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“Confianza y Seguridad”
Informe de AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Y
REQUISITOS LEGALES
Para laJunta Directiva de la empresa
SOLUCIONES INMEDIATAS S.A.S
Preparado por la Auditoría
Noviembre 20 de 2012
Alcance.
Se harán consideraciones con base en la labor realizada entre el 2º de Noviembrey el 17
de Noviembre del año 2012
Justificación
Las auditorias de control interno ejecutados a los diversos procesos y a los documentos
legales y formales regulados por la Ley 232 de 1995 sirven a la alta dirección no solo
para evaluar el trabajo ejecutado sino para determinar si lo ejecutado corresponde a los
requerimientos de la empresa.
El marco de internacionalización de las empresas, exige que la visión futura se enfoque
hacia la evaluación de los requerimientos de esta internacionalización en todas las áreas
de la empresa.
Marco Conceptual
El Control Interno es un proceso, ejecutado por el Representante Legal y la Alta
Dirección de la Empresa para la administración de una entidad, diseñado específicamente
para proporcionarle seguridad razonable de conseguir efectividad y eficiencia en las
operaciones; suficiencia de la información financiera y cumplimiento de las leyes y
regulaciones aplicables.
Marco legal
El informe sobre Control Interno se constituye en un elemento básico que permite
determinar si los marcos legales y jurídicos se cumplen; si los ordenamientos
Corporativos son tenidos en cuenta; si los procedimientos aplicados corresponden a los
propuestos por la alta dirección y si los lineamientos establecidos de control interno
corresponden a la dinámica y desarrollo de la empresa.
Se ejecutó la Auditoría cumpliendo con las Normas de Auditoría de General Aceptación
(NAGAS).
Enfoque del Control Interno
El Control Interno que evalúa la Auditoríaestá fundamentado en Normas de Auditoria de
general aceptación y Pronunciamientos del Consejo Técnico de la Contaduría, los cuales
aunque no tienen la calidad de obligatorios, sí corresponden a un proceso investigativo
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que bien puede ser tenido como premisa básica para el desarrollo de éste enfoque de
Control en proceso de universalización.
Marco teórico de los componentes del Control Interno de la empresa
Los componentes del Control Interno se interrelacionan; se derivan de la visión de la
empresa, y se integran a los procesos administrativos.
Estos componentes son:
Ambiente de control.
Al cual se asocian elementos como la integridad, valores éticos, y la competencia o
conocimientos así como las habilidades que poseen las personas para cumplir
adecuadamente sus funciones.
Evaluación de Riesgos.
Es la identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro de los objetivos, los
cuales representan la orientación básica de recursos y esfuerzos, y se constituyen en el
camino para identificar factores críticos de éxito. Los riesgos incluyen factores externos e
internos.
Actividades de Control
Son las que realiza la Gerencia y demás personas de la empresa, para cumplir
directamente con las actividades asignadas, las cuales están representadas en políticas,
sistemas y procedimientos y se incluyen entre estos controles, los relacionados con los
sistemas de Información.
Información y Comunicación
Para lograr los objetivos es necesario disponer de información adecuada y oportuna.
Se desprende como conclusión que la información cumple distintos propósitos y se utiliza
a diferentes niveles.
El Seguimiento y la Supervisión
Estos pueden ser ejecutados por el personal encargado de los propios controles (auto
evaluación) y se aplica mediante cuestionarios o entrevistas comunicando las debilidades
u oportunidades de mejoramiento.
Objetivos del informe de Control Interno
1. Dar a conocer la situación del control interno de la empresa.
2. Cumplir con la obligación de dar cuenta oportuna y por escrito de las irregularidades o
desviaciones en que se incurra en la realización del objetivo social
3. Hacer conocer a la alta Dirección que las operaciones que se celebran cumplen con los
estatutos y con las decisiones de los socios.
Temas a tratar en éste informe
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Se han seleccionado los temas que fueron solicitados por el Cliente, como la revisión de
los documentos denominados requisitos legales que se consideran importantes y que
