1. GERENCIA DE PROYECTOS
Un proyecto es un esfuerzo temporal
que se lleva a cabo para crear un producto,
servicio o resultado único; limitado y
regulado en recursos y en tiempo.
La Gerencia de Proyectos es la disciplina
que consiste en organizar y administrar los
recursos, de forma tal que un proyecto dado
sea terminado completamente dentro de
las restricciones de alcance, tiempo y coste
planteados a su inicio.
En un proyecto se requiere adicionalmente,
mantener una estructura organizada que
permita el correcto desarrollo del mismo.
En este caso se procede a trabajar con el
concepto de planificación estratégica.
1.1 GERENCIA DE PROYECTOS
CONCEPTOS
Desde el momento en el que se identifica alguna
necesidad específica en una empresa u organización,
se propone la realización de un proyecto como la
mejor manera de dar solución a esta necesidad.
Un proyecto desde el punto de vista empresarial es
definido como:
“Una secuencia bien definida de eventos con un
principio y un final, dirigidos a alcanzar un objetivo
claro y realizados por personas dentro de unos
parámetros establecidos, tales como tiempo, costo,
recursos y calidad”(Cano,2003).
Esta definición presenta los elementos más
representativos y que son requeridos desde la
concepción del proyecto. Se propone que desde el
inicio del proyecto se tengan presentes elementos
tales como la organización, la clara definición de los
objetivos y de los resultados esperados y finalmente,
identificar los participantes y responsables que se
involucren en el proyecto.
Un proyecto también es definido como:
“Un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear
un producto, servicio o resultado único” (PMBOX,
2008
Esta definición está enfocada a que todo proyecto debe
generar un entregable, el cual pueda ser verificable y
fácilmente identificable.
Al revisar las anteriores definiciones se puede
ubicar el proyecto como una actividad de tiempo
completo, en la cual, se produce un resultado final,
y que el proceso para llegar a este resultado debe ser
controlado en todo momento. Sin embargo, esta
definición va en contra vía con la forma general de
trabajar, puesto que no está orientado a un resultado
final con control constante, sino que está enfocado
a procesos, en los cuáles siempre se realiza el mismo
procedimiento, se opera de la misma manera y por lo
tanto no exista la posibilidad de hacer mejoras en el
desarrollo del mismo.
Partiendo del concepto de proyecto y del hecho que
se requiera de una filosofía distinta, de habilidades
y competencias específicas para desarrollarlo, se
determina que es necesario que exista una unidad de
control para que realmente el proyecto pueda llegar
a un feliz término. Todas estas razones dan inicio al
concepto de gerencia de proyectos, la cual es definida
como:
La Gerencia de Proyectos es la disciplina de
organizar y administrar los recursos, de forma tal
que un proyecto dado sea terminado completamente
dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste
planteados a su inicio.”
(Cano, 2003
La Gerencia de Proyectos implica tener que ejecutar
actividades las cuáles estén asociadas a la correcta
toma de decisiones y así poder resguardar, cuidar y
administrar correctamente los recursos tales como
tiempo, dinero, Recurso Humano, materiales,
energía, comunicación, entre otros, a fin de lograr los
objetivos que se habían planteado desde el comienzo
del proyecto.
GENERALIDADES
La Gerencia de Proyectos ha tenido cambios
significativos a lo largo de su historia. En el comienzo
del siglo XX, los proyectos eran administrados
utilizando métodos y técnicas que se asociaban
principalmente a ejercicios estadísticos. Uno de
los principales exponentes es el método basado en
los gráficos Gantt, que se caracteriza por ser una
representación gráfica (en barras) del tiempo, lo que
es útil para controlar el trabajo y registrar el avance
de tareas.
Posteriormente, alrededor del año 1950, se utilizaron
principalmente dos métodos: El método PERT
(Program Evaluation and Review Technique. Técnica
de evaluación y revisión de proyectos) y CPM (Critical
Path Method, método de ruta crítica), los cuales se
enfocaron en presentar toda una serie de pasos con el
fin de permitir que los proyectos paso a paso tuvieran
un excelente resultado. Tanto fue el éxito de estos dos
métodos que se fusionaron en el método PERT/CPM,
el cual, es hasta la fecha, la base metodológica más
utilizada por los gerentes de proyectos profesionales.
