trabajos

1. t.p. N°4
1. Una consultaesuna formade buscar, encontrary exhibirdeterminadainformación,
extrayéndoladel cúmulode datosque almacenalabase. Esuna selecciónde
determinadosdatos(de acuerdoaloscriteriosque hayaselegido) enunbase de datos
2. Tiposde consultasSegúnAccess.Existenvariostiposde consultasyestosson:
Consultasde comandos.- Una consultade comandosaportamodificacionesamuchosregistros
con una únicaoperación.Existencuatrotiposde consultasde comando:de Eliminación,de
Actualización,de Alineaciónyde Creaciónde Tablas.
Consultasde eliminación: este tipode consultaeliminaungrupode registrosde unao más tablas.
Con lasconsultasde eliminaciónsiempre se eliminanregistrosinternosynoúnicamente
determinadoscamposde suinterior.
Consultasde actualización: este tipoaportamodificacionesglobalesaunoo más tablas.Existe la
posibilidad,porejemplo,de aumentarenun10 por cientoel preciode todoslosproductoslácteos
o aumentarlossalariosen un 5 por cientoa las personaspertenecientesaunadeterminada
categoría laboral.
Consultasde alineación: estasconsultasagreganungrupode registrosde unao más tablasal final
de una o más tablas.Supongamos,porejemplo,que se hanconseguidonuevosclientesyexiste
una base de datos que contiene unatablade informaciónsobre estos.
Consultasde creaciónde tablas: este tipode consultascreauna nuevatablabasándose entodos
losdatos o parte de estos existentesenunaomás tablas. : Crea unatabla nuevaa partirde la
totalidadouna parte de losdatosde unao más tablas.Las consultasde creaciónde tabla son
útilesparacrear una tablaque se desee exportaraotra base de datosde Microsoft Access,que
estárelacionadaconun temao propósitoconcreto.
Consultasde parámetros: unaconsultade parámetrosesuna consultaque,cuandose ejecuta,
muestrauna ventanade diálogoque solicitainformaciones,comoporejemplocriteriospara
recuperarregistrosoun valorque se deseainsertarenun campo.
Consultasde buscar duplicados: encuentralosregistrosrepetidosenunamismatabla.Eliminan
registrosenteros,nosólocamposseleccionadosdentrode losregistros
Consultade actualización: Realizacambiosglobalesenungrupode registrosde unao más tablas.
Con unaconsultade actualización,puede cambiarlosdatosde lastablasexistentes.
Consultade datosanexados: Agregaungrupo de registrosde unao más tablasal final de unao
más tablas.Para evitartenerque escribirtodaestainformaciónenlabase de datos,desea
anexarlaa latabla Clientes.

2. Consultasde acción: Una consultade acción esuna consultaque realizacambioso
desplazamientosde muchosregistrosenunasolaoperación.Haycuatro tiposde consultasde
acción:
Consultasde tablade referencias cruzadas:Lasconsultasde referenciascruzadasse utilizanpara
calculary reestructurardatosde maneraque su análisisseamássencillo.Lasconsultasde
referenciascruzadascalculanunasuma,unamedia,unrecuentouotro tipode totalesde datos,y
se agrupan endos tiposde información:unohaciaabajo,enel ladoizquierdode lahojade datos,
y otro a lo largode la parte superior.
Consultasde parámetros:Una consultade parámetrosesunaconsultaque,cuandose ejecuta,
muestraun cuadrode diálogopropioque solicitainformación.Puede diseñarlaconsultaparaque
solicite másde undato. Accesspuede entoncesrecuperartodoslosregistrosque se encuentren
entre esasdosfechas.Las consultasde parámetrostambiénsonútilescuandose empleancomo
base para formularios,informesypáginasde accesoa datos.
Consultasde selección: Unaconsultade selecciónesel tipode consultamáshabitual.Este tipode
consultaobtiene losdatosde unao más tablasy muestralosresultadosenunahojade datos enla
que puede actualizarlosregistros(conalgunasrestricciones).
Consultasde buscarduplicados: encuentralosregistrosrepetidosenunamismatabla.
Consultas de selección.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla
que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los
datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de
selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro
sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).
Consultas de acción.
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de
acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas.
Consultas específicas de SQL.
Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se
tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que
para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.
7- ) para crear una tabla debo seguir los siguientes pasos: Acess 2010
En Crear-presionar DISEÑO DE CONSULTAelegir la tabla q deseo- elegir
que temas quiero tratar presionar listo.

