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Las tablas de retención documental pueden ser generales o específicas de acuerdo a lacobertura de las mismas. Las generale...
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICASARCHIVO GENERAL DE LA NACION.Mini/Manual No. 4 Tablas de Retención yTransferencias documentales....
http://adabi-ac.org/investigacion_arch_civil/articulos/arch_civil_anterior/04art_arb02.htm.Consultado el 04 de agosto de 2...
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  1. 1. TRD PRIMER SEMESTRE 2012Unidad I (Semana del 8 al 1 de octubre de 2012) 1. Conceptos básicos 2. Procesos archivísticos: Identificación, Valoración, Selección, Eliminación, Conservación y descripciónINTRODUCCIÒNPara elaborar las tablas de retención documental (TRD) es importante que se tengan losconceptos claros sobre la estructura de un Programa de Gestión Documental o unSistema de Gestión Documental, su aplicación y la normatividad que en materiaarchivística aplica a nuestro país y a las instituciones.Construir las TRD es integrar los conocimientos adquiridos a los largo de esta maravillosacarrera en lo que a ARCHIVISTICA se refiere.Por esta razón en la unidad I, afianzaremos los conceptos archivísticos vistos enasignaturas pasadas y que son fundamentales para elaborar y aplicar las TRD. De sernecesario deberán consultar otras fuentes de información. 1. CONCEPTOS BÀSICOSEstas definiciones han sido tomadas del ACUERDO No. 027-2006 (leerlos y tenerlospresente) “Por el cual se modifica el ACUERDO No. 07 del 29 de junio de 1994”. Enalgunas definiciones amplio conceptos.ARCHIVO. Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio desus funciones por las personas naturales, o jurídicas, públicas y privadas y es nuestraresponsabilidad lograr que en estas unidades de información se apliquen instrumentos decontrol como las TRD o las TVD.ARCHIVO ELECTRÓNICO: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratadosconforme a los principios y procesos archivísticosCLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental, en lacual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructuraorgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
  2. 2. COLECCIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de documentos reunidos según criteriossubjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los principiosde respeto a la procedencia y al orden original.CUADRO DE CLASIFICACIÓN: Esquema que refleja la jerarquización dada a ladocumentación producida por una institución y en el que se registran las secciones ysubsecciones y las series y subseries documentales.GESTION DE DOCUMENTOS. Conjunto de actividades administrativas y técnicas,tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentaciónproducida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objetode facilitar su consulta, conservación y utilización.FONDO. Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución opersona en el desarrollo de sus funciones o actividades. El fondo suele identificarse con elarchivo central o histórico de la entidad cuando la documentación es conservada por ellamisma, sin embargo cuando la documentación es transferida a otra entidad para suconservación, ésta adquiere la categoría de un Fondo más de la entidad que lo recibe y loconserva.FONDO ACUMULADO. Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de suvida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y deconservación.Los fondos acumulados son producto de la carencia de políticas archivísticas del Estado,del desgreño administrativo y de los cambios constantes de la administración; estosúltimos se reflejan en la liquidación, fusión y privatización de entidades así como tambiénen las reestructuraciones que suprimen o adicionan funciones al interior de una entidad.FONDO ABIERTO: Aquellos cuya producción documental sigue activaFONDO CERRADO: Aquellos cuya producción documental ha cesado o si éstepertenece a una entidad desaparecidaEn el caso en que se suprima una entidad y otra asuma sus funciones se considera queel fondo no se cierra sino que simplemente cambia de nombre; constituyéndose de estamanera en un fondo documental mixto. Leer, analizar y tener presente los Acuerdo 041de 2002, Acuerdo 015 de 2003SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenidohomogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia delejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas einformes, entre otros.TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series, con sus correspondientestipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa delciclo vital de los documentos.
