M XX I· MIC · Herramientas online para mejorar la gestión

Gestión del trabajo con
herramientas informáticas
MIC

www.managingXXI-agbar-aguas.com

domingo 28 de agosto de 2011

1. Necesidades reales y entorno.

2. Esquema conceptual.

3. Herramientas y estrategias de gestión del tiempo.

4. Herramientas y estrategias de gestión de la
información.

5. Herramientas y estrategias de cocreación
6. Herramientas de comunicación.

7. Herramientas y estrategias de difusión.

Gestión del trabajo con herramientas informáticas

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1. Necesidades reales y entorno

A successful tool is one that was used to do something undreamed of by its author.




1. Necesidades reales y entorno

Tiempo

Trabajo

Tiempo Trabajo

Las herramientas deben facilitarnos el Trabajo
trabajo en una situación equilibrada
que propicie la búsqueda de la Tiempo
excelencia




2. Esquema conceptual





Nos enfrentamos a un mar de programas...
¡Seleccionarlos se puede convertir en un trabajo añadido!

http://www.mindmeister.com/es/12213323/best-online-collaboration-tools-2011-robin-good-s-collaborative-map





gestión de la
información

cocreación

comunicación difusión

gestión de la producción





cocreación conjunto de actividades, recursos y procesos dirigidos a la creación
colaborativa de un producto o servicio

interaccion entre personas que comparten intereses, preocupaciones o
comunicación necesidades y que establecen vínculos profesionales o personales con el principal
objetivo de la conversación y el desarrollo de relaciones más o menos sólidas

actividades dirigidas a promocionar, comunicar, difundir, publicitar un
difusión espacio, proyecto, producto o persona. Se pretende capturar la atención, la
adhesión o la fidelidad a una marca o concepto

procesos de intercambio , almacenamiento, búsqueda y organización de la
gestión de la
información que permite generar un nuevo conocimiento, mejorar la aplicación
información del que ya existe y ayudar a los usuarios a desarrollar o mejorar competencias y
habilidades

gestión de la
estrategias para la optimización del tiempo y las mejoras de eficiencia y
producción eficacia en la gestión de las actividades diarias del trabajo.





Cuadro resumen de herramientas colaborativas
Tendencias

Cuadro resumen de herramientas colaborativas
Cocreación Comunicación Información Difusión

8 http://www.slideshare.net/jordigraells/innovacin-pblica-y-trabajo-colaborativo
CC BY Jordi Graells 'Innovación pública y trabajo colaborativo'. Jornada de Innovación Colaborativa en Osakidetza.
Bilbo, 22.04.2009





The Project Tool LAB

http://www.theproject.ws/es/lab/toolab




3. Herramientas y estrategias de gestión del tiempo





¿Qué necesitamos cuando debemos concentrarnos en un
proyecto concreto y atender los temas urgentes?

Dispositivos que permitan detectar las urgencias de todo
tipo, para no paralizar el trabajo diario, pero poder
concentrarnos en un proyecto concreto.

Programas que faciliten realizar los proyectos en el
mínimo tiempo con la máxima calidad.





Detectar y clasificar
“ENTRADAS EXTERNAS” DE TAREAS

Establecimiento de alertas para las cosas urgentes

Google Calendar
• Saber si tengo actividades programadas

Gmail
• Detectar mails importantes

apunte metodológico: ETIQUETADO





GOOGLE CALENDAR
Organización de agendas personales y compartidas

http://www.youtube.com/watch?v=qgU17hg0Q8I





Google Calendar

Agenda única, siempre accesible

UTILIZAR CALENDARIOS COMPARTIDOS
SINCRONIZAR NUESTRO CALENDARIO
CON NUESTROS GRUPOS DE TRABAJO O
ONLINE CON LA AGENDA QUE
CON PERSONAS ESPECÍFICAS. YA SEA EN
UTILICEMOS HABITUALMENTE (SOPORTA
MODO LECTURA O EN MODO CONTROL
MICROSOFT OUTLOOK, iCAL y SUNBIRD)
COMPLETO.

