Este documento presenta información sobre conceptos básicos de administración de proyectos. Explica que un proyecto tiene un objetivo definido, se compone de actividades interrelacionadas y utiliza recursos de manera eficiente. Describe las fases del ciclo de vida de un proyecto y los pasos para planear y administrar con éxito un proyecto desde su inicio hasta su culminación. También cubre temas como identificación de necesidades, selección de proyectos, desarrollo de propuestas y tipos de contratos.

1. Placencia Palacios Berenice
Castro Montalvo Ilse
Rodríguez Montero José Luis
CONCEPTOS DE LA
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

2. La vida de un proyecto
 El proyecto es un esfuerzo tendiente a lograr
un objetivo especifico mediante una serie
especial de actividades interrelacionadas y la
utilización eficiente de recursos.
Los proyectos nacen cuando una necesidad
es descubierta por el cliente, es decir, por
personas o una organización dispuestas a
aportar los fondos para atenderla.

3. Fases del ciclo de vida de
un proyecto
1.- Primera fase: Consiste en identificar una
necesidad, un problema o una oportunidad.
2.- Segunda fase: Consiste en desarrollar
una solución de la necesidad o problema
3.- Tercera fase: Consiste en poner en
práctica la solución propuesta.
4.- Cuarta fase: Terminación del proyecto.

4. Administración de
proyectos
 Es un proceso que consiste en establecer
primero un plan e implementarlo después
para alcanzar el objetivo.
 Un proyecto no podrá realizarse
exitosamente si no se dedica tiempo a
preparar un plan bien elaborado.

5. Atributos del proyecto
 El proyecto tiene un objetivo bien definido.
 Un proyecto se lleva a cabo en una serie de
actividades independientes.
 En un proyecto se echa mano de varios
recursos.
 Un proyecto tiene un marco temporal
específico.
 Un proyecto puede ser un esfuerzo único.
 Un proyecto tiene un cliente.

6. Conceptos Básicos
 Alcance del proyecto: Es el trabajo que debe
hacerse para que el cliente se convenza de que
las entregas cumplan con los requisitos o
criterios de aceptación.
 El costo: Es la cantidad que el cliente se
compromete a pagar por la terminación
aceptable del proyecto.
 El programa: Es el cronograma que especifica
cuándo empezarán y terminarán las actividades.

7. Factores que restringen
el éxito del proyecto

8. Pasos de planeación para la
administración de un proyecto.
 1.- Definir con claridad el objetivo de un
proyecto.
 2.- Dividir y subdividir el alcance del proyecto en
“piezas” importantes o “paquetes de trabajo”
 3.- Definir las actividades específicas que es
necesario realizar para cada paquete de trabajo
con el fin de lograr el objetivo del proyecto.

9.  4.- Presentar gráficamente las actividades
bajo la forma de un diagrama de red.
 5.- Hacer un estimado de tiempo de la
duración que tendrá que completar cada
actividad.
 6.- Hacer un estimado de costos por cada
actividad

10.  7.- Calcular el programa y el presupuesto de
un proyecto, para determinar si el mismo se
puede terminar dentro del tiempo
requerido, con los fondos asignados y con
los recursos disponibles.

11. La Planeación
 Determina qué se necesita hacer, quién lo
hará, cuánto tiempo se necesitará y cuánto
costará.
 El resultado de este esfuerzo es un plan de
línea base.

12. Plan de línea base
 Es un gráfico o tabular por cada periodo.
 La información debe incluir:
 Las fechas de inicio y terminación de cada actividad.
 Las cantidades de los diversos recursos que se
necesitarán durante cada periodo.
 El presupuesto para cada periodo, así como el
presupuesto acumulado desde el inicio del proyecto
a través de cada periodo.

13.  La clave para el control efectivo del proyecto
es medir el progreso real y compararlo con el
planteado oportuna y periódicamente y, si es
necesario realizar la acción correctiva de
inmediato.
 El beneficio definitivo de poner en práctica
técnicas de administración de proyectos es
tener un cliente satisfecho.

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Rodríguez Montero José Luis
Guzman Fernando
CAPITULO 2
IDENTIFICACIÓN DE LAS
NECESIDADES.

15. Identificación de las necesidades
 Es la fase inicial del ciclo de vida del
proyecto.
 Se comienza con el reconocimiento de una
necesidad y termina con la emisión de una
solicitud de propuesta (SDP)
 El cliente identifica una necesidad, un
problema o una oportunidad para una mejor
forma de hacer algo y por consiguiente tener
un beneficio.