  3. 3. Las tablas de retención documental pueden ser generales o específicas de acuerdo a lacobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativoscomunes a cualquier institución. Las específicas hacen referencia a documentoscaracterísticos de cada organismo.TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL: Listado de asuntos o series documentales alos cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como unadisposición final.1.1 PRINCIPIOS ARCHIVISTICOSPrincipio de Procedencia. Este es el principio fundamental de la prácticaarchivística. Básicamente significa que “los archivos de quien creó los documentosno deben ser mezclados con los creados por otros”.Principio de Orden Original. Indica que los documentos “deben ser mantenidosen el orden y con las identificaciones que recibieron en el curso de la actividadoficial de la dependencia que los manejo o como lo dice el AGN conservación delos documentos dentro del fondo documental manteniendo la estructura que tuvodurante su servicio activo. 2. PROCESOS ARCHIVÍSTICOSIdentificación, Valoración, Selección, Eliminación, Conservación y descripción 2.1 IDENTIFICACIÒN DOCUMENTALEs la primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar ysistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura deun fondo.Que se debe identificar? El organismo productor, el tipo documental y la seriedocumental. 2.1.1 IDENTIFICACIÓN DEL ORGANISMO/SUJETO PRODUCTOR DE LOS DOCUMENTOSEs la persona natural o jurídica, pública o privada que en el ejercicio de sus competenciaso funciones genera un fondo.Esto exige recopilar toda la información posible acerca de múltiples aspectos, sin la cualnuestro trabajo resultaría ineficaz. Necesitamos conocer la entidad con precisión: cuáles
  4. 4. son sus fines y como está organizada hasta el último detalle. Asimismo es preciso saberla legislación que le aplica, determinar su naturaleza jurídica, que documentación posee,cuál es su volumen documental y dónde se encuentra, quienes la producen y cómo;cuáles son las necesidades.Una vez recopilada esta información procederemos a analizarla. 2.1.2 IDENTIFICACIÓN DE LA FUNCIÓN O PROCEDIMIENTOSLas funciones son atribuciones encomendadas o señaladas a una institución para que serealice y cumplan los fines para los cuales fueron creadas.Los procedimientos definen el paso a paso que permite realizar un trabajo de formacorrecta. Hoy en día, con la implementación de los sistemas de calidad ya bajamos a nivelde tarea.Para el análisis se requiere recabar información de la evolución del organismo productor yde las funciones o procedimientos que se le hayan encomendado, y se extraerá deaquellas disposiciones, publicadas o no, que regulen la estructura orgánica, lasdelegaciones de competencias (roles y responsabilidades) y aquellas normas que reguleny definan los procedimientos que desarrollen dichas funciones.Con el análisis de los procedimientos llegaremos a conocer aquellas actividadesespecíficas que justifican la existencia de las series documentales, entendiendo a éstascomo conjunto de documentos generados por un sujeto productor en el desarrollo de unamisma actividad administrativa. Por lo tanto la serie es el resultado de conocer elorganismo o sujeto productor, la función o procedimiento y el o los tipos tipo documental. 2.2 VALORACIÓN DOCUMENTALEl Reglamento General de Archivos para Colombia, define valoración documental como:“proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentoscon el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo”.La finalidad de la valoración archivística debe ser la conservación de la evidencia quedocumente las funciones, procesos, actividades y transacciones realizadas y completadaspor una institución o persona.Amanda Rosales Bada, indica que muchos son los autores que se han ocupado dedefinir el concepto de valoración documental, sin embargo, en manuales tales comoArchivística General: teoría y práctica de Antonia Heredia, Introducción a la Archivística dePedro López y Olga Gallego, Archivística y Archivos de Manuel Romero
