Curso dictado en Venezuela en Octubre del 2013 relacionado con gestión de proyectos, KANBAN, ITIL.

1. Enfoque Integral de
Proyectos y Operaciones
Ing. María de los Ángeles Arroyo Sánchez
PMP®1626498
Octubre 2013

2. Agenda
Día 1
8:00 Presentación
8:30-9:30 Introducción a la gestión de proyectos
9:30-10:00 Factores de éxito y fracaso de un proyecto
10:00-10:10 Descanso
10:10-11:45 Enfoque Sistémico proyectos y operaciones. Gestión ágil.
12:00-13:00 Caso Práctico
13:00-14:00 Almuerzo
14:00-15:30 Gestión de alcance y tiempo
15:30-15:40 Descanso
15:40-16:30 Gestión de costos y calidad
16:30-18:00 Herramientas

3. Objetivos
• Dar a conocer los conceptos y herramientas para la
gestión de proyectos y operaciones bajo un enfoque
integral y ágil.
• Los participantes conocerán herramientas para la
planificación de portafolio de proyectos, seguimiento de
proyectos, así como la planificación y seguimiento de las
actividades de operaciones en IT.

4. Qué no es este curso
• Curso de estándares.
• Curso para certificarse.
• Curso sobre procesos o herramientas internas
del Banco Sofitasa.

5. Acuerdos y Compromisos
• Cumplir con los tiempos
establecidos para cada fase de los
casos prácticos.
• Respetar el derecho de palabra.
• Las intervenciones son bienvenidas,
a lo largo del curso se fomentarán
las tormentas de ideas.
• Cumplir con los tiempos de
descanso.

6. Contenido
• Módulo 1: Introducción a la gestión de
proyectos.
• Módulo 2: Enfoque Integral de Proyectos y
Operaciones.
• Módulo 3: Estrategia y Proyectos.

7. Módulo I
Introducción a la gestión de
proyectos

8. 1.1 Introducción a la gestión de proyectos
• Debate 1:
▫ ¿Qué es un proyecto?
▫ ¿ Qué es la gestión de proyectos?
▫ ¿ Para qué sirve la gestión de proyectos?

9. 1.1 Introducción a la gestión de proyectos
(cont.)
• Un proyecto es un esfuerzo temporal, que se lleva a
cabo para crear un producto, servicio y/o resultado
único.
• La dirección de proyectos es la aplicación de
conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas
a las actividades del proyecto para cumplir con los
requisitos del mismo.
• La gestión de proyectos sirve para la Toma de
Decisiones efectivas a través de la implantación de
un lenguaje común.

10. 1.1 Introducción a la gestión de proyectos
(cont.)
• Ciclo de Vida de Producto y de Proyecto
Fuente: PMBOK

11. 1.1 Introducción a la gestión de proyectos
(cont.)
• Ciclo de Vida de Proyecto

12. 1.2 Factores de éxito y fracaso de proyectos
• Actividad:
▫ Identificar 5 factores que influenciaron en el
retraso de un proyecto.
▫ Escoger un proyecto exitoso e identificar las
actividades que apoyaron ese resultado.

13. 1.2 Receta para el fracaso de proyectos
• No definas los criterios de éxito de tu proyecto,
el cliente/usuario nunca sabe lo que quiere.
• El tiempo es ahora, la planificación quedará en el
papel, por lo tanto empieza a ejecutar.
• Todo el mundo sabe lo que tiene que hacer, no
definas roles.
• No documentes es una pérdida de tiempo

14. 1.2 Receta para el fracaso de proyectos (cont.)
• Con validar la información esporádicamente con
el equipo es más que suficiente.
• Los riesgos están afuera y no me afectan, por lo
tanto no los planifico.
• Como tengo herramientas de comunicación no
necesito definir cómo gestionaré la información
a lo largo del proyecto.

15. 1.3 Gestión de Proyectos en la Realidad
Definir
alcance
Crear
lenguaje
común
Disposición
de la
información
HACER
Construir
el equipo
Gestionar
riesgos
Gestionar
expectativas

16. 1.4 Enfoque sistémico de proyectos y
operaciones
INFORMACIÓN

17. 1.4 Enfoque sistémico de proyectos y
operaciones (cont.)
• Definir circuitos de peticiones de servicios e
incidencias que permitan cuantificar la capacidad de
trabajo.
• Definir niveles de servicio y operacionales.
• Comunicar los proyectos que apoyan la estrategia.
• Revisar la capacidad de trabajo para la estimación
de los proyectos.
• Establecer una estrategia de comunicación.