Con estos dos métodos se avanza en la construcción
de un método general que permita a todos los gerentes
de proyectos tener un modelo a seguir, el cual,
garantice el correcto desarrollo de un proyecto. Es por
esto que en 1969, se formó el PMI PMBOK (2008),
bajo la premisa que cualquier proyecto, sin importar
su naturaleza, utiliza las mismas bases metodológicas
y herramientas. Es esta organización la que dicta los
estándares en esa materia.

2. CARACTERISTICASGENERALESDE UN PROYECTO
Dado que se identifica un proyecto como la realización
de una actividad temporal en la cual pueda generarse
un producto, servicio o resultado es indispensable
tener muy claro la forma como se da por finalizado el
proyecto
La primera característica general de un proyecto es su
duración.
Se conoce la fecha de inicio pero la fecha de finalización
está determinada por uno de los siguientes casos:
La posibilidad de finalización del proyecto esté
determinada por la fecha en la que se logra cumplir los
objetivos propuestos desde el comienzo del proyecto
El proyecto puede finalizar cuando la necesidad por
la cual fue creado ya no exista.
La finalización del proyecto puede estar determinada
cuando el proyecto sea cancelado
PROYECTO TEMPORAL: “Cada proyecto tiene un
comienzo definido y un final definido. Los proyectos no
son esfuerzos continuos (PMBOK, 2008).”
La segunda característica corresponde a identificar
que un proyecto entrega resultados únicos. Estos
resultados pueden ser: Productos (o artículos
producidos que son cuantificables), servicios o
resultados (Documentos, presentaciones, etc.)
La tercera característica hace referencia a que un
proyecto debe realizarse de forma gradual. Esto
significa que el proyecto debe iniciar e ir aumentando
con incrementos graduales, lo que permita tener
control de las actividades, realizar controles
continuos, detectar errores más fácilmente y realizar
correcciones o arreglos en una etapa temprana y no
cuando ya esté por finalizar el proyecto.
En este punto es indispensable que se pueda
diferenciar entre el resultado que se puede obtener
de un proyecto y el resultado que se obtiene de un
trabajo operativo, la diferencia fundamental es que en
los trabajos operativos las operaciones son continuas
y repetitivas, en caso contrario los proyectos son
temporales y únicos. Los proyectos pueden tener una
duración considerable pero siempre tienen una fecha
de finalización establecida.
Otra diferencia importante es que los proyectos se
llevan a cabo en todos los niveles de la organización y
pueden involucrar desde una sola persona hasta varios
miles. En caso contrario, los trabajos operativos
generalmente están asociados a una sola parte de la
organización y pocas veces logran involucrar gran
parte de una organización o de una empresa.
Para un proyecto se requiere adicionalmente
mantener una estructura organizada que permita
el correcto desarrollo del mismo. En este caso se
procede a trabajar con el concepto de planificación
estratégica.
Un proyecto nace dentro de una organización
cuando se encuentra dentro de los planes de
expansión y desarrollo de la misma. Un proyecto
no puede ser ajeno a los objetivos ni a los esfuerzos
generales de todos los estamentos la empresa,
si esto pasara, el objetivo del proyecto no estaría
aportando al plan estratégico de la empresa y por lo
tanto no tendría un valor agregado en el progreso
y crecimiento de la empresa, y quizás, estaría
generando un mal uso de recursos económicos o
humanos.
El objetivo principal entonces, es que el desarrollo
del proyecto esté respaldado por los mismos
trabajadores de la empresa quiénes son los que
realmente conocen el funcionamiento de la misma
y tienen autoridad para aportar significativamente
al desarrollo del proyecto. Es bien conocido que
cuando se comienza un nuevo proyecto o actividad,
es común que en las empresas se contrate nuevo
personal para que realicen un apoyo sustancioso
desde afuera de la organización dando un nuevo
punto de vista, y permitiendo avanzar en aspectos
que dentro de la empresa quizás no sean tan visibles
o, que muchas veces, se dé por sentado que están
funcionando bien, cuando en realidad, visto desde
afuera puede evidenciarse grandes problemas.
Es indispensable que dentro de la organización se
asigne un grupo de trabajadores que periódicamente
estén evaluando el progreso de la empresa y
puedan entonces sugerir áreas de interés o áreas
de necesidades en donde pueda desarrollarse un
nuevo proyecto
Una organización o empresa que no desarrolle
proyectos de expansión o de mejoramiento tiene un
riesgo muy grande de caer en la monotonía, perder
calidad y quedarse en el pasado mientras que sus
competidores actualizados con visión y desarrollo
de proyectos constantes si estén proyectados al
futuro.
ENTORNO DEL PROYECTO