  5. 5. Tallafigo, Archivística: principios y problemas de Elio Lodolini, y Manual de Archivística deCruz Mundet al referirse al tema hablan indistintamente de valoración, selección, expurgoy evaluación, sin hacer un cuestionamiento teórico acerca de este fundamento de laarchivística, reduciéndolo en muchos casos a una fase del proceso de expurgo destinadaa descubrir y apreciar los valores inherentes de la documentación.Por otra parte María del Pilar Faci Lacasta en su artículo "Metodología y aplicación de losprincipios de identificación y valoración en España. señala que "se entiende por valoraciónel proceso de análisis y selección cuyo objetivo es establecer los plazos de transferencia,conservación y acceso a las series documentales"; el Archivo General de la Nación, ensus programas de capacitación acerca de los archivos semiactivos señala que lavaloración consiste en "el análisis de los documentos para determinar su utilidad (valor) alo largo de su ciclo de vida, así como para asignarle tiempo y espacio de conservación oeliminación".… Sería un error establecer reglas fijas, cada grupo documental tiene sus peculiaridades,cada dependencia creadora de documentos o cada institución de archivo tendrán susobjetivos específicos, de tal manera que no puede decirse la última palabra, y menos enabstracto. Lo que sí se puede hacer es ampliar los horizontes de quienes se enfrentan ala responsabilidad de valorar, poner al alcance de su mano una serie de reflexiones yexperiencias al respecto, dar a conocer criterios y técnicas específicos, para que setengan presentes y se apliquen de la manera más adecuada en cada caso concreto”.La valoración ante todo es un proceso técnico de análisis intelectual de la produccióndocumental de la institución que tiene como objeto identificar los valores primarios ysecundarios de los documentos (teoría de los valores de Schellenberg, que establecepara los documentos dos tipos de valores: primarios y secundarios) y de esta maneraestablecer el tiempo que deben permanecer tanto en el archivo de gestión con el archivocentral y señalar su disposición final.Los valores de los documentos están íntimamente relacionados con el ciclo de vida de losdocumentos de archivo y desempeñan un papel fundamental en el proceso de valoraciónde los documentos previo la selección y expurgo documental.La valoración permite: Determinar tanto la retención como la disposición final de la documentación. La conservación y preservación de la documentación de valor secundario, con la cual se construye el patrimonio histórico documental.2.2.1 CRITERIOS DE VALORACIÓNEn primer lugar el ciclo vital de los documentos (comprende las tres edades deldocumento de acuerdo con el uso y frecuencia de consulta), el funcionamientoinstitucional y ddependen del fin por el cual han sido creados.
  6. 6. a) Valores primarios. El Reglamento General de Archivos para Colombia, define valor primario como: “Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir a los involucrados en el asunto”. Como valores primarios son: administrativos, jurídicos, legales, fiscales y contables.El documento desde su nacimiento posee un valor primario, ya que tiene comoobjetivo principal plasmar la gestión de una actividad determinada.Para aplicar criterios de valoración dentro del carácter primarios debemos tener encuenta las siguientes consideraciones: El valor administrativo: es el que tienen los documentos para la Administración que los ha producido, mientras exista vigencia administrativa (por plazos legalmente establecidos o por la finalización de la tramitación).Cuando el valor administrativo va dejando de tener incidencia en la gestión administrativa,va adquiriendo un valor paralelo que puede ser valor legal, fiscal, contable. Jurídico oprobatorio. (El plazo de prescripción de este valor varía dependiendo del documento, elvalor puede prescribir en unos años o no hacerlo nunca). El valor fiscal y/o contable: el que tienen aquellos documentos que pueden servir de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias, o de justificación de operaciones destinadas al control presupuestario (caso de los documentos justificativos del pago de impuestos o de los documentos contables). El valor legal/jurídico (algunos autores los separan y otros lo analizan juntos): documentos que sirve como testimonio ante la Ley o de los que derivan derechos y obligaciones regulados por el derecho.NOTA: La vigencia puede terminar por varias razones: Se vence el plazo establecido (caducidad del plazo para reclamar un derecho) Desaparece el objeto físico que originó el documento (póliza de seguros que amparaba un vehículo al que se le declaro pérdida total). En ausencia de las razones expuestas la vigencia se puede establecer convencionalmente (en las historias clínicas 20 años después de haberse producido el último acto médico) Momento del plazo precaucional: este plazo se establece en razón a que agotada la vigencia, sigue existiendo la necesidad de conservar la documentación para atender posibles requerimientos o para que sirvan como antecedenteLa aplicación de criterios de valoración primaria en los documentos es relativamente másfácil y menos comprometedora para el archivista, en muchos casos estos criterios vienen
