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MANUALES ADMINISTRATIVOS
INEGRANTES:
 Cabello Loaiza Michelle Alejandra
 Frias Izaguirre Andrea
 Hernández Soto Javier Alberto
 Li Yanling
 López Franco Karla Stephanie
 Ramírez Corona Jacqueline
 Ruiz-Esparza Leyva Silvia Ailyn
INTRODUCCIÓN
 Los manuales administrativos son necesarios para
una empresa ya que estos sirven de apoyo para
poder tener una mejor organización dentro de la
organización, puesto que la estructura de esta,
resultan demasiado complejas.
 Las empresas cada día crecen mas por lo tanto
incrementa la necesidad y modificación de los
manuales.
 Es por lo anterior que se considera necesario que
uno de los proyectos inmediatos que se deben
emprender en la empresa, es la preparación de
manuales.
CONCEPTO
MANUALES ADMINISTRATIVOS
 Son documentos que …
 Sirven como medio de comunicación y
coordinación.
 Registran y transmiten de manera ordenada y
sistemáticamente información de una organización.
 Registran y transmiten instrucciones y lineamientos
necesarios para el mejor desempeño de sus
tareas.
OBJETIVOS
 Presentar una visión de conjunto de la
administración.
 Precisar funciones de cada unidad administrativa
para definir responsabilidades, evitar duplicidades y
detectar omisiones.
 Contribuir a la correcta realización y uniformidad de
las labores encomendadas a todo personal.
 Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de
funciones al evitar la repetición de instrucciones y
directrices.
 Agilizar el estudio de la organización.
 Facilitar el reclutamiento, selección e integración de
personal.
 Sistematizar la iniciativa, aprobación y aplicación
de las modificaciones necesarias en la
organización.
 Determinar la responsabilidad de cada unidad y
puesto respecto de la organización.
 Mostrar claramente el grado de autoridad y
responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos
que la componen.
 Promover el aprovechamiento racional de los
recursos humanos, materiales, financieros y
tecnológicos disponibles.
 Funcionar como medio de relación y coordinación
con otras organizaciones.
 Servir como vehículo de orientación e información
a los proveedores de bienes, prestadores de
servicios y usuarios o clientes con los que
interactúa la organización.
CLASIFICACIÓN BÁSICA
Clasificación
Por su
ámbito
Por su
contenido
Por su
naturaleza
Por su
naturaleza
Micro
administrativos
Macro
administrativos
Meso
administrativos
 MICROADMINSITRATIVOS
Corresponden a una sola organización.
General o específicos.
 MACROADMINSITRATIVOS
Información de mas de una organización.
 MESOADMINISTRATIVOS
Una o mas organizaciones con el mismo sector de
actividad.
Sector publico.
Por su
contenido
• De organización
• De procedimientos
• De calidad
• De historia de la
organización
• De políticas
• De contenido múltiple
• De puestos
• De técnicas
• De ventas
• De producción
• De finanzas
• De personal
• De operación
• De sistemas
 DE ORGANIZACIÓN
General o especifico.
General. Antecedentes, legislación,
atribuciones, estructura, organigrama, misión y
funciones organizacionales.
Especifico. Descripción de puestos, directorio de
puestos.
 DE PROCEDIMIENTOS
Incorpora información sobre la sucesión cronológica
y secuencial de operaciones enlazadas entre si para
realizar una función, actividad o tarea especifica
en una organización.
 DE CALIDAD
Documentos que describen y expresan los
elementos del sistema de calidad.
 DE HISTORIA DE LA ORGANIZACIÓN
Son documentos que cuentan la historia de una
organización.
Creación, crecimiento, logros evolución, situación y
composición.
 DE POLÍTICAS O DE NORMAS
 Guías básicas que sirven como marco de
actuación para realizar acciones, diseñar sistemas
e implantar estrategias.
 DE CONTENIDO MÚLTIPLE
Concentran información relativa a diferentes
aspectos.
Razones para agrupar varios aspectos:
Accesibilidad, viabilidad económica, necesidad de
integración de varios temas, instrucción del nivel
directivo.
 DE PUESTOS
Conocido como manual individual o instructivo de
trabajo.
Precisa la identificación y las relaciones, funciones
y responsabilidades asignadas a los puestos de una
organización.
 DE TÉCNICAS
Detalla los principios y criterios necesarios para
emplear las herramientas técnicas que apoyan la
ejecución de procesos o funciones.
 DE VENTAS
Conjunto de información especifica para apoyar la
función de ventas.
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Auxiliar que dirige y coordina procesos de
producción en todas sus fases.
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 DE FINANZAS
Respaldan el manejo y la distribución de los
recursos económicos en todos los niveles de una
organización.
 DE PERSONAL
También llamados manuales de relaciones
industriales, de reglas de empleado o de empleo.
Contiene información sobre condiciones de trabajo,
organización y control de personal, lineamientos,
capacitación y desarrollo, higiene y seguridad y
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Se utilizan para orientar el uso de equipos y apoyar
funciones altamente especializadas o cuyo
desarrollo demanda un conocimiento especifico.
