Microsoft Proyect

1. Planificación y gestión de
proyectos con MS Project
Microsoft Project

2. • Planificación
• Programación
• Control
• Fijar objetivos generales y
asignar recursos
• Especificar actividades,
• estimar su duración,
• asignar recursos a cada una,
• determinar relaciones de
precedencia.
• Supervisión, seguimiento
PLANIFICACIÓN DE
PROYECTOS

3. Administración de proyectos
• Proceso de Planear, Organizar y Administrar
Tareas y Recursos para alcanzar un objetivo
concreto, generalmente con delimitaciones
de Tiempo, Recursos o Costo
• Triángulo del proyecto
• TIEMPO: El tiempo para completar el proyecto, que
se refleja en la programación del mismo.
• DINERO: El presupuesto del proyecto, que se basa en
el costo de los recursos; personas, equipamiento y
materiales necesarios para realizar las tareas.
• ÁMBITO: Los objetivos y las tareas del proyecto, así
como el trabajo necesario para realizarlo.

4. Administración proyectos
• Fases
– Crear un PLAN realista del proyecto.
– Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios.
– Comunicación de los resultados y el progreso.
– Evaluar el rendimiento del proyecto una vez finalizado.
Crear un Plan Inicial Realista
del Proyecto
Gestionar el Proyecto
Seguimiento del Proceso Ajustar el Proyecto Comunicar el Proceso
Comunicar los Cambios en la
Programación

5. Historia de la administración de
proyectos (I)
• Proyectos se han hecho desde el inicio de la
humanidad, pero solo se creó una disciplina
desde la segunda guerra mundial
• El proyecto Manhattan es el primero en ser
reconocido por usar técnicas de
administración modernas.
• Critical Path Method (CPM) desarrollado
en 1950s por DuPont y Remington Rand
para ayudar en mantenimiento

6. Historia de la administración de
proyectos (II)
• 1958, gobierno U.S.A. adoptó CPM y lo
mejoró para crear PERT (Program
Evaluation and Review Technique) para el
programa de submarinos Polaris.
• Desde 1950, administración de proyectos ha
evolucionado en una disciplina en la cual
uno puede obtener un titulo y certificacion.
• Al presente PERT y CPM están tan
mezclados que no se aprecia mucho su
diferencia y se conoce como PERT/CPM

7. Todos somos Administradores de Proyectos, pero no
todos saben como planear y administrar un proyecto
• Proyectos varian en tamaño y alcance:
– Lanzamiento transbordador NASA
– Construir un bote
– Construir un hospital
– Remodelación de un edificio
– Planear una fiesta o boda
– Organizar olimpiadas
– Desarrollar un nuevo software
– Obtener un titulo en Acuicultura

8. ¿Qué es un proyecto?
• Tiene un Objetivo bien identificado.
• Serie tareas o actividades dependientes.
• Cada actividad tiene periodo de duración.
• Se puede identificar actividades que son
prerrequisitos para iniciar otras actividades.
• Es único.
• Utiliza varios recursos.
• Tiene un inicio y un final.
• Tiene un cliente.
• Involucra cierto grado de incertidumbre (riesgo).

9. ¿Qué NO es un proyecto?
• Operaciones en curso:
– No tienen un fin.
– Producen productos similares o idénticos.
• Ejemplos:
– Una compañía de seguros procesa miles de reclamos al
día.
– Un caJero atiende a 100 clientes por día.
– Planta de automóviles produce miles de vehículos, del
mismo modelo y con opciones limitadas.

10. ¿Qué es Microsoft Project?
• Es una herramienta que permite planear
sistemáticamente las fases y tareas de un
proyecto
• Microsoft Project le permitirá:
– Organizar la lista de actividades en una
estructura jerárquica.
– Asignar recursos y costos a las diferentes
actividades.
– Obtener la gráfica de red del proyecto.
– Imprimir una gran variedad de informes.

11. Versiones de MS Project
• Project Standard 2003, esta orientado a trabajar en un
entorno monousuario. Con Project Standard, podemos
planear, administrar y comunicar información de los
proyectos.
• Project Professional 2003, es una versión que posee
todas las características de la versión estandar y además
puede ser utilizado con Project Server provee más
funcionalidad de planeación y comunicación.
• Project Server 2003, esta orientado a trabajar en una
intranet, permite colaboración, reportes de
• Project Web Access, esta orientado a trabajar desde
internet explorer.

12. Versiones de Project
• Juntos Project Professional 2003, Project Server
2003 y Project Web Access forman la solución de
Microsoft para la Administración de proyectos
empresariales conocida por sus siglas en ingles
EPM, Enterprise Project Management.En este
curso utilizaremos la versión Project Professional
2003

13. Definir el proyecto.

14. • Herramienta de Planificación, gestión
y seguimiento de proyectos
– Definición tareas, recursos
– Asignación de recursos a tareas
– Definición de costos
– Resolución de sobreasignaciones
– Seguimiento de proyectos
– Comunicación entre el equipo e informes
• No herramienta de valoración
y estimación de proyectos
–

15. ¿En que nos ayuda MS Project?
• Es la forma de simplificar las dificultades
durante la planificación, diseño,
administración y evaluación de proyectos es
el MS Project.

16. Microsoft Project
• La primera actividad consiste en determinar
las fechas de inicio y fin del proyecto así
como especificar opciones del calendario,
como días y horas laborales, etc.
• La parte más importante de determinar son
las tareas, las cuales se obtienen a través de
un diagrama de planeación y un WBS (EDT
en español), también se deben considerar
los hitos y los recursos.

17. Microsoft Project
• Los hitos son puntos clave en la línea del
tiempo del proyecto que sirven de puntos de
control. Un hito es una actividad sin tiempo.
• Lo más difícil de manejar en esta
herramienta son las estimaciones de tareas,
hitos y recursos ya que estas dependen de la
problemática del proyecto así como de la
experiencia del administrador del proyecto

18. Microsoft Project
• Los recursos pueden ser distintas índoles:
– Grupos de Personas
– Equipamiento
– Instalaciones
– Costos
• De las tareas la parte más importante es la
vinculación de las tareas.
• La fórmula mágica de la gestión de
proyectos es:
– Trabajo = Duración * Unidades.

19. Ventana MS Project

20. Con Microsoft Project
• Deben ingresarse las actividades, sus duraciones y
vinculaciones
• La duración de una actividad se puede establecer en minutos,
horas, días o semanas
• Posee un calendario en el cual pueden definirse los días y
horas laborales de todo el proyecto
• La vinculación entre tareas puede hacerse mediante el ingreso
de sus precedencias inmediatas, o a través de la tabla de Gantt
que construye Microsoft Project
• Permite distintos tipos de vinculación entre actividades (fin a
comienzo, comienzo a comienzo, fin a fin y comienzo a fin)

21. Ver los datos
• VISTAS: Sirven para presentar un subconjunto
de información del proyecto en un formato fácil
de interpretar. Ej. Diagrama de Gantt, gráfico de
barras.
• TABLAS: Sirven para definir las columnas
mostradas.
• FILTROS: Permiten centrase en tareas o
recursos específicos.

22. Distintas visualizaciones del
proyecto
Haga un click en
View>>View Bar
Haga un click en
View>>View Bar
11
Aparece la barra de
Herramientas en la
parte izquierda de la
pantalla
Aparece la barra de
Herramientas en la
parte izquierda de la
pantalla
22

23. Opciones de visualización
Una vista es un formato en donde se puede
introducir y visualizar información de un proyecto.
La vista por defecto es el diagrama de Gantt
Barra de vistasBarra de vistas

24. VER LOS DATOS – VISTAS
Permiten especificar, organizar y examinar la información en
diversos formatos. Existen tres tipos de vistas.
• Los diagramas o los gráficos: Representan la información
gráficamente.
– Diagrama de Gantt, Diagrama de Red o de Pert, Gráfico de Recursos y
Calendario.
• Hojas: Representan la información en Filas y Columnas. Cada
Fila contiene información acerca de las tareas o recursos
específicos. Cada Columna contiene un campo en el que se
especifica información concreta sobre las tareas o recursos.
• Formularios: Representan la información en un formato similar
al de un formulario de papel. Los formularios muestran la
información de una Tarea o de un Recurso individual.

25. Diagrama de
Gantt

26. Diagrama de Gantt
• Creador Henry L. Gantt
• Es una ayuda gráfica creada para poder
organizar las actividades de un proyecto en
un horizonte de tiempo
– representa el tiempo, el eje vertical las tareas, y
cada tarea se representa mediante un bloque
rectangular cuya longitud indica su duración.
La posición del bloque en el diagrama indica el
comienzo y fin de la tarea.

27. LOS GRÁFICOS GANTT
• En unos ejes de coordenadas se
representan las actividades de un proyecto
en forma de barras con la extensión de su
duración.
• En las ordenadas se representan las
actividades. Teniendo en cuenta
precedencias.
• En las abcisas el tiempo.
• Sirve para calcular la duración del
proyecto y para el control del mismo.