APROVECHAR AL MÁXIMO SU CAPACIDAD PARA INVITAR
Y COMPARTIR EVENTOS CON NUESTROS CONTACTOS, DE
FORMA QUE SEPAMOS SIEMPRE NO SOLO EL QUÉ Y EL
CUÁNDO, SI NO TAMBIÉN EL QUIÉN HA CONFIRMADO SU
ASISTENCIA





GMAIL
Gestión del correo: la utilidad de ﬁltros y carpetas

http://www.youtube.com/watch?v=hPWuY3-DgSc




Gmail
Mail organizado de forma que los correos urgentes
y/o importantes, para nosotros no se mezclen con el resto

TENER CARPETAS PARA LOS TEMAS QUE TENER CARPETAS PARA LAS PERSONAS
NOS INTERESEN: SI PARTICIPAMOS EN UN QUE ES URGENTE ATENDER: NO ES LO
PROYECTO, ES IMPORTANTE HACER UN MISMO UN MAIL DE UN COLABORADOR O
SEGUIMIENTO CONTINUO Y SABER SI NOS UN CLIENTE QUE UNA NOTIFICACIÓN DE
ENVÍAN NOVEDADES FACEBOOK

BORRAR CADA DIA LO QUE YA SE HA LEÍDO
Y NO NECESITAMOS CONSERVAR:
ARCHIVARLO TODO ES LO MÁS PARECIDO
A NO ARCHIVAR NADA




4. Herramientas y estrategias de gestión de la información





Para facilitar la realización de los proyectos
Tiempo < Calidad

Planificación y material de consulta

Tener elaborado un mapa mental previo: MindMeister

Tener biblioteca de feeds y no necesitar hacer búsquedas generales en Internet excepto
en casos especiales:
Google Reader

Tener una “estantería” donde guardar trabajos archivados, con fragmentos
destacados:
Diigo




MINDMEISTER
PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS Y

“TORMENTAS DE IDEAS”

http://www.youtube.com/watch?v=yc1LTuOezx0




MindMeister

Representación de ideas, tareas y conceptos en forma
de diagrama radial

ÚTIL PARA LA GENERACIÓN, FACILITA EL ESTUDIO, LA PLANIFICACIÓN,
VISUALIZACIÓN, ESTRUCTURA Y LA RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS, LA TOMA
CLASIFICACIÓN TAXONÓMICA DE IDEAS DE DECISIONES Y LA REDACCIÓN

ELEMENTOS ORGANIZADOS POR CLASES,
RAMAS O ÁREAS. SIMILAR A LAS REDES
SEMÁNTICAS.





GOOGLE READER

Nuestra biblioteca en Internet

http://www.youtube.com/watch?v=dF7as5wiNaw





Google Reader

Agregador de noticias que permite suscribirse a fuentes
en formatos RSS, Atom y derivados

PERMITE AGRUPAR LAS NOVEDADES POR TEMAS. DESTACA ACTUALIZACIONES DESDE LA
SIGUIENDO LA ESTRUCTURA DE CARPETAS ÚLTIMA LECTURA

EL TIEMPO DEDICADO A ORGANIZAR UN
BUEN ÁRBOL DE CARPETAS NO ES UNA
PÉRDIDA, ES UNA INVERSIÓN





DIIGO
Repositorio de documentos de trabajo

http://www.youtube.com/watch?v=I6WPBlIaOTs





Diigo
Repositorio documental, con facilidad para resaltar párrafos
importantes y acceder a los repositorios documentales de personas o
grupos que compartan contenido de interés.