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optimo de sistemas de información, administrativos,
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ámbito
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 GENERALES
Contienen información global de una organización
según su estructura, funcionamiento y personal.
Son mas limitados en el sector privado.
 ESPECIFICOS
Información de un área en particular y en general,
debe incluir descripción de puestos.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
IDENTIFICACIÓN
Clave.
INDICE O CONTEIDO
 Relación de capítulos aportados que constituyen el
cuerpo del documento.
PRÓLOGO Y/O INTRODUCCIÓN
 Exposición de lo que es el manual, su estructura,
propósitos, ámbito de aplicación y necesidad de
mantenimiento vigente.
ANTECEDENTES HISTÓRICOS
 Descripción del origen de la organización o del
área descrita en el manual.
Indica:
Origen Evolución
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ESTRUCTURA ORGÁNICA
 Descripción ordenada de las unidades
administrativas de una organización según sus
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ORGANIGRAMA
MISIÓN
 Este sirve como guía de referencia para orientar
sus acciones y enlazar lo deseado con lo posible.
FUNCIONES
 Especificación de tareas inherentes a cada una de
las unidades administrativas de la estructura
orgánica.
 En la presentación de funciones es importante:
La relación
comience con
verbo infinito
Mismo orden de la
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la estructura
orgánica.
VERBOS COMUNES PARA INDICAR
FUNCIONES DE ACUERDO A SU NIVEL
JERARQUICO
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SUBDIRECCIONES
• Integrar
• Supervisar
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• Operar
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VERBOS PARA DESCRIBIR FUNCIONES DE
ACUERDO A SU AMBITO DE COMPETENCIA.
Actualizar
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Elaborar
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
 Contenido básico de los puestos que integran cada
unidad administrativa.
 Incluye:
Identificación de puesto
Relaciones de autoridad
Funciones generales y especificas
Responsabilidades
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unidades internas y externas
Especificaciones del puesto
DIRECTORIO
 Documento que consta con los nombres y puestos
de las personas comprendidas en el manual.
 Puede contener:
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 Dirección de instalaciones cuando forma parte de
un sector.
 Es opcional en el manual.
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACIÓN
ÍNDICE O CONTENIDO
 Es la relación de los capítulos o apartados que
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PROLOGO Y/O INTRODUCCIÓN
 Exposición de lo que es el manual, su estructura,
propósitos, ámbito de aplicación y necesidad de
mantenerlo vigente.
 Contiene mensaje de alguna autoridad de la
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OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
 Explicar el propósito que se pretende cumplir con los
procedimientos
ÁREAS DE APLICACIÓN O ALCANCE DE LOS
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 Se refiere a la esfera de acción que cubren los
procedimientos
RESPONSABLES
 Son las áreas, unidades administrativas y/o
puestos que intervienen en los procedimientos en
cualquiera de sus faces
POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN
 Criterios o lineamientos generales de acción que se
formulan de manera explicita para orientar y
facilitar las operaciones que llevan a cabo las
distintas instancias que participan en los
procedimientos
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 Palabras o términos de carácter técnico que se
emplean en el procedimiento.
 Por su grado de especialización, requiere mayor
información para hacer mas accesible al usuario la
consulta del manual.
PROCEDIMIENTO
 Presentación por escrito, en forma narrativa y
secuencial, de cada una de las operaciones que
se realizan en un procedimiento
 Trata de explicar en que consisten, como, donde y
con que se hacen. También señala a los
responsables de efectuarlas.
FORMULARIOS, IMPRESOS E INSTRUCTIVOS
 Son las formas impresas que se utilizan en un
procedimiento; se intercalan dentro del mismo o se
adjuntan como apéndices.
DIAGRAMAS DE FLUJO
 Es la representación grafica de la sucesión en que
se realizan las operaciones de un procedimiento.
 Los diagramas que presenta el manual en forma
sencilla y accesible describen claramente las
operaciones, lo que facilita su comprensión.
GLOSARIO DE TÉRMINOS
 Es la lista y explicación de los conceptos de
carácter técnico relacionados con el contenido y las
técnicas de elaboración de los manuales de
procedimientos.
MANUAL DE CALIDAD
ÍNDICE O CONTENIDO
 Relación de los capítulos apartados que
constituyen el cuerpo de documento
ALCANCE
 Cobertura de los requerimientos de calidad
especificados por el cliente y las normas
internacionales aplicables.