3. 8- ) Consultas con Campos Calculados.
En algunas ocasiones es necesario generar campos calculados a partir de los datos
introducidos en una tabla o tablas de una base de datos, evitando mantener en las propias
tablas información que, aunque no es repetida, es generable mediante este tipo de consulta
cuando se necesite.
Por ejemplo, si en la tabla de socios se dispone del campo cuota y el iva a aplicar sobre la
cuota es del 18%, no es necesario tener en dicha tabla un campo llamado total (ni siquiera
el campo iva), porque esos resultados se pueden calcular a partir del campo cuota
realizando unas sencillas operaciones.
Estos campos se crearán en la propia consulta y para ello bastará con establecer en la fila
Campo de una columna vacía (en la parte inferior de la consulta) el nombre del campo
seguido por el signo : (dos puntos) y la expresión válida que indica el cálculo a realizar
(Nombre del campo: expresión). El nombre del campo calculado no debe coincidir con el
de cualquier otro campo existente en la consulta.
Estas expresiones se pueden teclear directamente en la casilla indicada, lo que requiere un
conocimiento exhaustivo de la sintaxis de la expresión que se quiere generar (si se trata de
usuarios que conocen por ejemplo Excel puede ser un sistema útil), o bien se pueden crear
las expresiones con ayuda del Generador de expresiones de Access, al cual se accede
seleccionando la opción Generar, del menú contextual que se despliega al pulsar el botón
derecho del ratón sobre la propia casilla del campo calculado en la parrilla inferior.
También se puede acceder al generador de expresiones haciendo clic sobre el botón
Generador del Grupo "Configuración de consultas" en la Ficha de Diseño de la Consulta.

4. En ambos casos se presentará el cuadro de diálogo Generador de expresiones, que
muestra la figura siguiente:
El cuadro de diálogo presenta dos zonas bien diferenciadas:
 En su parte superior, un área rectangular blanca en la cual se muestra la expresión a
medida que se va generando (o escribiendo o mezcla de las dos formas).
 Y en la parte inferior se presentan los distintos elementos con los cuales poder
generar la expresión, agrupados en distintas carpetas o bloques.
La parte inferior del cuadro está dividida en tres áreas. La primera de ellas (a la
izquierda) presenta el listado con las distintas familias de elementos que se pueden utilizar
para generar la expresión, la central muestra el contenido de la familia seleccionada y si el
elemento seleccionado en esta parte central contiene más opciones éstas se presentan en la
tercera parte de la derecha.

5. Los distintos conjuntos que se pueden visualizar en este cuadro son las que se muestran en
la figura anterior. El elemento seleccionado que muestra un signo + indica que contiene
más opciones (como en el Explorador de Windows). Para acceder al contenido habrá que
hacer clic sobre él, y en forma jerárquica se irán mostrando las opciones disponibles. Su
contenido se mostrará en el cuadro central.
El primer grupo contiene los campos de la consulta actual. El grupo funciones contiene
todas las funciones de que dispone Access (funciones incorporadas). El grupo con el
nombre de la base de datos contiene tantas Tablas, Consultas, Formularios e Informes
como se hayan creado en la base de datos actual y cada una de ellas contendrá los campos
correspondientes. El grupo Constantes presenta una serie de constantes que se pueden
utilizar, el grupoa Operadores los distintos operadores y el grupo Expresiones comunes
una serie de expresiones muy utilizadas.
A la hora de generar una expresión, se pueden ir introduciendo los elementos necesarios
para ella accediendo a los grupos que los contienen y haciendo doble clic sobre el elemento
en cuestión.
Al seleccionar un elemento este aparece sobre el área blanca superior. Si el elemento
seleccionado precisa de algún dato o parámetro adicional, éste se indicará entre los signos
<<>>, siendo necesario cambiar cada uno de ellos por el dato correcto. Para ello hay que
situar el puntero del ratón sobre el literal que se encuentra entre los signos <<>> y hacer
clic sobre él, aparecerá seleccionado y al teclear el dato que se quiere introducir éste lo
sustituirá.
Por ejemplo, para crear un campo nuevo llamado Total que calcule la cuota más el 18%
de "IVA" actuaremos como sigue tras entrar a crear una consulta nueva a partir de la tabla
socios y bajar los campos que se deseen:
1. En una celda en blanco de la fila Campo de la consulta, introducimos el término
Total: que será el nombre de este campo calculado.
2. Llamamos al generador de expresiones mediante el menú de contexto (botón de la
derecha del ratón).