16.  Es importante cuantificar el problema para
poder determinar si los beneficios esperados
de poner en práctica una solución compensa
el costo a realizar el proyecto y, si es así, con
cuánto.
 Una vez que se ha estimado la magnitud del
beneficio de la mejoría, el cliente puede
determinar el presupuesto para un proyecto
que la ponga en práctica.

17. Selección de proyectos
 Se evalúan varias necesidades u
oportunidades y luego se decide cuál de
ellas se convertira en un proyecto.
 Beneficios y consecuencias
 Ventajas y desventajas
 Pros y contras

18. Pasos de la selección de
proyectos
 1.- Establecer un conjunto de criterios para
evaluar la oportunidad (inversión
requerida, costo de la manufactura, volúmen
previsto de ventas).
 2.- Listar las suposiciones que séran la base
de cada oportunidad (Conseguir un préstamo
bancario para la construcción).

19.  3.- Recabar datos e información sobre cada
oportunidad para garantizar una decisión
inteligente
 4.- Evaluar las oportunidades a partir de los
criterios.

20. Solicitud de propuesta
 El propósito de preparar una solicitud de
propuestas es exponer, en forma ámplia y
detallada, lo que se requiere.
 Una buena SDP permite a los contratistas o
al equipo de proyectos comprender qué
espera el cliente, de modo que puedan
elaborar una propuesta bien preparada que
sátisfara los requisitos del cliente a un precio
realista.

21.  Una SDP tiene que proporcionar una
descripción del trabajo. Esta se relaciona on
dl alcance del proyecto, exponiendo las
tareas que el cliente quiere que realice el
contratista.
 La SDP tiene que incluir los requisitos del
cliente, que define las especificaciones y los
atributos

22.  La SDP debe especificar las entregas que el
cliente espera que le proporcione el
contratista o el equipo del proyecto.
 La SDP debe relacionar cualesquiera
artículos suministrados por el cliente.
 La SDP podrá expresar las aprobaciones que
requiere el cliente.

23.  Una SDP podrá expresar las condiciones de
pago que piensa usar el cliente.
 La SDP puede expresar el programa
requerido para la terminación del proyecto.
 La SDP puede proporcionar instrucciones
para el formato y el contenido de las
propuestas del contratista.

24.  La SDP debe señalar la fecha de vencimiento
para el cual el cliente espera que los posibles
contratistas presenten sus propuestas.
 Una SDP quizá incluya los criterios de
evaluación.
 En casos raros, una SDP señalará los fondos
que tiene el cliente para gastar en el proyecto.

25.  Una vez que se ha preparado la SDP, el cliente
solicita propuestas al notificar a los posibles
contratistas que la SDP esté disponible.
 Los clientes y contratistas consideran el
proceso de SDP como una situación
competitiva.
 Los clientes deben tener cuidado de no
proporcionar a uno o más contratistas
información que no se entregue a los demás
contratistas interesados.

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Rodríguez Montero José Luis
Guzmán Fernando
CAPITULO 3
SOLUCIONES PROPUESTAS

27. Mercadotecnia previa a la SDP
 Los contratistas no deben esperar hasta que
los clientes la solicitud formal de una SDP
para comenzar a desarrollar propuestas.
 Los contratistas deben mantener
comunicación frecuente con sus clientes
anteriores, actuales e indicar contactos con
otros potenciales.

28. Decisión de licitar/No Licitar
 Se pueden tomar en cuenta algunos de los
siguientes factores:
 1.- COMPETENCIA ¿Qué otros contratistas
podrán presentar también una propuesta?
 2.- RIESGO ¿Existe el riesgo de que el
proyecto no tenga éxito?
 3.- MISIÓN ¿El proyecto es coherente con la
misión de negocios del cliente?

29.  4.- AMPLIACIÓN DE CAPACIDADES ¿El
proyecto le proporcionara al contratista la
oportunidad de ampliar y mejorar sus
capacidades?
 5.- REPUTACIÓN ¿El contratista ha
completado con éxito proyectos y ha dejado
satisfecho al cliente?
 6.- FONDOS DEL CLIENTE ¿El cliente tiene
en realidad fondos disponibles para seguir
adelante con el proyecto?

30.  RECURSOS DE LA PROPUESTA ¿Existen
los recursos apropiados para presentar una
propuesta de calidad?
 RECURSOS DEL PROYECTO ¿Existen
disponibles los recursos apropiados para llevar a
cabo el proyecto, si el contratista es seleccionado
como el ganador?

31. Desarrollo de propuesta
 Una propuesta es un documento vendedor;
no es un informa técnico. En la propuesta el
contratista debe de convencer al cliente de:
 Comprende lo que el cliente esta buscando
 Puede llevar a cabo el proyecto propuesto
 Proporcionará mayor valor para cliente
 Es el mejor contratista para solucionar el
problema
 Hará el trabajo en forma profesional

32.  Lograra los resultados deseados
 Completara el proyecto dentro del
presupuesto y de acuerdo al programa
 Dejara satisfecho al cliente.