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POLÍTICA DE CALIDAD
 Declaración que establece el compromiso de
satisfacer a los clientes y lograr una buena relación
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Explicación de los propósitos específicos que la
organización establece para lograr:
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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
 Representación grafica de la estructura orgánica de
la organización; muestra la composición de las
unidades administrativas que la integran y sus
respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales
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 Enunciados que formula cada unidad
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el nivel de dirección y gerencia, en los que se
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DOCUMENTOS Y REFERENCIAS APLICABLES
 Lista de normas que sustentan el sistema de
calidad de una organización
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD
 Responsabilidad gerencial
 Procedimientos
 Revisión de contratos
 Control del diseño, documentos y datos
 Adquisiciones
 Identificación y rastreabilidad del producto
 Control del proceso y del producto
 Inspección y prueba
 Control del equipo de medición
 Acción correctiva y preventiva
 Control de registros de calidad
 Auditorias internas de calidad
 Entrenamiento
 Servicio
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DEFINICIONES
 Lista y explicación de los conceptos de carácter
técnico relacionados con los procedimientos del
manual de calidad
LISTA DE DISTRIBUCIÓN
 Registro para controlar el numero de copias y
áreas a las que se entrega el manual.
APÉNDICE PARA CODIFICACIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
 Clasificación de procedimientos de una
organización según el apartado de la norma de
calidad, área de aplicación y numero consecutivo
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 Una vez que se dispone de toda la información del
manual de calidad, algunas organizaciones optan
por presentarla en un formato diferente del de la
capacitación de información.
PROCEDIMIENTO GENERAL
PARA ELABORAR MANUALES
ADMINISTRATIVOS
DISEÑO DEL PROYECTO
 La tarea de preparar manuales administrativos
requiere de mucha precisión, los datos tienen que
asentarse con la mayor exactitud posible para no
generar confusión en la interpretación de su
contenido por parte de quien los consulta.
RESPONSABLES
 Debe designarse a un coordinador, auxiliado
por un equipo técnico, al que se le debe
encomendar la conducción del proyecto en
sus fases de diseño, implantación y
actualización
DELIMITACIÓN DEL UNIVERSO DE ESTUDIO
 Los responsables de efectuar los manuales
administrativos de una organización tienen que
definir y delimitar su universo de trabajo para estar
en posibilidad de actuar en él.
ESTUDIO PRELIMINAR
Para conocer las funciones y actividades que se
realizan en el área o áreas donde se va a actuar. Con
base en él se puede definir la estrategia global para
el levantamiento de información, identificando
las fuentes de la misma, actividades por realizar,
magnitud y alcances del proyecto, instrumentos
requeridos para el trabajo y en general, prever las
acciones y estimar los recursos necesarios para
efectuar el estudio.
FUENTES DE INFORMACIÓN
 Entre las más representativas se pueden
mencionar:
*Instituciones
*Archivos de la organización
*Directivos y empleados
*Áreas de trabajo
*Clientes y/ o usuarios.
*Mecanismos de información
PREPARACIÓN DEL PROYECTO
 Recabados los elementos preliminares para
llevar a cabo el manual, se debe preparar el
documento de partida para concretarlo, el
cual debe quedar integrado por:
a) Propuesta técnica
b) Programa de trabajo
 a) Propuesta técnica
-Antecedentes
-Naturaleza
-Justificación
-Objetivos
-Acciones
-Resultados
-Alcance
-Recursos
-Costo
-Estrategia
-Información complementaria
 b) Programa de trabajo:
-Identificación
-Responsable(s)
-Área(s)
-Clave
-Actividades
-Fases
-Calendario
-Representación gráfica
-Formato
-Reportes de avance
-Periodicidad
PRESENTACIÓN DEL PROYECTO A LAS
AUTORIDADES COMPETENTES
 A LOS PARTICIPANTES
*Área (s) que intervendrá directamente en su
aplicación, por lo cual tienen la obligación de conocer
el proyecto en forma detallada.
*Áreas afectadas por la implantación del proyecto, ya
que tendrán que cambiar o adecuarse.
*Área responsable del manejo de los recursos
económicos, para cuantificar el costo del proyecto en
forma más específica.
 AL RESPONSABLE DE SU AUTORIZACION
Asimismo, el proyecto debe presentarse al titular de
la organización o de la unidad administrativa
responsable de su ejecución, para su aprobación.
PRESENTACIÓN DEL PROYECTO A LAS
AUTORIDADES COMPETENTES
CAPACITACION DE LA INFORMACION
a) Capacitación del personal
Una vez integrado el grupo de trabajo, se debe
capacitarlo en todo el proceso que se seguirá para
preparar el manual.
b) Levantamiento de la información
Los esfuerzos de recopilación deben enfocarse en el
registro de hechos que permitan conocer y analizar
información específica y verdaderamente útil para el
manual, pues de lo contrario se puede incurrir en
interpretaciones erróneas, lo cual genera retraso y
desperdicio de recursos.
CAPACITACION DE LA INFORMACION
INVESTIGACION DOCUMENTAL
 Esta técnica permite seleccionar y analizar los
escritos que contienen datos de intéres
relacionados con el manual.
 Para ello se estudian documentos como diarios
oficiales, actas de reuniones, circulares, oficios etc.
OBSERVACION DIRECTA
 Este recurso lo pueden usar los técnicos en el área
donde se desarrolla el trabajo para conocer los
metódos de trabajo y la cultura organizacional
 Otra forma es que el jefe del área la realice,
comente y discuta algunos puntos con los
subordinados y presentar su analisis al
investigador.
