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Boletín Gestión de Proyectos - Asociación de Estudiantes de Ingeniería Industrial

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Este boletin contiene articulos elaborados por estudiantes universitarios de Guatemala que se desarrollan en base a las 9 areas del PMBOK

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  1. 1. Puedes adquirir unmayor conocimientoacerca de los temasdesarrollados en lossiguientes artículosen el PMBOK®. GUATEMALA, 24 DE MAYO DEL 2011 Gestión de la Integración del Proyecto ¿El proyecto está muy grande? La EDT te será muy útil Parte esencial al emprender un proyecto es establecer las distintas actividades cruciales para la En el desarrollo de un proyecto, según el PMBOK® gestión de expectativas, cumplimiento de requisitos del Project Management Institute (PMI), se y terminación del mismo. La Guía de los determinan cinco grupos de procesos: iniciación del Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía proyecto, planeación, ejecución, monitoreo y control, PMBOK®) considera al área de conocimiento y el proceso de cierre. “Gestión de la Integración del Proyecto” crucial en la unificación y consolidación del proyecto. Se Dentro de los diferentes procesos de planeación se establecen procesos en la integración que abarcan encuentran la creación de la estructura de desglose desde autorizar formalmente el proyecto hasta las de trabajo (EDT), que se utiliza para asignar recursos actividades de cierre. y determinar esfuerzos necesarios para las diferentes actividades que se llevarán a cabo en el proyecto. Es muy importante el tener muy claro el propósito y Como base para hacer la EDT se utiliza el enunciado objetivos del proyecto, si una empresa no posee una del alcance que nos ayuda a determinar la magnitud idea definida del porque desea realizar el mismo, no del producto o servicio a desarrollar. La se recomienda su desarrollo ya que esto es el punto funcionalidad de la EDT radica en dividir esa de partida y sienta las bases en el establecimiento de magnitud en partes pequeñas (las más pequeñas se cada una de las actividades que pueden afectar al denominan paquetes de trabajo) como tareas y mismo, sus interesados, el correcto desarrollo y actividades a realizar a lo largo del proyecto. Las gestión, monitoreo y control así como el cierre del unidades de estas actividades se recomienda que no proyecto. sean menores a dos horas aunque depende de cada proyecto en sí. Tener en cuenta a todos los interesados, sus expectativas y procesos de comunicación es esencial Se puede concluir de esta manera que la EDT es una en el proyecto, de esta manera se asegura el cumplir descomposición jerárquica orientada sobre todo a los con los requisitos de forma óptima y sin retrasos. Así, entregables y el trabajo que se realizará para “La Gestión de la Integración del proyecto” se alcanzar los mismos. Además organiza y define el considera un área indispensable y de mucho valor en alcance total del proyecto. cualquier proyecto a emprender. Por Alejandra Muralles
  2. 2. La aprobación de un listado de actividades o cronograma, corresponde al Project manager, y se utiliza mucho el juicio crítico y la experiencia Por Estuardo Olmstead Gestión de Costos Uno de los componentes más importantes de un proyecto es la administración de los costos; El rendimiento de nuestra habilidad como gestores es Por Daniel Gaitán medido por los resultados que demostremos al manejar un presupuesto. La experiencia es la herramienta más importante, que nos permitirá ser Gestión del Tiempo del Proyecto hábiles en el manejo de costos. Otra herramienta importante en la administración de los costos, es laPara llevar un control adecuado del cronograma es ingeniería financiera, en la cual consideramos efectosnecesario que este haya sido planificado tales como la inflación, tasas de intereses; en fin eladecuadamente. Esta planificación comenzó con la valor del dinero en el tiempodefinición y selección de las actividades. .Las actividades son la parte más pequeña en A lo largo del proyecto surgirán inconvenientes,respecto a tiempo. He aquí su importancia, ya que al incluso tropiezos para los cuales deberemos estarser tan pequeñas en importancia pueden ser preparados para lograr cumplir con