33. Contenido de la propuesta
 Con frecuencia las propuestas se organizan
en tres secciones:
 Técnicas
 Administrativas
 Costos

34. Sección Técnica
 La sección técnica debe contener los
elementos siguientes:
 1.- Comprensión del problema: El contratista
pone en manifiesto que comprende el
problema o la necesidad del problema
 2.- Enfoque o solución propuesta: Algunos
problemas requieren una propuesta de
solución especifica.

35.  3.- Beneficio para el cliente: El contratista
debe expresar como la solución o el enfoque
propuesto beneficiaran al cliente.

36. Sección Administrativa
 La sección administrativa debe contener los
siguientes elementos:
 1.- Descripción de las tareas de trabajo: El
contratista tiene que definir las tareas
importantes que realizarán para llevar a cabo
el proyecto.
 2.- Productos o servicios a entregar: El
contratista debe incluir una relación de todos
los productos o servicios a entregar.

37.  3.- Programa del proyecto: El contratista
debe proporcionar un programa para realizar
las tareas importantes requeridas para
completar el proyecto.
 4.- Organización del proyecto: El contratista
debe describir como se organizarán en el
trabajo y los recursos para realizar el
proyecto.
 5.- Experiencia relacionada: Debe
proporcionar una relación de proyectos que
ha terminado.

38.  6.- Equipos e instalaciones: Algunos
proyectos requieren que el contratista use o
tenga acceso a equipos especiales como
computadoras.

39. Sección de Costos
 La sección de costos debe contener los
elementos siguientes:
 1.- Mano de obra Proporciona los costos
estimados para las diversas clasificaciones
de las personas que se espera trabajen el
proyecto.
 2.- Materiales: Costo de los materiales que
necesita comprar el contratista para el
proyecto.

40.  3.- Subcontratistas y asesores: Contratación
de asesores para el proyecto.
 4.- Alquiler de equipos e instalaciones: En
ocasiones el contratista tendrá que alquilar
equipos especiales.
 5.- Viajes: Si se requiere viajar, se pondrá los
costos de los mismos.
 6.- Documentación: Impresión de
manuales, informes, etc.

41.  7.- Gastos indirectos: Aumento de
porcentajes a los costos de las partidas de la
1 a la 6 para cubrir gastos indirectos.
 8.- Aumentos: Aumento en las tasas de los
salarios y los incrementos de costo de los
materiales.
 9.- Contingencias: Para cubrir lo inesperado
 10.- Honorarios y utilidades: Costo total mas
la utilidad que el contratista pone al proyecto.

42. Consideraciones de fijación de
precios
 Al determinar el precio para el proyecto
propuesto, el contratista tiene que tomar en
cuenta las partidas siguientes:
 1.- Confiabilidad de los estimados del costo:
¿Tiene confianza el contratista en que el
costo total para el proyecto propuesto es
completo y exacto?

43.  2.- Riesgo Si el proyecto propuesto incluye
una actividad que no se ha llevado a cabo
antes.
 3.- Valor del proyecto para el contratista: Hay
ocasiones en las que el contratista esté
dispuesto a aceptar un precio ajustado o
bajo.
 4.- Presupuesto del cliente: Conocer el
presupuesto con el que el cliente cuenta para
la realización del proyecto

44.  5.- Competencia: Si se espera que muchos
contratistas presenten propuestas como
respuesta a la SDP de un cliente.

45. Evaluación de las propuestas por el
cliente.
 Entre los criterios que pueden ser utilizados
por los clientes al evaluar las propuestas, se
incluyen los siguientes:
 Cumplimiento con la descripción del trabajo y
los requisitos del cliente presentados en la
SDP
 Comprensión por parte del contratista del
problema o la necesidad del cliente.

46.  Lo correcto y lo práctico del enfoque
propuesto por el contratista para solucionar el
problema.
 La experiencia y el éxito del contratista en
proyectos similares
 La experiencia del personal clave que será
asignado a trabajar en el proyecto.
 La capacidad administrativa

47.  Realismo del programa del contratista
 Precio

48. Tipos de contrato
 Un contrato es un vehículo para establecer
buena comunicación entre el cliente y el
contratista y llegar a una comprensión mutua
con claras expectativas que aseguren el
éxito del proyecto.

49.  Contrato de precio fijo: El cliente y el
contratista acuerdan un precio para el trabajo
propuesto. El precio permanece fijo a menos
de que el cliente y el contratista estén de
acuerdo en cambios.
 Contrato de reembolso del costo: El cliente
acepta pagar al contratista todos los costos
reales con independencia de la
cantidad, mas alguna utilidad acontada.