CONSULTA A SISTEMAS DE
INFORMACION
 El acceso a estos sistemas que contengan datos y
recursos de apoyo para estructurar el manual nos
permite recabar información interna o de sistemas
externos enlazados a la organización por medio de
redes.
ENCUESTA
 Esta técnica implica la realización de:
 Cuestionarios: constituidos por series de preguntas
escritas, predefinidas,secuenciadas y separadas
por capítulos.
 Entrevistas: reuniones individuales o grupales
donde se interroga de manera orientada a los
participantes.
INTEGRACION DE LA INFORMACION
 Ya que tenemos la información de las áreas
involucradas en el estudio , debe ordenarse y
sistematizarse para preparar el análisis.
 Se recomienda depositar la informacion en equipos
de cómputo para salvaguardar y agilizar su manejo.
AREAS PARA AGRUPAR LA
INFORMACION
 Antecedentes: considerar desarrollo de las
estructuras organizacionales anteriores y sus
resultados para contar con un marco de referencia
histórico y comprender mejor la situación actual.
 Situación actual: objetivos, estructura orgánica,
normas y políticas administrativas, funciones,
procedimientos, procesos, instrumentos jurídico-
administrativos, infraestructura tecnológica, equipo,
condiciones de trabajo y ambiente laboral.
ELABORACION DE INFORME
 Los resultados del estudio deben incluirse en un
informe que generalmente consta de los siguientes
elementos:
 Introduccion:
resumen del propósito,enfoque,limitaciones y plan
de trabajo.
 cuerpo o parte principal:
 Seccion donde se anotan los hechos, argumentos,
y justificaciones.
 Conclusiones y recomendaciones
 Apéndices o anexos:
gráficas, cuadros y demás instrumentos de análisis
administrativo para apoyar la propuesta y
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PRESENTACION
DEL MANUAL
PARA SU APROBACION
A NIVELES DIRECTIVOS
 Se entrega un documento sintesis con una
extension de 30 cuartillas maximo.
 El documento sintesis se puede organizar de la
siguiente manera:
 Introduccion
 Analisis de la estructura organizacional
 Diagnostico de la situacion actual
 Propuestas de mejoramiento
 Estrategia de implantacion
 Seguimiento, control y evaluacion
AL ORGANO DE GOBIERNO
 Se debe presentar al consejo administrativo o su
equivalente para su aprovacion definitiva.
A OTROS NIVELES JERARQUICOS
 El documento sintesis tambien sera exihibido a los
niveles departamentales de oficina o de area.
REPRODUCCION DEL MANUAL
 Unidades de medida a seguir:
 Utilizar formatos intercambiables
 Hoja tamaño carta
 Las graficas que seobrepasen el tamaño carta deben
de doblarse
 Imprimir solo de un lado de la hoja
 Mostras divisiones claras con titulo entre los capitulos
 En carpeta o engargolado
 Que cuente con caratula, portada, indice, introduccion
y cuerpo
CARATULA
 Nombre de la organización
 Logotipo oficial de la organización
 Nombre generico del manual en relacion a su
contenido
 Nombre de la unidad asministrativa responsable
de su elaboracion y/o aplicación
 Año
EJEMPLO
IMPLANTACION DEL MANUAL
METODOS DE IMPLANTACION
 Para seleccionar el metodo de implementacion de
los manuales se toman en cuenta:
 Tipo de Manual
 Covertura
 Naturaleza juridica y tamaño de la org.
 Recursos asignados
 Personal de apoyo
Proyecto
Piloto
Instantaneo
En Paralelo
Combinacion
de metodos
Parcial
METODOS DE IMPLANTACION
EXPLICACION
 Intstantaneo- son los mas utilizados y son
relativamente sencillos
 Proyecto Piloto- solo se implmenta en una parte de
la empresa para medir los resultados
 Parcial-permiten el cambio gradual y controlado
 En Paralelo-con manuales de cobertura amplia
 Combinacion de metodo- Utiliza mas de un método
DIFUSIÓN DEL MANUAL
 Es conveniente elegir un programa para la
presentacion del manual.
 Tambien se puede llevar a cabo por medio de
platicas
 Se deben llevar a cabo campañas publicitarias
 Se puede divulgar en la red
REVISION Y ACTUALIZACION
 Se deben llevar a cabo sesiones periodicas para
mantenerlos actualizados.
 Para ello es conveniente:
 Evaluar como se ha mejorado a partir de implementar el
manual
 Establecer un calendario para actualizar el manual
 Designar un responsable de atender esta funcion
MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION
 Traducir las acciones en indicadores para su
posible evaluacion.
 Comparar los indicadores con los criterios
contenidos en el informe de presentacion de
proyecto.