18. 1.4 Enfoque sistémico de proyectos y
operaciones (cont.)
• Proyectos reales:
▫ Despliegue de 200 cajeros en país latinoamericano
y 200 cajeros en el Reino Unido bajo plataforma
Linux.
▫ Proyecto de Transformación de Redes.

19. 1.5 Gestión Ágil
• Actividad:
▫ Indicar en tres palabras lo que se entiende por
proyectos ágiles.
▫ Identificar tres beneficios de la agilidad.
▫ Indicar las características que debe tener una
organización ágil.

20. 1.5 Gestión Ágil (cont.)
• Agilidad no es ausencia Total de documentación.
• Agilidad no es ausencia total de planificación.
• El cliente/usuario debe hacer todo el trabajo y
será el jefe de proyecto.
• El equipo puede modificar la metodología sin
justificación.

21. 1.5 Gestión Ágil (cont.)
• Es una filosofía más que una
metodología .
• Es ser flexible y darle la
bienvenida a los cambios.
Lo que no representa que
no se definan alcances e
hitos.
• Personas sobre procesos y
herramientas.
• Se basa en la iteración y el
incremento.

22. 1.5 Gestión Ágil (cont.)
• Se fundamenta y persigue la entrega de valor
real al cliente
• Se amolda a los requisitos
• Esta de moda pero no es una moda
• No todo el tiempo se puede ser ágil
• No todo proyecto puede ser ágil
• No toda organización puede ser ágil

23. 1.5 Gestión Ágil (cont.)
• Bajo este enfoque el equipo es
responsable de la calidad.
• Con la agilidad desaparecen los
héroes y apagafuegos.
• Se genera una gestión de
productos mas compleja.
• Aumenta la comunicación y
puede aumentar el conflicto.
• Los problemas y deficiencias de
funcionalidad serán más visibles.

24. 1.6 Buenas Prácticas de Proyectos
•
•
•
•
•
•
•
Identificar requisitos.
Definir el alcance.
Planificar las actividades.
Identificar riesgos.
Definir roles y responsabilidades.
Realizar seguimiento del proyecto.
Cierre del proyecto: lecciones aprendidas.

25. 1.7 Caso Práctico: 1.0 vs. 2.0
• La audiencia se dividirá en dos equipos.
• El equipo A gestionará el proyecto de la manera
tradicional.
• El equipo B gestionará el proyecto de manera
ágil.
• Se deberá asignar un responsable de proyecto.
• Una persona del equipo apuntará los problemas
que se presentan.

26. 1.7 Caso Práctico: 1.0 vs. 2.0
• Instrucciones:
▫ Se dispondrán de 30min para planificar el
proyecto.
▫ Para la ejecución se contará con 20min.
▫ Se requerirá de 10min para la entrega del
proyecto.

27. Módulo II
Enfoque Integral de Proyectos y
Operaciones

28. 2.1 Introducción al PMBOK.
FRUSTRACIÓN
CAOS
AUTOMATIZADO
ALINEACIÓN

29. 2.2 Áreas y Grupos de Procesos del
PMBOK.

30. 2.3 Gestión de la Integración.

31. 2.4 Pautas
• La explicación de las siguientes áreas
de procesos se realizará con la
aplicación de un proyecto real o
escogido por la audiencia.

32. 2.5 Gestión del Alcance.

33. 2.6 Gestión del Tiempo.

34. 2.7 Gestión de Costos.

35. 2.8 Gestión de Calidad.

36. 2.9 Herramientas.
• Una vez realizado el ejercicio de planificación, se
recomienda realizar un RoadMap que contenga los
criterios de éxitos e hitos del proyecto. Esta información
permitirá a la Gerencia tener una visión rápida del
proyecto.
• Los diagramas de barras no son planes para la dirección
de proyectos, evidencian una planificación débil, sin
embargo son útiles para la elaboración de informes de
avances.
• Los diagramas de Red, permite ver las dependencias de
tareas y son útiles para el seguimiento con el equipo del
proyecto.

37. 2.9 Herramientas (cont).
• Para lograr un seguimiento efectivo, se debe revisar
la información del desempeño, a saber:
▫
▫
▫
▫
▫
Cumplimiento de hitos.
Cumplimiento de acuerdos y compromisos.
Cumplimiento en la estimación realizada.
Cambios aprobados.
Riesgos activados.
• El desempeño se evalúa sobre los procesos no sobre
las personas.
• Para realizar una evaluación de la LB de rendimiento
se recomienda la técnica del Valor Ganado.

38. 2.9 Herramientas (cont).
• Método del Valor Ganado:
▫ Este método se utiliza para realizar un
seguimiento de las LB del proyecto: alcance,
tiempo y coste.
▫ Al integrar las tres líneas bases el resultado
permitirá realizar proyecciones presupuestales,
solicitudes de cambio y otras actividades que
deban ser comunicadas.
• Caso Práctico.