  7. 7. establecidos en las disposiciones normativas que regulan los procedimientos, en dondese marcan los plazos de finalización de la vigencia administrativa y fiscal o el plazomáximo de tramitación de un expediente.Una vez se ha cumplido ya el período prudente teniendo como base los valores primariosdel documento cobra un nuevo valor que se va acrecentando con el paso del tiempo y esel de servir como fuente para la investigación histórica y para la acción cultural. b) Valores secundarios. El Reglamento General de Archivos para Colombia, define valor secundario como: “Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente”.Para aplicar a los documentos criterios de valoración, en relación con los valoressecundarios debemos definirlos previamente: Valor informativo: es aquel que sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de la actividad de una institución.Según Theodore Schellenberg los valores informativos pueden referirse a:  Personas: tanto físicas como jurídicas.  Cosas: entendidas como lugares, edificios y otros objetos materiales.  Fenómenos: acontecimientos, cuestiones sociales, políticas…Para determinar el valor informativo de los documentos han de tomarse en consideracióntres aspectos:  Exclusividad: que la información no se encuentre en otras series de modo tan o más completo.  Forma en cómo se encuentra: intensiva, extensiva o diversificada.  Importancia que los documentos pueden tener para la investigación y la cultura. Valor secundario: es el que posee un documento como fuente primaria para la Historia.Los valores secundarios en los documentos se han de estimar cualitativamente y sondifíciles de determinar y son:
  8. 8. No predecibles: como lo indica su nombre no se pueden señalar desde el momento de laproducción de los documentos sino que pueden surgir con la ocurrencia de situacionesimpredecibles.Predecibles o evidénciales: son aquellos que se pueden advertir desde el momentomismo de la producción de los documentos, por ejemplo el acta del Consejo Directivo deuna entidad, Un Decreto, un Acuerdo de Consejo Directivo.Los criterios a tener en cuenta en todo proceso de valoración documental segúnSchellenbergy y que han se tienen en cuenta son:  La jerarquía administrativa y funcionalEl valor de los documentos depende, en gran medida, del lugar que la oficina productoraocupe en la estructura organizacional.•Como ya hemos visto, son aquéllos que poseen los documentos para el organismo deorigen y que persisten incluso después de haber perdido su valor corriente de gestión.  Los valores primarios analizados anteriormente  Los valores secundarios, analizados anteriormente2.2.2 RESULTADOS DE LA IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓNCon la definición de las fases anteriores se puede establecer que: Los plazos de transferencias de las series documentales depende de lo regulado en la normativa específica, de la comprobación real de la finalización del trámite administrativo y de la disminución de la frecuencia de la consulta. La fijación de los plazos hará posible que se pueda cumplir con un calendario de transferencias. Los plazos de acceso a la documentación, dependerá de la normatividad aplicada a cada serie documental Establecimiento de una propuesta de selección. Este es el aspecto más comprometedor de los trabajos de los archivistas en el proceso de Identificación y Valoración, porque afecta a la esencia misma de los documentos.Como lo concluye Amanda Rosales,…”para realizar el proceso de valoración se requiere,del responsable de las decisiones sobre valoración: preparación académica, experiencia
  9. 9. de trabajo en archivos, conocimiento de las tendencias, las metodologías y los enfoques -tanto tradicionales como recientes- de las ciencias sociales y de la historia, así como de lahistoria generadora de los documentos. De ahí la importancia de darle al archivista unaformación sólida y buscar una profesionalización que lo coloque a la altura del reto que lavaloración representa”.3. SELECCIÒNProceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea parasu eliminación o su conservación parcial o total. La selección tiene como objetivofundamental reducir el número de registros informativos de una serie o asuntodeterminado, mediante la utilización del muestreo.La selección no es solo una labor operativa de separación de documentos deconservación permanente y de los que no los son; debe ser el resultado del proceso de lavaloración documental.La selección se realiza en tres etapas sucesivas: Depuración de los expedientes (durante su etapa activa) Una primera selección (al término del periodo del trámite y durante la etapa intermedia) Una segunda selección (al término del periodo intermedio)3.1 TÈCNICAS Y CRITERIOS PARA LA SELECCIÒN3.1.1 Selección cualitativa. Consiste en determinar previamente un criterio mediante elque se determine cuales son los expedientes que se conservaran, este tipo de selecciónpuede ser extrínseca o intrínseca.3.1.2 Selección cualitativa intrínseca. Requiere del análisis y concepto de quieneshan conocido el contenido de cada uno de los expedientes, por ejemplo los expedientesjudiciales, establecieron como criterio de selección dejar solo las sentencias.Este método responde a la necesidad de eliminar series voluminosas de documentaciónsin interés global, por una parte, y de conservar lo que se considera relevante para lainvestigación.3.1.3 Selección cualitativa extrínseca: Se basa en la determinación de unacaracterística relacionada con la identificación de los expedientes, podrá ser numérico
