1. UNIDAD 2
ORGANIZACIÓN
DE LAS COMPRAS
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2. Contenidos
1. La empresa: funciones y estructura interna
2. El personal del compras
3. El plan de compras
4. Aprovisionamiento y compras
5. Tipos de compras
6. El proceso de compra
7. Petición de ofertas
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3. 1
LA EMPRESA:
FUNCIONES Y ESTRUCTURA
INTERNA
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4. LA EMPRESA:
FUNCIONES Y ESTRUCTURA INTERNA
Gestión Interna
FUNCIONES: O
E B
M J
P • Técnica E
R • Comercial T
E • Financiera I
S • Administrativa V
O
A • Social
S
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5. J.A. Piñeiro - XC - As Mercedes 5

6. J.A. Piñeiro - XC - As Mercedes 6

7. J.A. Piñeiro - XC - As Mercedes 7

8. J.A. Piñeiro - XC - As Mercedes 8

9. J.A. Piñeiro - XC - As Mercedes 9

10. Organización por departamentos y funciones asignadas
DIRECCIÓN
GENERAL
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
FINANCIERO TÉCNICO COMERCIAL REC. HUMANOS
Tesorería I+D Marketing Selección personal
Presupuestos Producción Ventas Formación
Contabilidad Control calidad Publicidad Nóminas
Financiación Compras Servicios Sociales
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11. APROVISIONAMIENTO / COMPRAS
DIRECCIÓN GENERAL
PERSONAL ADMINISTRACIÓN APROVISIONAMIENTO PRODUCCIÓN
Compras Gestión de inventarios Almacenes
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12. EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Misión general del aprovisionamiento
Materiales, productos y/o servicios
OBTENER
DEL En cantidades y plazos
EXTERIOR
DE Con niveles de calidad necesarios
LA EMPRESA
Al menor precio
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13. EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
CANTIDAD CALIDAD
PUNTOS
CLAVE
PLAZOS COSTE
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14. EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
GESTIÓN EFICAZ DE COMPRAS
AHORRO DE COSTES
SATISFACCIÓN CLIENTES
MAYORES BENEFICIOS
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15. EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
• Organización
• funcionamiento
• responsables
del Deptº. De COMPRAS
• Tamaño De la
• Actividad Empresa
– Industrial
– Comercial
– De servicios
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16. EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
MEJOR GESTIÓN
MÍNIMO COSTE
IMPLICA
COORDINACIÓN
Y
CONEXIÓN CON
OTROS DEPARTAMENTOS
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17. EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
COORDINACIÓN
Y
CONEXIÓN CON
OTROS DEPARTAMENTOS
DEP. FINANCIERO
DEP. PRODUCCIÓN
ALMACÉN
DEP. COMERCIAL-VENTAS Mercedes
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18. J.A. Piñeiro - XC - As Mercedes 18

19. J.A. Piñeiro - XC - As Mercedes 19

20. J.A. Piñeiro - XC - As Mercedes 20

21. J.A. Piñeiro - XC - As Mercedes 21

22. 2
EL PERSONAL DE COMPRAS
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23. EL PERSONAL DE COMPRAS
Depende de
Jefe de compras
Administrador
PERSONAL Necesidades, de compras
destinado a tamaño
COMPRAS y Delegado de
tipo Compras
de empresa
Compradores
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24. J.A. Piñeiro - XC - As Mercedes 24

