Describe breve mente la metodología para la aplicación del diagnostico integral de archivos

1. SENA REGIONAL TOLIMA
CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS
TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL
•INSTRUCTOR: JORGE ARMANDO VARELA RENDÓN
•jorgevarela@misena.edu.co Teléfono: 311 281 32 96
•T.P 153 COLEGIO COLOMBIANO DE ARCHIVISTAS
•P. CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN U. QUINDÍO
•ESPECIALISTA EN GERENCIA DE PROYECTOS

7. DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS

12. Se debe realizar una inspección de la infraestructura con
que cuenta el archivo con el fin de determinar cuales son
los factores de riesgo así como las fortalezas que este
posee, considerando aspectos tanto generales como
particulares.
Archivo Distrital de Bogotá D.C. fuente: www.archivobogota.gov.co
B. INFRAESTRUCTURA FÍSICA DEL ARCHIVO

21. 1.1 ESTABLECER LA NECESIDAD QUE ORIGINA EL DIAGNOSTICO
• Cumplimiento normativo externo y/o interno
• PROYECCIÓN DE PLANES DE ACCIÓN (Organización de archivos, Digitalización o
Microfilmación de Documentos, Implementación de sortware de gestión documental, etc.
1.2 FORMULAR LOS OBJETIVOS
• Los objetivos son enunciados claros y precisos que indican los fines, metas y propósitos
• Verificar SMART del objetivo (Sencillo, Medible, Alcanzable, Retador, y con Tiempo
definido
1.3 DEFINIR EL ALCANCE
• Se debe precisar el nivel de diagnostico en términos de agrupaciones documentales
(fondo, sección, subsección, serie, unidades documentales), localización, tipos de soporte
evaluados o dado el caso la redacción de exclusiones.

24. 3.1 Fijar la población
Cundo se trata de especificar el objeto de estudio, es necesario partir de la
identificación de la población que se va a estudiar, constituida por una
totalidad de unidades. Para el del Diagnostico Integral de Archivos, en la
mayoría de los casos, la población esta constituida por las unidades
documentales establecidas en el alcance del diagnostico.
Para lo cual es necesario la estimación del volumen documental. En el caso
de los documentos en soporte papel la NTC 5029 establece las pautas para
la medición de archivos en este soporte papel (tamaños carta y oficio), para
otros soportes y referencias se debe calcular su volumen de acuerdo a la
naturaleza de cada soporte.
Por ejemplo si se contabiliza el volumen de cintas de video tan solo por su
numero, sin tener en cuenta variables como el tiempo de duración de cada
grabación y el formato de grabación entre otras, la medición no seria un dato
confiable del volumen de información contenida.

26. n = N x p x q x z2
d2 x (N-1)+p x q x z2
n= Numero de unidades de muestreo; p= proporción de unidades afectadas para el caso 50%
q= proporción de unidades sanas para el caso 50%
Z= desviación de la media de datos 1,9604; d=fracción de error admitido 5%
N= Cantidades de unidades o población

28. 1 2 3 4 5 6 7 8 9
10 11 12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25 26 27
28 29 30 31 32 33 34 35 36
37 38 39 40 41 42 43 44 45

29. 1
Serie
A
2
Serie
A
3
Serie
A
4
Serie
A
5
Serie
A
6
Serie
A
7
Serie
A
8
Serie
A
9
Serie
A
10
Serie
A
11
Serie
A
12
Serie
A
13
Serie
B
14
Serie
B
15
Serie
B
16
Serie
B
17
Serie
B
18
Serie
B
19
Año
2000
20
Año
2000
21
Año
2000
22
Año
2000
23
Año
2000
24
Año
2000
25
Año
2000
26
Año
2000
27
Año
2000
28
Año
2001
29
Año
2001
30
Año
2001
31
Año
2001
32
Año
2001
33
Año
2001
34
Año
2001
35
Año
2001
36
Año
2001
37
Año
2002
38
Año
2002
39
Año
2002
40
Año
2002
41
Año
2002
42
Año
2002
43
Año
2002
44
Año
2002
45
Año
2002

30. 1 2 3 4 5 6 7 8 9
10 11 12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25 26 27
28 29 30 31 32 33 34 35 36
37 38 39 40 41 42 43 44 45

35. Teniendo como referencia el marco legal y
teórico, en los cuales están señalados los
criterios de evaluación del diagnostico, haga una
descripción y valoración de los hallazgos
(positivos o negativos) encontrados en el
archivo.

36. Redacte los resultados, teniendo en cuenta los
principios básicos de claridad y coherencia en la
información suministrada.
Apoye cada párrafo con las fotografías
recolectadas, tablas y datos estadísticos
producto de la ejecución del diagnostico.

37. PARTEPRELIMINAR
Portada
Tablas de
contenido
Introducción
Objetivos
Alcance
Marco teórico
Descripción de
la metodología
usada
CONTENIDO
1. Identificación de la entidad
1.1 Identificación
1.2 Administración del Archivo
1.3 Servicios que presta el archivo
2. Infraestructura Física del Archivo
2.1 Ubicación y aspectos
estructurales
2.2 Capacidad de almacenamiento y
Distribución
2.3 Contenedores y Unidades de
almacenamiento
2.4 Condiciones Ambientales
3. Características de la
documentación
3.1 Organización archivística
3.2 Preservación Documental
4. Conclusiones
5. Recomendaciones
6. Bibliografía
ANEXOS
Anexo 1. Ficha
técnica de
medición
Anexo 2.
Formato de
Diagnóstico
Integral de
Archivos
Anexo 3. Plano
en 2d o 3d del
archivo o
evaluado
* Contenido sugerido

38. Evalué preferiblemente con los integrantes del
comité de archivo de la entidad, el informe de
diagnostico, además de las conclusiones y
recomendaciones sugeridas.
Valide con estos la pertinencia de los resultados,
así como las sugerencias de mejora que puedan
llegar a existir.

39. Jaimes Sanchez, Luis Ernesto. Pautas para diagnóstico integral
de archivos. Bogotá : Archivo General de la Nación de
Colombia, 2003. 86 p. : il. ; 22 x 27 cm. ISBN 9589298966
Niño Rojas, Víctor Miguel. Metodología de la investigación.
Bogotá : Ediciones dela U, 2011. p.156 ; 24 cm. ISBN 978-958-
8675-94-7
BIBLIOGRAFÍA

40. GRACIAS