6. 3. Creamos la expresión, tal y como muestra la siguiente figura:
 Desplegamos el elemento que contiene las Tablas de la base de datos actual.
Seleccionamos la Tabla Socios.
 En la columna central seleccionamos el campo Cuota.
ANOTACIÓN:
1. Access antepone al nombre del campo entre corchetes rectos, el propio nombre de la
tabla a la que pertenece utilizando como separador el signo de admiración derecho:
Es el campo cuota de la tabla socios. [Socios]![Cuota].
2. Además introduce la expresión <<Expr>>. En este caso resulta innecesaria, puesto
que el campo ya tiene nombre, así que procedemos a borrarla.
 Introducimos la expresión *1,18 tras los corchetes.
Importante: para que la expresión se genere correctamente, la coma que separa los
decimales en los números tiene que ser la coma del teclado, NO la del teclado numérico.
4. Pulsar el botón Aceptar, el aspecto del campo es:

7. Otra expresión "más casera" para realizar la misma operación sería:
Total:[Socios]![Cuota]+[Socios]![Cuota]*18/100
Muy Importante: Siempre que en Access un campo es aludido en una expresión o
fórmula, el nombre del campo aparecerá entre corchetes rectos [ ]. Si el campo lo "coloca"
en la expresión el generador de expresiones, el propio generador lo hace. Si es el usuario el
que lo teclea lo hará entre corchetes, SIEMPRE. Por ejemplo [cuota], por ejemplo [precio],
por ejemplo [fecha_alta]...
5. Ejecutar la consulta y ver que funciona.
6. Para obtener el formato moneda en el campo calculado picar sobre el mismo
(estando en la vista diseño de la consulta), pulsar el botón derecho y tomar la opción
Propiedades, en el cuadro de diálogo Propiedades del campo, en formato elegir
moneda.

8. 7. El resultado será el que muestra la siguiente imagen:
Crear un campo calculado
1. Abra la tabla haciendo doble clic en el panel de navegación.
2. Desplácese horizontalmente a la columna situada más a la derecha de la tabla y haga
clic en el encabezado de columna Haga clic para agregar.
3. En la lista que aparece, haga clic en Campo calculado y, a continuación, haga clic
en el tipo de datos que desee para el resultado.
Access muestra el Generador de expresiones.
4. Comience a escribir el cálculo que desea realizar en este campo, por ejemplo:
[Cantidad] * [precio unitario]
Nota Resulta que no es necesario que la preceda la expresión con un signo igual (=) .
5. Haga clic en Aceptar.
Access agrega el campo calculado y, a continuación, resalta el encabezado de campo para
que escriba el nombre del campo.

