1. PMO
P R O J E C T M A N A G E R
O F F I C E
P R O F. B E V E R LY H E R N Á N D E Z C A S T R O.
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7. El PMO Manager es el responsable de la Oficina de Gestión de Proyectos. Se trata de la
persona encargada de gestionar y coordinar los proyectos de la organización. Es
importante que este tipo de perfiles sean colaborativos y flexibles, puesto que tendrán que
trabajar junto a otros líderes de la empresa.
Para poder coordinar los proyectos es necesario que todos los departamentos colaboren y
para facilitar esta tarea se necesita un PMO Manager cercano, proactivo e innovador.
Cabe destacar que este puesto de trabajo puede ser fijo o temporal en función de las
necesidades de la compañía.
En el caso de las PYMES es suficiente con que el PMO Manager establezca una base para
que la gestión de proyectos quede orientada. Sin embargo, las empresas de mayor tamaño
deben contar con un perfil de este tipo de forma permanente por la cantidad y el tamaño de
los proyectos a gestionar.
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10. Funciones principales del PMO Manager
•Agilización y estandarización. El responsable PMO debe establecer qué herramientas
utilizar y bajo qué metodologías trabajar a la hora de gestionar los proyectos. Una vez
establecidos los estándares, los proyectos se agilizarán, puesto que quedará claro cómo se
debe trabajar.
•Priorización de proyectos. Es habitual que se produzcan conflictos entre varios proyectos
gestionados al mismo tiempo en la misma organización. El PMO Manager debe decidir cuál es
más urgente y priorizar el trabajo.
•Gestión de recursos. Tendrá que encontrar soluciones en el caso de que falten o sobren
recursos a la hora de dar salida a un proyecto.
•Análisis financiero. Analizar el ROI de los proyectos. El objetivo en este caso es el de
determinar si las metodologías y herramientas utilizadas son rentables a la hora de aplicarlas
en estos proyectos.
•Documentación exhaustiva. Todos y cada uno de los pases del proceso de desarrollo y
ejecución de un proyecto deben documentarse. En ese sentido, es el PMO Manager el
responsable de hacer que esta documentación se genere con fiabilidad y rigor.
11. Qué aptitudes necesita todo PMO Manager
•Dominio de sistemas de gestión de documentación digital. Gracias a esta
tecnología es posible centralizar la información para tenerla siempre al alcance de
la mano. Estos programas permiten digitalizar documentos y mejorar el flujo de
trabajo en general. Además, potencian la seguridad de los datos a la hora de
compartir documentación en la organización.
•Transparencia. Uno de los requisitos fundamentales para ser un buen PMO
Manager es saber transmitir la información al resto de profesionales. De poco sirve
ser un experto organizando los proyectos y sus datos si no somos capaces de
trasladar este conocimiento al equipo.
•Alto nivel organizativo. Tal y como hemos establecido, este tipo de profesionales
cargan con una serie de responsabilidades que no todo el mundo puede gestionar.
12. Para cumplir con el objetivo
de satisfacer los requisitos y
las expectativas de los
interesados en el mismo, es
importante y necesario que
la administración del
proyecto balancee las
demandas que compiten
entre sí, tales como:
• Alcance, tiempo, costo y calidad.
• Interesados con diferentes necesidades y
expectativas.
• Requerimientos identificados (necesidades) y
requerimientos no identificados (expectativas).
13. ÁREAS DE CONOCIMIENTO
“Un área identificada de la dirección de proyectos definida por
sus requisitos de conocimientos y que se describe en términos
de sus procesos, prácticas, datos iniciales, resultados,
herramientas y técnicas que los componen”.
14. PUNTO DE PARTIDA:
El Acta de Constitución del Proyecto (ACP)
Es emitida por el patrocinador del Proyecto y
autoriza formalmente el inicio del Proyecto.
Confiere al Director del Proyecto la autoridad para
aplicar recursos de la organización a las actividades
del Proyecto.
15. GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN
• En la integración se identifica, define, combina, unifican y coordinan los procesos y
actividades de dirección del proyecto.
• Se refiere a los procesos requeridos para asegurar que los elementos varios de
un proyecto están coordinados apropiadamente.
