Tecnica para la presentación de informes administrativos

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TECNICAS PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES ADMINISTRATIVOS
Presentado por:
JOHANNA NUÑEZ CRUZ
Instructor:
CAMILO AVILA
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL AREA ANDINA – SENA
PROGRAMA TECNOLOGO EN GESTION DEL TALENTO HUMANNO
FICHA: 633895
COLOMBIA
AÑO: 2014

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Contenido
1. Concepto .............................................................................................................................................. 3
2. Estructura ............................................................................................................................................ 3
1. Descripción de los elementos. ............................................................................................................. 6
Construcción de gráficas, tablas y esquemas ................................................................................................ 7
Cronogramas, Carta Gantt; Proyect .............................................................................................................. 8
CARAT GANTT: Es una útil herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de
dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total
determinado. ............................................................................................................................................... 8

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Concepto
Los informes se utilizan para describir y dar a conocer el estado de actividades de estudio o
proyectos administrativos.
Estructura
REQUISITOS:
En el informe administrativo corto y extenso se emplean los siguientes:
Superior entre 3 y 4 cm
Inferior entre 2 y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm
Lateral derecho entre 2 y 3cm
Encabezado de las subsiguientes entre 2 y 3cm
Se clasifican en:
Informes cortos hasta la página número 10 el corto consta de:
El autor puede utilizar cualquier elemento del informe que se emite a continuación
ENCABEZAMIENTO: El informe corto no lleva portada sino encabezamiento, que se
distribuye: razón social de 3 y 4 cm del margen izquierdo superior y mayúsculo sostenido.
DEPENDENCIA: Interlineación doble, bajo la razón social se escribe la dependencia, el origen
del informe, con mayúscula inicial contra el margen izquierdo

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CODIGO: Esta se ubica sobre el mismo reglón de la dependencia contra el margen derecho
TITULO: A cuatro interlineas de la dependencia, se escribe el título del informe, centrado y en
mayúscula sostenida...
FECHA. A cuatro renglones del título contra el margen izquierdo, se escribe la palabra FECHA,
seguida dos puntos, al frente se anota la ciudad de origen y fecha completa (día, mes y año).
AUDITORIA DEL INFORME: A interlineación de uno y medio o dos debajo de la fecha contra
el margen izquierdo y en mayúscula sostenida. Se escribe presentado por, elaborado por,
responsable, al frente se anotan lo nombres responsables.
OBJETIVO: Para describir en forma breve el propósito del mismo, se presenta así: de día a
cuatro interlineas del encabezamiento se escribe la palabra OBJETIVO, seguida de dos puntos en
mayúscula sostenida y contra el margen izquierdo, a dos espacios de este enunciado se expresa la
finalidad del informe.
ESCRITURA DEL TEXTO: Un informe corto generalmente costa de un capitulo único. Todos
se escriben contra el margen izquierdo, allí se escriben los temas o tratar de desarrollar el tema.
CONCLUSIONES: La conclusión o conclusiones se escriben en mayúscula sostenida contra el
margen izquierdo de dos o cuatro interlineas del ultimo reglón del texto, la primera lunes de la
escritura se inicia de dos o cuatro renglones del título.
FIRMA: El informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores, en la página
que finaliza el cuerpo del informe. El nombre se anota en mayúscula sostenido, de cuatro a seis i

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TRANSCRIPTOR: Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación se
escribe a dos interlineas del firmante. Se anota el nombre inicial del apellido, se emplea la letra
más pequeña.
INFORME EXTENSO:
Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe, consta de cubierta,
portada, tabla de contenido y glosario
CUBIERTA: Información básica del documento, incluye los siguientes elementos: razón social,
título del informe y subtitulo, código o referencia correspondiente.
PORTADA: es la fuente principal del informe y constituye la página principal del INFORME:
nombre de dependencia, área, grupo, comité, sucursal, comisión entre otros; nombre de la
persona o las personas que elaboran el informe y fecha completa (día, mes, año).
TABLA DE CONTENIDO: Se escribe TABLA DE CONTENIDO en mayúscula sostenida y
centrado a 5 cm del borde superior; contiene numerales y título de cada capítulo, numero de
página.
GLOSARIO: El titulo GLOSARIO se escribe centrado, en mayúscula sostenida a 5 cm del
margen superior, la primera línea del texto se escribe a 2 interlineas del título.
INTRODUCCIÓN El título de INTRODUCCIÓN se escribe centrado, en mayúscula sostenida
sobre el margen superior.
NUCLEO DEL INFORME: Es el contenido del documento. Escritura del texto, capítulos, temas
desarrollados, tablas gráficos, comparaciones entre otros.

