Formación de Auditores Internos ISO 14001: CCS

Cesar A Rodriguez O
BIENVENIDOS
Formación
Auditores Interno
ISO 14001.

Nombre
Profesión
Responsabilidad en la empresa
Expectativa frente al curso
Entrevistar al compañero sentado al lado, con el fin de obtener la
información necesaria para presentarlo al grupo
PRESENTACIONPRESENTACION

•Instruir a los participantes sobre los
fundamentos y principios de la gestión y
auditoria en medioambiente ISO 14001.
OBJETIVOOBJETIVO

AUDITORIA INTERNA AMBIENTAL
1.Situación Ambiental Global
2.Conceptos Generales
3.Competencias del auditor interno
4.Gestión de la Auditoria
5.Técnica de la Auditoria
CONTENIDOCONTENIDO

1
SITUACION AMBIENTAL
GLOBAL
SITUACION AMBIENTAL
GLOBAL

SITUACION AMBIENTAL
GLOBAL
• LOS IMPACTOS AMBIENTALES
GLOBALES SON CAUSADOS POR
LA DESCARGA DE IMPUREZAS
SOBRE LA NATURALEZA VIVA Y
MUERTA:
– EL AGUA
– EL AIRE
– LA FAUNA
– LA FLORA
– EL SUELO
– EL HOMBRE
Reacción por condiciones Climáticas

EL AGUA.
• Disminución de la pureza del agua dulce y salada
• Aumento del consumo humano
• Aumento del consumo como materia prima
• Vertimientos sin un tratamiento adecuado a los ríos, mares ,
lagos.
• Degradación por la absorción de sustancias contaminantes.
• Contaminación bacteriana y producción de fuertes y
desagradables olores.
• Afectación de la fauna y la flora acuática y terrestre
• Contaminación y calentamiento de fuentes de agua.
• Degradación por disminución del oxigeno disuelto en el
agua .

EL AIRE.
• Contaminación por humos o emisiones de las industrias, el gas
de escape de los automóviles y los chorros de vapor de los
aviones.
• Contaminación global por fuentes puntuales de Emisión.
• Aumento de Enfermedades en las vías respiratorias.
• Modificaciones irreversibles del clima
• El dióxido y el monóxido de carbono forman un casquete que
retiene el calor e impide el intercambio térmico ( absorción del
calor durante el día y perdida de calor durante la noche)
• El material particulado emitido al ambiente queda suspendido en
la atmósfera y luego cae a la tierra por efecto de las lluvias y los
vientos contaminando el aire que respiramos y generando lluvias
ácidas.
• Ruido, ruido y mas ruido.

LA FAUNA Y LA
FLORA.
• Destrucción de Bosques y cultivos
• Uso de productos químicos
• Afectación del hábitat natural
• Aplicación de fertilizantes, insecticidas.
• Agotamiento de Combustibles Fósiles
• Petróleo-carbón-gas natural-hierro-cobre-oro-
plata-energía nuclear.
• Desaparición de especies animales y vegetales.

EL SUELO.
• Recibe multitud de sustancias contaminantes
• Transfiere contaminantes al agua y a la
atmósfera
• Es contaminado por el uso agrario de
fertilizantes y productos fitosanitarios
• Deposito de contaminantes atmosféricos
• Sedimentación de contaminantes hídricos
procedentes de las presas de residuos, de las
inundaciones y de los embalses
• Deposito intencionado de residuos ( urbanos,
sanitarios, ganaderos, industriales, peligrosos
y radiactivos) en superficie o enterrados.

EL HOMBRE
• Mayor cantidad de enfermedades
• Menos calidad de vida
• Condiciones de hacinamiento
• Agotamiento físico y mental
• Menos Recursos
• Menores posibilidades de vida futura
• Menos alimentos y agua saludables
• Exceso de bienes No degradables
• Falta de Trabajo y Dinero

IMPACTOS AMBIENTALES
GLOBALES
• EFECTO INVERNADERO
• LLUVIA ACIDA
• REDUCCION DE LA CAPA DE OZONO
• CAMBIO CLIMATICO
• DETERIORO DEL RECURSO HIDRICO
• AUMENTO DE LA GENERACION DE RESIDUOS
SÓLIDOS Y ESPECIALES
• CONTAMINACION DE LOS RECURSOS
NATURALES

Desarrollo
Sostenible
DesarrolloDesarrollo
SostenibleSostenible
Crecimiento económicoCrecimiento económico
Progreso socialProgreso social Balance ecológicoBalance ecológico
DESARROLLO SOSTENIBLE

¿Cómo hacerlo? Siete elementos
• Reducción o sustitución de materias primas.
• Reducción del consumo de energía.
• Eliminación de la dispersión de sustancias
tóxicas.
• Reutilización y reciclaje.
• Uso sostenible de los recursos naturales.
• Aumentar la durabilidad.
• Aumentar la funcionalidad.

Crecimiento Económico
Progreso Social Balance
ecológico
Desarrollo
Sostenible
Las decisiones de la empresa se deben tomar con
criterios de sostenibilidad

Disposición
Materias
primas
Proveedores
Rediseño
de
productos
Revisión de
procesos
Empresa
Revalorización
de residuos
Otras
industrias
Gestión de
la
demanda
Clientes
Uso
Reuso, Reciclaje,
Otros
PRODUCCION LIMPIA

2
SISTEMA DE GESTION
AMBIENTAL
SISTEMA DE GESTION
AMBIENTAL

“Parte del sistema de gestion de una organización utilizado
para desarrollar e implementar su politica ambiental y
gestionar sus aspectos ambientales’’
(ISO 14001/2004)
DEFINICION SGA

OBJETIVO DEL SGA
• SERVIR DE SOPORTE A LA PROTECCIÓN DEL
MEDIO AMBIENTE Y LA PREVENCIÓN DE LA
CONTAMINACIÓN AMBIENTAL, EN EQUILIBRIO
CON LAS NECESIDADES SOCIOECONOMICAS
EMPRESARIALES

BENEFICIOS DEL SISTEMA
DE GESTION AMBIENTAL
• Mejorar la imagen de la organización
• Minimización de los riesgos
• Ahorro de recursos
• Inculcar conciencia ambiental
• Mantener y administrar el cumplimiento legal
• Mejora la participación del mercado nacional e internacional
• Mejoramiento de los procesos de la empresa
• Disminución de costos y gastos por uso racional de los recursos
• Desarrollo de investigación de nuevas alternativas
• Mejorar su interacción con la comunidad

SISTEMA DE GESTION
AMBIENTAL
POLITICA AMBIENTAL
REVISION GERENCIAL
VERIFICACION Y
ACCION CORRECTIVA IMPLEMENTACION
Y OPERACION
PLANIFICACION
MEJORAMIENTO
CONTINUO

QUE HACER PARA
CONTRIBUIR CON EL SGA
• Involucrar el componente ambiental en nuestra vida
diaria
• Manejar ambientalmente cada una de nuestras
actividades de trabajo
• Incorporar y dar a conocer el sistema de gestión
ambiental
• Contribuir con el proceso de mejoramiento continuo

DEFINICIONES SGA
• Medio Ambiente: Entorno del sitio en que opera una
organización, incluyendo el aire, el agua, el suelo, los
recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y su
interrelación.
• Contaminación: Alteración o cambio de la características
propias de los recursos naturales por efecto natural o humano.
• Impacto Ambiental: Cambio en el medio ambiente
adverso o benéfico,total o parcial resultado de las actividades,
productos o servicios de la organización.
• Aspecto ambiental: Elementos de las actividades,
productos o servicios que pueden interactuar con el medio
ambiente.