requieren ser tomados en cuenta al momento de las decisiones
I. Control de Cumplimiento.
1. Hemos auditado a la sociedad Soluciones Inmediatas S.A.S sobre aspectos legales
y formales, mediante la utilización de pruebas de cumplimiento que se relacionan
con el seguimiento y control de dichos aspectos y al respecto se informa:
Se verificaron los documentos denominados requisitos legales y los documentos
formales para la debida constitución de la Sociedad Soluciones Inmediatas S.A.S
como son : los Estatutos de la sociedad, certificado de existencia y representación
legal, Registro único tributario, resolución de facturación , Certificado de
Bomberos, Uso de suelo, Acta de visita de control emitida por Salud Publica
municipal y al respecto se manifiesta:
a) La sociedad a la fecha de la auditoria no cuenta con documentos necesarios para
poder operar como establecimiento de comercio, según lo indica la Ley 232 de
1.995 en su artículo 2 literales b y c, como lo son el Certificado favorable emitido
por Salud Publica municipal y el permiso de Sayco y Acinpro (usuario o no
usuario)
Esta situación puede generar un requerimiento por parte del ente de control
administrativo a menor termino o el cierre definitivo del establecimiento de
comercio , según lo manifiesta la Ley 235 de 1995 en su articulo 4 parágrafos 1
hasta el 4.
b) Las Actas de las asambleas Ordinarias 001 – 002 y los Es presentan algunas
inconsistencias de forma que pueden inferir en la validez de dichos actos
administrativos a la luz de la ley comercial como son:
.- Las Actas en mención no cuentan con la totalidad de las firmas de las personas
que intervinieron en dicho acto, situación que puede generar ineficacia en el acto
administrativo de la constitución de los estatutos y de la sociedad como tal. Ya
que para la conformación de este tipo de sociedades (según la Ley 258 de 2.008)
y la inscripción del documento privado ante la Cámara de comercio es necesario
que dicho documento sea autenticado en notaria, para garantizar que las
personas que firman, estuvieron presentes en el acto.
.- En el Acta 002 de fecha 1 de Octubre de 2012 en el literal 5 se menciona que la
sociedad operará con un capital suscrito de $25.000.000, cuando la cámara de
comercio certifica que dicho capital asciende a $12.500.000y el capital autorizado
a $25.000.000
c) Se realizó verificación de los estatutos de la sociedad y al respecto se comenta:
.- En los estatutos no se menciona la duración del Representante legal, mientras
que en el certificado de existencia y representación legal de la sociedad se
manifiesta que será de un año.
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.- Los estatutos debe ser firmados por la totalidad de las personas que
intervinieron en el acto, para dar transparencia y efectividad al acto
administrativo realizado. Esto debido a que dichos Estatutos no se observan
firmados en su totalidad por las personas que intervinieron en el acto.
d) El Balance Inicial que se adjunta con fecha 2 de octubre de 2012, no corresponde
a la situación real de la compañía, ya que el patrimonio refleja $25.000.000
cuando debería reflejar $12.500.000. Esto sustentado en los Estatutos de la
sociedad y el certificado de existencia y representación legal.
e) La fecha de emisión del documento denominado Certificado de existencia y
Representación Legal, no presenta una coherencia adecuada ya que el mismo
documento especifica que fue expedido el 1 de octubre de 2012 y el 17 de
octubre de 2012.
f) El Registro Único Tributario en algunos de sus campos no presenta
diligenciamiento adecuado, situación que puede conllevar a inconvenientes con los
entes de Control.
Estas situaciones detectadas pueden traer inconvenientes con los entes de control, o con
futuras negociaciones que pueda efectuar la organización.
Recomendaciónes:
1. Gestionar a través de la Gerencia la obtención inmediata de los
documentos denominados “Certificado favorable emitido por Salud
Publica municipal” y el permiso de “Sayco y Acinpro (usuario o no
usuario)” para evitar cualquier acción por parte de los entes de control
municipales.
2. Realizar las respectivas correcciones y ajustes a los documentos
mencionados en el presente informe, con el objetivo de que la
organización presente una coherencia en su información legal y formal.
2. Hemos auditado a la sociedad Soluciones Inmediatas S.A.S sobre los procesos de
selección de personal, liquidación de nomina, contratación de personal, capacitación de
personal y proceso de compras, cotejando esta información con el manual de funciones
del contador público y utilizando las pruebas de cumplimiento y al respecto se comenta:
a) PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL
De acuerdo a las pruebas de cumplimiento aplicadas al proceso de contratación de
personal, podemos observar que este proceso tiene un cumplimiento del 70%,
que en términos de control, es razonable, pero debe ser ajustado debido a:
.- No hay actividades que denoten toma de decisión, situación que limita el
control interno de la organización, porque hace que el proceso fluya en una sola
dirección.
