Reseña sobre el uso de los manuales administrativos

1. Manuales administrativos
Leonardo Duran
CI: 22.756.752
San Cristóbal, Diciembre de 2013

2. ¿Qué es un Manual Administrativo?

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma
ordenada y sistemática la información de una organización.

3. Importancia
Los Manuales constituyen una de las herramientas mas utilizadas por las
organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y
operativas, son indispensables debido a la complejidad de sus estructuras, el
volumen de sus operaciones, los recursos que se les asignan, la demanda de
productos, servicios o ambos y la adopción de tecnologías avanzada para atender
adecuadamente la dinámica organizacional.
Deben distribuirse completos a todos los gerentes, ya que el conocimiento que
todos tengan de este, contribuye con una buena comunicación entre todos los
empleados de la organización, en consecuencia, son fundamentalmente un
instrumento de comunicación. Si bien existen distintos tipos de manuales podemos
definirlos como un cuerpo sistemático, que contiene:
La descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros
de la organización
Los procedimientos a través de los cuales esas Actividades son cumplidas.

4. Objetivos
Presentar una visión de conjunto de la
organización.
Precisar las funciones asignadas a cada
unidad administrativa.
Clasificacion
De organización: dónde se especifican las
diversas unidades orgánicas que
componen la empresa.
Establecer claramente el grado de autoridad
y responsabilidad de los distintos niveles
jerárquicos.
De procedimientos: acá se establecen los
principales procedimientos que ocurren al
interior de la empresa, por ejemplo, de
contratación de personal, de compras, de
pago de sueldos, etc.
Coadyuvar a la correcta atención de las
labores asignadas al personal.
De políticas: se determinan las políticas que
guiarán el accionar de la empresa.
Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la
realización del trabajo.
De Bienvenida: diseñado especialmente
para los nuevos empleados, en este
manual se detallan los antecedentes de la
empresa, misión, visión, valores, etc.

5. Ventajas

Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una
organización, elementos éstos que por otro lado sería difícil reunir.

La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento sino que
son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo.

Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que
pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a que nivel alcanza la decisión o
ejecución.

Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan La
formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.

Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir un
instrumento que define con precisión cuáles son los actos delegados.

Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones
a las que hasta ese momento no había accedido

6. Desventajas.
CLASIFICACIÓN


A.- Manual de Organización.

B.- Manual de Políticas.

C.- Manual de procedimientos y
normas.

D.- Manual del especialista.

E.- Manual del empleado.

F.- Manual de Propósito múltiple.



Existe un costo en su redacción y
confección
que, indudablemente, debe
afrontarse.
Exigen una permanente
actualización, dado que la pérdida
de vigencia de su contenido acarrea
su total inutilidad.
No incorporan los elementos propios
de la organización informal, la que
evidentemente existe pero no es
reconocida en lo manuales.
Resulta difícil definir el nivel óptimo
de síntesis o de detalle a efectos de
que sean útiles y suficientemente
flexibles.

7. MANUAL DE ORGANIZACIÓN
El manual de organización es un instrumento metodológico de la ciencia y técnica de la
administración; es un medio de acción práctica por excelencia, que ayuda grandemente al
proceso de organización.
Constituye un complemento ideal de los organigramas, o mejor dicho, se complementan
recíprocamente para dar informaciones claras y detalladas de la estructura y de las unidades
que la integran. Estas unidades se señalan en los organigramas solamente con su titulo, pero
el manual de organización las describe con detalle, en todo lo relativo a responsabilidades,
tareas, atribuciones, deberes y funciones.

8. Contenido
Historia y descripción de la empresa.
Misión, visión y objetivos de la empresa.
Legislación o base legal.
Estructura de la empresa (organigrama general).
Estructura de cada una de las áreas componentes de la organización en general (organigrama por
área).
Normas y políticas generales.

9. Manuel de normas y procedimientos
Estos documentos permiten que una compañía pueda evolucionar independientemente de que
sus dueños o accionistas principales estén encima de la compañía permanentemente. Con la
implementación de unas reglas de juego claras y conocidas por todos los empleados, solo se
requiere hacer un control de gestión básico para hacerle el seguimiento a una compañía e ir
haciendo los correspondientes correctivos para que los normales procesos producción de la
compañía no se detengan y toda la empresa se mantenga en sintonía.

10. Descripcion de procedimientos
Identificación del procedimiento.
Nombre.
Área de desempeño.
Codificación.
Descripción genérica (objetivo).
Normas generales.
Responsable de cada una de las actividades que lo integran.
Número de paso o sub-paso (secuencia de las actividades).
Descipción de cada una de las actividades que lo integran

11. Manual de puestos y funciones
Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la
estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.
Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es decir que están divididas en
sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las
características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y responsabilidad, esquematizando las
relaciones entre cada función de la organización.
Describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la organización, así como su relación de dependencia, lo cual
quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura organizacional, a que posiciones está subordinado
directa e indirectamente y cual es su relación con otros puestos de trabajo.

12. Se conforman de:
Recopilacion de información.
Interpretacion y diseño de la informacion.
Elaboracion del manual.
Aprobacion y actualizacion del manual.
Recopilacion de informacion.