Trabajo Final, organización de Fondos Documentales Acumulados.

1. ORGANIZACIÓN FONDO DOCUMENTALACUMULADO
LIZETH GIOVANA RODRÍGUEZ CALDERÓN
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍAY
ARCHIVÍSTA
BOGOTÁ
2014

2. ORGANIZACIÓN FONDO DOCUMENTALACUMULADO
LIZETH GIOVANA RODRÍGUEZ CALDERÓN
Presentación de la situación vital y solución de preguntas de lectura acerca de la misma.
Tutor
María Alexandra León Martínez
Licenciada en Educación
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍAY
ARCHIVÍSTA
BOGOTÁ
2014

3. Es importante tener en cuenta que a diario se presentan situaciones a las cuales se les debe
dar solución de forma inmediata y acertada, es por ello que se deben consultar varias
fuentes entre ellas las que mayor información nos pueden brindar acerca del tema.
Lo anterior para poder estructurar una respuesta clara y entendible a todas las personas que
las lean o consulten para que permitan aclarar las dudas que se tienen; es una estructura
que permite el análisis de la información de manera fácil y brindando las bases necesarias
para poder solucionar cualquier situación que se presente a diario ya sea en lo laboral,
personal o a nivel académico.
A continuación se encuentra una presentación que permite dar respuesta a las preguntas
planteadas para solucionar la situación vital que se tiene, es importante tener en cuenta que
las respuestas dadas a estas preguntas son estructuradas teniendo en cuenta la información
encontrada en la página del Archivo Distrital de Bogotá.
INTRODUCCIÓN

4.  Dar respuesta a las preguntas planteadas para resolver la situación vital.
Lograr dar a conocer la estructura para resolver las preguntas de lectura planteadas para
la situación vital.
Plantear una estructura clara y fácil de entender para todas las personas.
Dar a conocer un ejemplo que se pueda utilizar a diario en la solución de las diferentes
situaciones que se puedan presentar en el desarrollo de las actividades diarias.
OBJETIVOS

5. SITUACIÓN VITAL
La Empresa de Renovación Urbana cuenta con un Fondo Documental Acumulado, el cual
no tiene ningún criterio de organización archivística; por lo tanto decide buscar estrategias
para su organización.

6. JUSTIFICACIÓN
La Empresa necesita resolver el tema de la organización del Fondo Documental
Acumulado para poder acceder a la información más fácil y rápidamente.

7. PROPOSITOS DE LECTURA
1. Determinar el procedimiento para la organización del Fondo Documental Acumulado.
2. Preguntar al Archivo de Bogotá las estrategias con que cuenta para la organización de
Fondos Documentales Acumulados.
3. Demostrar la importancia para la empresa de contar con el Fondo Documental
Acumulado.
4. Realizar un diagnostico para identificar el estado del Fondo Documental Acumulado y
así definir la estrategia a implementar.
La Empresa debe enfocarse en lo procedimental para lograr la solución al problema,
porque así sabrá como organizar el Fondo Documental Acumulado

8. PREGUNTAS DE LECTURA
1. ¿Qué procedimiento se debe seguir para la organización del Fondo Documental
Acumulado?
El procedimiento que se debe seguir para la organización de un Fondo Documental
Acumulado esta compuesto por cuatro (4) fases que encontraremos a continuación como
se encuentra plasmado en la Guía para la Organización del Fondo Documental Acumulado
publicada por el Archivo Distrital de Bogotá y lo mencionado en el Manual de
Organización de Fondos Acumulados:
http://www.archivobogota.gov.co/ckfinder/userfiles/files/GUIADEFDA30-07-2013.pdf
http://biblioteca.archivogeneral.gov.co/pmb/opac_css/doc_num.php?explnum_id=2
Fase 1: Diagnóstico: Por diagnóstico se entiende el proceso de identificación y
evaluación del estado de un fondo documental desde el punto de vista de su organización
archivística y de la conservación física de los documentos, así como de las áreas o lugares
donde se alberga la documentación.
El diagnóstico se hace a partir de la observación, recolección, sistematización y análisis de
los datos necesarios para definir cuáles procesos son requeridos para la valoración,
conservación, descripción y organización.
Fase 2: Planeación: Es donde teniendo en cuenta el diagnostico hecho se realiza el
análisis la información recolectada con éste, se define el plan de trabajo a realizar para
lograr la organización del fondo acumulado y luego se procede a la aprobación del mismo.
Fase 3: Desarrollo de instrumentos: Este desarrollo de instrumentos incluye:
Adecuación de instalaciones
Identificación y clasificación de documentos con biodeterioro
Salud ocupacional
Limpieza de espacios de deposito, mobiliario y unidades de almacenamiento
Saneamiento ambiental
Diagnostico del estado de conservación de la documentación

