Una revisión rápida acerca de los aspectos más importantes de la administración de proyectos

1. Gonzalo Bravo

2. Agenda
1. Beneficios de Administración de Proyectos
2. Proceso de PM y Ciclo de vida
3. Definir funciones y responsabilidades
4. Principios del proyecto
5. Desarrollar estimaciones de alto nivel
6. Formar equipo de trabajo y asignar tareas
7. Desarrollar un presupuesto
8. Plan de Trabajo
9. Administración de Riesgos
10. Plan de Comunicación
11. Monitorear el Proyecto
12. Concluir el Proyecto

3. Qué es un proyecto?
 Un proyecto es reunir varias ideas para llevarlas a cabo,
durante un tiempo limitado, y que apunta a lograr un
resultado único.
 Surge como respuesta a una necesidad, acorde con la visión
de la organización.
 El proyecto finaliza cuando:
 Se obtiene el resultado deseado.
 Desaparece la necesidad inicial.
 Se agotan los recursos disponibles.
 La administración o gestión de proyectos es la aplicación de
conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las
actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del
proyecto.

4. Beneficios de la administración de
proyectos?
 Controla que las actividades se hagan a tiempo y
dentro del presupuesto.
 Utiliza eficazmente los recursos.
 Agrega valor al negocio.
 Mantiene informado.

5. Proceso de Administración de
proyectos
Definir y
Planear Ejecutar Concluir
organizar

6. Ciclo de Vida
Administración de Proyectos
Desarrollo o
Planeación Análisis y Diseño Implementación
Construcción
Administración del Conocimiento
Administración del Cambio

7. Identificar la necesidad comercial y
los objetivos del proyecto
 Realice una lluvia de ideas respecto a las opciones.
 Defina los objetivos del proyecto (SMART).
 Alinee los objetivos del proyecto con los estratégicos de
la empresa.
 Comprenda las variables en competencia y la extensión
del alcance del proyecto.
 Calidad= tiempo + costo

8. Definir funciones y
responsabilidades
- Tiene la autoridad de definir el alcance del trabajo.
-Proporciona los recursos necesarios al equipo de proyecto (presupuesto). Patrocinador
- Elimina obstrucciones organizacionales.
- Aprueba o rechaza los resultados finales del proyecto (calidad).
del Proyecto
- Identifica los recursos necesarios.
- Recluta a participantes eficaces.
- Coordina actividades.
- Negocia con niveles superiores, especialmente con el patrocinador.
- Media conflictos.
Administrador
- Establece puntos importantes. del Proyecto
- Maneja el presupuesto.
- Mantiene enfocado el trabajo.
- Entrega resultados del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.
- Identifica acciones para cumplir las metas del proyecto.
- Crea grupos de análisis de clientes.
- Obtiene recursos necesarios para el proyecto (negociación).
- Decide basándose en las experiencias y conocimientos de muchas personas
(escucha).
Líder de Líder de
- Entrena a los miembros del equipo para mejor desempeño. Proyecto Proyecto
- Comunica regularmente el progreso y los problemas.
- Evalúa progreso del equipo y perspectiva de miembros.
- Asegura contribución y expresión de opiniones.
- Completar a tiempo todas las tareas asignadas.
- Comunicar las problemas al líder. Miembro 1 Miembro 2 Miembro 1
Miembro 2
- Apoyar al líder y a otros miembros.
- Ayudar a otros con sus tareas y pedir ayuda si la necesitan.
del Equipo del equipo del Equipo

9. Principios del Proyecto
 Misión del proyecto y descripción de las funciones y
responsabilidades de las personas.
 Alcance del proyecto y objetivos del proyecto
 Relación entre las metas del proyecto y las metas
superiores de la organización
 Tiempo esperado del trabajo e hitos.
 El presupuesto, asignaciones y recursos disponibles.
 Restricciones, riesgos y supuestos.
 Requisitos de calidad y beneficios para la organización
 La firma del patrocinador y principales involucrados.

10. Desarrollar estimaciones de
alto nivel
 Estructura de división del trabajo (WBS).
 Estimar el tiempo.
 Aclarar supuestos.
 Manejar un margen (dependiendo de riesgos y
supuestos).
 Estimar los costos e identificar las destrezas
necesarias.

11. Formar su equipo y asignar
tareas
 Reclutar un nuevo equipo de proyecto.
 Trabajar con un equipo de proyecto ya formado.
 Tipos de destrezas:
 Técnicas
 Resolución de problemas
 Interpersonales
 Organizacionales
 Desarrollo
 Comunicación

12. Desarrollar un presupuesto
 Un presupuesto es el bosquejo financiero relacionad al plan
de acción del proyecto.
 Personal.
 Viajes.
 Capacitación.
 Materiales.
 Espacio.
 Investigación.
 Servicios profesionales.
 Gastos de capital.
 Decida si el proyecto debe continuar
 Contingencia.

13. Desarrollar un plan de trabajo
 Defina las tareas con la estructura de división del trabajo (WBS).
 Analice las relaciones entre las tareas.
 Cree un borrador del plan.
 Gantt
 Ruta crítica
 PERT (Performance Evaluation and Review Technique)
 Optimice el plan.
 Analice en forma crítica el borrador del plan.
 Errores
 Descuidos
 Compromisos excesivos
 Cuellos de botella

14. Administración de Riesgos
 Auditoría de riesgos
 Recopilar ideas diversas.
 Identificar los riesgos internos.
 Identificar los riesgos externos.
 Tome medidas para evitar o mitigar los riesgos.
 Desarrolle planes de contingencia.

15. Plan de comunicación
 Lleve a cabo reuniones habituales.
 Escriba minutas para las reuniones.
 Informe avance preliminares.
 Establezca un sistema de comunicación con las partes
interesadas.
 Haga de la comunicación algo bidireccional y
constante.

16. Lanzar el proyecto (Kick-off)
 Realice una reunión de lanzamiento.
 Todo el equipo debe estar reunido.
 Se presenta:
 Declaración de principios del proyecto.
 Plan de trabajo a gran nivel.
 Organigrama.
 Plan de comunicación.

17. Monitorear y controlar el
proyecto
 Monitoree el presupuesto del proyecto.
 Aplique el análisis de variación contra línea base a otros
aspectos del proyecto.
 Comprenda las causas de la variación.
 Investigue oportunamente las variaciones.
 Compruebe periódicamente la calidad.
 Haga un seguimiento de los puntos importantes.
 Cree un sistema adecuado de monitoreo/control
 Concéntrese en lo que es importante.
 Incorpore las acciones correctivas al sistema.
 Destaque las respuestas oportunas.

18. Concluir el proyecto
 Evaluación del desempeño relacionado a la variación
con respecto a línea base.
 Objetivos y resultados.
 Plan.
 Costo.
 Documentación
 Aprendizaje obtenido
 Celebración

19. PMI
 Project Managment Institute.
 Aceptado en 250 países y 30 industrias.
 PMBOK Guide (Project Management Body of
Knowledge).
 Certificaciones.

20. gonzalo .bravo@yahoo.com