Las herramientas que necesita dominar un project manager son de 6 tipos: 1) herramientas para organizarse/investigar; 2) para comunicarse; 3) para reunirse; 4) planificar; 5) colaborar y 6) controlar

1. PMPeople© 2016 1
People collaborating on Project Management
TALLER DE HERRAMIENTAS EN PMI MADRID 13/11/2016

2. 2PMPeople© 2016
Jose Barato
• Ingeniero de Telecomunicaciones
• PMPeople™ (CEO)
• PMI Madrid Chapter (Junta Directiva)
• TALAIA OpenPPM (Product Manager)
• Project Manager (PMP®, PMI-ACP®)
• Profesor, coach
• Conferenciante, autor, blogger
En Project Management, saber y no hacer es como no saber
Blog de PMPeople

3. 3PMPeople© 2016
¿A DÓNDE VAMOS? PM 2.0
https://goo.gl/ZvbQZu

4. 4PMPeople© 2016
¿CÓMO GESTIONARÁN PROYECTOS NUESTROS HIJOS?

5. 5PMPeople© 2016
¿CÓMO GESTIONARÁN PROYECTOS NUESTROS HIJOS?

6. 6PMPeople© 2016
¿CÓMO GESTIONARÁN PROYECTOS NUESTROS HIJOS?
BBvs
GENERATION

7. 7PMPeople© 2016
LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL YA HA LLEGADO AL MÓVIL
Social Networks
Video / Image / Audio
Content Sources
Content Curation

8. 8PMPeople© 2016
LA REVOLUCIÓN DEL CO-AUTHORING
https://youtu.be/doHnLiAzQ5M

9. 9PMPeople© 2016
¿CÓMO FUNCIONA GOOGLE DRIVE?
Shared with me
Trash
Google Docs
15 GB My Drive
• Photos
• Gmail
• Files
Google Drive • Google Docs
• Files
Other Drives
Recycle bin

10. 10PMPeople© 2016
NUEVAS HERRAMIENTAS PARA EL PUESTO DE TRABAJO
USER CENTRIC TECHNOLOGY

11. 11PMPeople© 2016
LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL YA HA LLEGADO AL HOGAR
https://youtu.be/xvvA2AMSXZc

12. 12PMPeople© 2016
LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL EN EL PUESTO DE TRABAJO
https://youtu.be/MMEoWMJf1uY

13. 13PMPeople© 2016
HERRAMIENTAS PARA COMUNICAR
https://youtu.be/B6zVzWU95Sw

14. 14PMPeople© 2016
HERRAMIENTAS PARA COLABORAR
https://vimeo.com/103727152 https://youtu.be/UxR2wpCBq0U

15. 15PMPeople© 2016
HERRAMIENTAS PARA COLABORAR

16. 16PMPeople© 2016
PROJECT MANAGER TOOLBOX

17. 17PMPeople© 2016
HERRAMIENTAS PARA INVESTIGAR Y ORGANIZAR

18. 18PMPeople© 2016
HERRAMIENTAS PARA COMUNICAR

19. 19PMPeople© 2016
HERRAMIENTAS PARA REUNIONES

20. 20PMPeople© 2016
HERRAMIENTAS PARA REUNIONES
Reuniones productivas con Asana
https://youtu.be/FxrQWqfxP2c

21. 21PMPeople© 2016
HERRAMIENTAS PARA REUNIONES
Teleconferencias / Videoconferencias
https://youtu.be/DYu_bGbZiiQ?list=RDDYu_bGbZiiQ
https://youtu.be/JMOOG7rWTPg?list=RDDYu_bGbZiiQ

22. 22PMPeople© 2016
HERRAMIENTAS PARA PLANIFICAR

23. 23PMPeople© 2016
PLANIFICACIÓN DEL CRONOGRAMA
Inicio
A
5d
B
3d
E
6d
FinD
8d
C
7d
1
1 5
53
6 12
6 13
1 6
13
F
6d
5 10
+4
1 5
53 6 13
13
13
13
7
8
94
0
00
1
3
3
1

24. 24PMPeople© 2016
EJERCICIO CPM

25. 25PMPeople© 2016
EJERCICIO CPM
+5
+5
H
5
I
5
J
10
D
5
E
5
F
10
Inicio A
15
B
15
C
20
G
5
Fin
+5
+15
+10
+10
+10
+10
+5
+5

26. 26PMPeople© 2016
EJERCICIO CPM
+5
+5
H
5
I
5
J
10
D
5
E
5
F
10
Inicio A
15
B
15
C
20
G
5
Fin
+5
+15
+10
+10
+10
+10
+5
+5
1 55
11 15
21 35
31 40
36 45
1 5
6 10
1 15
1 15
6 20
6 20
31 50
31 50
51 55
51 55
6 10
11 15
16 25
46 55
36 40
51 55

27. 27PMPeople© 2016
EJERCICIO CPM

28. 28PMPeople© 2016
No preguntes: ¿CUÁL ES EL PORCENTAJE DE AVANCE?
Pregunta: ¿HAS TERMINADO YA?
https://youtu.be/3j6KoV99uK4

29. 29PMPeople© 2016
ARRIBA Y ABAJO
TASK
CONTROL ACCOUNT
ACTIVITY
WORK PACKAGE
PROJECT
Gestión del Proyecto desde dos Perspectivas

30. 30PMPeople© 2016
IDENTIFICAR RIESGOS ES UN PROCESO CONTINUO
1 ficha x
Reunión
Risk Register template

31. 31PMPeople© 2016
HERRAMIENTAS PARA COLABORAR

32. 32PMPeople© 2016
¿CUÁL SERÍA EL SUPERPODER DE UN PROJECT MANAGER?