las metas delobviadas o hechas rápido por salir del paso. alcance, las características del proyecto, y el tiempo de entrega del mismo. Estos inconvenientes sonLas personas que desarrollaron el cronograma deben conocidos como contingencias y debemos de estarde establecer las prioridades de cada actividad, así preparados para estas si no queremos perjudicar elcomo su nivel de detalle. En una construcción por proyecto. Para estimar las contingencias muchosejemplo, no tiene la misma importancia el pintado de administradores consideran el impacto que estaslas líneas del parqueo como el cementado de las tienen en el proyecto, la probabilidad de ocurrenciabases para la edificación; o no se requiere el mismo de esta y en base a eso es determinada. Otrosdetalle para la primera mano de pintura (agua con administradores consideran la contingencia como uncal) como para la instalación del sistema eléctrico. porcentaje de la actividad del proyecto; En el presupuesto de los costos es necesario colocar laUna definición concreta y correcta de los paquetes cantidad de recursos que irán destinados para estasde trabajo y sus actividades, ayuda al equipo de eventualidades y justificar si es necesario. El éxito deltrabajo y las demás personas relacionadas con el proyecto consiste en balancear las necesidades,proyecto, a determinar de manera más sencilla el tanto de los costos, como del alcance y tiempo delavance del proyecto, las próximas actividades, las proyecto.actividades urgentes, la importancia de cada Por Lourdes Romeroactividad o el desarrollo en cada una. Las actividadespueden referirse desde eventos cortos (una reunióncon el sponsor) hasta lapsos de una semana o más.
  3. 3. Gestión de la calidad del proyecto Motivación en tu equipo La gestión de la calidad del proyecto abarca los El equipo de trabajo es el recurso más difícil deprocesos necesarios para determinar la política de administrar. Si el equipo está motivado, éste puedecalidad, los objetivos, y las responsabilidades, que se enfrentarse a muchos desafíos y resolverlos deimplementan por medio de la planificación, el manera efectiva. Pero si tenemos un equipocontrol, la garantía, y la mejora de calidad dentro del desmotivado debemos orientar el rumbo antes deciclo del proyecto. Los procesos de la Gestión de la que ocurra un desastre.calidad del proyecto afectan tanto a la gestión delproyecto como a los productos del mismo, estos son: Una característica muy importante para motivar y dirigir el equipo del proyecto es el liderazgo. Para 1. Planificar la Calidad motivar a los demás se debe comenzar por estar motivado uno mismo y demostrarlo en las diferentesEn este proceso se identifica los requisitos y normas situaciones, mostrando la energía y la seguridad, elde calidad relevantes al proyecto, se determina y equipo sentirá confianza y estará convencido. Dedocumenta la manera en que el proyecto demostrará ésta manera el líder gana autoridad, la cual, segúnel cumplimento de las mismas. Ikram Antaki, es la capacidad de obtener de los demás algún comportamiento por simple sugestión, 2. Realizar el Aseguramiento de Calidad hacerse obedecer sin recurrir a ningún tipo de fuerza. Para motivar al equipo pueden utilizarse diferentesEste proceso consiste en la aplicación de actividades incentivos, pero es importante reconocer que todasplanificadas y sistemáticas pertinentes a la calidad, las personas son diferentes y todas reaccionan depara asegurar que el proyecto emplee todos los manera distinta ante los diversos incentivos que seprocesos necesarios para cumplir con los requisitos. pueden presentar. Por lo que se recomienda no pretender estimular a todos los miembros del equipo 3. Realizar el Control de Calidad de la misma manera constantemente, es decir, ahora puede utilizarse un taller o curso como incentivo. AlEste proceso involucra la verificación de los final de un entregable del proyecto un almuerzo pararesultados específicos del proyecto, para determinar reconocer el esfuerzo de todos los miembrossi se cumple con las normas de calidad relevantes e involucrados en el éxito del mismo. Algunaidentifica los modos de eliminar las causas de recompensa monetaria, descansos, entre otros.resultados insatisfactorios, esto con el fin de evaluarel desempeño y recomendar cambios necesarios. Se Por Vicente Herrerahace un especial énfasis en verificar constantementelos siguientes aspectos: ¿Cómo mejorar la comunicación en un proyecto?  La satisfacción del cliente.  La prevención antes que la inspección. La comunicación puede definir el éxito o el fracaso  La mejora continua. de un proyecto. Una comunicación eficaz conecta losLa responsabilidad de la dirección. diversos intereses de los involucrados en un proyecto. Para lograr esto los directores de proyectos Por Marisol Becerra deben construir modelos de comunicación que contengan información clara y oportuna. Como primer paso se debe identificar a todas las personas
