1. CAPITULO 2
FUNDAMENTOS PARA LA APLICACIÓN DEL ENFOQUE DE
SISTEMAS
2.1.- ETAPAS DESCONOCIDAS
A la gran mayoría de los profesionales y técnicos en sistemas se les llama
”analistas”, debido a que después de estudiar y analizar un problema, proceden
a la utilización de alguna técnica “de sistemas” para su solución. De esta forma
surge la confusión entre el análisis sistemático o científico de un “analista de
sistemas” y el análisis o enfoque de sistemas es un verdadero ingeniero de
sistemas. El primero puede ser de tipo disciplinario, pero no el segundo.
El primer requisito fundamental par inicia la implementación de un análisis de
sistemas en la formación de un grupo interdisciplinario de trabajo. Una vez
realizado lo anterior, la primera etapa del análisis es la definición del medio
ambiente dentro del cual el sistema se desarrollara. Esta no es una labor trivial,
pues requiere de la identificación de una serie de factores cualitativos por
medio de criterios no necesariamente bien definidos.
Esta primera etapa proporciona al grupo interdisciplinario la perspectiva o
marco de referencia dentro del cual se desarrollara el sistema, con lo cual se
establecen las bases para definir las “fronteras”, alcances u objetivos del
mismo que integran la segunda etapa. Los objetivos del sistema ahora deben
ubicarse dentro del ambiente identificado, pues solo así estos se podrán definir
en términos de factores del ambiente ya identificados, definiendo de esta
manera la relación entre este último y el objetivo global del sistema que va ser
diseñado. Generalmente, el proceso de objetivos requiere de una estrategia de
realimentación hacia el paso anterior; es decir, se deberá revisar una y otra vez
el análisis del ambiente hasta lograr comprender su dinámica, la cual es
aplicable a los objetivos deseados, pues esta condicionara externamente al
sistema que se va a diseñar.

2. Una vez lograda una visión clara del ambiente externo y alcense del sistema,
se procede a la tercera etapa: la definición de los recursos del sistema. Al
definir los recursos con que se cuente o se contara en el futuro, se establecen
las restricciones básicas del sistema. Los recursos del sistema pueden
clasificarse de varias formas, según el objetivo; se podrá hablar de recursos
físicos, económicos, humanos, tecnológicos, etc. y de características tales
como la disponibilidad, costo, tipo u otras.
A causa de las restricciones identificadas en la etapa de definición de recursos,
es frecuente que se requiera modificar el objetivo definido en la etapa anterior.
Este proceso es ilógico debido a la relación que hay entre el cumplimiento de
un objetivo y los medios disponibles para ellos. En un momento se puede
definir un objetivo de gran envergadura y costo, pero no se lograra si no se
cuenta con los recursos apropiados, por lo tanto, será un concepto abstracto
sin relevancia practica.
La cuarta etapa es la integración conceptual de los tres elementos anteriores:
ambiente, objetivos y recursos. Esto significa que en esta etapa de deberán
identificar y analizar las interacciones entre dichos elementos, ya que hará un
posible mejor rendimiento del futuro funcionamiento del sistemas y asegurara la
consistencia del mismo, o sea, que los objetivos pueden alcanzarse dentro de
las restricciones del ambiente y que los recursos definidos realmente
contribuyan al logro de los objetivos.
El cumplimiento efecto de las cuatro etapas descritas es una base solida para
la representación conceptual del sistema o sea, su modelación, lo cual
constituye el tema de la siguiente sección. Frecuentemente se da el caso que
el análisis realizado antes del proceso de modelación es solo una evaluación
superficial de la necesidad del sistema, de sus posibles características físicas y
económicas y de los requerimientos humanos; estos conceptos no se pueden
definir realísticamente sin antes haber identificado los elementos de las cuatro
etapas mencionadas. Tal procedimiento es totalmente anti sistemas.

