Este documento describe los conceptos de documento electrónico y gestión de documentos digitales. Explica que un documento electrónico tiene cuatro componentes: contenido, estructura, contexto y presentación. También describe el ciclo vital de los documentos electrónicos y los modos de estructurar datos, incluyendo documentos y bases de datos. El objetivo es reconocer el nuevo estado del documento en formato digital y sus características.

1. EL DOCUMENTO ELECTONICO
EJE TEMATICO Nº1
GESTION DE DOCUMENTOS DIGITALES
Profesor. Jorge Mario Zuluaga Campuzano
Integrantes.
Carmen Ruth Alarcón
Jully Paola Álvarez
Alba Catalina Cabrera
Diana Chicacausa
Yaquelin Cruz Moreno
John Freddy Beltrán
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

2. OBJETIVO
Reconocer el nuevo estadio donde el dato y con ello el
documento toma una nueva dimensión, adjudicando una
gran variedad de nuevas características, estamos
hablando del documento electrónico, de lo tangible a lo
virtual.
ESPECIFICOS
-Identificar los términos, las características y las
aplicaciones que conforman el documento electrónico.
-Dar la importancia que se merece el documento
electrónico, en los tiempos en que la tecnología invade
cada centímetro de la vida del ser humano.

3. PRESENTACION
La evolución del documento, ve de la mano de la
evolución de la civilización, la piedra su primer cómplice
y en el trascurso de los tiempos un sinfín de formatos
han acompañado al documento. La revolución de la
información consiste en su difusión masificada, así
como la imprenta de Gutenberg revoluciono el mundo de
la información en el renacimiento, ahora los avances
tecnológicos, han traspasado el límite de la materia, ya
no los tocamos, ni los olemos, ni se nos caen de las
manos, esa comunión, ese contacto desaparece, para
convertirse en solo, lo que es información.
El documento electrónico la nueva forma de la
información.

4. CONTENIDO
Eje temático No 1:
El Documento Electrónico
El ciclo vital de la información sus 3 fases
El dato individual a la información electrónica estructurada
- Que es información
- Que es un dato
-Porque es diferente la información electrónica
Creación de datos electrónicos
Modos de estructurar los datos:
-Documentos
-Bases de datos
Adquisición de equipos y aplicaciones para la información.

5. DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Documento cuyo soporte material es producido, recibido, conservado
y transmitido haciendo uso de la electrónica permitiendo reproducir las
decisiones humanas.
El documento electrónico, según Alicia Casas de Barrán tiene cuatro componentes:
Contenido: Información registrada o materia del documento.
Estructura: Forma de organizar los datos, mediante el uso de encabezamientos y
otros dispositivos para identificar y etiquetar partes del documento. Así mismo
utilizando tipografías especiales (cursiva, negrita) para efecto de destacar los
datos significativos del contenido.

6. Contexto: Entorno y la red en la que el documento ha ido creado y utilizado.
Relación del dato con otros.
Presentación: Apariencia del documentos al realizar su recuperación.
Los documentos que no se encuentran en algún medio físico impreso o grabado
y que haya sido creado o transmitido por medios electrónicos son considerados
electrónicos.
Los siguientes documentos son considerados electrónicos:
Correos electrónicos, textos, hojas de cálculo producidos en computador, las
fotografías, los videos y música digital, las páginas de Internet, los mensajes
multimedia y de texto creados y enviados por celular, etc.

7. Clasificación de los Documentos Electrónicos:
Digitalizados: Su creación se realiza a partir de documentos
impresos.
Digitales para imprimir: Creados para ser impresos
Multimediáticos: Son creados para ser consultados con ayuda de un
computador.

8. : CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS

9. Creación y captura en un entorno seguro:
La captura es un interface técnico entre el sistema de gestión de documentos y
los programas Excel, email, etc siguiendo los procedimiento establecidos para tal
fin.
En esta etapa es importante que la información capturada sea la
correcta y que se establezcan los vínculos con la serie o agrupación
documental a la cual corresponde.

10. :
Selección y disposición de conjuntos documentales:
El sistema que sea utilizado debe permitir la conformación de
expedientes alojando documentos que se encuentren relacionados o
que pertenezcan a un mismo tema o permitir la organización de los
mismos permitiendo a futuro tomar decisiones para efectuar
selección.
Preservación, transferencia y conservación de conjuntos documentales:
El conjunto de documentos para los cuales se haya determinado su conservación
permanente, deben ser transferidos para su custodia tomando las medidas
necesarias para conservar la información a largo plazo.