9. PREGUNTAS DE LECTURA
1. ¿Qué procedimiento se debe seguir para la organización del Fondo Documental
Acumulado?
Aislamiento y desinfección del material con deterioro biológico
Preparación de la documentación para los procesos técnicos
Pre clasificación y pre valoración de la documentación por periodos y
dependencias productoras
Elaboración de herramientas para la intervención:
Inventario en estado natural
Contexto histórico
Cuadro evolutivo de las estructuras orgánico funcionales
Cuadros de clasificación
Fichas de valoración documental
Tablas de valoración documental
Fase 4 Intervención: En esta última fase se realiza la organización definitiva del Fondo
acumulado, para lo cual se aplican todos los procesos técnicos a la documentación de
acuerdo a lo señalado en la disposición final de la Tabla de Valoración Documental, este
fase se encuentra conformada por lo siguientes pasos:
Aplicación de Tabla de Valoración Documental
Organización de la documentación
A continuación un video de organización documental:
http://youtu.be/TMrx44i7pyA

10. PREGUNTAS DE LECTURA
2. ¿Qué procesos conforman el procedimiento para la organización del Fondo
Documental Acumulado?
Los procesos que conforman el procedimiento para la organización del Fondo Documental
Acumulado hacen parte de la FASE 4 Intervención y son los siguientes:
1. Identificación: Consiste en identificar la documentación que se debe dejar para ser
reintegrada al Archivo Central y la que va a ser transferida al archivo histórico, todo
esto a partir de la previa clasificación por periodos dada por el cuadro evolutivo
orgánico y funcional.
1. dfd
2. Clasificación: Se realiza de acuerdo al cuadro de clasificación y la Tabla de
Valoración Documental del periodo correspondiente, así mismo se realiza la
conformación de series, subseries o asuntos.

11. PREGUNTAS DE LECTURA
2. ¿Qué procesos conforman el procedimiento para la organización del Fondo
Documental Acumulado?
Los procesos que conforman el procedimiento para la organización del Fondo Documental
Acumulado hacen parte de la FASE 4 Intervención y son los siguientes:
3. Ordenación: Es unir los tipos documentales de acuerdo a su orden natural o trámite
que se les dio en su momento., la forma más común es cronológicamente; aunque
existen otras como la numérica o alfabética.
4. Depuración y Limpieza: La depuración consiste en retirar las copias que se
encuentren, documentos sin firmar, formatos sin diligenciar, hojas en blanco y los
documentos que se consideren de apoyo; la limpieza consiste en el retiro de material
metálico y todas aquellas no hagan parte del documento.

12. PREGUNTAS DE LECTURA
2. ¿Qué procesos conforman el procedimiento para la organización del Fondo
Documental Acumulado?
Los procesos que conforman el procedimiento para la organización del Fondo Documental
Acumulado hacen parte de la FASE 4 Intervención y son los siguientes:
5. Foliación: Esta labor básicamente tiene como objetivo controlar el número de folios
de los expedientes. Se realiza por norma con lápiz de mina negra y blanda tipo HB ó B
y se coloca en la parte superior derecha del documento de manera consecutiva.
6. Almacenamiento: Después de realizar la foliación se procede al almacenamiento de
la información utilizando carpetas y teniendo en cuenta que se deben dejar 200 folios
por cada una, luego las carpetas serán guardadas en cajas de archivo X-200 y se
procederá a ubicarla dentro de la estantería correspondiente.

13. PREGUNTAS DE LECTURA
2. ¿Qué procesos conforman el procedimiento para la organización del Fondo
Documental Acumulado?
Los procesos que conforman el procedimiento para la organización del Fondo Documental
Acumulado hacen parte de la FASE 4 Intervención y son los siguientes:
7. Rotulación: Consiste en el registro de los datos que van a permitir la identificación,
ubicación y consulta de la información que ya se ha organizado.
8. Inventario: Con la información consignada en los rótulos de las carpetas o unidades
de almacenamiento se elabora el inventario, que es un instrumento de descripción de
la documentación, que adicionalmente facilita el control de la información con que se
cuenta en el archivo para su búsqueda, consulta y préstamo.
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
http://www.archivogeneral.gov.co/inventario-documental

