1. MÓDULO DE
AUTOMATIZACIÓN DE DOCUMENTOS

2. Este módulo automatiza un alto porcentaje de las operaciones relacionadas con los documentos de una PYME, como:
facturación por conceptos, comprobantes de ingreso, de egreso, pagos y abonos a cartera o a proveedores, entre otros.
Incluye un completo conjunto de operaciones especializadas en cada tipo de documento; cada operación solicita la
información básica de cada transacción a través de un asistente simple, que al procesarse, genera en forma totalmente
automática el documento impreso y todos los movimientos contables, de ejecución presupuestal y de cartera que
correspondan.
Características destacadas
Facilidad para registrar Ventajas de la automatización Documentos de impresión
información de documentos Facturas de venta (por conceptos).
Único sistema que incluye asistentes La facilidad de digitación y la Comprobante de ingreso.
de automatización de documentos innecesidad de hacer asientos de
que facilitan el registro de un alto doble partida, facilitan la delegación Recibo de caja.
porcentaje de los comprobantes de la del registro en auxiliares y secretarias. Comprobante de egreso o de pago.
empresa. El sistema permite estandarizar y Comprobante de egreso con cheque.
Con sólo registrar los datos básicos del restringir el uso de las cuentas por
Impresión de Cheques.
documento (¿qué?, ¿quién?, ¿cuánto?, cada centro de costos y por cada tipo
etc.), el sistema se encarga de realizar de operación. Documento equivalente a la factura
los cruces de cartera y demás asientos (para régimen simplificado).
Se evita el doble trabajo de hacer el
contables que correspondan en forma comprobante, separadamente hacer Comprobante de caja menor.
totalmente automática. la codificación contable y luego la Comprobante de compra.
Los asistentes no solicitan información digitación de los asientos en la
contable, únicamente la información contabilidad. Nota por compras y servicios régimen
Automatización de documentos
propia de cada transacción. simplificado.
Optimiza y agiliza el proceso diario al
No se requiere hacer asientos de reducir los pasos, calcular Comprobantes de abono a CxC.
doble partida. Es el sistema quien los automáticamente los impuestos y Nota contable, nota débito, nota
hace. generar automáticamente la crédito.
Integración y automatización contabilidad y la cartera, entre otros.
Comprobante nota débito con
Cada asistente se especializa en un Facilita el control de cartera1, el registro cheque.
tipo de documento (registro de de los abonos y el cruce de cuentas.
Etc.
ingresos, registro de pagos, etc). Automatiza los diferidos: sólo se registra
Cada asistente procesa la información el ingreso recibido por anticipado o los
integrándola automáticamente a cargos y gastos diferidos, y el sistema
todos los módulos del sistema (asientos automáticamente los difiere.
contables, de cartera, de ejecución Permite automatizar las comisiones por
presupuestal, etc). recaudo2, generando automática -
Todos los asistentes de ingresos y mente las CxP a los vendedores.
gastos incluyen sistema de cálculo de
impuestos completamente
automático (IVA, Retefuente, ICA, etc).
Los asistentes de ingresos y gastos
permiten programar fechas de pagos
y manejo de cuotas, registrar pagos en
efectivo, cheque, CxP o CxC, cruzar
con anticipos, etc.
1
Requiere módulo de cartera.
2
Requiere el módulo de inventarios y facturación.

