Manual combinacion de correspondencia

MANUAL COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

Ilustración 1 MICROSOFT WORD ---------------------------------------------------------------------------------4
Ilustración 2 ICONO DE CORRESPONDENCIA ------------------------------------------------------------------4
Ilustración 3 INICIO COMBINACION DE CORREPONDENCIA -----------------------------------------------5
Ilustración 4 OPCION PASO A PASO CON EL ASISTENTE ----------------------------------------------------5
Ilustración 5 TIPOS DE DOCUMENTO ---------------------------------------------------------------------------6
Ilustración 6 SELECCIONAR EL DOCUMENTO ------------------------------------------------------------------7
Ilustración 7 CREAR LISTA DE DESTINATARIOS NUEVA -----------------------------------------------------8
Ilustración 8 EJEMPLO TABLA DE DIRECCIONES---------------------------------------------------------------8
Ilustración 9 CUADRO DE DIALOGO ---------------------------------------------------------------------------- 10
Ilustración 10 DOCUMENTO UNICO --------------------------------------------------------------------------- 11
Ilustración 11 INSERTAR MAS ELEMENTOS ------------------------------------------------------------------ 11
Ilustración 12 CUADRO INSERTAR CAMPO ------------------------------------------------------------------- 12
Ilustración 13VISTA PREVIA DE LAS CARTAS ----------------------------------------------------------------- 13
Ilustración 14 COMPLETE LA CORRESPONDENCIA : IMPRIMIR ------------------------------------------ 14
Ilustración 15 USAR LISTA EXISTENTE ------------------------------------------------------------------------- 14

YURY FERNANDA LOPÈZ LÓPEZ yufer22-04@hotmail.com
GRUPO: 296684 TECNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA


A
E
ASISTENTE, 5
ETIQUETAS:, 6

C
I
CAMPOS, 11
CARTAS, 6 ICONO, 4
combinación, 4 INSERTAR, 12
CORREO ELECTRONICO, 6
correspondencia, 4, 5 T
Cuadro de dialogo, 10
TIPOS DE DOCUMENTO, 6

D
W
DESTINATARIOS, 8
DOCUMENTO, 6 Word, 4



Contenido
1. MANUAL DE COMBINACION DE CORRESPONDENCIA 4
1.1 ICONO CORRESPONDENCIA 4
2. PASÓ A PASO CON EL ASISTENTE 5
2.1 TIPOS DE DOCUMENTO 6
 CARTAS 6
 SOBRES 6
 ETIQUETAS 6
2.2 Numero de pasos 7
2.3 SELECCIÓN DE DOCUMENTO 7
2.4 LISTA DE DESTINATARIOS 8
Cuadro de dialogo para guardar 10
Ejemplo de documento único (CARTA) 11
2.5 AGREGAR CAMPOS 11
2.6 INSERTAR CAMPOS DE COMBINACION 12
2.7 VISTA PREVIA 13
2.8 COMPLETE LA CORRESPONDENCIA 13



1. MANUAL DE COMBINACION DE CORRESPONDENCIA

La combinación de correspondencia se puede utilizar cuando
queremos crear varios documentos que contenga un contenido
único pero, se deben dirigir a varios personas o entidades; esta
información es la misma para todos solo que si debemos reenviarla
a muchos clientes, por ejemplo; algunos elementos deben cambiar
como: el nombre o entidad, dirección, teléfono, cargo, etc.

En este proceso de combinación de correspondencia se deben
seguir unos pasos para poder realizarla exitosamente:

 Inicie Word

Ilustración 1 MICROSOFT WORD

1.1 ICONO CORRESPONDENCIA
 Diríjase en barra de tareas de Word (parte superior), la opción
correspondencia, y luego haga clic en la opción iniciar
combinación de correspondencia.

Ilustración 2 ICONO DE CORRESPONDENCIA

 Luego haga clic en la opción iniciar combinación de
correspondencia. aquí se muestran varias opciones de
documentos, elija el que desee haciendo un clic y allí se



comienza a realizar la combinación de la opción que eligió:
sobres, etiquetas, cartas, etc.

Ilustración 3 INICIO COMBINACION DE CORREPONDENCIA

IMPORTANTE: también se puede emplear el asistente de
combinación de correspondencia, dando clic en: correspondencia
luego INICIAR COMBINACION DE CORRESPONDENCIA y por
último la opción PASO A PASO POR EL ASISTENTE PARA
COMBINAR CORRESPONDENCIA. Como se explica en la imagen
anterior.
Esta opción del asistente de correspondencia nos da paso a paso
que debemos realizar para la combinación de correspondencia.