25. J.A. Piñeiro - XC - As Mercedes 25

26. J.A. Piñeiro - XC - As Mercedes 26

27. J.A. Piñeiro - XC - As Mercedes 27

28. EL PERSONAL DE COMPRAS
TIPOLOGÍA
DE COMPRADORES
RECEPTIVO
METÓDICO
COMBATIVO
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29. EL PERSONAL DE COMPRAS
TIPOLOGÍA
DE COMPRADORES Características
• MUY ORGANIZADO. APLICA ESCRUPULOSAMENTE
SUS TÉCNICAS DE COMPRA
METÓDICO • PREPARA EL PLAN A SEGUIR Y LO LLEVA A CABO EN
LA ENTREVISTA DE COMPRAS
• ABIERTO AL DIÁLOGO, AMABLE EN SUS OPINIONES
RECEPTIVO • ESTABLECE UNA RELACIÓN DE RESPETO MUTUO
• EXPERIMENTADO, LUCHADOR, AMBICIOSO
• REALISTA PARA ALCANZAR OBJETIVOS
COMBATIVO • BUEN NEGOCIADOR, FIRME EN PUNTOS CLAVES /
TRANSIGENTE EN LOS MENOS IMPORTANTES
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30. EL PERSONAL DE COMPRAS
TIPOLOGÍA
DE COMPRADORES Puntos débiles
• EXCESIVA IMPORTANCIA A LOS DATOS TÉCNICOS
METÓDICO • OLVIDO DE LA RELACIÓN HUMANA EN LA
NEGOCIACIÓN
RECEPTIVO • PUEDE HACER CONCESIONES NO DESEABLES
• RIESGO DE AMBICIÓN DESMEDIDA
COMBATIVO • RIESGO DE INTOLERENCIA EN CONCESIONES
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31. 3
EL PLAN DE COMPRAS
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32. EL PLAN DE COMPRAS
PRODUCTOS QUE REQUIEREN
GRAN ATENCIÓN
PRODUCTOS DE COMPRA
MAS AUTOMÁTICA
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33. EL PLAN DE COMPRAS
Vc = Ca x Pu
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34. EL PLAN
DE
Clasificación ABC
COMPRAS Análisis de Pareto
80%
20%
de las Suponen de la
COMPRAS
INVERSIÓN
MONETARIA
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35. EL PLAN
DE
Clasificación ABC
COMPRAS Análisis de Pareto
A Productos más gravosos
en valor para la empresa
20%
cantidad
80%
valor
B Productos de importancia
relativa
30%
cantidad
15%
valor
C Productos de escasa
importancia
50%
cantidad
5%
valor
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36. 4
OBJETIVOS
APROVISIONAMIENTO/
COMPRAS
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37. OBJETIVOS
APROVISIONAMIENTO / COMPRAS
• Realizar previsiones (materiales en el momento adecuado)
• Negociación de precios
• Búsqueda de “otras” fuentes de aprovisionamiento
• Contratos de aprovisionamiento
• Rotación de stocks
• “Normalización” de materiales
• Fabricar o comprar: subcontratación
• Relaciones fluidas con otros departamentos
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38. 5
TIPOS DE COMPRAS
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39. Compras inmediatas
Necesidades
C
Compras anticipadas
O
Inmediatas
M Anticipadas Compras estacionales
P Estacionales
Cíclicas
R Compras cíclicas
Especiales
A Etc.
Compras oportunidad
S
Compras especiales
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40. 6
EL PROCESO DE COMPRA
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41. EL PROCESO
Solicitud de compras
DE COMPRA
SI NO
¿Es una compra nueva?
Archivo de proveedores NO ¿Existe proveedor
Habitual?
Lista proveed. potenciales SI
NO
¿Cumple de forma
Petición de ofertas
Satisfactoria?
Recepción de respuestas SI
SI ¿Se requieren
Evaluación de ofertas nuevas ofertas?
NO ¿Existe oferta adecuada? NO
SI EMISIÓN
Selección del proveedor PEDIDO
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42. EL PROCESO DE COMPRA
La Requisición o solicitud de compra
Petición de ofertas
Análisis y valoración de ofertas
Selección del proveedor/es
Negociación y acuerdo
Solicitud del pedido
Recepción y comprobación del pedido
Seguimiento de los acuerdos
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43. EL PROCESO DE COMPRA
La Requisición o solicitud de compra
• Departamento solicitante
• Fecha
• Descripción del producto o servicio a adquirir
• Especificaciones que debe cumplir el producto o servicio
• Cantidad
• Garantía y servicio posventa
• Plazo entrega
• Lugar de recepción
• Firma autorizada para emitir la requisición
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44. EL PROCESO DE COMPRA
Fuentes • Ficheros de proveedores
de • Sugerencias del departamento
Proveedores usuario
• Visitas representantes proveedores
• Registros públicos:
Cámaras de Comercio
Asociaciones de empresarios
• Revistas especializadas
• Guía telefónica, Páginas Amarillas
• Internet
• Ferias y exposiciones Archivo
• Bases de datos cedidas por de
empresas especializadas proveedores
• Etc.
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45. Archivo
de
proveedores
Código del proveedor
Nombre empresa proveedor
Dirección actualizada
Central
Sucursales
Persona de contacto, nombre, y puesto
Teléfono / Fax / Correo electrónico
Condiciones de entrega
Condiciones de precio
Formas de pago
Plazos
Descuentos
Experiencia anterior (Proveedores antiguos)
Referencias
Comentarios
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46. 7
PETICIÓN DE OFERTAS
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47. EL PROCESO DE COMPRA
La Requisición o solicitud de compra
• Personal
• Carta
Petición de ofertas • Internet
• Etc.
CONDICIONES CONDICIONES OTRAS
ECONÓMICAS TÉCNICAS CONDICIONES
• Características
• Precios • Plazo de entrega
• Descuentos • Calidades
• Devolución de excedentes
• Rappels • Embalajes • Período de validez oferta
• Precios envases / • Instalación / montaje • Etc.
embalajes • Garantías
• Portes y seguros
• Repuestos
• Formas de pago
• Recargos aplazamientos • Mantenimiento
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