1. Bases de Datos El término "base de datos" es un término de computación, pero se puede aplicar a la forma en que los datos son catalogados, archivados y usados. Cualquier colección de datos que se relacione y se agrupe como un todo, es una base de datos.
2. Pese a ello, un tarjetero o un librito de direcciones no hacen una base de datos. La forma en que la información es organizada es lo que verdaderamente hace una base de datos. Objetos como gabinetes de metal o libros de direcciones solo ayudan a organizar la información. Los programas de Bases de Datos son solamente una de esas ayudas.
3. Sistemas de Información Un Sistema de Información Gerencial es normalmente un conjunto de programas y personas, que manejan, adecuadamente y en forma coordinada. Como toda empresa tiene actualmente al menos una computadora es sencillo organizar un Sistema de Información. La administración de datos se utiliza por lo general y básicmaente para manejar las funciones contables requeridas por una empresa incluyendo Facturación, Control de Inventarios, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Planillas, Activos Fijos, y Mayor General. Para que un Sistema de Información Gerencial sea verdaderamente útil, debe automatizar completamente la administración de datos de una empresa, además de los procesos contables.
4. Los diferentes módulos de un Sistema de Contabilidad eficiente permite obtener numerosos reportes, dando a los Gerentes la información necesaria para la toma de decisiones. Algunas características que se considera en todos los Programas de Contabilidad eficientes son: Facturación: Debe permitir la automatización del proceso de ventas, emitiendo las facturas. Los precios, impuestos y otros cargos especiales deben calcularse automáticamente. Control de Inventarios: A partir de la emisión de la Factura , los Inventarios deben poder actualizarse automáticamente. Esto es descargarse del Inventario la mercadería vendida, manteniendo de est modo un registro exacto de las existencias, con el valor unitario y global, tanto por productos, por grupos de productos y por bodegas.
5. Cuentas por Cobrar: A partir de la emisión de Facturas, en caso de ser de créditos, el Sistema debe ser capaz de automatizar el manejo de los auxiliares de Cuentas a Cobrar. El Sistema debe emitir Estados de Cuentas a Clientes, Estados de Antigüedad de Saldos por cliente y totales. Cuentas por Pagar: Organizar y automatizar el proceso de Cuentas por Pagar es función de todo Sistema Contable Mecanizado. Debe estar preparado de tal manera que agilice el programa de pagos, permitiendo aprovecharse de descuentos por pronto pago. Debe permitir la preparación y anticipación de Flujos de Efectivo.
6. Mayor General: Esta es la parte central de todo Sistema Contable. Debe automatizar el proceso contable, desde el ingreso de transacciones individuales, hasta la producción instantánea de los Estados Financieros: Balance General, Balance de Comprobación y Estados de Resultados. Interacción de los Módulos:Todos los módulos deben estar diseñados para interconectarse con los otros. La Facturación debe actualizar automáticamente Inventarios y Cuentas por Cobrar. Las Ordenes de Compra y Facturas de Proveedores deben actualizar Cuentas a Pagar e Inventarios. El Mayor General, por su lado debe actualizarse sin necesidad de ingresos manuales, tediosos y generadores de errores.
7. Planillas: Un módulo de Planillas debe calcular automáticamente las deducciones de Seguro Social, Impuesto de Renta, Deducciones de Préstamos, etc. Debe además llevar registros completos de los empleados, con fecha de ingresos, estado civil, cargas, y otros datos, requeridos por la Legislación. Activos Fijos: Este módulo debe hacer los cálculos periódicos de depreciación de todos los Activos Fijos: Maquinaria y Equipos, Terrenos, Edificios, Mobiliario y Equipo. Una vez ingresados los Activos, fecha de compra y su valor inicial, el sistema debe estar preparado para automatizar los cálculos de depreciación utilizando alguno de los métodos aceptados contablemente. Los Reportes de Activos Fijos, con indicación de los diferentes datos requeridos, deben ser obtenidos de este módulo.
8. Intercambio Electrónico de DatosLa Internet , una tecnología para conectar diferentes tipos de computadoras y redes de computadoras, permite extender el concepto de Sistemas de Información Gerencial a terrenos más amplios. Esto es interconectar diferentes Sistemas Gerenciales de diferentes empresas y organizaciones involucradas en transacciones comerciales, de diferentes continentes.El EDI (Electronic Data Interchange), sistema que utiliza diferentes protocolos en la Internet , permite el intercambio de datos entre computadoras de empresas proveedoras, clientes, bancos, vendedores y otros organismos, haciendo posible transacciones a nivel nacional e internacional. Estas transacciones incluyen el pago por medio de tarjetas de crédito/débito, transferencias bancarias y otras formas aceptadas por las partes involucradas en las transacciones.
9. Conclusión Una gran parte, por no decir toda, la información necesaria para la toma de decisiones de una empresa, se encuentra en la información contable. La contabilidad muchas veces es totalmente olvidada por los Gerentes Generales, Gerentes de Mercadeo, Presidentes y otros ejecutivos de las empresas. Consideran, en forma totalmente equivocada, que los datos que a diario ingresan los encargados del departamento contabilidad, no tiene relevancia para sus actividades.