Ilustración 4 OPCION PASO A PASO CON EL ASISTENTE

2. PASÓ A PASO CON EL ASISTENTE

 Al dar clic en esta elección se abre un cuadro de dialogo en la
parte derecha del documento en blanco



2.1 TIPOS DE DOCUMENTO

 CARTAS O MENSAJES DE CORREO ELECTRONICO: El contenido
básico es el mismo en todas pero cada una tiene elementos
específicos del destinatario como lo son: nombre, dirección,
teléfono, etc.

 SOBRES: El que lo remite es el mismo en todos los sobres, pero la
dirección de destino es única en todos.

 ETIQUETAS: cada etiqueta muestra el nombre y la dirección de
una persona, pero estos son únicos

Este cuadro nos hace una pregunta, qué tipo de documento
queremos trabajar, en este caso elegimos la opción cartas.

Ilustración 5 TIPOS DE DOCUMENTO



 Luego damos siguiente paso que aparece en la parte inferior del
cuadro de diálogo

2.2 Numero de pasos

2.3 SELECCIÓN DE DOCUMENTO
1. En el siguiente paso seleccionamos en documento inicial con el
que se va a trabajar y damos clic al siguiente paso.

Ilustración 6 SELECCIONAR EL DOCUMENTO



2.4 LISTA DE DESTINATARIOS
En este paso al que seguimos hay ciertas opciones, en este
caso como no tenemos una lista existente procedemos a
seleccionar escribir una lista nueva y crear

Ilustración 7 CREAR LISTA DE DESTINATARIOS NUEVA

 Aquí se abre un cuadro de nueva lista de direcciones en la cual
según los campos llenaremos la información que se desee de
nuestros destinatarios a los que se va a dirigir la carta.

 En esta lista cada vez que necesitemos agregar un nuevo
destinatario daremos clic en la opción que está en la parte
inferior NUEVA ENTRADA y así sucesivamente hasta completar
los destinatarios que deseamos incluir en nuestra carta. Por
último damos en la opción ACEPTAR para finalizar la entrada de
destinatarios.


Ilustración 8 EJEMPLO TABLA DE DIRECCIONES


Cuadro de dialogo para guardar
 Al dar clic en ACEPTAR se abre un cuadro de dialogo para
guardar la lista de información de los destinatarios, ponemos un
nombre y por ultimo GUARDAR.

Ilustración 9 CUADRO DE DIALOGO

 después de haber guardado la información, dar clic en utilizar
lista existente y se selecciona la lista que habíamos guardado.



Ejemplo de documento único (CARTA)
2. en el siguiente paso procedemos a escribir la carta si no la
tenemos. Para agregar la información del destinatario a la carta.
solo con el contenido único para todos

Ilustración 10 DOCUMENTO UNICO

2.5 AGREGAR CAMPOS
Después de escribir este contenido nos ubicamos en la parte
donde se va a insertar los campos de la base de datos de los
destinatarios dando clic en MÁS ELEMENTOS.

Ilustración 11 INSERTAR MAS ELEMENTOS



2.6 INSERTAR CAMPOS DE COMBINACION
 Al dar clic en MAS ELEMENTOS aparece un cuadro. En el
momento que estemos ubicados en el lugar de la carta donde
queremos situar cada uno de los elementos según su orden,
luego damos en la opción INSERTAR

Ilustración 12 CUADRO INSERTAR CAMPO

 Quedara como en la imagen



2.7 VISTA PREVIA

 Luego damos al siguiente paso VISTA PREVIA de la
combinación de correspondencia.

Ilustración 13VISTA PREVIA DE LAS CARTAS

 Aquí podemos dar clic en las flechas señaladas (rojo) y pasara
las cartas de los destinatarios que incluimos en la base de
datos, como también editar la lista o excluir al destinatario
(morada).
2.8 COMPLETE LA CORRESPONDENCIA
El último paso es completar la combinación de correspondencia
personalizándolas como individuales o imprimiéndolas en conjunto
para todos los destinatarios de la base de datos.



Ilustración 14 COMPLETE LA CORRESPONDENCIA: IMPRIMIR

Los documentos combinados son aparte del documento
principal. Si es necesario se guarda aparte de los documentos
combinados. Cuando se guarde el documento principal también
se puede guardar la conexión a la base de datos.
De tal forma que al abrir los documentos combinados se
generen con la misma base de destinatarios que se trabajo sin
necesidad de crear otra.

Ilustración 15 USAR LISTA EXISTENTE


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