Cumplimiento de la LEGISLACIÓN
AHORRO EN COSTOS: Optimización del consumo de materias
primas, mejora de la eficacia de procesos, reducción de residuos,...
REDUCCIÓN DE RIESGOS derivados de las responsabilidades,
civiles y penales, de la empresa y de sus Directivos
POTENCIACIÓN DE IMAGEN ante la sociedad (Entidades
financieras, Compañías, Seguros, Administración, Clientes,…)
ELIMINACIÓN DE BARRERAS COMERCIALES
MMA: Orden 14/10/97. Empresas con SGA 10-20 % más de PUNTOS
EN CONCURSOS PÚBLICOS.
VENTAJAS del SGA

3
ASPECTOS E IMPACTOS
AMBIENTALES
ASPECTOS E IMPACTOS
AMBIENTALES

Aspecto Ambiental
• Elemento de las
actividades, productos o
servicios de una
organización que pueden
interactuar con el
ambiente
Ej: descargas / emisiones de
contaminantes, consumo de
recursos
Impacto Ambiental
•Cualquier cambio en el
ambiente, ya sea adverso o
beneficioso, que resulte
completa o parcialmente
de las actividades,
productos o servicios de
una organización
Ej : alteración de la calidad del
agua, agotamiento de un recurso
natural
DEFINICIONES

ALCANCE DE LA
IDENTIFICACION DE AA/IA
Normal, Anormal o Emergencia
SITUACION
INCIDENCIA
Directo/Bajo control, o
Indirecto/Bajo influencia
CLASE
Benéfico o Adverso
TEMPORALIDAD
Pasada,
Actual o Planificada

Etapa 1:.........
Etapa 2
:.......
Etapa N::.
ETAPA 1ETAPA 1 : Selección de una actividad,
producto o servicio
ETAPA 2ETAPA 2 : Identificación de aspectos
ambientales
ETAPA 3ETAPA 3 : Identificación de los impactos
ambientales
ETAPA 4ETAPA 4 : Evaluación de la significancia
de los impactos ambientales
ETAPA 5ETAPA 5: Gestión de los aspectos e
impactos ambientales significativos
IDENTIFICACION DE ASPECTOS E
IMPACTOS AMBENTALES

A c t i v i d a d A s p e c t o I m p a c t o
IDENTIFICACION DE LOS ASPECTOS E IMPACTOSIDENTIFICACION DE LOS ASPECTOS E IMPACTOS
AMBIENTALESAMBIENTALES
IDENTIFICACION DE ASPECTOS E
IMPACTOS AMBENTALES

PRODUCTO ASPECTO IMPACTO CANTIDAD OBSERVACIONES
MOTOR
ELECTRICO
.Consumo de
electricidad
durante la
vida útil
.Generación
de residuos
del manteni-
miento
durante la
vida útil
.Generación
de ruido
durante
la vida útil
.Agotamiento de
recursos
.Ocupación de
área de
terreno
. Incómodo
Moderada
Moderada
Alta
Pequeños aumentos en la
eficiencia energética
minimizan el
impacto durante la
vida útil
PAPEL .Generación de
residuos
después de la
vida útil
Ocupación de
área de
terreno
Depende del
consumo
El papel es
reciclable
DETERGENTE
Carga orgánica
de efluentes
Contaminación
hídrica
Depende del
consumo
El detergente
es biodegradable
ASPECTOS E IMPACTOS AMBENTALES
DE PRODUCTOS

Proveedor Material Aspecto Impacto Notas
Plasticentro Componentes
plásticos
Emisión
Órgano
volátiles
Contaminación
atmosférica
Emisiones
odofiqueras
Metalcon Chapas
metálicas
Consumo de
Agua
Agotamiento
de
recurso
Proyecto
de rehuso
de agua
Transporca Transporte Emisión de
gases de
combustión
Contamina-
Ción atmosfé
Rica
Flota en
Renovación
ASPECTOS E IMPACTOS AMBENTALES
DE PROVEEDORES

Escala del impacto
Magnitud/severidad del
impacto
Frecuencia/probabilidad de
ocurrencia
Duración del impacto
INTERES AMBIENTAL
EVALUACION DE SIGNIFICANCIA

Requisitos legales y tendenciasRequisitos legales y tendencias
Dificultad y/o costo paraDificultad y/o costo para
cambiar el impactocambiar el impacto
Visión de las partes interesadasVisión de las partes interesadas
Interés económicoInterés económico
Requisitos voluntariosRequisitos voluntarios
Efecto sobre la imagenEfecto sobre la imagen
INTERES AL NEGOCIO
EVALUACION DE SIGNIFICANCIA

Adopción de prácticas y procedimientos de
control operacional
Adopción de planes de acción de emergencia
Establecimiento de acciones de mejora y/u
objetivos y metas
Monitoreo ambiental
GESTION DE LOS ASPECTOS CON
IMPACTO SIGNIFICATIVO

4
NORMA ISO 14001-2004NORMA ISO 14001-2004

A QUIEN APLICA?
Es aplicable a cualquier organización que desee,
independientemente del tipo, tamaño y condiciones geográficas,
culturales y sociales:
Implementar, mantener y mejorar su Sistema de
Gestión Ambiental.
Garantizar, por si misma, su conformidad con la
política ambiental establecida.
Demostrar tal conformidad a otros.
Buscar certificación/registro por parte de una
organización externa.
Hacer una autodeterminación y autodeclaración
de conformidad con la norma.

NORMA TÉCNICA
COLOMBIANA NTC-
ISO 14001
Especifica los requisitos esenciales de un sistema de
gestión ambiental. Su finalidad está en la aplicación
en organizaciones de todo tipo y tamaño, para
acomodarse a diversas condiciones geográficas,
culturales y sociales.
El éxito del sistema depende del
compromiso de todos los niveles y
funciones de la organización, pero en
especial de la gerencia.

QUE VENTAJAS OFRECE?
• Da valor agregado ante los clientes.
• Mejora en el cumplimiento de los requisitos
ambientales legales.
• Reduce los riesgos ambientales y permite
prepararse adecuadamente para evitarlos.
• Acceso a obtener incentivos económicos
• Prevenir la contaminación y reducir los
desechos en forma rentable.

Título de la presentación No. Página 44
Modelo del SGA. ISO 14001
POLITICA
AMBIENTAL
MEJORAMIENTO
CONTINUO
PLANEACION
IMPLEMENTACION
Y OPERACION
REVISION
EVALUACION Y
ACCIONES
CORRECTIVAS

SISTEMAS DE GESTION AMBIENTAL
El enfoque “PDCA”
ACT
(Actuar)
CHECK
(Verificar) DO
(Hacer)
PLAN
(Planificar)
Revisar
y mejorar
Escribir lo
que se hace
Comprobar que
se hace lo que
se ha escrito
Hacer lo que
se ha escrito

4.1 REQUISITOS GENERALES
o Establecer
o Documentar
o Implementar
o Mantener
o Mejorar
continuamente
DEFINIR Y DOCUMENTAR ELDEFINIR Y DOCUMENTAR EL
ALCANCEALCANCE
ISO 14001

4.4.1 Recursos,
Funciones,
Responsabilidad,
Autoridad
4.4.2 Competencia,
formación y toma de
conciencia
4.4.3 Comunicaciones
4.4.4 Documentación
4.4.5 Control de
Documentos
4.4.6 Control
operacional
4.4.7 Preparación y
respuesta a emergencias
4.3.1 Aspectos
Ambientales
4.3.2 Requisitos
legales y otros
4.3.3 Objetivos
metas y
Programas
4.5.1 Seguimiento
y medición
4.5.2 Evaluación del
Cumplimiento Legal
4.5.3 No
conformidad,
acción C/P
4.5.4 Control de
Registros
4.2.
POLÍTICA
4.3.
PLANIFICACION
4.4.
IMPLEMENTACION
Y OPERACION
4.5.
VERIFICACION
4.6.
REVISIÓN
POR LA
DIRECCION
REQUISITOS DE ISO 14001
4.5.5 Auditoria
Interna

