Curso presentaciones eficaces

¿Cuál es nuestro objetivo?
Normalmente al presentar lo que hacemos:
 Lanzar datos
 Crear historias complicadas
 Leer diapositivas sin continuidad
 No tenemos en cuenta a la audiencia
Conseguir que nuestras presentaciones sean:
 Memorables
 Efectivas
 Persuasivas
Mayo2009CursoeNTérate:Presentacioneseficaces–Formador:PetraPlaza

Elementos de una presentación

El documento
 ¿Informe = Presentación?
 Informe = documento a entregar, con información
detallada de procesos, metodologías, estadísticas, etc.
 Presentación = diapositivas de impacto que deben
apoyar al orador en su charla y, sobre todo, en el logro
de su objetivo final
NO

Debemos tener claro de
partida
 En qué contexto se plantea la presentación
 Qué tipo de cuestión es la que se quiere abordar (estrategia
de comunicación, planificación estratégica, táctica,
evaluación de eficacia,… )
 Asegurar que entendemos bien todas las dimensiones del
tema a tratar y para ello:
 Hacer todas las preguntas que sean necesarias.
 No dar nada por sobreentendido.
 Comprometer una fecha de respuesta (“deadline”) una vez
realizada una estimación de los recursos necesarios
(recursos, datos, …) y teniendo en cuenta los compromisos
ya en marcha.
 ATENCION: Siempre hay que cumplir la fecha de entrega.

Vamos a preparar el documento
ALTO!!!!!
Espera, para un
momento y
dedícale un
tiempo antes de
empezar a hacer
diapositivas sin
ton ni son
Fallos comunes Solución
Sin un punto claro Plantéate adónde quieres
llegar
Sin beneficio para la
audiencia
Identifica qué ideas
principales quieres transmitir
y que sean interesante para
tu audiencia
Sin flujo claro Elige un camino
Con demasiado
detalle
Debe primar el principio de
la simplicidad
Demasiado largas Decidir qué diapositivas vas
a utilizar

Análisis del problema
 Subdividir el problema hasta que encontremos
problemas indivisibles que admitan una
respuesta concreta.
 Asegurar que tenemos a nuestro alcance todos
los datos necesarios para responder a los
problemas planteados. En caso de no tenerlos,
identificar la forma más eficaz, en tiempo y
coste, para conseguirlos.
 NO utilizar PowerPoint hasta que no tengamos
claro cuál es el mensaje que queremos dar y cuál
es la mejor forma de mostrarlo.

Conexiones
internas
Conexiones
externas
Fases de una presentación

Al crear el documento,
pensar en el
 CONTENIDO:
 Arranque:
 Portada
 Agenda
 Estructuras de flujo
 Cierre:
 Conclusiones y recomendaciones
 Despedida
 CONTINENTE:
 “Look & feel” general
 Texto
 Gráficos, imágenes
 Color
 Animaciones

La portada
 El título
 La fecha de la presentación
 La empresa a la que se va a presentar el
documento (logo)
 Mi empresa o departamento (logo)

La agenda
 Es necesaria.
 Oportunidad para generar interés ante todo
lo que va a venir.
 Es el esqueleto de nuestra historia.
 Sirve para orientar a nuestra audiencia sobre
cuánto tiempo va a durar nuestra presentación.
 Nos debe ayudar a nosotros mismos a hacer un
recorrido rápido por la historia que vamos a contar

Estructuras de flujo

Descripción
estructuras de flujo –
I Una secuencia de partes similares, cuyo orden es
intercambiable.
Organiza núcleos de ideas con un criterio temporal ,reflejando
eventos en el mismo orden en que ocurrieron o deberían ocurrir.
Organiza los bloques de información de acuerdo a su ubicación
física o geográfica.
Organiza ideas conceptualmente, de acuerdo a una metáfora
física o una analogía, proveyendo un arreglo espacial de los
temas (i.e. Iceberg, pilares casa, pirámide).

Descripción estructuras
de flujo – II
Organiza la presentación alrededor de un problema y la
solución ofrecida por ti y tu compañía.
Organiza la presentación alrededor de uno o más conflictos y
la acción que propones para tratarlos.
Organiza la presentación alrededor de una oportunidad de
negocio y el apalancamiento que tú o tu compañía van a
implementar para aprovecharla.
Organiza la presentación alrededor de un concepto de negocio
central, o de un método o tecnología, con aplicaciones
múltiples o funciones que emanan de ese concepto central.

Descripción estructuras
de flujo – III
Organiza la presentación alrededor de una serie de
características de tus productos o servicios y los beneficios
concretos que tales características aportan.
Una forma narrativa de contar cómo tú o tu compañía resolvisteis
un problema en particular o cubristeis las necesidades de un
cliente en particular, y que en la forma de explicarlo cubres todos
los aspectos de tu negocio y tu entorno.
Saca a la luz argumentos contra tu propio caso y acto seguido
los rechaza destacando todas las falacias (o falsas creencias)
que esos argumentos esconden.
Organiza la presentación alrededor de una serie de
comparaciones que ilustran las diferencias entre tu compañía y
otras compañías.