39. 2.10 Enfoque Integral de Operaciones.

40. 2.10 Enfoque Integral de Operaciones (cont).
• Los principales procesos asociados directamente a la Fase de Operación del
Servicio son:
• Gestión de Eventos: responsable de monitorizar todos los eventos que
acontezcan en la infraestructura TI con el objetivo de asegurar su correcto
funcionamiento y ayudar a prever incidencias futuras.
• Gestión de Incidencias: responsable de registrar todas las incidencias que
afecten a la calidad del servicio y restaurarlo a los niveles acordados de
calidad en el más breve plazo posible.
• Petición de Servicios TI: responsable de gestionar las peticiones de usuarios
y clientes que habitualmente requieren pequeños cambios en la prestación
del servicio.
• Gestión de Problemas: responsable de analizar y ofrecer soluciones a
aquellos incidentes que por su frecuencia o impacto degradan la calidad del
servicio
• Gestión de Acceso a los Servicios TI: responsable de garantizar que sólo las
personas con los permisos adecuados pueda acceder a la información de
carácter restringido.

41. 2.11 KANBAN en IT.
• Es una técnica que sirve para gestionar el avance
del trabajo, en el contexto de una línea de
producción.
• Surge dentro de la metodología LEAN y fue
desarrollado en TOYOTA.
• KANBAN se basa en el desarrollo incremental,
dividiendo el trabajo en tareas.

42. 2.11 KANBAN en IT (cont).
• Se fundamenta en tres pilares:
▫ Visualizar los Estados.
▫ Limitar el trabajo en progreso (WIP).
▫ Medir el Flujo de Tareas.
• Esta herramienta permite determinar la
capacidad de los equipos de trabajo, lo que sirve
como input para la planificación de los
proyectos.

43. 2.11 KANBAN en IT (cont).
• Palabras claves:
▫ Work in progress WIP (2n-1)
▫ Lead Time: tiempo que ha pasado desde que el
ítem entra en el tablero.
▫ Cycle time: tiempo que se ha estado trabajando
en una tarea.
▫ Buffer: columnas de espera.

44. 2.12 Tablero KANBAN.

45. 2.13 Caso Práctico.
• Los equipos construirán dos tableros KANBAN:
▫ Tablero de Sistemas.
▫ Tablero de Portafolio de Proyectos.

46. Módulo III
Estrategia y Proyectos

47. 3.1 Enfoque Estratégico

48. 3.1 Enfoque Estratégico (cont).
• Para lograr que los proyectos apoyen la
estrategia definida por la compañía se
recomienda:
▫ Establecer una estrategia funcional común entre
las diferentes áreas involucradas.
▫ Definir prioridades sobre los proyectos que
forman parte de la estrategia.
▫ Definir personas responsables de los proyectos.
▫ Realizar una reunión de arranque.

49. 3.2 Procesos que apoyan la Estrategia
•
•
•
•
Gestión de Riesgos.
Gestión de las Comunicaciones.
Gestión de contratos.
Gestionar las expectativas de los interesados.

50. 3.3 Qué debemos mantener de
la filosofía 1.0

51. 3.4 Pasos para desplegar una cultura
organizacional.
• Detectar las fortalezas y debilidades del equipo de
trabajo.
• Definir y ejecutar proyectos de mejora pequeños.
• Construir equipo: Hora de Socialización.
• Definir el rol y autoridad de los Jefes de Proyectos:
expedidor, coordinador y/o jefe de proyectos.
• Definir un rol de gestión de servicios que garantice
la comunicación entre proyectos y operaciones.

52. 3.5 Recomendaciones Finales.
• Existen muchas metodologías en el mercado,
define la que se adapte a tu manera de trabajar.
• Recuerda, agilidad no es sinónimo de caos.
• La gestión de proyectos está en el HACER y en el
MEDIR, desde allí se podrá iniciar la toma de
decisiones efectivas.
• La resistencia al cambio siempre existirá, lo
importante es hacer.
• No corras el riesgo de NO tomar decisiones.

53. 3.6 Bibliografía
• Guía de los fundamentos para la Dirección de
Proyectos (Guía del PMBOK) cuarta edición.
• Gestión ágil de proyectos de software. Javier
Garzás.
• ITIL Foundation v3.0
• Kanban. David J. Anderson
• Imágenes descargadas de Google Imagenes.

54. Muchas Gracias
Contacto:
siembracreatividad@gmail.com
www.siembracreatividad.com