PREPARACIÓN DEL SISTEMA DEPREPARACIÓN DEL SISTEMA DE
GESTIÓN AMBIENTALGESTIÓN AMBIENTAL
Diagnóstico ambiental - Plan implementación
Conceptos básicos - Sensibilización
Capacitación
Documentación - Implementación
Auditorias internas
Acciones correctivas
Revisión gerencial
Auditoria
Configuración
SGA
Estructuración
Documentación
Direccionamiento
Estratégico SIA
Meses
Actividad
Certificación

LA ALTA GERENCIA DEBE DEFINIR LA POLITICA
AMBIENTAL DE LA ORGANIZACIÓN
Es apropiada a la naturaleza, escala e impactos
ambientales de sus actividades, productos y servicios;
Incluye el compromiso del mejoramiento continuo y
prevención de la contaminación.
Incluye el compromiso de cumplir con los requisitos legales
aplicables y con otros requisitos suscritos por la
organización relacionados con sus aspectos ambientales.
Proporciona el marco de referencia para establecer y
revisar los objetivos y metas ambientales
Sea documentada, implementada y mantenida, y sea
comunicada a todos los empleados;
Se encuentre a disposición del público
4.2 POLITICA AMBIENTAL

Le permite a la organización analizar, evaluar, y planear su
gestión ambiental a corto, mediano y largo plazo, de acuerdo con
los aspectos e impactos ambientales derivados de sus procesos,
productos y servicios
4.3 PLANIFICACION
4.3.1 Aspectos ambientales.
4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos.
4.3.3 Objetivos, metas y programas de
gestión ambiental.

LA ORGANIZACIÓN DEBE ESTABLECER Y MANTENER
UNO O VARIOS PROCEDIMIENTOS PARA:
Identificar los Aspectos Ambientales de
sus Actividades, Productos y Servicios
dentro del alcance definido,
considerando:
Aquellos que pueda controlar
Aquellos sobre los cuales puede esperarse
que tiene influencia
Teniendo en cuenta desarrollos nuevos o
planificados, actividades productos y
servicios nuevos o modificados.
Determinando aquellos que tienen o pueden
tener impacto significativo sobre el
medioambiente.
4.3.1 ASPECTOS AMBIENTALES
4.3 PLANIFICACION.

UNO O VARIOS PROCEDIMIENTOS PARA:
Identificar o tener acceso a los
requisitos legales
Otros requisitos suscritos por la
organización
…que se apliquen a los aspectos
ambientales de sus actividades,
productos y servicios.
4.3.2 REQUISITOS LEGALES Y OTROS
REQUISITOS
4.3 PLANIFICACION.

Establecer y Mantener Objetivos y Metas
Documentados en cada función y nivel pertinente
dentro de la organización;
Ser medibles cuando sea factible y coherentes con
la política ambiental, el cumplimiento de los
requisitos legales y otros
Establecer uno o varios programas para alcanzar
sus objetivos y metas.
4.3.3 OBJETIVOS, METAS Y
PROGRAMAS
4.3 PLANIFICACION.

La planificación siempre apunta hacia el futuro y se debe
considerar que en algún momento se va a aplicar.
PolíticaPolítica
Cuantificables
y plazos
Cuantificables
y plazos
Qué, cómo, cuándo, quién,
porqué, dónde, con qué, etc…
Qué, cómo, cuándo, quién,
porqué, dónde, con qué, etc…
Intenciones
, principios
Objetivos y
metas,
cuantificables
siempre que sea
posible.
Programas
4.3 PLANIFICACION.

Como la organización evidencia el SGA en cada uno de sus
puestos de trabajo y actividades que realiza.
4.4 IMPLEMENTACION Y
OPERACION
4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad.
4.4.2 Competencia, Formación y toma de conciencia.
4.4.3 Comunicación.
4.4.4 Documentación.
4.4.5 Control de documentos.
4.4.6 Control operacional.
4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias.

La gerencia debe proporcionar los recursos
esenciales para implementar, mantener y mejorar el
SGA. Estos incluyen recursos humanos y habilidades
especializadas, infraestructura y recursos financieros
y tecnológicos.
Las funciones, responsabilidad y autoridad se deben
definir, documentar y comunicar.
La alta gerencia de la organización debe nombrar a
un representante de la gerencia con autoridad y
responsabilidad para gestionar el SGA.
4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION.
4.4.1 RECURSOS, FUNCIONES,
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Asegure que el SGA se establece, implementa y mantiene
de acuerdo a los requisitos de la norma.
Informe a la dirección el desempeño del SGA para su
revisión, incluyendo las mejoras .

Todo personal que realice tareas para la organización o en su nombre cuyo trabajo
pueda crear un impacto significativo en el medioambiente, debe ser competente en
términos de educación, formación o experiencia .
Identificar las necesidades de formación y realizar las formaciones
correspondientes.
• Establecer y mantener procedimientos para hacer que los empleados
tomen conciencia de:
• La importancia de la conformidad con la política y los procedimientos ambientales
y con los requisitos del SGA.
• Los aspectos ambientales significativos y los impactos ambientales relacinados
con su trabajo.
• Sus funciones y responsabilidades para lograr conformidad con la política y los
procedimientos ambientales y con los requisitos del SGA.
• Las posibles consecuencias en caso de apartarse de los procedimientos de
operación especificados.
4.4.2 COMPETENCIA, FORMACION Y
TOMA DE CONCIENCIA

LA ORGANIZACIÓN DEBE ESTABLECER Y
MANTENER PROCEDIMIENTOS PARA:
La comunicación interna entre los distintos
niveles y funciones de la organización;
La recepción documentación y respuesta de
las comunicaciones pertinentes de las partes
interesadas externas
Decidir si comunica o no externamente
información acerca de sus aspectos
ambientales significativos y documentar esta
decisión.
4.4.3 COMUNICACIONES

Comunicación externa pasiva y activa
• Incluye dialogo con las partes
interesadas y consideración con sus
inquietudes.
• La respuesta puede incluir
informaciones relevantes.
• Establecer comunicaciones con
autoridades públicas sobre
planificación de emergencias y otros.
ACTIVA
Recibir, documentar y responder a la
información y a las inquietudes
pertinentes.
PASIVA
4.4.3 COMUNICACIONES

La documentación debe incluir:
La política, objetivos y metas.
La descripción del alcance del sistema de gestión
ambiental
La descripción de los elementos principales del sistema,
su interacción y referencia a documentos relacionados.
Los documentos y los registros exigidos por norma.
Los documentos del sistema y los registros definidos
por la organización.
4.4.4 DOCUMENTACION

DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA
DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA
Manual
de
Gestión
Procedimientos
Instrucciones de
Trabajo
Registros
22
33
44
P
r
o
c
e
d
i
m
ie
n
t
o
s
P
r
o
c
e
d
i
m
ie
n
t
o
s
P
r
o
c
e
d
i
m
i
e
n
t
o
s
P
r
o
c
e
d
i
m
ie
n
t
o
s
Instrucciones de
Trabajo
Un documento
Un documento
para cada función|
Un documento
para cada
actividad
Registros internos
(formatos llenos, informes,
minutas, especificaciones,
lista de asistencia)
Registros externos
Legislación
ambiental
( normas y
regulaciones
ambientales,
compromisos
corporativos,
convenios
suscrito
s, etc
Referencia en
Procedimientos
Referencia en
Manual del SGA
Capturan información acerca de las actividades descritas en
los primeros tres niveles
Manual
Del
S
G
Aspectos e
Impactos
Ambientales
11

4.4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS
Requisitos: Establecer, implementar y
mantener procedimientos para:
1. Aprobar los documentos antes de su
emisión.
2. Revisar y actualizar los documentos y
aprobarlos nuevamente.
3. Asegurar que se identifican los
cambios y el estado de revisión.
4. Asegurar que la versión vigente este
disponible en el punto de uso.
5. Los documentos deben ser legibles,
fechados, de fácil identificación y
cumplir los períodos de conservación.
6. Los documentos de origen externo se
deben identificar y controlar su
distribución.
7. Prevenir el uso no intencionado de
documentos obsoletos e identificarlos
de forma adecuada si se deben
mantener.
Los documentos deben ser
entendibles, sistematizados y
utilizables