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CONCLUSIONES: El titulo CONCLUSIONES se escribe centrado, en mayúscula sostenida a 5
cm de la margen superior.
FIRMA: Se escribe de 4 a 6 renglones alto párrafo, se anota el nombre en mayúscula.
TRANCRIPTOR: SE escribe a dos interlineas del firmante, se anota el nombre (con mayúscula
inicial) e inicial del apellido.
ANEXOS: La palabra anexo se escribe centrada en la parte superior de la hoja con mayúscula
inicial.
BIBLIOGRAFIA: El título BIBLIOFRAFIA se escribe centrado, en mayúscula sostenida a 5 cm
del borde superior de la hoja.
INDICE: Es la última parte del material complementario. El titulo INDICE se escribe centrado a
5 cm del borde superior, la primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del títu
Descripción de los elementos.
Ubicación es obligada en la part9e superior derecha. Datos básicos. Razón social y título del
informe.
Portada. Contiene los datos esenciales para identificar el informe. Libre de diagramación. Datos
básicos. Razón social, área autor (es), título y fecha. Si hay número, este se ubica en la parte
superior derecha.
Tabla de contenido. Indica los títulos y subdivisiones en orden de página

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Glosario. Lista alfabetica de términos, signos unidades o abreviaturas que requieren explicación
del lector.
Introducción. Presentación del trabajo, indicando objetivos y alcance del informe.
Figuras. Gráficos, mapas o fotos.
Tablas. Todo lo que se presenta en columnas. Cuando las figuras y tablas no pasan de tres, Se
anotan al final de la tabla de contenido. Si hay más, deben presentarse en listas separadas.
Citas. La corta se escribe en el mismo reglón. La extensa se tabula con cuatro espacios (o su
equivalente en el procesador de textos) a lado y lado. En el texto se identifica con número
y la explicación aparece al final de la página.
Notas de pie de página. En el texto se indica con asterisco y la explicación al final de la página.
Anexos. Aclaran o complementan el informe. Se identifican con letras: anexo A, B y demás (se
exceptúan letras ch, ll, i, o)
Bibliografía. Lista de cartas, entrevistas y otros informes que se han consultado y que se citan o
no en el informe.
Índice. Muestra autores o temas en orden geográfico, alfabético o de otra índole, indicando
donde se mencionan.
Construcción de gráficas, tablas y esquemas
Las figuras y tablas deben aparecer en la misma hoja en que se mencionan o en la sigue. La
leyenda de la figura se anota en la parte inferior y la de la tabla en la parte superior.

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En procesador de palabras titule únicamente para facilitar el enunciado en cualquier página que
desee.
Cronogramas, Carta Gantt; Proyecto
CRONOGRAMA: Es, en gestión de proyectos, es una lista de todos los elementos terminales de
un proyecto con sus fechas previstas de comienzo y final. Un diagrama de Gantt que puede
proporcionar una representación es el software primavera. Hay también herramientas libres y de
código abierto para la generación de cronogramas de proyecto disponibles para la mayoría de
plataformas, ofreciendo oportunidades para la creación de listas de tareas, la asignación de
recursos, precedencias y diagramas de Gantt. Y nos ayuda a ver desde un punto diferente.
CARAT GANTT: Es una útil herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de
dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total
determinado.
En gestión de proyectos, el diagrama de Gantt muestra el origen y el final de las
diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas (llamados summary elements en la
imagen) o las dependencias entre unidades mínimas de trabajo (no mostradas en la imagen).
Desde su introducción los diagramas de Gantt se han convertido en una herramienta básica en la
gestión de proyectos de todo tipo, con la finalidad de representar las diferentes fases, tareas y
actividades programadas como parte de un proyecto o para mostrar una línea de tiempo en las
diferentes actividades haciendo el método más eficiente.

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Básicamente el diagrama está compuesto por un eje vertical donde se establecen las actividades
que constituyen el trabajo que se va a ejecutar, y un eje horizontal que muestra en un calendario
la duración de cada una de ellas.