9. 6. Escriba un nombre para el campo calculado y presione ENTRAR.
Para obtener más información acerca de cómo crear expresiones, vea el artículo de crear
una expresión .
Modificar un campo calculado
1. Abra la tabla haciendo doble clic en el panel de navegación.
2. Haga clic en el campo calculado en la que desea modificar.
3. En la Campos ficha, en el de Propiedades grupo, haga clic en Modificar la
expresión.
Access muestra el Generador de expresiones.
4. En el cuadro de expresión, realice las modificaciones necesarias para el cálculo.
Nota No es necesario que la preceda la expresión con un signo igual ( de =).
5. Haga clic en Aceptar.
T.P N°5
2- ) La vista diseño de informe
La vista diseño es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cómo
debe presentar los datos del origen del informe
Para abrir un informe en la vista diseño debemos seleccionarlo en el Panel de navegación y
pulsar en su menú contextual o en la Vista de la pestaña Inicio.
Nos aparece la ventana diseño:

10. 3-) El área de diseño consta normalmente de cinco secciones:
 El Encabezadodel informe contendrálainformaciónque se hade indicarúnicamente al
principiodel informe,comosutítulo.
 El Encabezadode páginacontendrálainformaciónque se repetiráal principiode cada
página,comolos encabezadosde losregistros,el logo,etc.
 Detalle contienelosregistros.Deberemosorganizarloscontrolesparaunúnicoregistro,y
el informe seráel que se encargue de crear unafilapara cada uno de losregistros.
 El Pie de páginacontendrálainformaciónque se repetiráal final de cadapágina,como la
fechadel informe,el númerode página,etc.
 El Pie de informe contendrálainformaciónque únicamente apareceráal final del informe,
como el nombre ofirmade quienlohagenerado.
Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de página y
encabezado o pie de página del informe que encontrarás en el menú contextual del informe.
Al hacerlo, se eliminarán todos los controles definidos en ellas. Para recuperarlos se ha de
seguir el mismo proceso que para eliminarlos.
Si no quieres eliminar los controles, pero quieres que en una determinada impresión del
informe no aparezca una de las zonas, puedes ocultar la sección. Para hacerlo deberás
acceder a la Hoja de propiedades, desde su botón en la pestaña Diseño > grupo
Herramientas. Luego, en el desplegable, elige la sección (Encabezado, Detalle, o la que
quieras) y cambia su propiedad Visible a Sí o a No según te convenga. Los cambios no se
observarán directamente en la vista diseño, sino en la Vista preliminar de la impresión o en
la Vista informes.

11. Alrededor del área de diseño tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y
los controles, también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los controles
dentro del área de diseño.
Podemos ver u ocultar las reglas o cuadrícula desde el menú contextual del informe.
12.5. La pestaña Diseño de informe
Si has entrado en diseño de informe podrás ver la pestaña de Diseño que muestra las
siguientes opciones:
Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que estudiamos en los formularios.
A continuación describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra.

12. El botón Ver del grupo Vistas nos permite pasar de una vista a otra, si lo
desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño la que estamos describiendo ahora,
la Vista Presentación que muestra una mezlca de la vista Informes y Diseño y
finalmente la Vista Informes que muestra el informe en pantalla.
La Vista Preliminar nos permite ver cómo quedará la impresión antes de mandar el informe
a impresora.
En el grupo Temas encontrarás herramientas para dar un estilo homogéneo al informe.
No entraremos en detalle, porque funciona igual que los temas de los formularios.
El botón Agrupar y ordenar del grupo Agrupación y totales permite modificar los
niveles de agrupamiento como veremos más adelante.
En la parte central puedes ver el grupo Controles en el que aparecen todos los tipos de
controles para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más
adelante. También encontramos algunos elementos que podemos incluir en el encabezado y
pie de página.
En el grupo Herramientas podrás encontrar el botón Agregar campos existentes entre
otros, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos
los campos del origen de datos para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño
como veremos más adelante.
Todo informe tiene asociada una página de código en la que podemos programar ciertas
acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa
página de código haciendo clic sobre el botón .
Con el botón hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades
del control seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a las de un formulario.
Recuerda que siempre podemos acceder a la ayuda de Access haciendo clic en el botón .
11-) los informes tienen cinco tipos de sección:
Secciones de encabezado Las secciones de encabezado contienen información que aparece
en la parte superior del informe o en la parte superior de cada página del informe.
El encabezado del informe aparece una sola vez, al principio del informe. El contenido
que va a aparecer en la parte superior del informe (como el nombre de la compañía, la
dirección y el logotipo) debe formar parte del encabezado del informe.
El encabezado de página aparece en cada página del informe. El contenido que va a
aparecer en la parte superior de cada página, como los nombres de las columnas, debe
formar parte del encabezado de página.