La organización debe identificar y planificar aquellas operaciones y actividades
relacionados con sus aspectos e impactos ambientales significativos y asegurarse
que se realizan bajo condiciones especificadas.
El establecimiento y mantenimiento de
procedimientos documentados para abarcar
situaciones en las cuales la ausencia de ellos
pudiera llevar a desviaciones de la política y de los
objetivos en Ambientales.
La estipulación de criterios de operación en los
procedimientos
El establecimiento y mantenimiento de
procedimientos relacionados con los aspectos
ambientales significativos de los bienes y servicios
usados por la organización y la comunicación de los
procedimientos y requisitos pertinentes a los
proveedores, incluyendo contratistas.
4.4.6 CONTROL OPERACIONAL

PROCESOS RELEVANTES PARA EL
MEDIO AMBIENTE
Gestión de residuos.
Gestión de sustancias peligrosas.
Manejo de sustancias peligrosas
para el agua.
Mantenimiento de la pureza del
aire.
Gestión de las aguas.
Diseño de un producto.
Compras.
Otros.

Establecer y mantener procedimientos documentados que permitan
identificar situaciones potenciales de emergencia y accidentes que
puedan impactar el medioambiente.
Responder a situaciones de emergencia y accidentes reales para prevenir
y mitigar los impactos ambientales asociados a ellos.
Examinar y revisar, cuando sea necesario, sus procedimientos de
preparación y respuesta ante situaciones de emergencia, en particular,
después de que ocurran accidentes o situaciones de emergencia.
Además, probar periódicamente tales procedimientos cuando sea
factible
4.4.7 PREPARACION Y RESPUESTA
ANTE EMERGENCIAS

Los planes de emergencia pueden incluir:
Organización y responsabilidades ante
emergencias.
Listado del personal clave.
Detalles de los servicios de emergencia.
Planes de comunicaciones internas y externas.
Acciones tomadas en la eventualidad de distintos
tipos de emergencias.
Información sobre sustancias peligrosas,
incluyendo para cada una los impactos potenciales
sobre el medio ambiente y medidas a tomar en el
caso de escapes accidentales.
Planes de capacitación y ensayos de eficiencia.
4.4.7 PREPARACION Y RESPUESTA
ANTE EMERGENCIAS

4.5.1 Seguimiento y medición.
4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal.
4.5.3 No conformidad, acción correctiva y
acción preventiva.
4.5.4 Control de los registros.
4.5.5 Auditoria interna.
4.5 VERIFICACION

Establecer, implementar y mantener
procedimientos para:
1. Hacer seguimiento y medir las
características de sus operaciones que
tengan impacto significativo en el medio
ambiente.
2. Hacer seguimiento del desempeño,
controles operacionales aplicables y
conformidad con los objetivos y metas de
la organización.
3. Los equipos de seguimiento y medición se
utilicen y mantengan calibrados y
verificados, conservando los registros.
4.5 VERIFICACION
4.5.1. SEGUIMIENTO Y MEDICION

Puntos a tener en cuenta:
1. ¿Cómo se sigue el desempeño
ambiental?
2. ¿Cómo se han establecido los
indicadores de desempeño ambiental que
se relacionan con objetivos y metas, y
cuales son ellos?
4.5 VERIFICACION
4.5.1. SEGUIMIENTO Y MEDICION

4.5.2.1 Establecer, implementar y mantener
procedimientos para evaluar periódicamente
el cumplimiento de los requisitos legales
aplicables.
4.5.2.2 Evaluar el cumplimiento con otros
requisitos que suscriba con un
procedimiento a parte o con el anterior.
Se deben mantener los registros de los
resultados de las evaluaciones periódicas.
4.5 VERIFICACION
4.5.2. EVALUACION DEL
CUMPLIMIENTO LEGAL

LA ORGANIZACIÓN DEBE ESTABLECER PROCEDIMIENTOS PARA TRATAR LAS
“NO CONFORMIDADES” REALES Y POTENCIALES Y TOMAS ACCIONES
CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS.
Identificar y corregir las NC y tomar acciones
para mitigar le impacto ambiental.
Investigar las NC, determinando sus causas y
tomando acciones para evitar su recurrencia
Tomar acciones para prevenir la ocurrencia de
NC
La organización debe implementar y registrar
cualquier cambio e los procedimientos que
resulte de las acciones correctivas y
preventivas.
4.5 VERIFICACION
4.5.3. NO CONFORMIDAD,
ACCIONES CORRECTIVAS Y
PREVENTIVAS
ACT
(Actuar)
CHECK
(Verificar) DO
(Hacer)
PLAN
(Planificar)
Revisar
y mejorar
Escribir lo
que se hace
Comprobar que
se hace lo que
se ha escrito
Hacer lo que
se ha escrito
ACT
(Actuar)
ACT
(Actuar)
CHECK
(Verificar)
CHECK
(Verificar) DO
(Hacer)
DO
(Hacer)
PLAN
(Planificar)
PLAN
(Planificar)
Revisar
y mejorar
Escribir lo
que se hace
Comprobar que
se hace lo que
se ha escrito
Hacer lo que
se ha escrito

PROCEDIMIENTOS PARA PARA IDENTIFICAR, MANTENER Y
DISPONER LOS REGISTROS
Los registros deben ser legibles,
identificables y permitir la trazabilidad de la
actividad, productos o servicio involucrado.
Los registros se deben almacenar y
mantener de manera tal que se puedan
recuperar con facilidad y estén protegidos
de daños, deterioro o pérdidas
Los registros se deben mantener según sea
apropiado al sistema y a la organización,
para demostrar la conformidad con los
requisitos de esta norma
4.5 VERIFICACION
4.5.4 CONTROL DE REGISTROS

Deben ser evidencia de:
Requisitos legales.
Permisos o autorizaciones.
Aspectos y efectos ambientales asociados.
Actividades de capacitación.
Datos de seguimiento.
Detalles de no conformidades: incidentes, reclamos y
acciones tomadas.
Información de proveedores y contratistas.
Auditorías ambientales y revisión por la dirección.
4.5 VERIFICACION
4.5.4 CONTROL DE REGISTROS

LA ORGANIZACIÓN DEBE TENER UN PROGRAMA Y
PROCEDIMIENTOS PARA EFECTUAR AUDITORIAS PERIODICAS
DEL SGA TENIENDO EN CUENTA LAS OPERACIONES
IMPLICADAS . PARA:
Determinar si el SGA:
Está conforme con las medidas planeadas para la
gestión en SySO incluyendo los requisitos de esta
norma
Ha sido implementado y se mantiene
Informar a la gerencia acerca de los resultados de las
auditorías
La selección de los auditores debe garantizar la objetividad e imparcialidad
4.5 VERIFICACION
4.5.5. AUDITORIAS

LA ALTA GERENCIA DEBE, A INTERVALOS DETERMINADOS POR
ELLA MISMA, REVISAR EL SGA, PARA ASEGURAR SU CONTINUA
CONVENIENCIA, ADECUACIÓN Y EFICACIA.
4.6 REVISION POR LA GERENCIA
Requisitos:
El más alto nivel directivo revisará el
SGA.
Se asegurará que se pueda recoger
la información necesaria para permitir
esta revisión.
La revisión debe ser documentada.

