Propuestas de recursos electronicos en la comunicación descendente dentro de una organización.

1. Comunicación descendente en las organizaciones. Andrés Martínez Bastida. Faculta de Estudios Superiores Acatlán-UNAM 1º de octubre de 2010

2. Definición de comunicación. Existen muchas definiciones, pero una sencilla es: Proceso por medio del cual una persona se pone en contacto con otra a través de una mensaje, y espera que esta ultima de una respuesta, sea opinión, actitud o conducta.

3. Comunicación organizacional Es el proceso mediante el cual un individuo o una de las sub partes de la organización se pone en contacto con otro individuo y otra sub parte (Hodgetts y Altman). De esta forma, la comunicación es una herramienta de trabajo importante con la cual los individuos entiende su papel de acuerdo a las expectativas de la organización.

4. Comunicación descendente. Sirve para enviar los mensajes de los superiores a los subordinados. Uno de los propósitos mas comunes es proporcionar instrucciones suficientes y especificas de trabajo (Martínez y Nosnik). La efectividad del mensaje se debe a la claridad del mensaje, los medios para transmitirlo, el tamaño de la organización, la percepción de cercanía con el emisor, entre otros tipos de problemas.

5. La comunicación descendente también tiene la característica de que la información se puede mandar desde el nivel mas alto jerárquicamente hablando, pero en una organización grande solo es posible a través de los mandos medios. La calidad de la información descendente, en la mayoría de los casos se mide mediante evaluaciones al trabajo desempeñado y/0 a los resultados en los objetivos iniciales.

6. ¿Optimizar la comunicación en una organización? Dentro de una organización, algunas de las cosas que se buscan son ahorrar recursos, desde materiales hasta humanos (que pueden ser medidos por medio de horas-hombre), por lo que el uso de nuevas tecnologías, sobre todo ligadas al uso de las computadoras e internet, es una opción viable para optimizar la comunicación dentro de una organización.

7. Medios de comunicación descendente. Ejemplos de medios para realizar una comunicación descendente en una organización abundan, pero aquí retomare los más usuales y tal vez funcionales, así como sus propuestas para realizar dichas funciones de manera electrónica.

8. Propuestas.

9. Pizarras para anotar recados. Se puede catalogar en la comunicación informal e informal. Tiene por objetivo mostrar información de interés general.

10. Ejemplo de recurso electrónico: http://www.stixy.com Es una pagina de la web 2.0, del tipo red social. Es un tablero electrónico donde se pueden postear desde documentos en .doc, .pdf o imágenes hasta eventos a una hora especifica por medio de una calendario. Pueden tener acceso a dicha pizarra sólo las personas que sean invitadas y tengan la contraseña para ver la información.

11. Fotografía. Cita con la descripción del evento. Además se puede elegir cuando es el recordatorio y a que personas. Diferentes tipos de documentos que todos pueden ver. Nota con información en general.

12. Recados, memorandos, circulares, oficios. Uno de las principales características de este tipo de documentos es que son para informar, por lo que es necesario que los destinatarios hayan recibido el documento, y en algunos casos como los oficios es necesario firmar de enterado. Como principal inconveniente es el hecho de tener que imprimir hojas para plasmar las firmas y que dicha hoja tenga información fugaz por lo que será desechada rapidamente.

13. Existen varias páginas para poder difundir documentos, como lo son http://www.scribd.com o http://www.slideshare.net/ Mi propuesta de sustitución son las páginas de utilidad como los blogs o redes sociales del tipo Facebook. Tienen como ventaja el poder restringir la información para ciertos usuarios, además de verificar la fecha y hora de los comentarios de enterado (recibido).

14. Búsqueda de un documento en especifico. Opción de “subir” un archivo Opción para “compartir” la presentación por medio del Facebook. Funciones para ver las diapositivas en el caso de un archivo de Power point.

15. Organización de la información proporcionada. Así como filtros de los comentarios. Fecha y hora de la publicación de la información. Persona que se ha enterado de dicha información. Así como un pequeño comentario con fecha y hora

16. Videos institucionales. Los videos son medios audiovisuales para transmitir una buena cargada de información de manera rápida, efectiva y entretenida. Son útiles cuando dicha información se tiene que transmitir varias veces, pueden ser en diferentes circunstancias o para reafirmar una información.

17. La principal página para compartir videos de manera gratuita es http://www.youtube.com/. Una de las ventajas es el hecho de que en muchas empresas los miembros de una organización pasan la mayor parte del tiempo laboral frente a una computadora. Además puede existir retroalimentación al tener la opción de comentar los videos.

18. Juntas. Las juntas dentro de una organización pueden tener muchos objetivos, desde las juntas que son de inducción a una nueva meta, hasta la de integración en un grupo de trabajo.

19. Ahora las juntas se pueden realizar desde diferentes partes gracias a las videoconferencias o las llamadas con video. Una de las formas mas usual de realizar este tipo de actividades es por medio de los servicios de mensajería como el Windows Messenger o para el caso de las llamadas puede utilizarse http://www.skype.com. La ventaja de estos dos medios es el ahorro en dinero y tiempo. En el tiempo y dinero por el posible traslado si se hace en diferentes áreas geográficas. Así como el ahorro en las llamadas de larga distancia.

20. Ejemplo de una video llamada. Del lado izquierdo se muestran los demás contactos en línea.

21. Conclusión. En cada organización existen diferentes alcances para poder transformar los medios comunes a electrónicos, pero siempre es una propuesta interesante para hacer más eficiente los procesos comunicativos dentro de la organización. Además es importante tomar en cuenta la situación de tu publico, en este caso, los mismos integrantes de la organización, para observar si es adecuado el uso de estas nuevas tecnologías.