• Consiste del desarrollo de un plan de proyecto, ejecución del plan de proyecto, y
el control de cambios en general.
16. El plan de dirección del Proyecto (PDP):
Es responsabilidad del Director del Proyecto y define los trabajos orientados a
conseguir el producto y elabora el plan de dirección del Proyecto incluye: las
acciones necesarias para definir + integrar + coordinar todos los planes subsidiarios
y elaborar el plan de dirección del Proyecto.
Este proceso da como resultado una primera versión del plan de dirección del
Proyecto que se actualiza y revisa a través del proceso de realizar el control
integrado de Cambios.
Los Registros del Proyecto incluyen: ordenes de trabajo dentro del
Proyecto + solicitudes de cambio + informes del Proyecto + lecciones
aprendidas + actas, etc.
17. GESTIÓN DEL ALCANCE
• Se refiere el proceso requerido para asegurar que el proyecto incluye todo trabajo
requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto de manera exitosa.
Consiste de la iniciación, planeación del alcance, definición del alcance, verificación del
alcance, y control de cambio al alcance.
18. GESTIÓN DEL CRONOGRAMA
Son los procesos que administrarán que el proyecto se complete en el periodo de tiempo
predefinido.
Se refiere los procesos requeridos para asegurar la terminación a tiempo del proyecto.
Consiste en la definición de las actividades, secuencia de las actividades, estimación de
duración de las actividades, desarrollo del cronograma y control de la programación.
19. GESTIÓN DE LOS COSTOS
Hace referencia a los procesos orientados a planificar, estimar, presupuestar, financiar,gestionar
y controlar los costos para que se consiga cerrar el proyecto.
Se refiere los procesos requeridos para asegurar que el proyecto es completado dentro del
presupuesto aprobado. Consiste en la planificación de recursos, estimación de costos,
presupuesto de costos, y control de costos.
20. GESTIÓN DE LA CALIDAD
• Con el fin de satisfacer las expectativas del cliente e interesados estos procesos nos
ayudan a incorporar la política de calidad de la organización en los ámbitos de
planificación, gestión y control de los requisitos de calidad.
• Se refiere los procesos requeridos para asegurar que el proyecto va a satisfacer las
necesidades para lo cual fue desarrollado. Consiste en la planeación de la calidad,
aseguramiento de la calidad, y control de calidad.
21. GESTIÓN DE LOS RECURSOS
• Son los procesos con el objetivo de identificar, adquirir y gestionar los recursos necesarios
para conseguir el éxito del proyecto.
• Se refiere los procesos requeridos para hacer el uso más eficiente de las personas
involucradas en el proyecto. Consiste en la planeación organizacional, adquisición de staff, y
desarrollo del equipo.
22. GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
• Con estos procesos garantizaremos que la planificación, recopilación, creación,
control, monitoreo y disposición final de la información estén a la altura de lo
requerido por el proyecto.
• Se refiere los procesos requeridos para asegurar la generación apropiada y a tiempo,
colección, diseminación, almacenamiento, y la disposición final de la información del
proyecto. Consiste en la planeación de la comunicación, distribución de la información,
reportes de desempeño, y el cierre administrativo.
23. GESTIÓN DE LOS RIESGOS
• Con estos procesos podremos planificar, identificar, analizar, planificar e implementar las
respuestas y monitorear los riesgos de un proyecto o fase.
• Se refiere los procesos concernientes con la identificación, análisis, y respuesta al riesgo del
proyecto. Consiste en la identificación del riesgo, cuantificación del riesgo, desarrollo de la
respuesta al riesgo, y en el control de la respuesta al riesgo.
24. GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES
• Incluye los procesos para la compra tanto de productos como servicios o resultados externos
al proyecto y que sean necesarios para el desarrollo del mismo.
• Se refiere los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios de fuera de la organización
ejecutora. Consiste en la planeación de la gestión de la procuración, planear la solicitación, la
solicitación, selección de proveedores, administración de contratos, y cierre de contratos.
25. GESTIÓN DE LOS INTERESADOS
• Estarían incluidos todos los procesos para identificar, analizar y desarrollar
estrategias a tratar con los involucrados por o en el proyecto.