14. PREGUNTAS DE LECTURA
3. ¿Qué situaciones exigen a la entidad modificar o implementar un proceso de
organización del Fondo Documental Acumulado?
Las situaciones que le exigen a la entidad a implementar un procesos de organización del
Fondo Documental Acumulado son las siguientes:
 Las visitas de los entes de control a la entidad para la revisión del estado de
conservación de los documentos generados por la entidad.
 Los hallazgos realizados por las entidades que nos visitan frente a la organización y
conservación de los documentos.
 La dificultad de la búsqueda, consulta y prestamos de la información.
La importancia que se le ha dado a la información en la entidad, por ser de gran valor
para dar respuesta y poder consultarla para solucionar diferentes inquietudes.
Los tiempos de respuesta de los préstamos de información solicitadas por parte de las
diferentes dependencias de la entidad.

15. ¿CUÁL ES MI APORTE DE ACUERDO
A MI CAMPO LABORAL?
El aporte que puedo brindar en mi campo laboral es el manejo adecuado de los
documentos mediante la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental,
así como la organización del Fondo Documental Acumulado y la elaboración y aplicación
de las Tablas de Valoración Documental ; para lograr brindar a la entidad el fácil acceso y
consulta de los documentos cuando se requiera.
¿CUÁL ES MI PROPUESTA DE
CAMBIO CON LO APRENDIDO EN
EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA?
Frente a la propuestaa de cambio basada en lo aprendido en esta asignatura, básicamente
es aplicar los conocimientos adquiridos como lo es realizar una adecuada prelectura que
nos permita identificar situaciones vitales, propósito y preguntas de prelectura, así como la
búsqueda bibliográfica de la información necesaria para resolver las preguntas que surgen
en la primera etapa, para finalizar con inferir cada una de ellas para brindar la solución
más adecuada frente a las situaciones que se nos presentan a diario, no solo en lo laboral
sino en lo personal también.

16. Cada entidad tiene como tarea la preservación y conservación de los documentos que son
la memoria que constituyen la evidencia de su gestión y su evolución histórica, lo cual las
lleva a crear instrumentos archivísticos que les permitan tener y mantener un adecuado
flujo documental para acceder de una forma eficiente y eficaz a ellos. Una de las
preocupaciones de los gobiernos nacional y distrital frente a la reorganización del Estado,
son los procesos de organización del acervo documental, para su preservación, fácil
acceso y consulta.
Por lo anterior, la Empresa de Renovación Urbana, a través de la actual administración
teniendo en cuenta la importancia de los documentos generados en virtud del desarrollo de
su misión en la formulación y desarrollo de proyectos que permiten transformar y
revitalizar sectores de la ciudad y mejorar las condiciones de vida de sus habitantes, toma
la decisión de organizar el Fondo Documental Acumulado teniendo en cuenta las normas
y técnicas archivísticas que permiten lograr contar con la documentación organizada de la
forma más adecuada permitiendo así la consulta de la misma por los funcionarios que la
requieran.
Así las cosas la información suministrada al comienzo permite dar a conocer las bases
necesarias para realizar la organización del Fondo Documental Acumulado de la entidad,
teniendo en cuenta los parámetros dados por el Archivo de Bogotá; dando así
cumplimiento a las normatividad del Distrito frente a la organización de la información,
siendo esta la memoria institucional y distrital que permitirá en un momento dado
reconstruir la historia no solo de la entidad, sino también de la ciudad ya que la entidad
hace parte fundamental en la renovación de muchos de los sitios importantes e históricos
con que cuenta la ciudad.
Por otro último encontramos que la aplicación de los temas de la asignatura permiten dar
solución a aquellas situaciones que se presentan día a día de una forma más sencilla y
fácil, sin necesidad de dar tantas vueltas al tema para intentar buscar la solución más
adecuada.
ORGANIZACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS

17.  Las respuestas que se brindan a las situaciones planteadas a diario no son más que la
forma de sustentar la solución de la misma.
Todas las situaciones vitales que se nos presentan a diario ya sean en lo laboral, personal
o académico tienen una forma de resolverse.
La estructura presentada nos permite dar solución a cada situación de una forma eficaz.
Las situaciones que a diario se nos presentan no son más que enseñanzas que nos
permiten avanzar y mejorar en nuestro diario vivir.
CONCLUSIONES

18.  Archivo de Bogotá. (2013). Guía para la Organización del Fondo Documental
Acumulado. Bogotá.
 Archivo General de la Nación. (2004). Manual de Organización de Fondos Acumulados.
Bogotá. Imprenta Nacional de Colombia.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS