Presentación que nos ayuda a determinar si una Oficina de Proyectos (PMO) es la herramienta que estoy buscando para apoyar la práctica de proyectos en mi organización

1. Diseño e Implementación de una Oficina de Proyectos
www.alpha-consultoria.comDiseño e Implementación de una Oficina de ProyectosPresentado porArq. Ricardo Toledo, PMP21 de agosto de 2012

2. Diseño e Implementación de una Oficina de ProyectosContenido
EnestewebinarbrindaremoslainformaciónparadarlosprimerospasoseneldiseñoypuestaenmarchadeunaOficinadeProyectos: 1.Antecedentes2.DefiniendoalaOficinadeProyecto3.ModeloAlphadeIncubacióndeOficinasdeProyectos4.Post-Implementación5.Recomendaciones
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3. Diseño e Implementación de una Oficina de Proyectos 3
Antecedentes

4. Diseño e Implementación de una Oficina de ProyectosEvolución de las Organizaciones
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Valor de las OrganizacionesANTES80% Procesos20% Proyectos80% Proyectos20% ProcesosValor de las OrganizacionesAHORA

5. Diseño e Implementación de una Oficina de ProyectosEl Entorno Multi-proyectosRiesgo de no entender el entorno Multi-proyectos
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Dependencia SimpleProyectos IndependientesComplementariosSuperpuestosExcluyentes

6. Diseño e Implementación de una Oficina de ProyectosGestión del Portafolio de Proyectos
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DelaPlaneaciónEstratégicaalPortafoliosdeProyectos

7. Diseño e Implementación de una Oficina de ProyectosGestión del Portafolio de ProyectosElMapadeInversiones
Seleccionandohasta3criteriosdeevaluaciónsepuedeconstruirunmapadeinversiones
AlgunoscriteriosCuantitativos:
•Costodeinversión
•TasaInternadeRetorno
•Tiempoderecuperación
•Costo-Beneficio
AlgunoscriteriosCualitativos:
•Contribuciónalosobjetivosestratégicos
•Riesgosdeimplementación
•Recursosdisponibles
•Dificultaddeimplementación
•Númerodebeneficiados
•Participacióndemercado
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8. Diseño e Implementación de una Oficina de Proyectos 8
Definiendo a la Oficina de Proyectos

9. Diseño e Implementación de una Oficina de ProyectosDe acuerdo al PMBOK
Definición:
•Unaoficinadedireccióndeproyectosesuncuerpooentidaddentrodeunaorganización,quetienevariasresponsabilidadesasignadasconrelaciónaladireccióncentralizadaycoordinadadeaquellosproyectosqueseencuentranbajosujurisdicción.
NoexisteunestándardelPMI
Sedefinedeacuerdoalascaracterísticasdelaorganizacióndondeseencuentra
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10. Diseño e Implementación de una Oficina de ProyectosSituación Actual
Existeunagranvariedaddeoficinasdeproyectosendiferentesorganizaciones.
Estetematiendeacaracterizarsepordiversidaddeopinionesyconfusión.
LafaltadeconsensoesentendibledadoquelaOficinadeProyectosesrelativamenteunfenómenoreciente.
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11. Diseño e Implementación de una Oficina de Proyectos ¿Qué hace una Oficina de Proyectos?
Determinaunamezcladeproyectosviablesycapacesdealcanzarlasmetas
Balanceaelportafolio(Cortovslargo,riesgovsrentabilidad)
Analizaeldesempeñodelportafolioyproponemejoras.(análisisdeescenarios).
Daseguimientoalagestióndeproyectos,programasoalacombinacióndeambos.
Supervisaycontrolaeldesarrollodelosproyectosdelaorganización
Difundeymantienedentrodeunaorganizaciónel“conocimiento”queéstatienedelaDireccióndeProyectos.-KnowledgeCenter
Consolidalainformacióndelosproyectosparalatomadedecisionesestratégica
EstandarizaprocesosydecideenfuncióndelasprioridadesdelaAltaDirección
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12. Diseño e Implementación de una Oficina de ProyectosFunciones de una Oficina de Proyectos
Serviciosdeapoyoadministrativo,talescomopolíticas,metodologíasyplantillas.
Capacitación,tutoríayasesoríaalosdirectoresdeproyecto.
Apoyoalproyecto,lineamientosycapacitaciónsobreladireccióndeproyectosyelusodeherramientas.
Alineacióndelosrecursosdepersonaldelproyectoy/o
Centralizacióndelacomunicaciónentredirectoresdelproyecto,patrocinadores, directoresyotrosstakeholders.
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13. Diseño e Implementación de una Oficina de ProyectosVentajas de una Oficina de Proyectos
Apoya la implementación de estándares corporativos para la gestión de proyectos,
Brinda Informes del portafolio,
Activa proyectos aprobados,
Desactiva proyectos activos,
Cancela proyectos que ya no son viables,
Toma decisiones de priorización,
Reasigna recursos basados en prioridades,
Toma decisiones acerca de los recursos estratégicos,
Comunica las decisiones,
Pone a la organización a pensar en términos de valor,
Administra prioridades, administra conflictos entre proyectos y estandariza.
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14. Diseño e Implementación de una Oficina de ProyectosAntes de Iniciar…
Laspreguntasmásimportantes
•¿QuéalcancetendrálaPMO?
•¿CoordinaráTODOSlosproyectosdelaOrganización?
•AltoRiesgo
•¿Sololosproyectosyprogramasestratégicos?
•¿Cuáleslalíneadeselección?
•¿Oiniciaráenunadirección,gerenciaodepartamentoenparticular?
•BajoRiesgo
•Siésteeselcaso,¿cuáleselplandedespliegue?
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15. Diseño e Implementación de una Oficina de Proyectos 15
Modelo Alpha de Incubación de Oficinas de Proyectos

16. Diseño e Implementación de una Oficina de ProyectosEnfoque de nuestra Solución ¿Qué es lo que buscamos ?
Capacidad de responder ágilmentea los cambios
•Gobernabilidad: liderazgo, estructura, compromiso y seguimiento
Desarrollo de la habilidad de seleccionar las iniciativas de negocio adecuadas.
Mejorar el análisis de riesgos/oportunidades
Análisis de resultados en ciclos cortos
Desarrollo de talentoen disciplinas de proyectos ¿Cómo lo logramos ?
Enfoque basado en simplicidad.
•Establecer las estructuras de gobernabilidad de proyecto adecuadas.
Desarrollo evolutivo y adaptable.
•Usar resultados para tomar decisiones sobre una base continua. Capacidad de respuestacomo una medición del valor.
•Gestión tanto de a adaptación como de los logros
Equipo de trabajo como un sistema integrado.
•Involucrar a todos los stakeholdershacia arriba y hacia abajo en la organización
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17. Diseño e Implementación de una Oficina de ProyectosNuestro Modelo de Solución
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123456DiagnósticoCapacitaciónDiseñoImplementaciónAutomatizaciónOficina de Proyectos

18. Diseño e Implementación de una Oficina de ProyectosObjetivoEtapaEstrategia General
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Identificar el grado de madurez de las prácticas actuales de Dirección de Proyectos, y definir una estrategia adaptada a las necesidades de la organización
Dotar a la organización de las herramientas y conocimientos necesarios para hacer un uso adecuado de la metodología de Administración de Proyectos.
Desarrollo de una metodología de Administración de Proyectos adaptada por completo a la organización.
Desplegar la metodología asegurando una transición ordenada hacia la nueva forma de trabajo, mediante pruebas piloto y gestión adecuada del cambio.
Implementar una herramienta corporativa de gestión e informe del estado del Portafolio.
Incubar la Oficina de Proyectos e mantenga la gestión centralizada del Portafolio de Proyectos de la organización. DiagnósticoCapacitaciónDiseñoImplementaciónAutomatizaciónOficina de Proyectos

19. Diseño e Implementación de una Oficina de ProyectosEstrategia General
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Análisis de herramientas y metodología existentesDimensiona- miento del cambioElaboración del inventario de gapsElaboración del plan de capacitaciónCapacitación a la alta direcciónCapacitación a líderes de proyectoTalleres acelerados para miembros de equipoTalleres de diseño de procesosDocumentación de procesos y herramientasElaboración de guías rápidasPrueba pilotoDespliegue de la metodologíaAdministración del cambio y campaña de difusiónSelección de herramienta tecnológicaInstalación y configuración de herramientaPrueba e implementación de la herramientaDiseño organizacionalDesarrollo de políticas y procedimientosOficialización y lanzamiento de la OficinaCierre del proyectoDiagnóstico1Capacitación2Diseño3Implementación4Automatización5Oficina deProyectos6

20. Diseño e Implementación de una Oficina de Proyectos 20
Post-Implementación

21. Diseño e Implementación de una Oficina de ProyectosEvolución de la Oficina de Proyectos
LasOficinasdeProyectosnosonestáticas
LasOficinasdeProyectosejecutansupropósitobásicomanteniendoelprocesodeadministracióndeproyectos,suministrandoherramientasyproporcionandoseguimientocentralizadoalstatusdetodoslosproyectos
LaOficinadeProyectosEvolucionaatravésdelTiempo:
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Madurez de la oficina a través del tiempo
Funciones de
la oficina

22. Diseño e Implementación de una Oficina de ProyectosAuditorías (HealthChecks)
Serequiererevisaryevaluartrespuntosfundamentalesdecualquiermetodología: •Uso:
Lametodologíaesutilizadaencadaproyecto(sinimportarquetanbienseusa). •Apego:
Lautilizacióndelametodologíaescorrecta,deacuerdoaloestablecidoenlametodologíamisma. •Eficacia:
Lametodologíasirve.Esposiblequesuusoyapegoseancorrectosperoquelametodologíanosirvacorrectamentealospropósitosquesebuscan.Esnecesarioporlotanto,quesecumplanelusoyelapegoparapoderverificarlaeficacia.
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23. Diseño e Implementación de una Oficina de Proyectos 23
Recomendaciones

24. Diseño e Implementación de una Oficina de ProyectosEstrategias de Implementación
Lasempresasnocambiandelanochealamañana
Laestrategiadebesersiempregradualyconmetasintermedias(Quick-hits)
Centradaenlaspersonas>Esbásicamenteuncambiodeculturaorganizacional
Mássencillosiiniciaenunáreaenespecíficoydeahíseexpande
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25. Diseño e Implementación de una Oficina de ProyectosFactores Clave del Éxito
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La capacitación debe ser extensa y a todos los niveles
•La capacitación a los altos directivos sirve también para ganar apoyo para la Oficina1
El foco inicial debe ser hacia una metodología: flexible, ligera, única, fácil de aplicar
•Desarrollada en base a estándares (PMI) y las prácticas actuales de la empresa2
Es mejor que la metodología este disponible solo en línea y…
•Los PMspueden recibir una “Guía Rápida” en papel3
Siempre se debe realizar una Prueba Piloto
•El proyecto seleccionado para la Prueba Piloto se convierte en una historia de éxito4
La implantación de la metodología debe estar soportado por un esfuerzo muy bien diseñado de administración del cambio5
La incubación de la Oficina hasta el final
•Es un centro de costos, pero no de utilidades
•Tareas Tácticas >Tareas Estratégicas6

26. Diseño e Implementación de una Oficina de ProyectosLecturas Recomendadas
Todalainformaciónyestadísticasdetendenciasdeestapresentaciónsehanobtenidoprincipalmentedetresfuentes:
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PMI® Pulse of theProfessionreport2013
PMI® ExecutiveGuide toProject Management 2012
Insightand Trends: CurrentPortfolio, Programmeand Project Management Practices, PwCsurvey2012

27. Diseño e Implementación de una Oficina de ProyectosContactoArq. Ricardo Toledo, PMP
Gerente de Consultoría
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@jrtoledor
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