SEGUIR SOLO A PERSONAS O GRUPOS
SER SELECTIVO A LA HORA DE GUARDAR
QUE SELECCIONES RECURSOS DE INTERÉS
DOCUMENTOS EN NUESTRA LIBRERÍA:
PARA NOSOTROS: NO ES UNA RED
GUARDARLO TODO ES LO MÁS
SOCIAL, ES UN LUGAR PARA COMPARTIR
PARECIDO A NO GUARDAR NADA
CONOCIMIENTO

ETIQUETAR PARA PODER RECUPERAR LOS
DOCUMENTOS FÁCILMENTE CUANDO SEA NECESARIO:
NO ENCONTRAR ALGO ES LO MÁS PARECIDO A NO
TENERLO





Tiempo < Calidad
ARCHIVO

Poder archivar y enviar documentos “pesados” en cualquier formato, para que todo el
equipo los consulte y trabaje, sin necesidad de enviarse mails:
DropBox

apunte metodológico: TRABAJO CON VERSIONES





DROPBOX

Para guardar documentos, compartirlo y enviar enlaces

http://www.youtube.com/watch?v=1rhf8ymGHHg





Dropbox

Almacenar en Internet significa tener el contenido disponible y
actualizado en cualquier momento y lugar

ES UN LUGAR DE ARCHIVO, NO UN LUGAR
TENER LOS DOCUMENTOS REALIZADOS EN
DE TRABAJO: BAJAR LOS FICHEROS,
CUALQUIER FORMATO, CLASIFICADOS DE
TRABAJAR EN EL ORDENADOR Y SUBIRLOS
MANERA ORDENADA
UNA VEZ MODIFICADOS

SUS DOS POTENCIALIDADES MÁS INTERESANTES SON:
LA POSIBILIDAD DE COMPARTIR CARPETAS Y/O
DOCUMENTOS Y EL HECHO DE QUE FACILITA UNA
DIRECCIÓN URL DE LOS DOCUMENTOS DEPOSITADOS EN
LA CARPETA “PÚBLICA”





Tiempo < Calidad

COCREACIÓN

Poder trabajar con uno o varios colaboradores en un documento
conjunto, elaborado en cualquier formato: Google Docs

Trabajo colaborativo con guardado de versiones:
WIKISPACES





GOOGLE DOCS
Para cocrear conocimiento

http://youtu.be/l5vb_7-NMWU





Google Docs

Creación de documentos en línea de forma colaborativa

ESTRUCTURA DE CARPETAS PERMITE HERRAMIENTA MUY ADECUADA
AUTORIZACIÓN DE COMPARTICIÓN POR ELABORACIÓN RÁPIDA DE DOCUMENTOS
CARPETAS O POR DOCUMENTOS QUE NECESITAN SER CONSENSUADOS: P.E.
ACTAS DE REUNIONES

NO ES RECOMENDABLE UTILIZARLO COMO ARCHIVO DE
DOCUMENTOS DEFINITIVOS Y EL CREADOR DEL
DOCUMENTO PUEDE ELIMINARLO O RESTRINGIR LOS
PERMISOS SIEMPRE QUE LO DESEE





WIKISPACES

Para redactar documentos colaborativos, guardando
versiones

http://www.youtube.com/watch?v=df2rC2QfvFc





Wikispaces

Sitio web con páginas realizadas de manera
colaborativa

LOS USUARIOS AUTORIZADOS PUEDEN HISTORIAL DE VERSIONES QUE PERMITE RECUPERAR
CREAR, MODIFICAR O BORRAR UN MISMO CUALQUIER ESTADO ANTERIOR Y VER QUÉ USUARIO
TEXTO QUE COMPARTEN REALIZÓ EL CAMBIO

SI SE ESCRIBE EL TÍTULO DE UNA PÁGINA WIKI ENTRE
DOBLES CORCHETES, LA PALABRA SE CONVIERTE
AUTOMÁTICAMENTE EN UN ENLACE WEB A LA PÁGINA
WIKI




