1. GESTIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS
Resumen Identificacion de las
necesidades Gido & Clements
Identificación de las necesidades
Es la fase inicial del ciclo de vida de proyecto comienza con el reconocimiento de
un problema, necesidad u oportunidad y termina con la emisión de una solicitud de
propuesta. Hay que definir con claridad el problema o la necesidad.
Se buscara que los beneficios esperados sean mayor que los costos o
consecuencias (cuantificar) se debe también determinar un presupuesto. Cuando
se identifican varias necesidades y se tienen fondos limitados, se debe de llevar a
cabo un proceso de toma de decisiones para obtener el mayor beneficio general.
Selección del proyecto
La selección del proyecto consiste en evaluar varias necesidades y decidir cuál de
ellas debe derivar en un proyecto a implementar. Los beneficios y/o
consecuencias pueden ser: cuantitativos, cualitativos, tangibles e intangibles.
Pasos de la selección del proyecto
 Desarrolle un conjunto de criterios para evaluar cada oportunidad.
 Liste los supuestos con que fundamentara cada oportunidad.
 Reúna datos e información sobre cada oportunidad.
 Evalué cada oportunidad según los criterios.
Preparación de una solicitud de propuesta
El propósito de preparar una solicitud de propuesta es establecer, de manera
exhaustiva y con detalle, lo que se requiere desde el punto de vista del cliente
para hacer frente a la necesidad identificada.
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2. GESTIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS
Lineamientos para la redacción de una SDP
1. Debe proporcionar una descripción del trabajo DDT. Resumen de las tareas
o elementos del trabajo.
2. Debe incluir los requisitos del cliente que definen las especificaciones y los
atributos. Parámetros físicos u operativos a satisfacer.
3. Debe especificar los productos y servicios por entregar que el cliente
espera le sean proporcionados.
4. Debe listar cualquier material provisto por el cliente.
5. Podría establecer las aprobaciones requeridas por el cliente.
6. Algunas mencionan el tipo de contrato que el cliente piensa utilizar.
7. Podría establecer las condiciones de pago.
8. Debe establecer el programa requerido para la terminación del proyecto.
9. Debe proporcionar instrucciones para el formato y contenido de las
propuestas.
10. Debe indicar la fecha de entrega de las propuestas.
11. Puede incluir los criterios de evaluación
12. En casos excepcionales indicara los fondos que el cliente tiene disponibles
para gastar en el proyecto.
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3. GESTIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS
Soluciones propuestas Gido &
Clements
Marketing previo a la SDP
La base es la anticipación y el conocimiento de los clientes, los contratistas deben
de tener una estrecha relación con los clientes potenciales y no deben esperar
hasta que los clientes lancen sus SDP, para con esto tratar de ser el ganador.
Decisión de licitar/no licitar
Factores:
 Competencia.
 Riesgo.
 Misión.
 Ampliación de capacidades.
 Reputación.
 Fondos del cliente.
 Recursos para la propuesta.
 Recursos para el proyecto.
Desarrollo de una propuesta ganadora
El proceso de propuesta es competitivo, la propuesta será un documento de venta.
Por lo tanto no basta con cumplir los requisitos del cliente, hay que resaltar
aquellos factores únicos que lo diferencien de los competidores y hacer énfasis en
los beneficios para el cliente si este nos selecciona.
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4. GESTIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS
Elaboración de la propuesta
Una propuesta puede ser simple y tarea para una sola persona o compleja y que
involucre a todo un equipo para llevarse a cabo. Aquellas como respuesta a SDP
para proyectos técnicos grandes gozan de un periodo de 30 días. Los clientes no
pagan a los contratistas por elaborar propuestas, ya que estos absorben los
costos como costos normales de marketing.
Contenido de la propuesta
Sección técnica
El objetivo es convencer al cliente de que el contratista comprende la necesidad o
problema y puede proporcionar la solución más benéfica y menos arriesgada,
debe contener:
Comprensión del problema.
Método o solución propuesta. Aquí pueden surgir la excepciones, que son
variaciones de los requisitos especificados y se debe explicar el por qué y
proponer una alternativa.
Sección administrativa
El objetivo es convencer al cliente de que el contratista puede hacer el trabajo
propuesto (proyecto) y lograr los resultados buscados, debe contener:
 Descripción de las tareas del trabajo.
 Productos y servicios por entregar.
 Programa del proyecto.
 Organización del proyecto (trabajo y recursos).
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5. GESTIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS
 Experiencia relacionada.
 Equipo e instalaciones.
Sección de costos
El objetivo es convencer al cliente de que el precio del contratista por el proyecto
propuesto es realista y razonable. Se compone de tabuladores de los costos
estimados del contratista de elementos tales como:
 trabajo (número de personas, horas estimadas y tarifas).
 Materiales.
 Subcontratistas y consultores.
 Renta de equipo e instalaciones.
 Viajes.
 Documentación.
 Gastos indirectos (un porcentaje para los costos anteriores).
 Incrementos (proyectos de larga duración).
 Contingencia o reserva administrativa (lo que se pasó por alto o errores).
 Honorarios o utilidades los costos mencionados anteriormente más este
punto conforma el precio del contratista para el proyecto.
Consideraciones de fijación de precios
 Confiabilidad de las estimaciones de costos.
 Riesgo.
 El valor del proyecto para el contratista.
 Presupuesto del cliente.
 Competencia.
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6. GESTIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS
Presentación y seguimiento de la propuesta
Los contratistas deben seguir actuando con previsión y antelación incluso después
de presentar la propuesta. Preguntar al cliente si la recibió y si tiene alguna duda.
Todo de manera profesional sin parecer que se quiere influir en el proceso de
selección.
Evaluación de propuestas por parte del cliente
Existen distintos métodos para evaluarlas y seleccionarla o descartarlas incluso
filtrar cuando se reciben muchas propuestas.
Se suelen usar tarjetas de evaluación con los siguientes criterios:
 Enfoque.
 Experiencia.
 Precio.
 Programa.
En algunos casos después de un primer filtro, el cliente puede pedir una
presentación oral de la propuesta y dar una oportunidad final para que el
contratista presente una oferta mejor y final OMYF.
Tipos de contratos
El paso final en la segunda fase del ciclo de vida es la firma de un contrato entre el
cliente y el contratista ganador. Un contrato es un vehículo para establecer una
buena comunicación entre las partes. Existen dos tipos de contrato:
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7. GESTIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS
Precio fijo
El cliente y contratista aceptan un precio para el trabajo propuesto. Y no se
aceptan modificaciones a menos que ambos estén de acuerdo. Las estimaciones
de costos deben ser precisas, completas e incluir costos de contingencia
suficientes. Apropiados para proyectos bien definidos y de bajo riesgo.
De reembolso del costo
El cliente acepta pagar al contratista todos los costos reales (trabajo, materiales
etc.) sin importar la cantidad más la utilidad acordada previamente. Es de alto
riesgo para el cliente y bajo para el contratista. Son apropiados para proyectos de
riesgo.
Cláusulas del contrato
1. Exageración en los costos.
2. Avisos de excesos en los costos o retrasos en el programa.
3. Aprobación del subcontratista.
4. Equipo o información proporcionados por el cliente.
5. Patentes.
6. Revelación de información confidencial.
7. Consideraciones internacionales.
8. Terminación.
9. Condiciones de pago.
10. Bonificaciones/ Penalizaciones.
11. Cambios.
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