Los resultados de la revisión por
la dirección deben incluir:
Decisiones y acciones tomadas
relacionadas con posibles cambios en:
Política ambiental
Objetivos y metas
Otros elementos del SGA
coherentes con el compromiso
de mejora continua.
4.6 REVISION POR LA GERENCIA

4.4.1 Recursos,
Funciones,
Responsabilidad,
Autoridad
4.4.2 Competencia,
formación y toma de
conciencia
4.4.3 Comunicaciones
4.4.4 Documentación
4.4.5 Control de
Documentos
4.4.6 Control
operacional
4.4.7 Preparación y
respuesta a emergencias
4.3.1 Aspectos
Ambientales
4.3.2 Requisitos
legales y otros
4.3.3 Objetivos
metas y
Programas
4.5.1 Seguimiento
y medición
4.5.2 Evaluación del
Cumplimiento Legal
4.5.3 No
conformidad,
acción C/P
4.5.4 Control de
Registros
4.2.
POLÍTICA
4.3.
PLANIFICACION
4.4.
IMPLEMENTACION Y
OPERACION
4.5.
VERIFICACION
4.6.
REVISIÓN
POR LA
DIRECCION
REQUISITOS DE ISO 14001REQUISITOS DE ISO 14001
4.5.5 Auditoria
Interna

5
AUDITORIAS
AMBIENTALES
AUDITORIAS
AMBIENTALES

AUDITORÍA DE SGAAUDITORÍA DE SGA
Proceso sistemático, independiente y
documentado para obtener evidencias de
auditoria y evaluarlas de manera objetiva
con el fin de determinar la extensión en que
se cumplen los criterios de auditoria del
SGA por la organización
Proceso sistemático, independiente y
documentado para obtener evidencias de
auditoria y evaluarlas de manera objetiva
con el fin de determinar la extensión en que
se cumplen los criterios de auditoria del
SGA por la organización
(ISO 14001)

AUDITOR (ISO 19011): persona con la competencia
para llevar a cabo una auditoría
AUDITOR LIDER: persona calificada para gerenciar y
desempeñar auditorías ambientales
CLIENTE (ISO 19011): organización o persona que
solicita una auditoría. Nota: el cliente puede ser el
auditado, o cualquier otra organización que tenga
derechos reglamentarios o contractual para solicitar una
auditoría.
AUDITADO (ISO 19011): organización (área) que es
auditada.
DEFINICIONESDEFINICIONES

TIPOS DE AUDITORÍASTIPOS DE AUDITORÍAS
• 1a Parte (Interna) - La organización evalúa resultados de
la implementación del SGA y del cumplimiento de la
Política Ambiental
• 2a Parte - La organización evalúa resultados y
actividades ambientales de contratistas, proveedores, etc.
• 3a Parte - Por un ente independiente. La organización
evaluada se somete a la evaluación del cumplimiento de
los requisitos de ISO 14001 y de implementación
efectiva de su SGA.

AUDITORÍAS INTERNAS VS
EXTERNAS
AUDITORÍAS INTERNAS VS
EXTERNAS
• Menos protocolo que las externas
• Auditores trabajan para la misma compañía
– implicaciones de políticas
– temas delicados
• La Auditoría resulta no tener efecto directo en el Certificado

CRITERIOS DE AUDITORÍACRITERIOS DE AUDITORÍA
Cualquier requisito del SGA que el Auditor utiliza como
referencia frente al cual compara la evidencia reunida
durante la auditoría.
– Política(s)
– Procedimientos
– Requisitos
– Prácticas

ALCANCEALCANCE
• Departamento
• Proceso
• Actividades
• Instalaciones físicas
• Elementos de la norma
• Total
Extensión y Límites de la Auditoría Interna
(ISO 19011)

PROGRAMA DE AUDITORIA:
Conjunto de una o más auditorías planificadas para un
período de tiempo determinado y dirigidas hacia un
propósito específico.
PLAN DE AUDITORIA:
Descripción de las actividades y de los detalles
acordados para la ejecución de una auditoría.
(ISO 19011)

Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información
que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son
verificables.
– Puede ser cualitativa o cuantitativa.
– Está basada en entrevistas, examen de documentos,
observación de actividades y condiciones, resultados
existentes de mediciones, ensayos y otros medios
dentro del alcance de las auditorías.
EVIDENCIA DE AUDITORIA (ISO 19011):
(ISO 19011)

NO CONFORMIDADNO CONFORMIDAD
Incumplimiento de un requisito especificado
Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente
implícita u obligatoria.
Las No Conformidades se levantan sobre el incumplimiento de
requisitos normativos y otros criterios de auditoría y/o
cumplimiento de la legislación ambiental.
Las No Conformidades señalan las áreas donde
pueden hacerse mejoras al Sistema.
Las No Conformidades señalan las áreas donde
pueden hacerse mejoras al Sistema.

NIVELES DE NO
CONFORMIDADES
NIVELES DE NO
CONFORMIDADES
Mayor (rompimiento del sistema)
• Es sistemática, es una falla del sistema.
• Incumplimiento total o parcial a un requisito de la
Norma.
• Documentación del SGA que no se ha implementado
consistentemente y que puede poner en riesgo la
efectividad del sistema.

Menor
• Es puntual (falla aislada no del SGA).
• No afectan directamente el resultado ambiental de
actividades, productos o servicios y se estima que son
fácilmente solucionables
• Existe un SGA definido con procedimientos e instrucciones
documentados. También existe un nivel general de
implementación aceptable, pero existen discrepancias en el
cumplimiento de los requisitos o en la implementación del
Sistema
NIVELES DE NO
CONFORMIDADES
NIVELES DE NO
CONFORMIDADES

Observación
• Situación actual que a juicio del auditor, justifica una
aclaración o investigación para mejorar el estado general y
eficacia del SGA.
• Pueden señalar la posibilidad de que ocurra una no
conformidad, pero normalmente no requiere una respuesta
por parte del auditado.
NIVELES DE NO
CONFORMIDADES
NIVELES DE NO
CONFORMIDADES

Acción tomada para eliminar las causas de
una No Conformidad detectada o cualquier
otra situación indeseable para evitar su
recurrencia
Acción tomada para eliminar las causas de
una No Conformidad detectada o cualquier
otra situación indeseable para evitar su
recurrencia
ACCIÓN CORRECTIVAACCIÓN CORRECTIVA

Acción tomada para eliminar las causas
potenciales de una No Conformidades a fin de
prevenir su ocurrencia.
Acción tomada para eliminar las causas
potenciales de una No Conformidades a fin de
prevenir su ocurrencia.
ACCIÓN PREVENTIVAACCIÓN PREVENTIVA

6
CONCEPTOS GENERALES
DE AUDITORIA
CONCEPTOS GENERALES
DE AUDITORIA

CRITERIOS
DE
AUDITORÍA
Conjunto de políticas,
procedimientos o requisitosrequisitos
usados como referencia.
EVIDENCIA
DE LA
AUDITORÍA
Registros declaraciones de hechodeclaraciones de hecho u
otra información que sea pertinente
para los criterios de auditoría y que
son verificables.
La evidencia puede ser cualitativa a
cuantitativa.
DEFINICIONES SEGÚN LA 19011

CONCLUSIONES DE
LA AUDITORÍA
HALLAZGO
DE
AUDITORÍA
Resultados de la evaluación de la
evidencia de la auditoría reunida,
contra los criterios de auditoría.
Indican conformidad o no
conformidad con los criterios u
oportunidades de mejora
Resultado de una auditoría
que proporciona el equipo
auditor tras considerar los
objetivos de la auditoría y
todos los hallazgos de la
auditoría.

PROGRAMA
DE LA
AUDITORÍA
Conjunto de una o más auditorías
planificadas para un período de tiempo
determinado y dirigidas hacia un
propósito específico.
PLAN DE LA
AUDITORÍA
Descripción de las actividades en el
sitio y arreglos para una auditoría.
ALCANCE DE
LA
AUDITORÍA
Extensión y límites de una auditoría. Incluye
descripción de las instalaciones físicas,
unidades organizacionales, actividades,
procesos y períodos que cobija.