3. Automatización de operaciones de ingresos y gastos
Los asistentes para el manejo de operaciones de ingresos y gastos facilitan el registro paso a paso de las diferentes
transacciones de ingresos y gastos sin que el usuario requiera formación contable. Ésto es muy útil cuando el contador de
la empresa pretende delegar la digitación de los ingresos y gastos en personas no muy avanzadas en el registro contable
riguroso de asientos de doble partida.
Cada asistente incluye un flexible sistema de liquidación de impuestos automático (p.e.: IVA, Ret, Ret ICA, etc.).
Asistente para registrar y facturar ingresos por Asistente para registrar y facturar ingresos
conceptos recibidos por anticipado
Fácil registro de las operaciones de ingresos, ya que el sistema Similar a la operación de registro de ingresos, pero
solicita únicamente información simple: ¿De quién se recibió el adicionalmente el sistema diferirá automáticamente el ingreso
ingreso?, ¿A cuál concepto de ingreso corresponde?, ¿Cuánto en un número de meses especificado. Este proceso es
es el monto?, ¿Cómo es la forma de pago?. Al procesar, el realizado con las acciones automáticas de fin de mes.
sistema de automatización genera los movimientos débitos y En la forma de pago de las operaciones de ingresos se puede
créditos correspondientes, actualizando el estado de hacer cruces con cartera y de igual forma en las operaciones
resultados, cartera, ejecución presupuestal, etc. de gastos se pueden hacer cruces con anticipos, proveedores
y cuentas por pagar en general.
Asistente para registrar gastos y pagos Asistente para registrar cargos y gastos diferidos
Fácil registro de las operaciones de gastos y pagos, ya que el Registre cargos diferidos o gastos pagados por anticipado de
sistema solicita únicamente información simple: ¿A quién le forma similar al asistente de gastos y pagos, pero
pagó?, ¿A qué concepto de gasto corresponde?, ¿Cuánto?, adicionalmente el sistema diferirá automáticamente el gasto
¿Calcular automáticamente IVA y Retención? y ¿Cuál es la en el número de meses que se especifique. Este proceso se
forma de pago?. Al procesar, el sistema de automatización realizará con las acciones automáticas de fin de mes.
genera los movimientos débitos y créditos e imprime el
comprobante de pago o egreso correspondiente.
24

4. Automatización de operaciones de cartera y proveedores
Las operaciones de automatización de cartera facilitan el registro paso a paso de las diferentes transacciones de cartera,
como los abonos de clientes o pagos a proveedores sin que el usuario requiera formación contable. Esto es muy útil
cuando el contador de la empresa pretende delegar la digitación de la cartera en personas no muy avanzadas en el
registro contable riguroso de asientos de doble partida.
El módulo de automatización toma la información suministrada y la convierte automáticamente en asientos contables y
de cartera.
Asistente para crear cuentas por cobrar Asistente para registrar pagos o abonos de la
Permite registrar en el sistema los préstamos que la empresa le cartera de clientes
hace a terceros. Al procesar genera automáticamente la Al procesar, genera internamente los asientos y cruces
cuenta por cobrar y los movimientos contables que contables y de cartera. Incluye asistente para visualizar cuentas
correspondan. por cobrar pendientes y sus saldos.
Automatización de documentos
Asistente para crear cuentas por pagar Asistente para registrar abonos a proveedores
Permite registrar en el sistema los préstamos que los terceros le Al procesar ejecuta internamente los cruces contables y de
hacen a la empresa. Al procesar genera automáticamente la cartera que correspondan. Incluye asistente para visualizar
cuenta por pagar y los demás movimientos contables. cuentas por pagar pendientes y sus saldos.
Asistente para replanteamiento de créditos Programador de cuotas
Permite registrar en el sistema algún cambio en las condiciones Permite programar todos los pagos por cuotas en diferentes
de un crédito ya registrado con anterioridad. fechas y por cuotas especiales como en Julio y Diciembre.

5. Informes en automatización de documentos
A los documentos de impresión se les puede configurar opciones de visualización como: los rótulos de los informes, nombre y número
del documento, márgenes de impresión, etc.
De esta manera se pueden utilizar formatos preimpresos o hacer que el sistema imprima totalmente el documento.
Cada operación, de acuerdo a su tipo, permite ser impresa en varios tipos de formatos que pueden ser seleccionados por el usuario.
Modifique, diseñe o personalice sus propios documentos
de impresión1.
26 1
El módulo de diseñador de documentos se comercializa como una herramienta independiente.

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