Descripción
estructuras de flujo –
IV Utiliza un diagrama de dos por dos, o mayor, que organiza un
complejo conjunto de conceptos de una forma fácil de digerir,
fácil de seguir o fácil de recordar.
Desemboca en una serie de ideas relacionadas que
comparten un conjunto de sub-ideas cada una de ellas.
Preguntas, y luego respondes, cuestiones que probablemente
estén en ese momento en la mente de tu audiencia.
Enumera una serie de ideas conectadas de forma suelta,
hechos o argumentos.

Tipos de diapositivas de
contenido

Ejemplo diapositiva
cualitativa de texto

Ejemplo diapositiva
cualitativa con esquemas

Contenido diapositiva de
datos
Título del cuadro
Período. Unidades
(*) Espacio para las notas a pie de página Fuente: XXXX; Análisis Carat Expert
Mensaje
Cuerpo
del
cuadro
mensaje

Ejemplo diapositiva de
datos – Serie temporal

datos – Distribución de
frecuencias

datos – Correlaciones

Recomendaciones al hacer un
gráfico
 En los gráficos de columnas o barras agrupadas es recomendable poner la
información (los items) ordenada, excepto los items del tipo “otros”, “resto”,
“n/c” que siempre irán al final independientemente de su tamaño.
 Cuando los conceptos que estamos representando son sumables (no hay
intersección entre ellos), es recomendable usar gráficos de componentes
(columnas o barras “apiladas”). En caso contrario (si son conceptos con
intersección) es preferible el gráfico de columnas o barras agrupadas.
 Los gráficos tridimensionales no son recomendables, a no ser que haya
pocos items que mostrar y sea importante estéticamente que sea
tridimensional.
 Siempre que haya espacio, es preferible que las cifras estén visibles en el
gráfico, en cuyo caso es recomendable quitar el eje de vertical (no añade
información).
 Cuando las cifras son altas (cientos, miles) o conceptos enteros (p.ej: nº
personas) no se deben poner números decimales, y el punto separador de
miles debe aparecer para mayor claridad, excepto en los años.

Notas sobre la realización
de los gráficos
 En las cifras que representan años no se debe poner el punto separador de
miles (deben ser, p.ej: 1999, 2000, 2001 y NO 1.999, 2.000, 2.001).
 Los números decimales sólo deben aparecer en cifras pequeñas o
porcentajes, en los que sí añaden información. Salvo excepciones, no se
debe utilizar más de 1 decimal en las cifras.
 Si el gráfico contiene mucha información, se puede facilitar la lectura
señalando (con una flecha, un círculo, etc.) la información relevante. En este
caso el mensaje debe hacer referencia a la cifra resaltada en el gráfico.
 No se deben resaltar demasiadas cifras, ya que se pierde el efecto y el
gráfico queda más “sucio”.
 No poner los nombres de las barras o columnas fuera del gráfico.
 Mucho cuidado con los colores que se eligen: que se vean y se diferencien.
 Siempre, antes de dar por terminado un gráfico, revisar a fondo todos los
datos para evitar errores.

El cierre
 Recopilar los principales mensajes que
queramos que calen en nuestra audiencia.
 Presentar un resumen escueto y claro.
 No caer en la tentación de “leer la lista de la
compra”.
 Aportar información adicional que enriquezca
cada punto.
 Incorporar no sólo conclusiones-resumen sino
también recomendaciones.

Nos vemos el
8 de Junio
Ahora a preparar
presentaciones

8 de Junio de 2009
Día de la
presentación:
HOY !!!!!

No existen patrones generales,
existen retos personales
 Al presentar tienes que pensar, sentir, hacer y
reaccionar.
 Y si me dices:
 “Hago presentaciones muy ortopédicas, todas están
estructuradas igual”
 “Los primeros 10 minutos estoy nervioso pero luego me siento
más cómodo”
 “Conozco muy bien mi trabajo pero no consigo mantener un
nivel de atención alto en mis presentaciones”
 “Es que, cuando no me creo lo que cuento, se me nota”
 “Me gustaría ser más gracioso, más empático y menos
monótono”
 “Me cuesta enlazar las ideas cuando cambio de diapositiva”