  4. 4. u organizaciones impactadas por el proyecto y sus Sabiendo que es un argumento muy variable quenecesidades de comunicación, definiendo la manera requiere de la atención de todas las personasen que se realizará dicha comunicación. Luego se involucradas en un proyecto.debe poner la información relevante a disposición delos interesados por medio de informes, Los riesgos siempre existirán, pero se puedepresentaciones, registros o lecciones aprendidas del aprender a controlarlos a medida que se obtienenproyecto. También se debe trabajar en conjunto con mayores conocimientos y experiencias. De maneralos interesados para satisfacer sus necesidades y que es un tema que no solo se puede manejar bajo laabordar problemas conforme se vayan presentando. reglas de un libro, sino se tiene que combinar conEs muy importante que obtenga desempeño del pruebas y errores de anteriores proyectos.proyecto con informes de estado, mediciones del Por Oscar Olivaavance y proyecciones, ya que con esta informaciónse puede comparar el plan original con el ejecutado yse miden las desviaciones con el fin de tomar Adquisiciones en un Proyecto y la Éticaacciones preventivas o correctivas. involucrada Por John David Adquirir recursos externos de la empresa durante el transcurso de un proyecto es una práctica muy Riesgos: Tema inevitable en un proyecto común que sucede sin darnos cuenta de las implicaciones éticas que tiene tal gestión. Desde elSe sabe que una buena planeación es clave para el comienzo de un proyecto, donde se definen loséxito de un proyecto. Es la fase que exige mayor recursos necesarios, hasta el cierre y terminación delestudio y cuidado para que una idea no quede mismo, la ética tiene un papel muy importante queestancada y se pueda convertir en realidad. debe de ser recalcado y repetido al equipo de trabajoAplicando varias técnicas para poder plantear un de forma constante.proyecto de la manera más viable sin que este tengaun costo exagerado o una duración muy larga. Un Muchas veces la toma de decisiones incorrectas otema que también llama la atención, no solo en la favoritismo a proveedores por razones particulares,planeación de un proyecto sino durante todo el como amistad o dinero, afectan de maneratiempo que dure, son los riesgos asociados. Es por permanente el resultado de un proyecto y laello que existen muchas técnicas para predecir y integridad del equipo de trabajo, dejando así suminimizar los mismos; pero la realidad es que estos reputación en riesgo. El concepto de ética y valoressiempre están presentes de una u otra manera. en un proyecto no es solamente a nivel interno del equipo de trabajo sino también afecta en losNo existe una fórmula secreta para manejar a negocios futuros de la empresa, que legalmentecabalidad todos los posibles riesgos. Puesto que puede tener repercusiones muy graves ya quevivimos en un mundo dinámico en donde los cambios gestionar adquisiciones implica contratos legales quese dan de una manera brusca sin previo aviso. se deben de cumplir en su totalidad.Provocando que muchas de las variables controladasde un proyecto se vuelvan inestables y se conviertan Por lo tanto, se debe de recordar que la éticaen posibles riesgos. Con ello no se quiere decir que siempre está presente en cosas tan pequeñas comose debe tener miedo o evitar realizar proyectos; en en una compra de recursos que al final, puede tenercambio se desea dar visibilidad de que no se puede grandes repercusiones sobre los interesados en elconformar con manejar el tema de riesgos en un proyecto.proyecto cómo un estudio que se realiza una vez. Por Anónimo

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