  10. 10. (para series que sigan este tipo de ordenación), cronológico, (en este caso se determinala selección de expedientes correspondientes a determinados días, meses o años),geográfico o alfabético. Es el que más garantías de fiabilidad ofrece de la muestraconservada.3.1.4 Selección natural: Esta es aplicada por los diferentes productores, en los archivosde gestión analizando cada uno de los expedientes, a fin de eliminar copias, borradores,notas marginales o documentos sin suscribir, antes de proceder a transferirlos al archivocentral.3.1.5 Selección por muestreo: También denominada muestreo estadístico osimplemente muestreo. Consiste en la aplicación de un procedimiento matemáticomediante el cual se obtienen una o más muestras de una población. En nuestro caso lapoblación está constituida por la serie o series objeto de selección y las muestras por losdocumentos extraídos para su conservación.3.2 LA SELECCIÓN DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSLos documentos electrónicos, también denominados documentos legibles por máquina,presentan algunos aspectos diferenciadores respecto de los soportes clásicos como elpapel, aparte de los meramente físicos como son la rápida caducidad de los sistemastanto el software como el hardware.El cuadro de clasificación es válido para documentos en papel y electrónicos, puesto quelo que confiere a un documento su pertenencia a una clasificación o a otra es supertenencia a una serie documental, resultado de un mismo proceso, y no su soporte.Los principios de la valoración y selección de los sistemas electrónicos de información sonlos mismos empleados para los documentos en cualquier otro soporte: su valor primariopara la gestión y sus valores testimoniales e informativos. Es decir, la tecnología noplantea problemas de selección; la tecnología plantea problemas de accesibilidad.El documento en soporte papel se asocia físicamente a un expediente, a una carpeta quelo contiene, posee datos que fácilmente se pueden identificar como la fecha, la unidadproductora o su propio contenido, que posteriormente se pueden reagrupar o reordenar.El documento electrónico no, y aunque los programas acostumbran a visualizar elementostomados del universo del papel (iconos de documentos, carpetas, archivos), son sólo eso:iconografía.
  11. 11. Los documentos electrónicos no se almacenan como entidades físicas recuperables, sinoque se ubican fragmentados, y no es posible restablecer la relación existente entre ellos sino se ha hecho previamente. Por eso es importante diseñar y complementar metadatosen el momento de su creación para vincularlos entre sí, en su secuencia, para agrupartodos bajo la categoría correspondiente, desde el expediente al fondo. Por ej. cuandotenemos un software de gestión documental, que nos permite desde que se captura endocumento agruparlo como un tipo documental de una serie.También se utilizan referencias cruzadas para agrupar y conservar el principio de unicidadde los expedientes.4. MUESTREOEs la operación por la cual se conservan ciertos expedientes de carácter representativo oespecial durante la selección, con criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos,topográficos, temáticos, entre otros, con el fin de conservarse permanentemente.4.1 Muestreo aleatorio: se basa en principios estadísticos y consiste en que lamuestra se toma al azar. Cuanto mayor sea la muestra más exacta es el resultado, paraaplicarse es necesario determinan al azar números aleatorios, siendo el resultado, porejemplo, que luego de numerar consecutivamente 300 expedientes se determinaconservar los que correspondan a los números 5,20, 45. 82, 120. 135. 