Saca partido a tus
“herramientas”
 La voz, para:
 Crear confianza.
 Influir, sugestionar y persuadir.
 El lenguaje verbal
 Procurar tener un vocabulario rico.
 Sencillo, claro y directo.
 Adaptado a cada caso.
 El lenguaje no verbal
 Importancia de estos elementos en mi comunicación(1)
 El 38% se atribuye a la voz (entonación, proyección, resonancia,
tono, etc)
 El 7% se atribuye a las palabras (lenguaje verbal)
 El 55% al Lenguaje Corporal (gestos, posturas, movimiento de los
ojos, respiración. etc)
(1): Fuente Albert Mehrabian, Psicólogo y Profesor Emérito de la UCLA

Tipos de voz y su efecto en
la audiencia
Si tu voz presentando es… Provoca …
De tono alto y aguda Agresividad
Discordante Irritabilidad
Nasal Presunción de actitud pretenciosa
Entrecortada Contradicción
Cortante y seca Frialdad e insensibilidad
Demasiado baja Induce a la tristeza
Cálida y bien timbrada Tranquilidad
Suave y tranquila Amistad y tolerancia

El lenguaje verbal
 Evita abusar de frases hechas, clichés, tópicos
o palabras vulgares.
 Enriquece tu vocabulario.
 Refuerza el impacto de tu lenguaje con
imágenes.
 Procura no utilizar palabras comodín.
 Utiliza un lenguaje adaptado a tu audiencia.

El lenguaje no verbal
 La sonrisa
 Natural
 Espontánea
 La mirada:
 Es la mejor manera de exteriorizar nuestra sinceridad.
 Evita desviar la mirada de izquierda a derecha, o al suelo o incluso
al techo.
 Mirando a los ojos conseguiremos captar la atención de nuestra
audiencia.
 Los gestos
 Evitar los tics o gestos mecánicos
 No jugar con un bolígrafo
 Evitar meter las manos en los bolsillos
 Intentar ante todo la naturalidad y eliminar la tensión

Significado de los gestos – I
Gesto Lo que refleja
Acariciarse la mandíbula Toma de decisiones
Entrelazar los dedos Autoridad
Dar un tirón al oído Inseguridad
Mirar hacia abajo No creer en lo que se escucha
Frotarse las manos Impaciencia
Apretarse la nariz Evaluación negativa
Golpear ligeramente los dedos Impaciencia
Sentarse con las manos agarrando la
cabeza por detrás
Seguridad en sí mismo y superioridad
Inclinar la cabeza Interés
Palma de la mano abierta Sinceridad, franqueza e inocencia
Caminar erguido Confianza y seguridad en sí mismo
Pararse con las manos en las caderas Buena disposición para hacer algo

Significado de los gestos – II
Gesto Lo que refleja
Jugar con el cabello
Falta de confianza en sí mismo e
inseguridad
Comerse las uñas Inseguridad o nervios
La cabeza descansando sobre las
manos o mirar hacia el piso
Aburrimiento
Unir los tobillos Aprensión
Manos agarradas hacia la espalda Furia, ira, frustración y aprensión
Cruzar las piernas, balanceando
ligeramente el pie
Aburrimiento
Brazos cruzados a la altura del pecho Actitud a la defensiva
Caminar con las manos en los bolsillos
o con los hombros encorvados
Abatimiento
Manos en las mejillas Evaluación
Frotarse un ojo Dudas
Tocarse ligeramente la nariz Mentir, dudar o rechazar algo

Algunas recomendaciones
sobre el lenguaje no verbal
 Usa tus ojos para hablar
 Cuidado con tu manos
 “No toque, porqué tocas”
 Actitud física: atención a los gestos de
delatan impaciencia o aburrimiento
 Aprende a sentarte
 Controla tu mirada
 No exageres las expresiones de tu rostro

Algunos trucos para
prepararte para la ocasión
 Reducir la tensión:
 Tensar – destensar el tronco y los brazos
 Relajar el cuello
 Ejercitar los hombros
 Ejercicio de respiración: respiración diafrágmica
 Ejercicios de voz:
 Vocalización: articulación (trabalenguas, lápiz,…)
 Dicción: locución, entonación
 Proyección: adapta tu proyección de voz
 Modulación – entonación: Da color y calor a tu voz

El momento ha llegado
 Nunca llegar tarde.
 Hay que ir vestido para la ocasión.
 Ir preparados para todo (documento en varios
soportes, ordenador, proyector, cable, …)
 Verificar que todo funciona antes de que
lleguen los asistentes a la reunión.
 Colocarnos donde podamos ver a todos y que
todos nos vean.
 Apagar el móvil, tú móvil.

La presentación va a
empezar
 Antes de empezar la presentación observa a
tu audiencia.
 ¿En qué estarán pensando?
 En un mail urgente que han recibido esa mañana
 En su próxima reunión
 En la comida que tienen luego con un amigo
 En una discusión con su pareja
 Debes captar su atención desde el inicio.
 El objetivo de la comunicación es que el
mensaje sea comprendido.