33. 33PMPeople© 2016
HERRAMIENTAS PARA COLABORAR
Usar Trello cuando el proceso es claro y estable

34. 34PMPeople© 2016
HERRAMIENTAS PARA CONTROLAR

35. 35PMPeople© 2016
GESTIÓN DEL VALOR GANADO (ESTÁNDAR EVM)
Pronósticos de coste (cost forecast)
• La Estimación del Coste a la Finalización (EAC, Estimate At Completion)
es siempre igual al Coste Real más la Estimación hasta la Conclusión
(ETC, Estimate To Complete)
• EAC = AC + ETC
Varias formas de calcular ETC
• Si los supuestos no eran correctos:
• Estimación bottom-up del Trabajo Pendiente
• 2) Si las desviaciones no eran típicas -> Proyección basada en el
presupuesto:
• ETC = BAC – EV
• Si las desviaciones se mantendrán: Proyección basada en el desempeño
de costes
• ETC = (BAC - EV) / CPI

36. 36PMPeople© 2016
EJERCICIO PRÁCTICO CON EVM: “LA VALLA”
L1
L2
L3
L4
• Su proyecto consiste en hacer una valla de 4 lados. Cada lado lleva 1 día de trabajo de
un operario, por 200€. Los lados se hacen secuencialmente. Comienza el trabajo el día
12/09/2011. Usted presupuestó 800 €.
• Al final del día 3 (14/09/2011):
• Ha completado el lado 1 (coste 200€)
• Y el lado 2 (coste 275€)
• El lado 3 está completado al 50% (coste 200€)
• ¿Cuánto pagará finalmente?

37. 37PMPeople© 2016
HERRAMIENTAS PARA CONTROLAR
Más retos…
• reto #24. miércoles semana 1, la primera actividad comenzó en fecha, hemos
avanzado un 25%, esperamos que termine con 2 días de retraso
• reto #25. jueves semana 2: primera actividad completada, la segunda empezará el
viernes, esperamos que dure 8d, el cliente acepta la replanificación
• reto #26. asignar recursos humanos y materiales hasta cuadrar el ppto
• reto #27. sobreescribir la línea base
• reto #28. bitácora asana

38. 38PMPeople© 2016
Gestionando costes sin recursos
Estimar los Costes de las Actividades
Determinar el Presupuesto
Controlar los Costes

39. 39PMPeople© 2016
Gestionando costes con recursos
Cost Unit = Usage Unit = work/time/resource/task
time
task
resource
work resource
task
work
time
View: Resource Usage View: Task Usage

40. 40PMPeople© 2016
Gestionando costes con recursos

41. 41PMPeople© 2016
Tipos de Recursos

42. 42PMPeople© 2016
Información de Recursos

43. 43PMPeople© 2016
Tablas de Tarifas para Recursos

44. 44PMPeople© 2016
Asignando Recursos de diferentes tipos

45. 45PMPeople© 2016
Inicialización pro-rateada de los recursos

46. 46PMPeople© 2016
Tipos de recursos

47. 47PMPeople© 2016
Presupuesto Inicial
• Recomendación:
o Usar Excel para estimación inicial
o Después de asignar y nivelar en Project, cuadrar horas y costes con Excel
• Abrir fichero 0.data.xls. Hoja “ppto”:

48. 48PMPeople© 2016
Resultado a obtener

49. 49PMPeople© 2016
Asignar Recursos Humanos (de tipo Work)
• Abrir fichero 2.project sin recursos. Abrir fichero 0.data.xls
• Copiar rango !rrhhB3:B27. Pegar en columna Resource Names (fila 1)
• Entrar tarifas de venta en Hoja de Recursos
• Comprobar que los recursos están sobre-asignados
• Nivelar horas en Resource Usage (Entry) según 3.project con recursos_sin gastos.mpp
• Comparar resultado con fichero 3.project con recursos_sin gastos.mpp

50. 50PMPeople© 2016
Ejemplo de Nivelación de Recursos (Max Units = 6)
Smoothness = 398Smoothness = 752

51. 51PMPeople© 2016
HERRAMIENTAS PARA CONTROLAR
Controlar un proyecto predictivo
http://blog.pmpeople.org/gestion-de-actividades-con-talaia/

52. 52PMPeople© 2016
HERRAMIENTAS PARA CONTROLAR
https://youtu.be/W7TIk_QiE40
Controlar un proyecto ágil

53. 53PMPeople© 2016
PROJECT MANAGER TOOLBOX

54. 54PMPeople© 2016
PROJECT MANAGER TOOLBOX v0.1