202, 267 y 300.4.2 Muestreo numérico: Similar al anterior, se delimita una población pero a cambiode números aleatorios se determina un intervalo entre los expedientes que se van aseleccionar sobre dicha población por ejemplo un intervalo sobre 10, resultando asíelegidos los expedientes correspondientes a los números 10, 20, 30, 40,50, 60, 70, 80...4.3 Muestreo sistemático: En este caso también es necesario numerar todos losexpedientes y escoger un numero aleatorio relacionado con la muestra que se quiereconservar, por ejemplo, se desea conservar una muestra correspondiente a un octavo(1/8), se escoge al azar un número entre 1 y 8, supongamos 4, entonces se aplicará unaprogresión aritmética con base en 4 y se conservará el expediente N° 4, a este número sesumará 4+8= 12, dando como resultado que el siguiente expediente elegido será el N° 12,se sumara 12+8=20, se conservará el expediente N° 20 y así, sucesivamente.4.4 Muestreo estratificado: En este caso es necesario dividir la población escogidaen varias subpoblaciones, sobre cada una de las cuales se aplica la determinación de lamuestra y la selección aleatoria de los expedientes, por ejemplo del total de losexpedientes de historias laborales producidos entre los años 1970 a 1999 se determina la
  12. 12. conformación de subpoblaciones del 20% de los correspondientes a lapsos de 5 años ycada subpoblación se determinará de acuerdo con los números aleatorios escogidos losexpedientes a seleccionar.4.5 Muestreo por elección al azar: En este método sin tener en cuenta el volumen dela serie se determina al azar, el número total de expedientes que se conservaran. Estemétodo se puede utilizar cuando el interés que prima es seleccionar muestras que sirvanpara analizar el tipo de formatos utilizados en el adelanto de determinados asuntos.Algunos principios generales:El muestreo debe emplearse solamente para seleccionar series grandes y de contenidohomogéneo ya que en el caso de informaciones de distinta naturaleza, heterogénea, estesistema resulta inservible.El muestreo debe ser motivo de análisis para la administración, por esta razón debecontemplarse como tema de importancia a ser tratado en el Comité de Archivo de cadaentidad.Dada la importancia de la aplicación objetiva de un proceso de selección documental,convendrá un análisis del contenido de cada serie para determinar la oportunidad deaplicar técnicas de tipo cualitativo o cuantitativo y en todo caso para garantizar lapermanencia de fuentes válidas para la investigación.5. ELIMINACIÒNEs el procedimiento por el cual se destruyen los documentos que han perdido su valoradministrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o quecarecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.Las eliminaciones propuestas tras la Identificación y Valoración no podrá hacerse efectivadirectamente ni por el archivista ni por el dueño del proceso sin antes ser aprobada por elComité de Archivo, para lo cual se elabora un inventario de la documentación que se va aeliminar y se presenta al Comité de Archivo, dejando como constancia un acta donde sesustenta su eliminación a la cual se adjunta el inventario de la documentación que seeliminó.La decisión de eliminar documentos, si no está establecida por ley o reglamento, esresponsabilidad del Comité de archivo de cada entidad.
  13. 13. 5.1 Eliminación parcial. Supone consecuentemente la propuesta de una técnica parahacerla efectiva. Habitualmente se emplea la técnica del muestreo. Se caracteriza pordejar unos documentos que sean representativos del conjunto que forman la serie, quepor su nulo valor se propone eliminar.La propuesta de selección de una serie documental (nunca de un fondo) podrá ofreceruna variación entre la conservación o la eliminación de la serie. En este caso se podráproponer la eliminación total (con conservación de un ejemplar o testigo) o la eliminaciónparcial.6. DISPOSICIÒN FINALEl Reglamento General de Archivos para Colombia, la define como la que hace referenciaa la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con miras a su conservaciónpermanente, a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación.Además de definir la conservación permanente de una serie se debe analizar laposibilidad de aplicar conjuntamente una técnica de reprografía, cuyo objetivo seráfacilitar el acceso a la información, evitando a la vez que la manipulación constante sobreoriginales pueda facilitar su deterioro.Para definir la disposición final se recomienda tener en cuenta cuando se apliquentécnicas de reprografía válidas, es conveniente conservar algunos expedientes en susoporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar caracteresdiplomáticos.Los criterios de disposición que se debe aplicar en la TRD son:6.1 CONSERVACIÒN TOTAL. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, convirtiéndose en testimonio y patrimonio documental de la sociedad que los produce y conserva para la investigación la ciencia y la cultura.6.2 SELECCIÒN Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de muestreo.6.3 MICROFILMACIÒN O DIGITALIZACIÒN. Técnica que permite duplicar documentos y obtener imágenes idénticas mediante medios tecnológicos como la microfilmación, digitalización, etc.