 Formular recomendaciones como medidas
correctivas
 Para dar seguimiento se debe:
 Determinar la manera de mantener un control en el
cumplimiento de las recomendaciones
 Brindar el apoyo a las unidades o personas que lo
requieran
 Considerar la participación de especialistas cuando sea
necesario
 Evaluar los resultados y logros obtenidos
MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION
VIDEO
CONCLUSIÓN
Para concluir,
La elaboración y constante actualización y la
aplicación de ellos proveen a la empresa una medida
de control y organización.
Gracias a la amplia clasificación de estos es posible
ordenar cada una de las áreas, los procesos que se
llevan a cabo en ellas y los individuos involucrados
en dichas actividades.
También nos brindan un panorama mas claro de
como esta organizada la empresa y a su vez las
modificaciones necesarias para la mejora de la
actividad organizacional.

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Manuales administrativos

  • 2. INEGRANTES:  Cabello Loaiza Michelle Alejandra  Frias Izaguirre Andrea  Hernández Soto Javier Alberto  Li Yanling  López Franco Karla Stephanie  Ramírez Corona Jacqueline  Ruiz-Esparza Leyva Silvia Ailyn
  • 3. INTRODUCCIÓN  Los manuales administrativos son necesarios para una empresa ya que estos sirven de apoyo para poder tener una mejor organización dentro de la organización, puesto que la estructura de esta, resultan demasiado complejas.  Las empresas cada día crecen mas por lo tanto incrementa la necesidad y modificación de los manuales.  Es por lo anterior que se considera necesario que uno de los proyectos inmediatos que se deben emprender en la empresa, es la preparación de manuales.
  • 5. MANUALES ADMINISTRATIVOS  Son documentos que …  Sirven como medio de comunicación y coordinación.  Registran y transmiten de manera ordenada y sistemáticamente información de una organización.  Registran y transmiten instrucciones y lineamientos necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.
  • 7.  Presentar una visión de conjunto de la administración.  Precisar funciones de cada unidad administrativa para definir responsabilidades, evitar duplicidades y detectar omisiones.  Contribuir a la correcta realización y uniformidad de las labores encomendadas a todo personal.
  • 8.  Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones al evitar la repetición de instrucciones y directrices.  Agilizar el estudio de la organización.  Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.  Sistematizar la iniciativa, aprobación y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización.
  • 9.  Determinar la responsabilidad de cada unidad y puesto respecto de la organización.  Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que la componen.  Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles.
  • 10.  Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.  Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interactúa la organización.
  • 14.  MICROADMINSITRATIVOS Corresponden a una sola organización. General o específicos.  MACROADMINSITRATIVOS Información de mas de una organización.  MESOADMINISTRATIVOS Una o mas organizaciones con el mismo sector de actividad. Sector publico.
  • 15. Por su contenido • De organización • De procedimientos • De calidad • De historia de la organización • De políticas • De contenido múltiple • De puestos • De técnicas • De ventas • De producción • De finanzas • De personal • De operación • De sistemas
  • 16.  DE ORGANIZACIÓN General o especifico. General. Antecedentes, legislación, atribuciones, estructura, organigrama, misión y funciones organizacionales. Especifico. Descripción de puestos, directorio de puestos.  DE PROCEDIMIENTOS Incorpora información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones enlazadas entre si para realizar una función, actividad o tarea especifica en una organización.
  • 17.  DE CALIDAD Documentos que describen y expresan los elementos del sistema de calidad.  DE HISTORIA DE LA ORGANIZACIÓN Son documentos que cuentan la historia de una organización. Creación, crecimiento, logros evolución, situación y composición.
  • 18.  DE POLÍTICAS O DE NORMAS  Guías básicas que sirven como marco de actuación para realizar acciones, diseñar sistemas e implantar estrategias.  DE CONTENIDO MÚLTIPLE Concentran información relativa a diferentes aspectos. Razones para agrupar varios aspectos: Accesibilidad, viabilidad económica, necesidad de integración de varios temas, instrucción del nivel directivo.
  • 19.  DE PUESTOS Conocido como manual individual o instructivo de trabajo. Precisa la identificación y las relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una organización.  DE TÉCNICAS Detalla los principios y criterios necesarios para emplear las herramientas técnicas que apoyan la ejecución de procesos o funciones.
  • 20.  DE VENTAS Conjunto de información especifica para apoyar la función de ventas.  DE PRODUCCIÓN Auxiliar que dirige y coordina procesos de producción en todas sus fases. Uniforma criterios y sistematiza líneas de trabajo en áreas de fabricación.
  • 21.  DE FINANZAS Respaldan el manejo y la distribución de los recursos económicos en todos los niveles de una organización.  DE PERSONAL También llamados manuales de relaciones industriales, de reglas de empleado o de empleo. Contiene información sobre condiciones de trabajo, organización y control de personal, lineamientos, capacitación y desarrollo, higiene y seguridad y prestaciones.
  • 22.  DE OPERACIÓN Se utilizan para orientar el uso de equipos y apoyar funciones altamente especializadas o cuyo desarrollo demanda un conocimiento especifico.  DE SISTEMAS Elemento de soporte que permite el funcionamiento optimo de sistemas de información, administrativos, informáticos, etc.
  • 24.  GENERALES Contienen información global de una organización según su estructura, funcionamiento y personal. Son mas limitados en el sector privado.  ESPECIFICOS Información de un área en particular y en general, debe incluir descripción de puestos.
  • 27. INDICE O CONTEIDO  Relación de capítulos aportados que constituyen el cuerpo del documento.
  • 28. PRÓLOGO Y/O INTRODUCCIÓN  Exposición de lo que es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y necesidad de mantenimiento vigente.
  • 29. ANTECEDENTES HISTÓRICOS  Descripción del origen de la organización o del área descrita en el manual. Indica: Origen Evolución Cambios significativos
  • 30. ESTRUCTURA ORGÁNICA  Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización según sus relaciones de jerarquía.  Debe de coincidir con el organigrama.
  • 32. MISIÓN  Este sirve como guía de referencia para orientar sus acciones y enlazar lo deseado con lo posible.
  • 33. FUNCIONES  Especificación de tareas inherentes a cada una de las unidades administrativas de la estructura orgánica.  En la presentación de funciones es importante: La relación comience con verbo infinito Mismo orden de la estructura. Títulos correspondientes a los utilizados en la estructura orgánica.
  • 34. VERBOS COMUNES PARA INDICAR FUNCIONES DE ACUERDO A SU NIVEL JERARQUICO DIRECCIONES • Planear • Organizar • Dirigir • Controlar SUBDIRECCIONES • Integrar • Supervisar • Formular • Implantar DEPARTAMENTOS • Operar • Programar • Participar • Sistematizar
  • 35. VERBOS PARA DESCRIBIR FUNCIONES DE ACUERDO A SU AMBITO DE COMPETENCIA. Actualizar Apoyar Certificar Elaborar Globalizar Validar
  • 36. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS  Contenido básico de los puestos que integran cada unidad administrativa.  Incluye: Identificación de puesto Relaciones de autoridad Funciones generales y especificas Responsabilidades Relaciones de comunicación con otras unidades internas y externas Especificaciones del puesto
  • 37. DIRECTORIO  Documento que consta con los nombres y puestos de las personas comprendidas en el manual.  Puede contener:  Teléfonos, correo electrónico y horarios de atención.  Dirección de instalaciones cuando forma parte de un sector.  Es opcional en el manual.
  • 40. ÍNDICE O CONTENIDO  Es la relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento
  • 41. PROLOGO Y/O INTRODUCCIÓN  Exposición de lo que es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y necesidad de mantenerlo vigente.  Contiene mensaje de alguna autoridad de la organización, preferentemente del mas alto nivel jerárquico.
  • 42. OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS  Explicar el propósito que se pretende cumplir con los procedimientos
  • 43. ÁREAS DE APLICACIÓN O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS  Se refiere a la esfera de acción que cubren los procedimientos
  • 44. RESPONSABLES  Son las áreas, unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus faces
  • 45. POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN  Criterios o lineamientos generales de acción que se formulan de manera explicita para orientar y facilitar las operaciones que llevan a cabo las distintas instancias que participan en los procedimientos
  • 46. CONCEPTOS  Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento.  Por su grado de especialización, requiere mayor información para hacer mas accesible al usuario la consulta del manual.
  • 47. PROCEDIMIENTO  Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento  Trata de explicar en que consisten, como, donde y con que se hacen. También señala a los responsables de efectuarlas.
  • 48. FORMULARIOS, IMPRESOS E INSTRUCTIVOS  Son las formas impresas que se utilizan en un procedimiento; se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices.
  • 49. DIAGRAMAS DE FLUJO  Es la representación grafica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento.  Los diagramas que presenta el manual en forma sencilla y accesible describen claramente las operaciones, lo que facilita su comprensión.
  • 50. GLOSARIO DE TÉRMINOS  Es la lista y explicación de los conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y las técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos.
  • 52. ÍNDICE O CONTENIDO  Relación de los capítulos apartados que constituyen el cuerpo de documento
  • 53. ALCANCE  Cobertura de los requerimientos de calidad especificados por el cliente y las normas internacionales aplicables.
  • 54. INTRODUCCIÓN  Exposición de la situación, filosofía y perspectivas de crecimiento de la organización
  • 55. POLÍTICA DE CALIDAD  Declaración que establece el compromiso de satisfacer a los clientes y lograr una buena relación con los proveedores por medio de una mejora continua de precio, calidad servicio, comunicación e innovación tecnológica.
  • 56. OBJETIVOS GENERALES Explicación de los propósitos específicos que la organización establece para lograr: o Una adecuada atención de clientes o Rentabilidad o La mejorar de procesos o El liderazgo en el mercado o El desarrollo del capital humano
  • 57. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL  Representación grafica de la estructura orgánica de la organización; muestra la composición de las unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría.