AUDITOR LIDER:
AUDITOR
(ISO
19011):
persona con la competencia para llevar a
cabo una auditoría
persona calificada para gerenciar
y desempeñar auditorías
ambientales

AUDITADO (ISO
19011):
CLIENTE (ISO
19011):
organización o persona que solicita una
auditoría. Nota: el cliente puede ser el
auditado, o cualquier otra organización
que tenga derechos reglamentarios o
contractual para solicitar una auditoría.
organización (área) que es
auditada.

7
COMPETENCIA DEL
AUDITOR INTERNO
COMPETENCIA DEL
AUDITOR INTERNO

GENERALIDADES
Para ser auditor la persona debería:
Poseer atributos personales.
Demostrar la capacidad para aplicar el conocimiento y
las habilidades necesarias para realizar auditorías.
El conocimiento apropiado y las habilidades para llegar
a ser auditor se adquieren por medio de la educación, la
experiencia laboral, la formación del auditor y la
experiencia en auditoría.

Calidad y
Medioambiente
CONCEPTO DE COMPETENCIACONCEPTO DE COMPETENCIACONCEPTO DE COMPETENCIACONCEPTO DE COMPETENCIA
Atributos personalesAtributos personalesAtributos personalesAtributos personales
Educación Experiencia Formación Experiencia enEducación Experiencia Formación Experiencia enEducación Experiencia Formación Experiencia enEducación Experiencia Formación Experiencia en
laboral del auditor aulaboral del auditor aulaboral del auditor aulaboral del auditor auditoríasditoríasditoríasditorías
Conocimientos yConocimientos yConocimientos yConocimientos y
habilidadeshabilidadeshabilidadeshabilidades
especificas en:especificas en:especificas en:especificas en:
Aspectos eAspectos eAspectos eAspectos e
ImpactosImpactosImpactosImpactos
AmbientalesAmbientalesAmbientalesAmbientalesComunes yComunes yComunes yComunes y
genéricasgenéricasgenéricasgenéricas

• Ético, es decir, imparcial,
sincero, honesto y
discreto
• De mentalidad abierta
• Diplomático
• Observador
• Perceptivo
• Versátil
• Persistente
• Decidido
• Seguro de si mismo
ATRIBUTOS PERSONALES

• Principios, procedimientos y
técnicas de auditoria
• Documentos del sistema de
gestión y de referencia
Situaciones de la
Organización
• Leyes, reglamentos y otros
requisitos aplicables
ISO 19011
CONOCIMIENTOS GENERALES

• Métodos y técnicas de gestión en seguridad y salud
ocupacional:
– Terminología en Medioambiente
– Principios de gestión en Medioambiente
– Herramientas de gestión en Medioambiente
• Ciencia y tecnología en materia de Medioambiente
• Aspectos técnicos y de seguridad de las operaciones
CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS

EDUCACION, EXPERIENCIA Y
FORMACION
• Educación suficiente.
• Experiencia laboral (función técnica, de gestión,
profesional)
• Formación como auditor
• Debería tener experiencia en auditorías

MÉTODOS DE EVALUACIÓNMÉTODOS DE EVALUACIÓNMÉTODOS DE EVALUACIÓNMÉTODOS DE EVALUACIÓN
“Juego de roles”, auditorías
con testigos, desempeño en
el trabajo.
Evaluar los atributos
personales, el conocimiento y
habilidades y su aplicación.
Observación
Entrevistas personales y
telefónicas.
Evaluar atributos personales,
habilidades comunicativas,
verificar información,
comprobar el conocimiento y
adquirir información adicional.
Entrevistas
Análisis de registros de
educación, formación,
empleo y experiencia de
auditoría.
Verificar los conocimientos del
auditor.
Revisión de
los registros
EjemplosObjetivosMétodo de
evaluación

8
GESTION DE LA
AUDITORIA
GESTION DE LA
AUDITORIA

AUDITADOAUDITOR
CLIENTE
GESTOR

RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA …
Quién es?Quién es?
Un equipo gestor?
El representante de la
dirección?
El Área de Auditoría
Organizacional?
El Coordinador del
Sistema?
Otro? Quién?

ResponsabilidadesResponsabilidades
Definir el procedimiento y mantenerlo
Elaborar el programa de auditoría
Asignar el equipo auditor acorde con el
propósito de la auditoría
Coordinar la ejecución del programa de
auditoría
Hacer seguimiento al programa y asegurar
que se cierre el ciclo
Dirimir conflictos que se presenten en las
auditorías

Evaluar los resultados de cada ciclo de
auditoría y preparar el informe para la
revisión gerencial
Conservar registros de las auditorías
Seleccionar, entrenar y asegurar
competencia del equipo auditor
Monitorear y mejorar el proceso de
auditoría

CompetenciasCompetencias
Las del auditor interno.
Conocimiento del direccionamiento estratégico
Conocimiento y habilidades para elaborar el programa y plan
y definir el objetivo y alcance de la auditoría, basado en la
situación de la organización
Habilidad para conformar el equipo auditor, motivarlo y
evaluar su desempeño
Habilidad para evaluar información e identificar fortalezas y
debilidades del sistema de gestión

Habilidad para resumir los resultados de
auditoría para la revisión gerencial
Habilidad para coordinar y hacer
seguimiento al programa de auditoría
Conocimientos para elaborar el
presupuesto requerido para desarrollar
el programa de auditoría
Habilidad para dirimir conflictos de
auditoría
CompetenciasCompetencias

La alta dirección?
El representante de la
dirección?
El coordinador del SGI?
El administrador del proceso
de auditoría?
El área de auditoría interna?
Responsables de áreas,
procesos o resultados
relacionados con el SGI?

Definir los criterios de auditoría
Asignar recursos
Aprobar modificaciones al
programa
Recibir resultados de la
auditoría como base para la
revisión gerencial

Qué se audita?Qué se audita?
La organización?
Los procesos?
Las prácticas?
Los procedimientos?
Los productos?
Los resultados?
Las personas?

Quién atiende la auditoría?Quién atiende la auditoría?
La alta gerencia?
El representante del SGI por la dirección?
Personal relacionado con el SGI:
Jefes de la áreas / procesos?
Personal operativo?
Personal nuevo? Temporales?
Contratistas?
Miembros de la comunidad?

Informar al personal a cargo que va a participar
en la auditoría
Aprobar plan de auditoría
Proveer los recursos necesarios
Cooperar con los auditores y suministrar la
información requerida
Definir e implementar acciones correctivas y
preventivas
Asegurar la eficacia de las acciones tomadas

Personal interno?
Personal contratado?
Auditor líder o principal?
Equipo?
Auditor individual?
Acompañados por un
experto técnico, auditor
en formación y
observador.

Preparar la auditoría
Recolectar y evaluar evidencia
Elaborar informe de auditoría
Hacer seguimiento a acciones correctivas,
cuando así se requiera
Seguir procedimiento definido y cumplir
con el programa de auditoría
Realimentar el proceso de auditoría

9
TECNICA DE LA
AUDITORIA
TECNICA DE LA
AUDITORIA

FINALIDAD DE LA
AUDITORÍA
• ¿El SGA fue documentado e
implantado en conformidad con
los requisitos?
• ¿Es efectivo para los fines
propuestos y mejora de manera
continua?
• ¿Se cumplen los requisitos legales
y la Política de la Organización?

CARACTERÍSTICAS DE LAS
AUDITORIAS
Legitimidad
Planificación / Programación
Método consistente
Utilización de personal Calificado
Transparencia
Efecto de retroalimentación
La característica fundamental de las Auditorías es
su “independencia” en relación a las actividades /
áreas a ser auditadas.

