Fases de la Administracion de Proyectos

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Fases de la Administracion de Proyectos

  1. 1. FASES DE LAADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
  2. 2. “Nosotros comenzaremos a cavar desde este lado de la montaña. Usted y sugrupo comenzarán a cavar desde el otro lado. Cuando nos encontremos en el centro, habremos hecho un túnel. Y si no nos encontramos, !Habremos hechos dos túneles!”
  3. 3. “La administración de proyectos es el proceso de combinar sistemas, técnicas y personas para completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad.” (Baker, 1999).
  4. 4. Fases de laAdministración de Proyectos Inicio Conclusión Planeación Control Ejecución
  5. 5. Fase 1: Inicio •Mecanismos de selección de proyecto •Carta del proyecto •Determinar la meta global del proyecto •Precisar el alcance general del proyecto •Seleccionar los miembros iniciales del equipo •Definir las expectativas generales de los clientes, de la administración o de los interesados
  6. 6. *El alcance es el tamaño delproyecto y determina cuántosrecursos y tiempo se requieren.
  7. 7. Necesidades del sector o de la industria Avances Requerimientos Proyectotecnológicos del cliente Requerimientos Necesidades de legales la institución
  8. 8. Carta de Proyecto• Formaliza el inicio del proyecto• Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados• Proporciona información general CARTA DEL PROYECTO NOMBRE DEL PROYECTO: RESPONSABLE DEL PROYECTO:: OBJETIVO: BENEFICIOS: DESCRIPCIÓN: PRIORIDAD: JUSTIFICACIÓN: PRODUCTOS: APROBACIÓN:
  9. 9. Fase 2:Planeación •Identificación de actividades o tareas •Secuenciación de actividades •Estimación de la duración/esfuerzo de las actividades •Estimación de las necesidades de recursos •Estimación de los costes de las actividades •Representación gráfica del flujo de actividades •Optimización de la planificación •Estructura de Descomposición del Trabajo
  10. 10. En un EDT(Estructura de Descomposición del Trabajo) las tareas se definen con claridad y pueden emplearse con fines de selección depersonal, calendarización, presupuestación, etc.La idea fundamental es descomponer las tareas más grandes en sus componentes individuales.
  11. 11. Tabla de precedencias Contiene todas las actividades del proyecto en el orden en que se ejecutarán. Eduardo Dávila Turcios Elaboró: PROYECTO: Plan 2003 - 2005 Fecha: Octubre 2002Clave de la Actividadesactividad Actividad Duración precedentes Responsable 0 Inicio ---- -- ------ 1 Diagnóstico y pronóstico realizado 4 meses -- Director de Planificación 2 Normas y criterios establecidos 2.5 meses -- Director Jurídico 3 Estrategia definida 1 mes 1,2 Subsecretario 4 Programas de desarrollo realizados 1 mes 3 Director de Planificación 5 Plan instrumentado 1 mes 4 Director de Planificación 6 Edición realizada 2 meses 4 Director Administrativo 7 Público consultado 2.5 meses 4 Director de Control 8 Proyecto definido 1.5 meses 5,6,7 Director de Planificación 9 Plan aprobado por ejecutivo 0.5 meses 8 Subsecretario 10 Publicación y difusión efectuadas 0.5 meses 9 Director Administrativo 11 Fin ---- ? ------
  12. 12. Diagrama de Gantt1. Programar las actividades del Proyecto considerando tiempo y responsables.2. Permite registrar avances de acuerdo con lo planeado.
  13. 13. PERT(Técnica de Revisión y Evaluación de Programas) Es una técnica para el Planeamiento y Control; Sufundamento lo constituye el gráfico de redes, que representael trabajo necesario para alcanzar un objetivo. Es la representación gráfica de las relaciones entre todoslos acontecimientos y tareas necesarias para realizar unproyecto.
  14. 14. Fase 3:Ejecución •Dirigir el equipo •Reunirse con los miembros del equipo •Comunicarse con los terceros involucrados •Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir •Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo)
  15. 15. Reportes de avances Las metas intermedias son resultados parciales que se van logrando a lo largo del proyecto. Las metas intermedias: • Describen un resultado técnico o un evento • Se programan en fechas determinadas • Su duración es cero (hito)*Hito (milestones)Es una tarea de duración cero que simboliza el haberconseguido un logro importante en el proyecto
  16. 16. Fase 4:Control •Vigilar las desviaciones del plan •Emprender acciones correctivas •Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados •Cambiar los calendarios del proyecto •Adaptar los niveles de recursos •Cambiar el alcance del proyecto •Regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes
  17. 17. Para asegurar la eficacia de la ejecución esnecesario que el director de proyecto realice unbuen seguimiento:Técnico.- Controlando el avance de las tareas.Económico.- De las horas invertidas, compras opedidos realizados, subcontrataciones, viajes yotros gastos de forma que la suma de todo ello nosupere el crédito asignado para completar elproyecto.
  18. 18. Para realizar un adecuado Proceso de Control ySeguimiento de un Proyecto:•Recoger datos•Analizar Datos referentes al esfuerzo, costes, plazos yavances intermedios.•Sacar conclusiones comparando los datos reales con losplanificados.•Informar•Tomar medidas asegurándose de que la decisión sepuede justificar con datos•Replanificación
  19. 19. Fase 5:Conclusión •Reconocimiento de logros y resultados •Cierre de las operaciones y dispersión del equipo •Aprendizaje de la experiencia del proyecto •Revisión del proceso y resultados •Redacción del informe final
  20. 20. –Reporte final: Presupuesto, Programa, Evidencias, Lecciones aprendidas, Reporte Cierre de control de cambios.Administrativo -Archivos de contrato, Manuales, planos, Bitácoras, Cierre Comunicados, Lecciones del aprendidas Contrato Producto, Servicio ó Resultado final
  21. 21. Todos los proyectos son trabajo pero no todo trabajo es un proyecto…

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