  • 58. RESPONSABILIDADES  Enunciados que formula cada unidad administrativas de la organización por lo general en el nivel de dirección y gerencia, en los que se establece la responsabilidad general que asumen en relación con el sistema de calidad
  • 59. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS APLICABLES  Lista de normas que sustentan el sistema de calidad de una organización
  • 60. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD  Responsabilidad gerencial  Procedimientos  Revisión de contratos  Control del diseño, documentos y datos  Adquisiciones  Identificación y rastreabilidad del producto  Control del proceso y del producto  Inspección y prueba
  • 61.  Control del equipo de medición  Acción correctiva y preventiva  Control de registros de calidad  Auditorias internas de calidad  Entrenamiento  Servicio  Técnicas estadísticas
  • 62. DEFINICIONES  Lista y explicación de los conceptos de carácter técnico relacionados con los procedimientos del manual de calidad
  • 63. LISTA DE DISTRIBUCIÓN  Registro para controlar el numero de copias y áreas a las que se entrega el manual.
  • 64. APÉNDICE PARA CODIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS  Clasificación de procedimientos de una organización según el apartado de la norma de calidad, área de aplicación y numero consecutivo (índice de procedimientos de cada área)  Una vez que se dispone de toda la información del manual de calidad, algunas organizaciones optan por presentarla en un formato diferente del de la capacitación de información.
  • 65. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ELABORAR MANUALES ADMINISTRATIVOS
  • 66. DISEÑO DEL PROYECTO  La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisión, los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusión en la interpretación de su contenido por parte de quien los consulta.
  • 67. RESPONSABLES  Debe designarse a un coordinador, auxiliado por un equipo técnico, al que se le debe encomendar la conducción del proyecto en sus fases de diseño, implantación y actualización
  • 68. DELIMITACIÓN DEL UNIVERSO DE ESTUDIO  Los responsables de efectuar los manuales administrativos de una organización tienen que definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en él.
  • 69. ESTUDIO PRELIMINAR Para conocer las funciones y actividades que se realizan en el área o áreas donde se va a actuar. Con base en él se puede definir la estrategia global para el levantamiento de información, identificando las fuentes de la misma, actividades por realizar, magnitud y alcances del proyecto, instrumentos requeridos para el trabajo y en general, prever las acciones y estimar los recursos necesarios para efectuar el estudio.
  • 70. FUENTES DE INFORMACIÓN  Entre las más representativas se pueden mencionar: *Instituciones *Archivos de la organización *Directivos y empleados *Áreas de trabajo *Clientes y/ o usuarios. *Mecanismos de información
  • 71. PREPARACIÓN DEL PROYECTO  Recabados los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe preparar el documento de partida para concretarlo, el cual debe quedar integrado por: a) Propuesta técnica b) Programa de trabajo
  • 72.  a) Propuesta técnica -Antecedentes -Naturaleza -Justificación -Objetivos -Acciones -Resultados -Alcance -Recursos -Costo -Estrategia -Información complementaria
  • 73.  b) Programa de trabajo: -Identificación -Responsable(s) -Área(s) -Clave -Actividades -Fases -Calendario -Representación gráfica -Formato -Reportes de avance -Periodicidad
  • 74. PRESENTACIÓN DEL PROYECTO A LAS AUTORIDADES COMPETENTES  A LOS PARTICIPANTES *Área (s) que intervendrá directamente en su aplicación, por lo cual tienen la obligación de conocer el proyecto en forma detallada. *Áreas afectadas por la implantación del proyecto, ya que tendrán que cambiar o adecuarse. *Área responsable del manejo de los recursos económicos, para cuantificar el costo del proyecto en forma más específica.
  • 75.  AL RESPONSABLE DE SU AUTORIZACION Asimismo, el proyecto debe presentarse al titular de la organización o de la unidad administrativa responsable de su ejecución, para su aprobación. PRESENTACIÓN DEL PROYECTO A LAS AUTORIDADES COMPETENTES
  • 76. CAPACITACION DE LA INFORMACION a) Capacitación del personal Una vez integrado el grupo de trabajo, se debe capacitarlo en todo el proceso que se seguirá para preparar el manual.
  • 77. b) Levantamiento de la información Los esfuerzos de recopilación deben enfocarse en el registro de hechos que permitan conocer y analizar información específica y verdaderamente útil para el manual, pues de lo contrario se puede incurrir en interpretaciones erróneas, lo cual genera retraso y desperdicio de recursos. CAPACITACION DE LA INFORMACION
  • 78. INVESTIGACION DOCUMENTAL  Esta técnica permite seleccionar y analizar los escritos que contienen datos de intéres relacionados con el manual.  Para ello se estudian documentos como diarios oficiales, actas de reuniones, circulares, oficios etc.
  • 79. OBSERVACION DIRECTA  Este recurso lo pueden usar los técnicos en el área donde se desarrolla el trabajo para conocer los metódos de trabajo y la cultura organizacional  Otra forma es que el jefe del área la realice, comente y discuta algunos puntos con los subordinados y presentar su analisis al investigador.
  • 80. CONSULTA A SISTEMAS DE INFORMACION  El acceso a estos sistemas que contengan datos y recursos de apoyo para estructurar el manual nos permite recabar información interna o de sistemas externos enlazados a la organización por medio de redes.