FASES DE LA AUDITORÍA
FASE III:
Realización “in-situ”
FASE III:
Realización “in-situ”
FASE II:
Preparación
FASE IV:
Informe
FASE IV:
Informe
FASE V:
Seguimiento
FASE V:
Seguimiento
FASE I:
Planeacion

• Definir el alcance y objetivo de la auditoría
• Identificar documentos de referencia (criterios)
• Decidir la estrategia de auditoría (metodología)
• Seleccionar el equipo de auditores e informarles
• Elaborar el Programa de auditoria (agenda)
• Elaborar el plan de auditoria
• Logística (eventual)
• Comunicar al responsable del área o instalación con
anticipación (Plan de Auditoría)
FASE I: PLANEACION DE LA
AUDITORÍA

ALCANCE Y OBJETIVO
Extensión y límites de la auditoríaExtensión y límites de la auditoría
• Localización y Área física
• Actividades o Procesos
Las instalaciones y áreas pueden
seleccionarse:
• Selección al azar
• Percepción de riesgos
• Importancia de la instalación, para
el negocio
FASE I

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Revisión de la documentación preliminar de la
organización tales como:
– Política
– Programas
– Revisiones gerenciales
– Auditorías previas (registros)
– Manual del SGA (si existe)
– Legislación
– Aspectos Ambientales
FASE I

ESTRATEGIA DE LA AUDITORIA
Definir el método para evaluar el SGA
de la organización:
– Enfoque basado en IMPACTOS
– Enfoque basado en PROCESOS
– Enfoque basado en SISTEMA
FASE I

AUDITORES
Determinar quien va a
realizar la auditoria
según sus
competencias:
– Atributos
– Educación
– Experiencia
– Formación
– Independencia
FASE I

PROPOSITO DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA
Es planear:
Tipo de auditoría.
Número de auditorías.
Identificar y suministrar los recursos para
realizar las auditorías.
Los programas de auditoría se deben realizar
anualmente.
PROGRAMA DE LA AUDITORIA
FASE II

Cuántos Ciclos al Año?
EXTENSIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA…
Sistemas jóvenes
Un ciclo semestral
Sistemas maduros
Un ciclo anual
FASE II

MODELO DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA
XP
R
O
C
E
S
O
S
XObjetivos y
programa
XDefinir estrategia.
DNOSAJJMAMFEMES
PROCESO
Mapa de
la
empresa
FASE II

4.1
4.2
4.3
4.3.1
4.3.2
4.3.3
4.3.4
1ª semana de
julio de 2003
Pepito
Perez
Gerente
General
*Gerente
Ingeniería
*Gerente
Producción
*Gerente
Administra-
tivo
*Encargado
del SSISO
Manual integral
PD1
Procedimiento de
evaluación de
peligros.
(matriz de
PELIGROS)
PD2
Procedimiento de
requisitos legales.
(matriz de
requisitos)
Planificación
Labores
culturales
MIRFE
Cumplimiento
Planes de acción
ELEMENTELEMENT
O DE LAO DE LA
NORMANORMA
FECHA DEFECHA DE
LALA
AUDITORIAAUDITORIA
AUDITORAUDITORAUDITADOAUDITADODOCUMENTOSDOCUMENTOS
EN REFENCIAEN REFENCIA
PROCESOPROCESO
FASE II

4.4
4.4.1
4.4.2
4.4.3
4.4.4
4.4.5
4.4.6
4.4.7
2ª y 3ª semana de
julio de 2003
Gonzalo
González
Margarita
Gómez
Zoila Vaca
Gerente
Ingeniería
*Gerente
Comercial
*Gerente de
Producción
*Jefe de
Laboratorio
*Supervi-sores
*Persona de
planta
PG1 Procedimiento
de capacitación
PG2 Procedimiento
de compras y
proveedores
PG3 Procedimiento
de comunicaciones
PG4 Procedimiento
de producción.
PG5 Procedimiento
de Control
operacional
PG6 Procedimiento
de emergencias
Operación de
oficinas y
cocina
Compostaje
Transporte
Mantenimient
o
ELEMENTOELEMENTO
DE LADE LA
NORMANORMA
FECHA DE LAFECHA DE LA
AUDITORIAAUDITORIAAUDITORAUDITORAUDITADOAUDITADODOCUMENTOS ENDOCUMENTOS EN
REFENCIAREFENCIA
PROCESOPROCESO
FASE II

5.6
4.6
4.6
ISO 9001:2000
ISO 14001:1996
OHSAS 18001:2000
- Revisión por la
dirección
4.1, 4.2, 4.3.3,
4.3.4, 4.4.1ISO 14001:1996
4.1, 4.2, 4.3.3,
4.3.4, 4.4.1OHSAS 18001:2000
4.1, 5.1, 5.2,
5.3, 5.4,
5.5.1,5.5.2
6.1, 8.1, 8.4
8.2.1
ISO 9001:2000
PROCESOS DE LA
DIRECCIÓN
- Planificación del
Sistema de Gestión
MES NMARZOFEBREROENERO
4321
AÑO N
4321 1 2 3
Todos los
numerales
ELEMENTO
DE LA
NORMA 43214
ISO 9001:2000
ISO 14001:1996
OHSAS 18001:2000
TODOS LOS
PROCESOS
NORMA APLICABLEPROCESO
OBJETIVO:
ALCANCE:
REPRESENTANTE DEL SIG
Auditoria interna revisión por la dirección Auditoria externa
FASE II

Elaboración del Programa de Auditoría
Seguimiento al programa
Cumplimiento de las fechas definidas
El propósito de la auditoría se cumplió?
Calidad de los informes
Otros aspectos a evaluar:
• Auditorías no programadas y ejecutadas
• Auditorías programadas y no ejecutadas
• Auditorías abiertas
• No conformidades repetitivas con respecto a ciclos
anteriores
Se recomienda revisar el programa de auditoría
como mínimo trimestralmente
FASE II

Programa de Auditoria
Plan de Auditoria
Lista de Verificación
FASE II: PREPARACION DE LA
AUDITORÍA

Facilita laFacilita la
programación y laprogramación y la
coordinación de lascoordinación de las
actividades de laactividades de la
auditoria.auditoria.
El responsable es elEl responsable es el
auditor líder.auditor líder.
PLAN DE LA AUDITORIA
FASE II

PREPARACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA
Debe facilitar la
programación y
coordinación de las
actividades de auditoría.
Lo debe realizar el líder
del equipo auditor.
La cantidad de detalle
incluida refleja el alcance
y complejidad de la
auditoría.
Debe ser flexible.
Generalidades:
FASE II

Debe incluir o describir:
Objetivos de la auditoría.
Criterios de la auditoría y documentos de
referencia.
Alcance (unidades organizacionales, funcionales y
procesos auditar).
Fechas y lugares donde se van a realizar las
actividades de la auditoría en sitio.
Tiempo y duración esperados para cada actividad,
incluidas las reuniones.
Asignación de recursos en los puntos críticos de
auditoría.
PREPARACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA
FASE II

EJEMPLOS DEL PLAN DE AUDITORÍA
Objeto Alcance
Evaluar si el procedimiento
PC005-V3 “Compras” cumple
los requisitos del SGI y verificar
lo referente a selección y
evaluación de proveedores
Registros del último año de
proveedores de:
Combustibles, Soda cáustica,
MP1 y contratista aseo
Evaluar las competencias
relacionada con respuesta a
emergencias
Áreas de: calderas, subestación
eléctrica, tanque de ACPM de
55000 gal. Brigada para atender
derrames
Establecer si se cumple y
controla el manejo de
sustancias químicas. PR.
SQ555.V2
Almacenamiento: cloro, amoniaco,
ácido sulfúrico y gasolina. Caldera
e incinerador
FASE II

EJEMPLOS DEL PLAN DE AUDITORÍA…
Para: (responsable del proceso / actividad)
De: (nombre y apellido) Auditor Interno SSISO
Fecha: (día, mes y año en que se envía la comunicación)
Asunto: Primer ciclo de auditorías al SSISO
Con la presente pongo a su consideración la agenda prevista y
agradezco me notifique por este mismo medio antes del (día,
mes, año) la confirmación ó ajustes a la misma.
Fecha de la auditoría: (día, mes y año en que se realizará)
Objeto y Alcance de la auditoría:
Plan de trabajo:
Sitio de la
entrevista
Inicio y fin de la
entrevista
Nombre y cargoTema a auditar
LUGARHORAAUDITADOPROCESO
FASE II