6. Herramientas de comunicación





Comunicación

VIDEOCHATS

Skype

Google Talk





GOOGLE TALK
Hablar desde la pantalla del mail

http://www.youtube.com/watch?v=JFGJRfoK9xQ





SKYPE
Hablar y chatear en la misma pantalla

http://www.youtube.com/watch?v=m1mflr-kQlk




7. Herramientas y estrategias de difusión





Difusión

REDES SOCIALES BLOGS

Facebook: + social Blogger: + usabilidad

Twitter: diseminación
Wordpress: imagen + profesional
Google +: + red

Linkedin: imagen profesional





BLOGGER
Difusión escrita de la información

http://www.youtube.com/watch?v=rA4s3wN_vK8





WORDPRESS

http://www.youtube.com/watch?v=ZjZ0jq-wlhU





TWITTER
Microblogging - Mensajes “de estado”

http://www.youtube.com/watch?v=_8y79gnc35E





FACEBOOK
Red social
Difundir información donde está el cliente

http://www.youtube.com/watch?v=kiqjLN9zL0g




GOOGLE+
+ RED / -SOCIAL

http://www.youtube.com/watch?v=7T52AF8KqAY





LINKEDIN
Presencia profesional en red

http://www.youtube.com/watch?v=R5n7Or0ab_0




Lenguaje común

Indicadores y métricas
dirección
Visión estratègica grupos de trabajo

Aceleración objetivos
Plan estratégico inversión Procesos
Funciones

tecnología





1. Alinear el proceso operativo con el estratégico

La dirección debe ser capaz de transmitir a la organización el proyecto colectivo que les cohesiona.

Debe compartir los planes estratégicos y dar a los departamentos, áreas y equipos de trabajo la
información necesaria para generar una visión común de los objetivos y de las estrategias para
alcanzarlos.

A menudo nos encontramos que los grupos trabajan de forma eficiente, incluso son capaces de
medir este rendimiento, pero están desconectados de la estrategia global y desconocen cómo sus
resultados contribuyen a los objetivos comunes a toda la organización.

Este hecho, no sólo es desmotivador para los grupos sino que también tiene un efecto negativo
sobre el apoyo y la complicidad de la dirección, que, en el mejor de los casos, se inhibe y deja hacer,
con una actitud más cercana a la condescendencia que a la implicación necesaria. La actitud
adecuada, en cambio, sería aprovechar el entusiasmo y canalizar la energía de los grupos para los
objetivos estratégicos de la organización que lideran.





2. Medir con criterios cuantitativos y cualitativos

Los procesos de trabajo colaborativo no pueden vivir al margen de estos objetivos y debe
ser posible responder, en un lenguaje comprensible desde un punto de vista gerencial, a
unos indicadores que permitan valorar cómo sus resultados soportan los objetivos
globales de la organización.

Históricamente el retorno de la inversión en tecnologías se medía principalmente en la
reducción de costes o de puestos de trabajo (medidas afines a las prácticas tradicionales de
la gerencia). En la era de colaboración, la tecnología se utiliza de forma diferente ya que
multiplica las interacciones y amplía las capacidades de los trabajadores del conocimiento.
Estos nuevos usos de la tecnología contribuyen indirectamente a mejoras de la
productividad, a la rapidez en el desarrollo de productos y servicios, a la aceleración de los
procesos de innovación, la mejora de clima sociolaboral, a la mejora de las relaciones con
sus agentes...





3. Tecnología aplicada a procesos reales y necesidades específicas

Entre la tecnología y los grupos de trabajo hay una fuerte relación necesaria entre los procesos que estos
grupos necesitan para trabajar y las funciones que las plataformas tecnológicas aportan para dar
respuesta a estos procesos.
Durante todo este estudio hemos intentado establecer un modleo que facilite la evaluación de las
diferentes plataformas colaborativas a partir de la cobertura funcional a estos grupos y según sus
objetivos principales.
La tecnología utlizada debe formar parte de los ciclos de trabajo (workflows) de la actividad diaria de los
usuarios y no una tarea más añadida al trabajo que se desarrolla.