Exposición corta para captar la atención de la audiencia y
al mismo tiempo ayudarte a iniciar la presentación de
forma cómoda y en tono de conversación

Recursos durante la
presentación
Cierra un tema y dirígete hacia el siguiente
Haz referencias a temas que han
aparecido antes y que van a aparecer
en la presentación
Haz una pregunta relevante y
provee tú mismo la respuesta
Establece un ejemplo o destaca un
dato al principio de la presentación y
entonces haz varias referencias al
mismo a lo largo de la presentación
Establece un ejemplo o destaca un dato al
principio de tu presentación y no vuelvas a
mencionarlo hasta el final de la mismaUtiliza una frase con gancho o
un eslogan de forma repetida
Haz una pausa en las principales
transiciones y recapitula
Presenta conceptos
relacionados en serie y ve
descontando cada uno de ellos
Pon información
numérica en perspectiva

Recursos durante la
presentación
Menciona específicamente, por su nombre, a
uno o más miembros de la audiencia
Haz referencia a una persona,
compañía u organización
relacionada contigo y tu audiencia
Dirige preguntas
directamente a uno o más
miembros de la audiencia
Haz referencias a algún hecho
o acontecimiento de actualidad
Haz referencia al
lugar de la
presentación
Haz referencia a
información actual
que enlaza y apoya
tu mensaje
La portada

Fallos comunes – I
1. Lectura de la agenda.
 Es el esqueleto de nuestra historia.
 Sirve para orientar a nuestra audiencia sobre cuánto
tiempo va a durar nuestra presentación.
 Nos debe ayudar a nosotros mismos a hacer un
recorrido rápido por la historia que vamos a contar
2. La lista de la compra
 Lectura o descripción sin pausas de una serie de
elementos, sin aportar información adicional
 Cadencia cansina y telegráfica por falta de
preparación y por no haber construido una historia

Fallos comunes – II
3. Te cuento tu briefing
 Lo que hacemos: Proyectarlo tal cual en la pantalla y
repasarlo concienzudamente para que vean que lo hemos
leído.
 Deberíamos:
 Mencionar punto de partida
 Rescatemos aquellos elementos clave del brief que mejor van a
ayudarnos a justificar o defender las ideas que proponemos
 No necesitan estar al inicio de la presentación.
4. Los gráficos del hombre del tiempo
 La mayoría de nuestros gráficos son
 ininteligibles en la distancia
 no hablan por sí mismos
 Lo importante no es el dato, sino lo que significa.

Fallos comunes – III
5. Aquí tienes mis conclusiones
 Normalmente al final de la presentación y
llegamos a ellas ya cortos de tiempo
 Son los pilares de las ideas a las que has llegado
 Es con lo que quieres que tu audiencia se quede al
final de tu presentación

Interactuar con la
audiencia
 Solicitar feedback, animales a que participen
(preguntas abiertas)
 Observa las caras de la audiencia y haz participar
al que bosteza o distrae
 Jamás discutir con la audiencia
 Jamás rechazar críticas o sugerencias de mejora
 Y si tenemos algún oyente “molesto”:
 Acepta el desacuerdo como fuente de aprendizaje
 Invita a ver temas particular aparte
 Acepta la crítica con humildad y aceptación
 Retoma tema central lo antes posible

El cierre
 Recopilar los principales mensajes que
queremos que calen en nuestra audiencia.
 Agradecimiento por la atención prestada.
 Ofrecernos para cualquier ampliación o duda
al respecto.
 Sonreír.
 Mantenerse frente a la audiencia 5 segundos.

Tipos de presentadores

Recapitulando
 Todo lo que presentamos debe estar guiado
por el objetivo de cubrir las necesidades de
nuestra audiencia
 Hay que pasar de hechos/datos a
BENEFICIOS
 Encontrar el equilibrio entre lo que
contamos y cómo lo contamos
 No olvidar que presentamos ante personas
Incluir siempre el FACTOR HUMANO en
nuestras presentaciones

Prepararte antes
 Neutraliza las tensiones
 Controla tu relajación y respiración
 Voz
 Cuida tu vocalización, dicción, modulación y proyección
 Lenguaje verbal
 Trabaja en el énfasis, entonación, velocidad, pausa, volumen, repetición,
muletillas
 Lenguaje corporal
 Trabaja en la gesticulación, movimiento, apoyo
 Precisión
 Sé preciso para lograr inspiración, seducción, entusiasmo, persuasión
 Naturalidad en la interacción
 Busca siempre la generación de confianza, escucha activa,
espontaneidad

Busca el equilibrio
Construir una buena historia
y
contarla con naturalidad, convicción, energía y claridad
Las diapositivas son tus amigas, pero no seas diapo-dependiente
generar impacto
ilustrar conceptos
destacar ideas importantes
mostrar datos (¡que se puedan leer!)
Consigue que la pantalla sea tu aliada y no tu competidora

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