  14. 14. 6.4 ELIMINACIÒN. Proceso mediante el cual se destruye los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología7. DESCRIPCIÒN DOCUMENTALEl Reglamento General de Archivos lo define como el proceso de análisis de losdocumentos de archivo o sus agrupaciones, materializado en representaciones quepermiten su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión ola investigación. En palabras más clara es el proceso de comunicar la información documental a losusuariosLa descripción archivística es función indispensable que culmina el tratamientoarchivístico en cualquier Archivo, viene a coincidir exactamente con la finalidad de lapropia documentación: informar.CONCLUSIONESComo ya hemos visto no es necesario conservar toda la documentación que genera oproduce una entidad, esto nos lleva entonces a decidir que debemos eliminar, pero no sepuede hacer de cualquier manera, todo procedimiento de expurgo o eliminación debe irprecedido por la valoración y la selección de los documentos, con criterios legales y dejardocumentado el procedimiento previa aprobación del Comité de Archivo.Nunca tomemos la decisión de eliminar sin antes tener un documento oficial que nospermita realizar esta actividad. He sido muy reiterativa indicándoles que siempre será elComité de Archivo de la entidad quien debe tomar esta decisión dejando como evidenciael acta firmada por todos los miembros.La evaluación es la tarea más exigente de todas las responsabilidades del archivista.Cuál es su responsabilidad? orientarlos, asesorarlos, indicarles sus puntos de vistas conargumentos sólidos y bien motivado para aplicar criterios de valoración con la mayorobjetividad.
  15. 15. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICASARCHIVO GENERAL DE LA NACION.Mini/Manual No. 4 Tablas de Retención yTransferencias documentales.--------Manual de Archivística, Primera fase: Guía Para la implementación de unprograma de gestión documental. 2006--------Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos yse dictan otras disposiciones--------Reglamento general de archivos. 3ª ed. Bogotá: AGN, 2003--------Acuerdos 039 de 2002: Elaboración de las TRD. (Art. 24 Ley 594).--------Acuerdo 042 de 2002: Organización archivos de gestión y se regula elinventario único documental (art. 21, 22,23 y 26 Ley 594).CRUZ MUNDET, José Ramón:"Manual de Archivística". Edición corregida yactualizada. Fundación Germán Sánchez Ruipérez. Madrid, 2001. 413 p.HEREDIA HERRERA, Antonia:"Archivística General. Teoría y Práctica”.Diputación Provincial de Sevilla. 1995. Sevilla (España).VAZQUEZ MURILLO, Manuel. Administración de Documentos de Archivos:Planteos para el siglo XXI./ 2ª ed. Corregida. Buenos Aires, 2006. 160 p.CIBERGRAFIAhttp://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1293. Consultada marzo 14 de2011http://www.lapalma-cundinamarca.gov.co/apc-aa-files/62306663313036396330663865343834/Gu_a_Pr_ctica_TVD.pdf TVD Consultada 1 deoctubre de 2011http://www.archivo.ucr.ac.cr/fied/docum/p1conv.pdf. VALORACIÓN, EVALUACIÓN, SELECCIÓN yELIMINACIÓN: SIMILITUDES Y DIFERENCIAS Luis Fernando Sierra. Consultada 1 de octubre de 2011http://enj.org/portal/biblioteca/funcional_y_apoyo/bibliotecainformacion/21.pdf. Impactotecnológico Impacto Tecnológico y Formación Archivística. Ramón Alberch Fugueras. Consultada04 de abril de 2012
  16. 16. http://adabi-ac.org/investigacion_arch_civil/articulos/arch_civil_anterior/04art_arb02.htm.Consultado el 04 de agosto de 2012MARIA PATRICIA ARCILA ALVAREZDocenteOctubre 8 de 2012

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