28. Los gráficos Gantt
A
B
C
D
E
F
G
H
I
Tiempo1 2 3 4 5 6 7 8
Actividades

29. ¿Qué es una actividad?
• Las actividades de un proyecto son aquellos trabajos en
que se puede dividir el proyecto.
• Las actividades deben ser:
– Específicas y no generales, es decir buscar el detalle
suficiente sin irnos al demasiado detalle
• Desglose de tareas:
– Cualquier proyecto ha de analizarse y dividirse en tareas
manejables antes de proceder a su planificación y puesta en
marcha.
– Una representación de estas tareas consiste en un diagrama
de estructura de descomposición del trabajo (EDT)

30. Actividades
• Duración de las tareas:
– se puede fijar en meses, semanas, días, horas o
minutos (las siglas respectivas son: ms, s, d, h, m).

31. EDT
• Representación estructurada de las tareas
• Las actividades que no aparecen en el EDT están
fuera del alcance del proyecto
• A cada una de las tareas del proyecto se le suele
asignar un código único, que sirve para poder
nombrar a esa tarea de una forma más cómoda

32. Los gráficos Gantt
A
B
C
D
E
F
G
H
I
Tiempo1 2 3 4 5 6 7 8
Actividades
En la quinta semana
controlamos cómo
va el proyecto,
vemos que hay
actividades
retrasadas y otras
adelantadas sobre lo
previsto
terminado

33. Id Nombre de tarea Duración
1 Planeamiento de proyecto 2 días
2 Análisis de requerimientos 2 días
3 Determinación del objetivo 3 días
4 Formación de grupo de trabajo 2 días
5 Análisis de requerimiento 2 días
6 Informe de avance 2 días
7 Determinación de Requerimientos 1 día
8 Revisión y elaboración del informe 2 días
9 Ajuste de proyecto 5 días
10 Informe de avance 3 días
11 Recopilación de información detallado9 días
12 Inf. de documentación de trabajo 2 días
13 Inf. Plan de Proyecto 2 días
14 Redacción del Informe Final 2 días
15 Revisión General y Final 1 día
16 Informe Final 1 día
TERESA ABARCA SILVA
TERESA ABARCA SILVA
TERESA ABARCA SILVA
TERESA ABARCA SILVA
TERESA ABARCA SILVA
TERESA ABARCA SILVA
TERESA ABARCA SILV
TERE
D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V
30 ene '00 06 feb '00 13 feb '00 20 feb '00

34. ¿Cómo programa Microsoft Project?
• Programa el comienzo y el fin de una tarea
teniendo en cuenta muchos factores, incluidas las
dependencias entre tareas, las delimitaciones y
las interrupciones, como días festivos y
vacaciones.
• Lo más importante cada TAREA se programa
así: -->Duración = Trabajo / Esfuerzo del recurso
• Duración: Es la cantidad de tiempo que transcurre antes de
que la tarea esté realizada.
• Trabajo: Es el refuerzo necesario durante un período de
tiempo para realizar una tarea.
• Esfuerzo de Recurso: Es la cantidad de esfuerzo de los
recursos asignados a la tarea y su asignación.

35. ¿Cómo programa Microsoft Project?
• Lo más importante cada TAREA se programa
así:  Duración = Trabajo / Esfuerzo del recurso
• Ejemplo:
– Si tres pintores trabajan dos días en una tarea, con un
esfuerzo de 8 horas diarias, se tiene:
– El trabajo de cada recurso es de 16 horas (2 días * 8
horas).
– El esfuerzo total de los recursos es de 24 horas al día (
3 pintores * 8 horas)
– La Duración es de 2 días: 48 horas / (3 pintores * 8

36. Dependencias entre tareas
• Fin a Comienzo
• Fin a Fin
• Comienzo a Comienzo
• Comienzo a Fin

37. Tareas secuenciales

38. Tareas comienzan mismo tª

39. Tareas finalizan mismo tº

40. Finalizar tarea sucesora debe
comenzar previamente la predecesora

41. CALENDARI
O

42. domingo lunes martes miércoles jueves viernes sábado
30 31 01 02 03 04 05
06 07 08 09 10 11 12
13 14 15 16 17 18 19
20 21 22 23 24 25 26
Planeamiento de proyecto, 2 días Análisis de requerimientos, 2 días
Determinación delobjetivo, 3 días
Informe de avance, 2 días
Determinación delobjetivo, 3 días
Análisis de requerimiento, 2 días
Informe de avance, 2 días Revisión y elaboración delinforme, 2 días
Determinación de Requerimientos, 1 día
Ajuste de proyecto, 5 días
Informe de avance, 3 días