La calidad de los procesos colaborativos y la racionalización de la aplicación de tecnologías requiere:

Clasificar los trabajadores por el tipo de trabajo que desarrollan.

Identificar qué procesos están implícitos en estos grupos.

Contrastar estos procesos con las herramientas tecnológicas que pueden contribuir a la mejora de su
desarrollo.




4. Coherencia y visión estratégica en la política de adopción de tecnología

La dirección, dentro de sus planes estratégicos, deberá definir los criterios de inversión en tecnología según
corresponda a cada contexto y situación:

Equilibrio e integración de aplicaciones orientadas a la automatización de las transacciones con la emergencia
del software social y del trabajo colaborativo. Esta combinación de tecnología y sociabilidad será clave en las
futuras tomas de decisiones sobre la inversión en tecnología de las organizaciones.

Se deberá valorar también el equilibrio entre invertir en una plataforma corporativa o en herramientas del
mercado o en una combinación de ambas estrategias. Las plataformas corporativas aseguran la privacidad y la
seguridad para residir en un entorno securizado y libre de publicidad. Responde mejor a las necesidades
específicas de la organización y la implantación está normalmente acompañada de asesoramiento, servicio de
asistencia (helpdesk) y tutela. COSTE ELEVADO.
Las plataformas libres aportan una masa crítica y un nivel de participación mucho más alto. Con la interacción
con las comunidades externas a la organización se facilita y se obtiene claramente más difusión. en contra, no
controlamos el desarrollo de nuevas prestaciones y la capacidad de servicio es limitada. AHORRO EN EL COSTE.
Respecto a modalidades en el nivel de servicio. Un aspecto a considerar son la consolidación de tendencias como
SaaS (Software as a Service) y cloud computing.




5. La organización como sistema

A la dirección finalmente le corresponde crear un entorno, cultural y operativo, donde las dinámicas
del trabajo colaborativo puedan emerger:

Hay que capacitar al personal tanto en las herramientas como en las actitudes que harán posible
la colaboración.
Crear espacios par compartir las experiencias.
Fomentar la investigación, la innovación y la investigación, sin penalizar el error, estimulando el
ensayo y la iniciativa de las personas implicadas en los diferentes proyectos.
Hay una política clara sobre el uso de las herramientas (corporativas vs. abiertas) para garantizar
una coherencia departamental y una coordinación operativa de los equipos. Crear protocolos de
comunicación y formación sobre la adopción de herramientas colaborativas.
Determinar los datos técnicos de la organización que deben estar disponibles para la
organización misma y hacia el exterior.
Criterio para elegir herramientas concretas para problemas concretos, en el sentido que hemos
ido desarrollando en este documento (metafunciones).




Material elaborado por The ToolLAB (THP)

Francesca Cañas Ana Rodera David Alcubierre
www.TheProject.ws www.TheProject.ws www.TheProject.ws

Muchas gracias

Maria Jesús Salido Rojo Alvaro Llosa Mónica Poza
www.TheProject.ws www.TheProject.ws www.TheProject.ws
maria.salido@gmail.com lectorespa@gmail.com monica_poza@yahoo.es
Telf. +34 646 47 90 60

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Créditos de imágenes

A successful tool is one that was used to do something undreamed of by its author, por Katerha

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Rainbow colored buckets, por TanakaWho

http://www.flickr.com/photos/28481088@N00/670258156/in/photostream/

Calendar, por Dafnecholet

http://www.flickr.com/photos/dafnecholet/5374200948/





File cabinets, por Jessica Mullen

http://www.flickr.com/photos/jessicamullen/3678259367/

Two Hands and My Letters, por indi.ca

http://www.flickr.com/photos/indi/208050183/

Telephone Pole, por Nicholas Smale

http://www.flickr.com/photos/nicholassmale/2653055999/





0927 HMV Speaker, por Crabchick

http://www.flickr.com/photos/crabchick/2779425668/




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