel-2/
Imágenes de google