11. :
EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÓN
ELECTRÓNICA ESTRUCTURADA

12. :
Qué es información.
Conjunto organizado de datos procesados llevados al conocimiento
de una persona o de un grupo.
La información puede ser calificada según sus características.
De significado: Cada persona adecuada sus acciones y actitudes de
acuerdo a las consecuencias previsibles según el significado o la
interpretación de la información recibida.
Importancia: relativa al receptor, en la medida en que cambie la
actitud del individuo.
Vigencia: Relacionada con el espacio y el tiempo.
Validez: Relacionada con el emisor. Constancia de confiabilidad
sobre la información recibida.
Valor: Según la importancia de la misma para el recepto

13. :
Qué es un dato.
Un dato es una unidad elemental de información. Un dato aislado no
necesariamente constituye información relevante, pueden consistir
simplemente en estadísticas, números, etc., los datos agrupados de forma
conveniente son base para que la información sea relevante para la toma
decisiones.
Por qué es diferente la información electrónica.
La diferencia entre la información en soporte papel o grabada y la
electrónica radica en que esta última requiere de un dispositivo electrónico
para poder ser consultada.

14. CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS
El dato es una unidad de información que se puede agrupar en un
documento o catalogo, los datos han metabolizaron en lo electrónico,
esto conlleva a unas nuevas características que asumen un nuevo
formato digital. En el caso de la información electrónica, aquellos
pueden ser tratados, comunicados e interpretados por ordenadores,
maquinas.
Si el dato electrónico, en si solo representa información, su conjunto
representaría un documento electrónico muy similar con el formato
físico incluyendo su legitimidad legal.

15. El Comité CIA sobre archivos electrónicos define al documento (record)
como un fragmento particular de información registrada generada,
acumulada o recibida en el inicio, desarrollo o finalización de una actividad
institucional o personal, y que comprende un contenido, un contexto y una
estructura suficientes para constituir una prueba o evidencia de esta
actividad.
La difusión del documento electrónico es más dinamica, por ejemplo, es
fácil copiar un documento electrónico de un soporte a otro. Esto quiere
decir que es más fácil copiar y difundir la información, pero también se
hace más difícil la crucial delimitación del propio concepto de “original”.
El documento electrónico, como el formato físico debe cumplir con unas
características.
Un documento electrónico está constituido por cuatro elementos principales. Los
tres primeros deben ser conservados.

16. 1) El contenido del documento, que puede incluir varios tipos de
datos:
-Textuales (páginas, párrafos, palabras);
-Numéricos (enteros, flotantes...);
-Gráficos, de imágenes, de vídeo y sonido;
-De enlaces hipertexto
2) La estructura lógica del documento (que puede estar incluida en el
documento o base de datos, o también ser añadida como entidad
separada, en cuyo caso una misma estructura puede ser utilizada por
varios documentos). La estructura lógica puede ser muy diferente de
la estructura física del documento

17. 3) El contexto descrito en un documento asociado. Puede incluir informaciones
como:
-Los metadatos técnicos (aplicaciones y equipos informáticos necesarios,
números de versión, estructura del fichero, descripción de los datos, un extracto
histórico de las relaciones con otros documentos);
- La descripción del contexto administrativo.
El contexto descrito en la documentación puede volverse complejo cuando el
documento se encuentra integrado en una arquitectura de red
4) La presentación, se contempla cada vez más separadamente del propio
documento, lo que permite abstraer la información en sí misma del modo en
que ésta será presentada. La difusión de la información en soportes variados
(CD-ROM, acceso en línea, papel...), se denomina “gestión intersoporte”. El
instrumento que permita, dentro de varios años, visualizar los datos
documentados hoy en día, aún no se ha inventado.

18. MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS:
Una estructura de datos es una forma de organizar un conjunto de datos
elementales con el objetivo de facilitar su manipulación. Un dato
elemental es la mínima información que se tiene en un sistema.
Una estructura de datos define la organización e interrelación de estos y
un conjunto de operaciones que se pueden realizar sobre ellos.
Según la finalidad de la información, existen principalmente dos medios
de estructurar los datos:

19. DOCUMENTOS.
Es una estructura utilizada cuando los datos han sido agrupados para
dar cuenta de un razonamiento o una actividad.
Un documento electrónico está constituido por cuatro elementos
principales.
Los tres primeros deben ser conservados:
1) El contenido del documento, que puede incluir varios tipos de
datos:
· Textuales (páginas, párrafos, palabras.
· Numéricos (enteros, flotantes…
· Gráficos, de imágenes, de vídeo y sonido.
· De enlaces hipertexto

20. 2) La estructura lógica del documento (que puede estar incluida en el
documento o base de datos, o también ser añadida como entidad
separada, en cuyo caso una misma estructura puede ser utilizada por
varios documentos). La estructura lógica puede ser muy diferente de
la estructura física del documento.
3) El contexto descrito en un documento asociado. Puede incluir
informaciones como:
· Los metadatos técnicos (aplicaciones y equipos informáticos
necesarios, números de versión, estructura del fichero, descripción
de los datos, un extracto histórico de las relaciones con otros
documentos.
· La descripción del contexto administrativo. El contexto descrito en
la documentación puede volverse complejo cuando el documento se
encuentra integrado en una arquitectura de red.