13. Detalle La sección de detalle contiene la mayor parte de la información de un informe. Por
ejemplo, la sección de detalle de una factura muestra todos los elementos individuales
adquiridos y su precio.
Pie de página El pie de página aparece en cada página. El pie del informe aparece una
sola vez, al final del informe. La sección del pie de página puede contener el número de
página; la sección del pie del informe puede contener la conclusión, como un total.
12- )
Info extra
Tipos de consultas
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una
tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Existen varios tipos de consultas:
Consultas de selección.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla
que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar
los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de
selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco
duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).
Consultas de acción.
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de
acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas. Las
veremos más adelante.
Consultas específicas de SQL.
Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se
tienen que definir directamente en SQL, como por ejemplo las de Unión. Estas consultas no
se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto
de este curso.
Pero si tienes ganas de aprender, puedes seguir nuestro Tutorial de SQL o nuestro Curso de
SQLServer, con los que aprenderás a realizar consultas manualmente

15. Crear un informe
Crear un informe
Para crear un informe podemos utilizar las opciones del grupo Informes, en la
pestaña Crear:
Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los
datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Navegación.
Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir
incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele
utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoinforme o
utilizar el asistente y después sobre el resultado modificar el diseño para ajustar el informe a
nuestras necesidades.
Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación.
Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creación del informe. Lo veremos en detalle en el siguiente apartado.

16. 12.3. El asistente para informes
En la pestaña Crear, grupo Informes, iniciaremos el asistente pulsando el
botón .
Esta es la primera ventana que veremos:
En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.
Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del
cuadro Tablas/Consultas este será el origen del informe. Si queremos sacar datos de
varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como
origen del informe esa consulta.
A continuación seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo
y clic sobre el botón o simplemente doble clic sobre el campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo se quita de la lista
de campos seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón o
deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón .
Luego, pulsamos el botón Siguiente > y aparece la ventana que puedes ver en
la siguiente página.. .

17. En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos
agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto
añadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarán totales de
ese grupo.
Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo
por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botón (o directamente hacer doble
clic sobre el campo).
En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendrá nuestro
informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarán para cada registro, en
nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por código de curso.
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo
para seleccionarlo y pulsar el botón .
Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones , la
flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un
nivel.
Con el botón podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic
en ese botón aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

18. Para cada campo por el que se va a agrupar la información del informe podremos elegir su
intervalo de agrupamiento. En el desplegable debemos indicar que utilice un intervalo en
función de determinados valores, que utilice las iniciales, etc. Las opciones de intervalo
variarán en función del tipo de datos y los valores que contenga. Después de pulsar el
botón Aceptar volvemos a la ventana anterior.
Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el
botón Siguiente > y pasamos a la siguiente ventana que verás en la siguiente página...
En esta pantalla podemos elegir cómo ordenar los registros. Seleccionamos el campo por
el que queremos ordenar los registros que saldrán en el informe, y elegimos si queremos una
ordenación ascendente o descendente. Por defecto indica Ascendente, pero para cambiarlo
sólo deberemos pulsar el botón y cambiará a Descendente. Como máximo podremos ordenar
por 4 criterios (campos) distintos.
Para seguir con el asistente, pulsamos el botón Siguiente > y aparece la ventana que
puedes ver en la siguiente página.. .

19. En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del informe. Seleccionando
una distribución aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el informe con esa
distribución.
En el cuadro Orientación podemos elegir entre
impresión Vertical u Horizontal (apaisado).
Con la opción Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en
una página, se supone que el asistente generará los campos tal como lo dice la opción.
A continuación pulsamos el botón Siguiente > y aparece la última ventana:

20. En esta ventana el asistente nos pregunta el título del informe, este título también será el
nombre asignado al informe.
Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:
Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado para
la impresión
o bien,
Modificar el diseño del informe, si seleccionamos esta opción aparecerá la
ventana Diseño de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.