3. 2.2.- LA CONCEPTUALIZACIÓN DE UN SISTEMA.
Ya definidos los principales elementos de un sistema, se pasa a la fase de
modelación, es decir, a la representación conceptual de esos elementos.
Existen muchas técnicas y estrategias de modelación y una amplia literatura al
respecto.
Aquí se pretende describir no tanto técnicas de estas técnicas, sino construir el
tipo de conceptos que podrán formularse para definir un modelo generalizado
que practicante se pudiera aplicar a cualquier realidad. Se proponen cuatro en
particular:
Estructura organizacional
Flujos de información
Procedimientos
Ambiente de decisión
El concepto de estructura organizacional se refiere al “esqueleto” o estructura
orgánica del sistema; si se habla del cuerpo humano, el cual podría ser uno de
los sistemas más complejos que se conocen, este concepto se podrá definir en
términos del esqueleto o estructura ósea del cuerpo; esto sirve para definir en
forma drástica el radio de acción física del sistema.
La dinámica implícita en un sistema de podría representar en términos de dos
conceptos adicionales: flujos de información y procedimientos. Esa dinámica, a
menudo llamada funcionamiento, debe estar sujeta a las restricciones
impuestas por la estructura organizacional del sistema; por ejemplo el cuerpo
humano no puede moverse de una forma que desarticule el esqueleto o,
analógicamente una empresa de tipo financiero no puede pensar en implantar
procedimiento para la elaboración de un producto ingenieril sin un cambio
estructural drástico.
El procesamiento de esta información por medio de una serie de actividades
enlazadas, es la base fundamental del concepto de procedimientos, el cual
también se refiere a variables o parámetros tales como tipo de procedimientos,
costo, sintonización y automatización, etc. Es posible que un procedimiento

4. pudiera procesar uno o más flujos de información; a eso se debe que estos dos
conceptos están íntimamente interrelacionados.
El cuarto concepto, el ambiente de decisión, se refiere a todos aquellos
factores humanos, físicos y económicos que condicionan la toma de
decisiones. Cuando el sistema se refiere a una institución ya sea pública o
privada, el ejecutor de la decisión es el elemento humano y la interacción con el
ambiente relacionado a este proceso esta englobada por este concepto.
Tal vez se pudiera hablar de un último concepto: la interacción entre los
conceptos antes mencionados. Esta interacción es un elemento clave en la
definición de cualquier sistema y se refiere a todos aquellos factores que se
pudieran considerar como traslapes entre los conceptos bases.
Con base en el marco conceptual anterior, el lector debe poder pensar en
cualquier sistema de interés y lograr la definición del mismo en términos de los
conceptos ya descritos.
Se podría pensar en otras conceptualizaciones comparables en cuanto
alcance, aunque la aquí representada se recomienda por la facilidad de
definición y lógica involucrada; ya e ha utilizado en una gran variedad de
estudios organizacionales e ingenieriles en diversas instituciones públicas y
privadas.
2.3.-ESTRATEGIA PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS
Habiendo logrado la representación conceptual del sistema, el siguiente paso
es el desarrollo del mismo. Para esto se requiere una metodología. Es
conveniente hacer aquí una pausa y explicar algo más de lo que es una
metodología.
Se define como una metodología al plan de acción que ofrece dirección,
orientación y enfoque para el logro de objetivos. ¿Cómo se formula en la
practica una metodología? Existen dos aspectos básicos para lograrlo: la
programación de subobjetivos y la programación de actividades.
Generalmente es bien conocida la labor de programar actividades para lograr
un objetivo. Técnicas tales como PERT, GANT y otras son ya utilizadas no solo

5. por ingenieros civiles, sino por sociólogos, administradores, etc. El propósito
aquí es definir y enlazar de la “mejor manera” posible todas aquellas tareas o
acciones que se requieran para el logro del objetivo. El concepto de “mejor” se
definiría de diferentes formas, según sea el problema. El nivel de detalle al que
sería necesario llegar en la descripción de estas acciones o actividades varía
según sea la aplicación. A menudo se utiliza el concepto de etapas y fases
para separar grupos de actividades con características comunes. Así para el
desarrollo de un sistemas se habla de una primera fase de “capacitación”, en la
cual todas las actividades se orientan al enfrentamiento de los recursos
humanos del sistema; la segunda fase de capacitación de información es
aquella en la que todas las acciones van encaminadas a obtener información.
Por otra parte, la programación de sub objetivos no se considera en la
definición de una metodología, a pesar de que este aspecto es el más
importante para el control de la misma. Un sub objetivo que existe en conjunto
único de sub objetivos que definen el objetico global. Esta tarea de definir y
programas sub objetivos no es trivial, sino básica para asegurar el éxito de una
metodología.
La metodología que se requiere para el desarrollo de un sistema debe ser la
misma tanto en la situación en que el sistema ya existe como en la que no
existe; lo que si varia es el tipo de actividades que se requieren en uno y otro
caso.
Cuando el sistema no existe, hay que crearlo; cuando existe, hay que
modificarlo para lograr un mejor. En ambos casos, la metodología de desarrollo
de sistema tendría el mismo objetivo: lograr el mejor sistema posible de
acuerdo a cierto criterio. Es importante destacar este concepto para ilustrar el
hecho que la metodología de sistemas equivalente a una estrategia de acción
continua que se aplica a cualquier sistema, independientemente de la etapa de
“evolución” en que este se encuentre. Esta es, quizás, la característica más
importante que diferencia el proceso de aplicación del enfoque de sistemas, del
procedimiento de aplicación de cualquier otro enfoque o punto de vista.
Las actividades y recursos que se utilizan para esto se diseñan precisamente
para lograr la maximización de beneficios y el desarrollo optimo del sistema.