43. DIAGRAMA
PERT

44. Determinación del objetivo
3 3 días
vi 04/02/00 ma 08/02/00
Análisis de
requerimientos
2 2 días
ju 03/02/00 vi 04/02/00
Planeamiento de proyecto
1 2 días
ma 01/02/00 mi 02/02/00
• Visualización de la red del proyecto
(DIAGRAMA DE RED)
Muestra las tareas y las dependencias entre tareas en
formato de red o de flujo. Cada tarea se
representa con un cuadro (también denominado
nodo) y la línea que une dos cuadros representa
la dependencia entre las dos tareas. De forma
predeterminada, la vista Diagrama de red
muestra una línea diagonal sobre las tareas en
curso y líneas diagonales en cruz sobre las tareas
completadas.
Puede aplicar cualquiera de los filtros de tareas al
Diagrama de red para mostrar únicamente las
tareas que desee ver.
Para adecuar una vista Diagrama de red a sus
necesidades, puede personalizar su aspecto o
crear nuevas versiones personalizadas. Cuando
se guarda el proyecto, la vista personalizada
también se guarda con el proyecto.

45. GANTT DE
SEGUIMIENT
O

46. Id Nombre de tarea Duración
1 Planeamiento de proyecto 2 días
2 Análisis de requerimientos 2 días
3 Determinación del objetivo 3 días
4 Formación de grupo de trabajo 2 días
5 Análisis de requerimiento 2 días
6 Informe de avance 2 días
7 Determinación de Requerimientos 1 día
8 Revisión y elaboración del informe 2 días
9 Ajuste de proyecto 5 días
10 Informe de avance 3 días
11 Recopilación de información detallado9 días
12 Inf. de documentación de trabajo 2 días
13 Inf. Plan de Proyecto 2 días
14 Redacción del Informe Final 2 días
15 Revisión General yFinal 1 día
16 Informe Final 1 día
85%
100%
100%
85%
100%
80%
100%
95%
90%
M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L
06 feb '00 13 feb '00 20 feb '00 27 fe

47. USO DE
TAREAS

48. Id Nombre de tarea Trabajo
1 Planeamiento de proyecto 16 horas
TERESA ABARCA SILVA16 horas
2 Análisis de requerimientos 16 horas
TERESA ABARCA SILVA16 horas
3 Determinación delobjetivo 24 horas
TERESA ABARCA SILVA24 horas
4 Formación de grupo de trabajo16 horas
TERESA ABARCA SILVA16 horas
5 Análisis de requerimiento 16 horas
TERESA ABARCA SILVA16 horas
6 Informe de avance 16 horas
TERESA ABARCA SILVA16 horas
7 Determinación de Requerimientos8 horas
TERESA ABARCA SILVA 8 horas
8 Revisión y elaboración del informe16 horas
TERESA ABARCA SILVA16 horas
9 Ajuste de proyecto 40 horas
TERESA ABARCA SILVA40 horas
10 Informe de avance 24 horas
TERESA ABARCA SILVA24 horas
11 Recopilación de información detallado72 horas
Detalles
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
J V S D L M M
19 mar '00
8h 8h
8h 8h

49. GRÁFICO
DE
RECURSO
S

50. 20%
40%
60%
80%
100%
120%
140%
160%
180%
200%
Recursos asignados:
TERESAABARCASILVA Sobreasignado: Asignado:
J V S D L M M J V S D
19 mar '00 26 mar '0
200% 100%

51. HOJA DE
RECURSOS

52. Id Nombre del recurso Iniciales Grupo Capacidad máxima Tasa estándar Tasa horas extra Costo/Uso Acum
1 TERESAABARCASILVAT 100% $0.00/hora $0.00/hora $0.00 Prorr

53. Informes

54. Creación de informes
Todos los informes en Project tienen características en
común. Usted puede imprimir un informe o puede
visualizarlo en pantalla.

55. Generales
• Resumen del proyecto
• Tareas de nivel superior
• Tareas críticas
• Hitos
• Días laborables

56. Actividades actuales
• Tareas sin comenzar
• Tareas que comienzan
pronto
• Tareas en curso
• Tareas completadas
• Tareas que deberían haber
comenzado
• Tareas propuestas

57. Costos
• Flujo de caja
• Presupuesto
• Presupuesto sobrepasado
– Tareas con presupuesto
sobrepasado
– Recursos con presupuesto
sobrepasado
• Valor acumulado

58. Asignaciones
• Tareas y recursos humanos
• Tareas, recursos humanos y
fechas
• Lista de tareas pdtes.
• Recursos sobreasignados

59. Carga de trabajo
• Uso de tareas
• Uso de recursos