50. Clausulas del contrato
 A continuación se presentan algunas
cláusulas que se pueden incluir en los
contratos de proyectos:
 1.- Exposición falsa de los costos: Establecer
que es ilegal que el contratista exagere las horas o
los costos gastados en el proyecto.
 2.- Aviso de exceso en los costos o demoras
en el programa: Circunstancias que se deben
notificar de inmediato al cliente de cualquier exceso
real o previsto en los costos o demoras del proyecto

51.  3.- Aprobación de los subcontratistas: Señala
cuando el contratista necesita obtener la aprobación
por adelantado del cliente.
 4.- El equipo o la información a proporcionar
por el cliente: Relaciona las partidas que
proporcionara el cliente al contratista durante el
proyecto y las fechas en las que estarán a
disposición.
 5.- Patentes: Abarca la propiedad de patentes que
puedan resultar de realizar el proyecto.
 6.- Divulgación de información confidencial:
Prohíbe a una de las partes revelar a alguien más, o
usar para cualquier propósito distinto al trabajo en el
proyecto.

52.  7.- Consideraciones internacionales:
Especifica los ajustes que se tienen que hacer para
clientes en otros países.
 8.- Cancelación: Presenta las condiciones bajo
las cuales el cliente puede dar por terminado el
contrato.
 9.- Condiciones de pago: Se refiere a la base
sobre que el cliente hará pagos al contratista.
 10.- Pagos por primas/penalidades: Algunos
contratos tienen una cláusula de primas, por el cual
el cliente le pagará al contratista una prima si
termina el proyecto antes de lo programado.

53.  11.- Cambios: Abarca el procedimiento para
proponer, aprobar y poner en práctica cambios al
alcance o al programa del proyecto.

54. Placencia Palacios Berenice
Castro Montalvo Ilse
Rodríguez Montero José Luis
Guzmán Fernando
CAPITULO 4
EL PROYECTO

55. Planeación del proyecto
 La tercera fase del ciclo de vida del proyecto
tiene dos partes: hacer su planeación
detallada y después poner en práctica ese
plan, para lograr el objetivo del mismo.
 La parte de la planeación incluye elaborar
con gran detalle el plan, el programa y el
presupuesto.

56. Pasos de la planeación
 1.- Definir con claridad el objetivo del
proyecto
 2.- Dividir el alcance del proyecto en piezas
importantes o paquetes de trabajo
 3.- Definir actividades específicas que son
necesarias de realizar en cada paquete de
trabajo.

57.  4.- Presentar la manera gráfica las
actividades mediante un diagrama de red.
 5.- Calcular el tiempo estimado que requerirá
completar cada actividad.
 6.- Calcular el costo estimado para cada
actividad.
 7.- Calcular un programa y un presupuesto
para el proyecto para determinar si se puede
lograr dentro del tiempo requerido.

58.  8.- Integrar los equipos y programas de
computación y probar el sistema.
 9.- Preparar los requisitos de instalación
como los planos de pis0 y las condiciones
del servicio.
 10.-Preparar los materiales de capacitación
 11.- Embarcar el equipo a la fábrica del
cliente a instalarlo

59.  12.- Realizar la capacitación del cliente
 13.- Realizar las pruebas finales de
aceptación

60. Control del proyecto
 La clave para el control del proyecto efectivo
es medir el progreso real y compararlo con el
planeado en forma periódica y oportuna y
llevar a cabo la acción correctiva de
inmediato si es necesaria.

61.  1.- Datos sobre el desempeño real; esto
incluye:
 El tiempo real en que se iniciaron y/o
terminaron las actividades.
 Los gastos reales gastados y
comprometidos.
 2.- Información sobre cualquier cambio en el
alcance, el programa y el presupuesto del
proyecto.

62. Terminación del proyecto
 La cuarta y última fase del ciclo de vida del
proyecto es terminarlo.
 El propósito de terminar apropiadamente el
proyecto es aprender de la experiencia
ganada en el mismo, con el fin de mejorar el
desempeño en el futuro.

63. Fases del ciclo de vida

64. Evaluación interna posterior a la
terminación del proyecto.
 Internamente deben realizarse dos tipos de
reuniones; las individuales con los miembros
del equipo y la de grupo con el equipo del
proyecto.

65.  Temas a discusión bajo cada una de las
partidas:
 Desempeño técnico
 Desempeño en cuanto a costos
 Desempeño del programa
 Planeación y control del proyecto
 Relaciones con el cliente
 Relaciones de equipo
 Comunicación

66.  Identificación y solución del problema
 Recomendaciones