21. 4) La presentación se contempla cada vez más separadamente del
propio documento, lo que permite abstraer la información en sí misma
del modo en que ésta será presentada. La difusión de la información
en soportes variados (CD-ROM, acceso en línea, papel...), se
denomina “gestión intersoporte”. El instrumento que permita, dentro
de varios años, visualizar los datos documentados hoy en día, aún no
se ha inventado.
Existen varias formas de clasificar los documentos. Las dos
principales son:
·Codificación cronológica (se da un número a cada documento en el
momento en el que se registra).
·Codificación por tema (por ejemplo, cada documento se adscribe a
un número de acuerdo a un plan de clasificación).

22. -
BASES DE DATOS.
Es una colección de datos organizados y estructurados según un
determinado modelo de información que refleja no sólo los datos en sí
mismos, sino también las relaciones que existen entre ellos. La base de
datos se diseña con un propósito específico y debe ser organizada con
una lógica coherente. Los datos podrán ser compartidos por distintos
usuarios y aplicaciones, pero deben conservar su integridad y
seguridad al margen de las interacciones de ambos.
En esta estructura, los datos son almacenados en un “pool” o reserva
de información, de donde pueden extraerse o ponerse al día.

23. •Bases de datos referenciales:
•Aquellas bases de datos que ofrecen registros que a su vez son
representaciones de documentos primarios, y entre las que cabe
distinguir:
•-Bibliográfica
•-Directorios
Bases de datos fuente:
Son las que ofrecen el documento completo, no una representación del mismo, y
entre las que cabe distinguir:
•Numéricas
•Textuales:
•Mixtas

24. ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y
APLICACIONES PARA LA INFORMACIÓN.
Al momento de pensar en la adquisición de equipos es necesario
tener en cuenta la gestión documental tanto electrónica, donde se
incluyen diferentes factores desde que equipos se necesitan para la
creación del documento electrónico, hasta aquellos que permitan la
conservación permanente y consulta de su informacion, por eso es
necesario diseñar un programa de gestión de documentos
electrónicos personalizado elaborado por un profesional en ciencias
de la información y la documentación que se acople a las necesidades
de la empresa donde se va a implementar.

26. Es muy importante determinar:
-Tipo de soporte: papel, microfilm, soporte magnético o soporte óptico.
-Tipo de formato en que se va a conservar la informacion: .tiff, .gif, .jpeg, fax u otros
formatos, gráficos vectoriales, textos, datos, bases de datos
-Tipos de programas o software y utilidades a emplear
-Tipo de datos: de audio, de video, de imagen, de texto, etc.
-Estructura de los datos: documentos o bases de datos tipo de unidades de
almacenamiento y migración de la información
-Tiempo de conservación, de almacenamiento y de migración
-Normas y estándares en el manejo de la informacion
-Seguridad y autentificación de los documentos
-Modo de acceso a los datos

27. CONCLUSIONES
El documento electrónico, ha alcanzado la valides y la confianza que el
documento físico a vestido atreves de la historia, he incluso podemos afirmar
que su difusión es más potente que el documento físico.
Atreves de la investigación para el desarrollo de este trabajo, nos permitió
fortalecer nuestro conocimiento y vislumbrar la importancia del documento
electrónico en estos tiempos de tecnología. El documento electrónico tiene la
valides jurídica, social e informativa; incluyendo nuevas características que
conllevan su nuevo formato virtual, la importancia de reconocer su valor y verlo
como una herramienta que puede traspasar lo tangible a lo físico.

28. BIBLIOGRAFIA
http://es.wikipedia.org/wiki/Documento_electr%C3%B3nico
http://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdf
http://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf
http://www.hipertexto.info/documentos/b_datos.htm
http://www.infotectura.com/2009/09/29/5-formas-de-organizar-la-informacion/
http://1.bp.blogspot.com/-
qaK1dgd9dHM/TlB3Wp8FLzI/AAAAAAAACJA/TqtJxsq8plI/s1600/proceso+de+digitalizaci%25C
3%25B3n.jpg
http://www.buenastareas.com/ensayos/Que-Es-Un-Documento-Electronico-De/560152.html