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.-
b) PROCESO DE CONTRATACION DE PERSONAL
De acuerdo a las pruebas de cumplimiento aplicadas al proceso de contratación de
personal, podemos observar que este proceso tiene un cumplimiento del 42%,
que en términos de control, no es adecuado debido a:
.- El flujograma no indica el titulo del proceso respectivo
.- En el proceso no se observa en ninguno de los casos la interaccion de la
persona contratada, quien debe firmar el contrato de trabajo respectivo.
.- El proceso no refleja en que momento se verifican los documentos entregados
por la persona seleccionada
c) PROCESO DE CAPACITACION DE PERSONAL
De acuerdo a las pruebas de cumplimiento aplicadas al proceso de contratación de
personal, podemos observar que este proceso tiene un cumplimiento del 40%,
que en términos de control, no es adecuado debido a:
.- No hay actividades que denoten toma de decisión, situación que limita el
control interno de la organización, porque hace que el proceso fluya en una sola
dirección.
.- Al momento de realizar la capacitación de la persona, el proceso no evidencia si
se ha dado a conocer las normas generales de operación, derechos y obligaciones
del personal, medidas de seguridad, políticas de salarios, el reglamento interno de
trabajo –esto a nivel de conocimiento de la empresa internamente-.
.- El nivel de autorización para las capacitaciones no esta direccionado a través de
la Gerencia
d) PROCESO DE LIQUIDACION DE NOMINA, PRESTACIONES SOCIALES
De acuerdo a las pruebas de cumplimiento aplicadas al proceso de contratación de
personal, podemos observar que este proceso tiene un cumplimiento del 20%,
que en términos de control, es inadecuado debido a:
.- El proceso no detalla claramente en que momento se debe registrar la nomina.
.- El proceso evidencia que la persona que autoriza el pago de la nomina no es la
adecuada por el nivel jerárquico dentro de la organización (auxiliar contable)
.- En el proceso se observan actividades en donde se denota que debe existir
procesos decisorios para controlar ciertas operaciones.
.- En el proceso se observa que hay actividades que pueden ser eliminadas ya que
no tienen ninguna funcionalidad, porque obviándolas el proceso fluye hacia la
misma dirección.
.- El proceso no menciona que pasa cuando no son reclamados oportunamente los
cheques por los funcionarios respectivos.
.- El proceso no menciona que estas liquidaciones deben ser revisadas por algún
ente de control dentro de la organización.
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e) PROCESO DE COMPRAS
De acuerdo a las pruebas de cumplimiento aplicadas al proceso de compras,
podemos observar que este proceso tiene un cumplimiento del 40%, que en
términos de control, no es adecuado debido a:
Recomendaciones sobre los procesos AUDITADOS
.- Implementar el documento denominado orden de compra, que no se observa
en el flujograma pero es nombrado en el manual de procesos.
.- Adaptar el manual de procesos a las actividades que se realiza en la
empresa.Elflujograma no es claro ni preciso en sus procesos se deben
complementar el flujograma con los procesos requeridos.
.- El proceso usado esmuycorto y pocoadecuadoparalasactividades de la empresa
falta claridad.
.- Falta una debida organización o archivoprevioparatomarunabuenadecisión a la
hora de elegir la cotizaciónquemás le favorezca a la empresa.
.- No hay una debidacomparación entre los productosfrente a los
pedidosrealizados tales como:
Verificación de buenestadodelproducto.
Verificarsi los productosya son obsoletos o siguencumpliendosufuncionamiento a
la empresa
Comparar la calidad de los productoscompradosanteriormente y quesiguen en
bodega por no cumplir con lo requerido, frente a los productosque se solicitan a
comprar.
Implementarcontrolesquepermitanquetodaque se efectúatengaunnivel de
autorizaciónrequerido.
Se debeimplementarunformato de quejas y reclamos de proveedores en caso de
llegarproductosvencidos o defectuosos
8. Comentarios y propuestas finales
Quiero finalizar comentando las vivencias.
La dirección es ejercida dejando amplia autonomía personal con un control sobre los
resultados.
Las expectativas de negociaciones nacionales o internacionales dependen en muchas
oportunidades del entorno, el cual en el país ha mejorado ostensiblemente en virtud a la
estrategia de seguridad implementada.
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Las operaciones de la empresa no obstante su importancia para el desarrolloeconomico,
pueden tornarse más difíciles en la medida de que no se realicen los ajustes necesarios
tanto a los procesos auditados como a su formalidad. Es preciso estar atento a los efectos
que puede tener estas novedades detectadas en la presente auditoria.
Finalizo agradeciendo la posibilidad que he tenido de colaborar con la empresa.
Atentamente
ALEXANDER LONDOÑO POLO
REPRESENTANTE LEGAL
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