6. Puesto que generalmente el tiempo de quien toma decisiones es demasiado
valioso para tener que emplearlo en el análisis y supervisión de todos los
detalles del funcionamiento de su empresa , especialmente cuando es grande y
compleja, se hace imperativa la creación de grupos staff, especialistas
dedicados a esta labor cuya área principal debe ser la metodología de
sistemas.
Una metodología no necesariamente es determinista; es decir, que se pudieran
considerar estrategias con objetivos y actividades probabilísticas. De hecho, se
podría argumentar que la realidad nunca es determinista y que su descripción
debería basarse en probabilidades. El enfoque de sistemas requiere que se
considera la alternativa de utilizar una metodología probabilística si esta logra
cumplir con mayor efectividad el objetivo perseguido.
2.4.- CONSIDERACIONES SOBRE LA IMPLEMENTACIÓN DE CAMBIO EN
UNA INSTITUCION
A menudo se dice que la ingeniería de sistemas y su enfoque no son prácticos
debido al tiempo que requiere capacitar personal, investigar, analizar,
recomendar soluciones y promover cambios.
La falacia principal de este argumento es precisamente su enfoque “anti-
sistemas”; es decir, su visión de que la ingeniería de sistemas es solo un
proceso clásico de planeación, diseño e implementación de una solución. La
ingeniería en sistemas, por el contrario, es un proceso de cambio gradual, ya
que prácticamente desde el arranque se debe estar promoviendo cambios,
aunque obviamente de menor trascendencia debido a que en esta etapa aun
falta información del detalle del sistema.
La implementación de cambio no es una labor trivial. Se requiere no solo de
personal con gran habilidad para comunicar, convencer, enseñar e implantar,
sino de una estrategia adecuada de participación y capacitación gradual del
personal que absorberá el cambio. Esta estrategia debe ser de gran flexibilidad
y simplicidad; es decir, su adaptación a diferentes situaciones y su costo
deberán ser las dos principales consideraciones del análisis de sistemas.

7. La metodología de sistemas tiende hacia la implementación de cambios
jerarquizados estos de acuerdo a prioridades que contemplan el corto, mediano
y largo plazo del sistema esto es simplemente consecuencia del punto de vista
integral y la evaluación continua que esta metodología implica. Sin embargo en
la mayoría de los casos la efectividad de esta observación cualitativa y sin
funcionamiento es casi nula, puesto que no se han considerado el
funcionamiento, el ambiente de decisión y las tendencias de crecimiento del
sistema. Esto significa que en lugar de basarse en “patrones” generales de
estructura o comportamiento y en “posible” predicciones sobre el futuro del
sistema, la metodología de sistemas promueve una evaluación continua del
mismo, permitiendo adaptar constantemente los diferentes componentes y
haciendo uso máximo del concepto de prueba-error.
Las consultorías organizacionales o de “management” tradicionalmente han
ofrecido apoyo en “componentes” o aspectos específicos del sistema de una
empresa o institución. Las asesorías sobre organización ofrecen diagnósticos
específicos de definición y documentación de objetivos, funciones, actividades
y políticas, evaluación de aéreas especificas de la organización, desarrollo
organizacional, administración por objetivos y otros.
Las asesorías sobre ingeniería industrial enfatizan, entre otros, los aspectos de
simplificación de métodos y procedimientos de trabajo, estándares de
operaciones, control de inventarios, organización de mantenimiento, normas y
control de calidad. Diferentes asesorías de tipo “alta empresa” ofrecen apoyo
sobre control de utilidades, mercadotecnia, servicios administrativos , análisis
de inversión, así como una serie de otras orientaciones, ciertamente de gran
importancia para cualquier institución o empresa, porque sin su adecuada
jerarquización y sin un conocimiento detallado del contexto global se du
empresa, sus consideraciones, así como los resultados de análisis y
evaluación, tienden a ser una labor de “parches” y “apaga-fuegos”, que a
mediano y largo plazo, a menudo genera aspectos negativos con costos
mayores a los beneficios. Todos estos “diagnósticos” parciales, enmarcados
dentro del plan definido por el enfoque de sistemas, serán los esfuerzos
específicos de promoción de cambios básicos del sistema, pero lo harían con el
mínimo costo.

8. BIBLIOGRAFIA
LIBRO: EL ENFOQUE DE SISTEMAS “ESTRATEGIAS PARA SU
IMPLEMENTACION”
Dr. Miguel Ángel Cárdenas