  • 81. ENCUESTA  Esta técnica implica la realización de:  Cuestionarios: constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas,secuenciadas y separadas por capítulos.  Entrevistas: reuniones individuales o grupales donde se interroga de manera orientada a los participantes.
  • 82. INTEGRACION DE LA INFORMACION  Ya que tenemos la información de las áreas involucradas en el estudio , debe ordenarse y sistematizarse para preparar el análisis.  Se recomienda depositar la informacion en equipos de cómputo para salvaguardar y agilizar su manejo.
  • 83. AREAS PARA AGRUPAR LA INFORMACION  Antecedentes: considerar desarrollo de las estructuras organizacionales anteriores y sus resultados para contar con un marco de referencia histórico y comprender mejor la situación actual.  Situación actual: objetivos, estructura orgánica, normas y políticas administrativas, funciones, procedimientos, procesos, instrumentos jurídico- administrativos, infraestructura tecnológica, equipo, condiciones de trabajo y ambiente laboral.
  • 84. ELABORACION DE INFORME  Los resultados del estudio deben incluirse en un informe que generalmente consta de los siguientes elementos:  Introduccion: resumen del propósito,enfoque,limitaciones y plan de trabajo.  cuerpo o parte principal:  Seccion donde se anotan los hechos, argumentos, y justificaciones.
  • 85.  Conclusiones y recomendaciones  Apéndices o anexos: gráficas, cuadros y demás instrumentos de análisis administrativo para apoyar la propuesta y recomendaciones.
  • 87. A NIVELES DIRECTIVOS  Se entrega un documento sintesis con una extension de 30 cuartillas maximo.  El documento sintesis se puede organizar de la siguiente manera:  Introduccion  Analisis de la estructura organizacional  Diagnostico de la situacion actual  Propuestas de mejoramiento  Estrategia de implantacion  Seguimiento, control y evaluacion
  • 88. AL ORGANO DE GOBIERNO  Se debe presentar al consejo administrativo o su equivalente para su aprovacion definitiva.
  • 89. A OTROS NIVELES JERARQUICOS  El documento sintesis tambien sera exihibido a los niveles departamentales de oficina o de area.
  • 90. REPRODUCCION DEL MANUAL  Unidades de medida a seguir:  Utilizar formatos intercambiables  Hoja tamaño carta  Las graficas que seobrepasen el tamaño carta deben de doblarse  Imprimir solo de un lado de la hoja  Mostras divisiones claras con titulo entre los capitulos  En carpeta o engargolado  Que cuente con caratula, portada, indice, introduccion y cuerpo
  • 91. CARATULA  Nombre de la organización  Logotipo oficial de la organización  Nombre generico del manual en relacion a su contenido  Nombre de la unidad asministrativa responsable de su elaboracion y/o aplicación  Año
  • 94. METODOS DE IMPLANTACION  Para seleccionar el metodo de implementacion de los manuales se toman en cuenta:  Tipo de Manual  Covertura  Naturaleza juridica y tamaño de la org.  Recursos asignados  Personal de apoyo
  • 96. EXPLICACION  Intstantaneo- son los mas utilizados y son relativamente sencillos  Proyecto Piloto- solo se implmenta en una parte de la empresa para medir los resultados  Parcial-permiten el cambio gradual y controlado  En Paralelo-con manuales de cobertura amplia  Combinacion de metodo- Utiliza mas de un método
  • 97. DIFUSIÓN DEL MANUAL  Es conveniente elegir un programa para la presentacion del manual.  Tambien se puede llevar a cabo por medio de platicas  Se deben llevar a cabo campañas publicitarias  Se puede divulgar en la red
  • 98. REVISION Y ACTUALIZACION  Se deben llevar a cabo sesiones periodicas para mantenerlos actualizados.  Para ello es conveniente:  Evaluar como se ha mejorado a partir de implementar el manual  Establecer un calendario para actualizar el manual  Designar un responsable de atender esta funcion
  • 99. MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION  Traducir las acciones en indicadores para su posible evaluacion.  Comparar los indicadores con los criterios contenidos en el informe de presentacion de proyecto.  Formular recomendaciones como medidas correctivas
  • 100.  Para dar seguimiento se debe:  Determinar la manera de mantener un control en el cumplimiento de las recomendaciones  Brindar el apoyo a las unidades o personas que lo requieran  Considerar la participación de especialistas cuando sea necesario  Evaluar los resultados y logros obtenidos MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION
  • 101. VIDEO
  • 103. Para concluir, La elaboración y constante actualización y la aplicación de ellos proveen a la empresa una medida de control y organización. Gracias a la amplia clasificación de estos es posible ordenar cada una de las áreas, los procesos que se llevan a cabo en ellas y los individuos involucrados en dichas actividades. También nos brindan un panorama mas claro de como esta organizada la empresa y a su vez las modificaciones necesarias para la mejora de la actividad organizacional.