2. REUNIONES
¿Por qué hacer reuniones?
-Analizar problemas
-Tomar decisiones
-Lograr compromiso del equipo
-Desarrollar proyectos
- Informar
3. CONSIDERACIONES IMPORTANTES
La manera en que se llevan a cabo las reuniones en la empresa es
el reflejo de su cultura organizacional
70% de los facilitadores de una junta no han recibido una
capacitación formal o integral de cómo manejar una reunión de
manera efectiva
Entre el 60% al 90% del tiempo de un ejecutivo es invertido en
juntas y en reuniones de trabajo
4. ¿Por qué fracasan las reuniones?
Una mala planificación (Tiempo, lugar y participantes no adecuados)
El objetivo de la reunión no es claro para los asistentes.
No se administra el tiempo adecuadamente. (Aburridas, eternas y
poco productivas)
Contenido ambicioso. Se quiere discutir en poco tiempo lo que
amerita más de una reunión.
No se da seguimiento a los compromisos adquiridos
No se asignan roles de trabajo y de participación.
Enfoque (Discutir mucho tiempo “asuntos varios” dispersa atención
y concentración de los participantes)
5. Aspectos importantes para el desarrollo exitoso de una
reunión
Conocer elementos y recursos clave para la facilitación.
Conocer el proceso de evaluación y toma de decisiones.
6. Al programar una reunión hay que tener en cuenta:
¿Es una junta estratégica? ¿Es una reunión periódica,
de seguimiento?
¿Qué tipo de reunión es la que ¿Es una reunión de comunicación?
vamos a llevar a cabo?
Distintos tipos de reuniones demandan distintos tipos de metodologías de trabajo
7. ¿Qué es una reunión de trabajo?
Grupo de personas reunidas y que piensan juntas para conseguir
un fin (logro de una meta)
Actividad legítima para el logro de objetivos
Factores fundamentales:
- Objetivos colectivos.
- Necesidad de cooperación.
- Surgimiento de ideas.
- Intercambio de conocimientos.
8. Estructura de una reunión
Introducción
Informar y definir contexto
Líder o representante
Clarificación de expectativas
Definir objetivo
Aclarar propósito
¿Qué se espera lograr en la reunión?
¿Qué se puede lograr realmente en la reunión?
¿Cuál es el objetivo?
9. Normas o reglas del juego
Definir duración
Acordar reglas de interacción
Mecánica y metodología a utilizar
Definir procedimientos para abordar actividades
Ej. Informar si habrá sesión de preguntas, respuestas al final o
libre participación.
Iniciar el desarrollo de los puntos de la agenda
Se comienza a trabajar según lo pautado anteriormente.
10. Mantenimiento del proceso y chequeo de los
procedimientos
Coordinador, moderador o líder deberá estar atento para que el
tema no se desvíe del objetivo
Por lo tanto deberá rectificar, modificar y seguir según la agenda.
Cierre formal y próximos pasos
Exponer breve resumen de los acuerdos.
Definir pasos a seguir.
Elegir responsables.
Determinar tiempo de ejecución.
Fecha tentativa próxima reunión.
Evaluación de la reunión
Medir productividad de reuniones
Verificar que se cumpla lo previsto
12. Pasos para dirigir una reunión:
Identificar metas y objetivos
Elegir participantes adecuados
Elaborar una agenda
Revisar agenda y normas básicas
Planificar tiempo para desarrollar el trabajo
Realizar y distribuir resumen de la reunión
Evaluar reunión
13. CLASIFICACIÓN DE REUNIONES
CLASIFICACION REUNIONES OBJETIVOS APLICACIONES
-Entregar información específica a -Dar a conocer una decisión
Reuniones para informar un tomada
grupo de personas -Responder a inquietudes recibidas
-Dar instrucciones para una tarea
-Combatir un rumor
-Informar nuevos procedimientos
-Obtener in formación de los -Buscar criterios sobre una
Reunión para informarse integrantes decisión
-Determinar factores a tomar en
-Obtener ideas del equipo cuenta
para solución de problemas.
-Someter a discusión abierta un
Reuniones para debate público tema -Congresos, asambleas, claustros
-Todos aquellos casos donde
-Adoptar acuerdos prima
un enfoque parlamentario.
Reuniones para el desarrollo -Perfeccionar conocimientos del
personal equipo -Entrenamiento de dirigentes y
-Potenciar habilidades del equipo profesionales