EJEMPLO PLAN DE AUDITORÍA
TodosReunión de cierre17:00
Dueño del procesoRevisión del proceso16:00
Dueño del proceso y
responsable de la
dirección
Seguimiento de objetivos
y acciones correctivas
15:00
Responsable etapa 1
Responsable etapa 2
Etapa 1
Etapa 2
10:30
Encargado del SSISORecorrido9:30
Dueño del procesoRevisión de política,
objetivos y programas.
8:30
Todos los jefesReunión de apertura8:00
PARTICIPANTEPASOS DEL PROCESOHORA
FASE II

EJEMPLO PLAN DE AUDITORIA
Gerencia
Bogotá
Carlos
Guevara
CR - AURevisión
gerencial
9001 (5.6) 14001 y 18001
(4.6)
08:00-
10:30
210303
AperturaNA07:30200303
Gerencia
Bogotá
Carlos
Guevara
CR – AUProceso
requisitos
legales
9001 (5.1, 5.2, 7.2.1, 7.3.2)
14001 y 18001 (4.3.2)
14:30-
17:00
200303
Oficina
Arauca
Robinzon
Miels
RE – MB
Oficina
Arauca
Robinzon
Miels Gte
proyecto
RE – MB
Gerencia
Bogotá
Carlos
Guevara
CR – AUProceso de
comunicación
9001 (5.5.3, 7.2.3)
14001 y 18001 (4.4.3)
11:00-
13:00
200303
Oficina
Arauca
Robinzon
Miels
RE – MB
Carlos
Guevara
Gerente
general
Auditado
CierreNA11:00210303
Gerencia
Bogotá
CR – AUProceso
planificación
del sistema de
gestión
9001(5.1,5.2,5.3,5.4,5.5.1,
5.5.2,6.1,8.1,
8.4,8.2.1)
14001 y 18001 (4.1, 4.2,
4.3.3, 4.3.4, 4.4.1)
08:00-
10:30
200303
LugarAuditorActividadNormas-NumeralHoraFecha
AUDITOR LÍDER REPRESENTANTE SIG
FASE II

• Proporciona estructura - guía
• Define muestra - garantiza cobertura
• Facilita lograr el objetivo
• Ayuda a mantener auditores en camino
• Evita la duplicación
• Ayuda a la administración del tiempo
• Reduce improvisaciones del auditor
LISTA DE VERIFICACIÓNFASE II

TIPOS DE LISTA DE
VERIFICACIÓN
• Lista de Preguntas
• Lista de Palabras Clave
• De acuerdo áreas
FASE II

... es un recurso, ¡ no el maestro!
En caso de un evento inesperado, el Líder del
Equipo decide si:
* Se hace caso omiso,
* Anota para investigar después,
* Hace seguimiento inmediatamente .
LISTA DE VERIFICACIÓN FASE II

EJEMPLO DE PREGUNTAS A PARTIR DE LA NORMA
Cuales son las
intenciones de su
empresa con
respecto al medio
ambiente?
Intenciones.
Estrategias.
Filosofía.
Guía.
Lineamientos.
4.2 Política
Mejoramiento
continuo.
Cumplimiento
legal.
Documentada.
Conocida.
Apropiada.
Cómo se estructura
la organización?
Organigrama.
Plano espacial.
Mapa de procesos.
4.1 Generales
(organización)
PREGUNTASCHECK LISTCRITERIO
FASE II

LISTA DE VERIFICACION
IDENTIFICARIDENTIFICARIDENTIFICARIDENTIFICAR
PROCESOS REQUISITOS RECURSOS INTERACCIONES DOCUMENTOS
APLICABLES
VERIFICAR
IMPLEMENTACION EFICACIA MEJORAMIENTO
CONTINUO
FASE II

FASE III: REALIZACIÓN DE LA
AUDITORÍA
Reunión Inicial o de Apertura
Desarrollo de la Auditoría.
Evaluación
Reunión de cierre

REUNIÓN DE APERTURA
• Presentación de los participantes
• Confirmación de objetivos, alcance y criterios de auditoría
• Confirmación de horario y otras disposiciones (reuniones)
• Métodos y procedimientos de la auditoría
• Confirmación de los canales de comunicación formal
• Confirmar que se va a informar durante el progreso
• Confirmación de recursos e instalaciones,
• Confidencialidad
• Procedimientos de protección laboral, emergencia y
seguridad
• Disponibilidad, funciones e identidad de los guías
• Método de presentación de la información, incluyendo
clasificación de no conformidades, entre otros
ISO 19011: 2002
FASE III

DESARROLLO DE LA AUDITORIA
TRABAJO EN SITIO
Expresión utilizada para describir el trabajo que
realiza el auditor en el sitio (instalación).
Las actividades se concentran en conseguir
suficientes datos para satisfacer los requerimientos
de la auditoría.
“BUSCAR LA CONFORMIDAD”
FASE III

DESARROLLO DE LA AUDITORÍA
• Llegar al área (puntual)
• Presentarse a través de un guía o solo
• Mantener a la gente en calma
• Explicar lo que se quiere
• Investigar lo necesario
• Decir a la gente los resultados
• Satisfacer la muestra
FASE III

TÉCNICAS DE AUDITORÍASTÉCNICAS DE AUDITORÍAS
• Observación de Condiciones
• Observación de Instalaciones
• Observación de Actividades
• Revisión de Documentos
• Entrevistas
DESARROLLO DE LA AUDITORÍA
FASE III

1. OBSERVACIÓN DE CONDICIONES
FASE III

OBSERVACION DE LAS INSTALACIONES
Unidades de proceso
Áreas de almacenamiento
Áreas de mantenimiento
Oficinas
2. OBSERVACIÓN DE INSTALACIONES
FASE III

¿Para qué sirve?
¿Puede tener un impacto en
el medio ambiente?
¿Se calibró?
¿Existe un registro?
¿Cuál es la lectura?
¿La lectura está dentro de
los criterios operativos
aceptables?
2. OBSERVACIÓN DE INSTALACIONES
FASE III

¿Se cumplen los procedimientos?
¿Se siguen los instructivos de
trabajo?
¿Las actividades se realizan con
criterios de seguridad
¿se controlan los peligros y
riesgos en la ejecución de las
actividades?
¿son efectivos los controles?
3. OBSERVACIÓN DE ACTIVIDADES
FASE III

Manual del SGA
Procedimientos
Instrucciones de
trabajo
Otros documentos
Registros
4. REVISION DE DOCUMENTOS
FASE III

• Fuente de información más importante
• Más difícil de hacer
• Involucra aptitudes y actitudes personales
• Verbal y no verbal
• Elegir a la gente adecuada
– quienes están a cargo
– quienes hacen el trabajo
5. ENTREVISTAS
FASE III

REGLAS PARA LA ENTREVISTA
1. Dirija las preguntas al empleado que
ejecuta el trabajo.
2. Considere el lugar y el tiempo
3. Hable el lenguaje de la persona. No
emplee tecnicismos incomprensibles.
4. Hable clara y cuidadosamente.
5.5. ESCUCHE.ESCUCHE.
FASE III

TÉCNICAS DE ENTREVISTA
Hacer
¿Qué?
¿Dónde?
¿Cuándo?
¿Porqué?
¿Quién?
¿Cómo?
No Hacer
Retórico
Suponer
No prestar atención
Interrogatorio
IntentarIntentar
No-verbal
Hipotético
Muéstreme !!!Muéstreme !!!
FASE III

TIPOS DE PREGUNTAS
1. Abiertas
2. Sondeo
3. Cerradas
APROPIADAS SE DEBEN EVITAR
1. Capciosas
2. Agresivas
3. Múltiples
FASE III

PREGUNTAS ABIERTAS
Diseñadas para estimular el pensamiento y que el
auditado se exprese, la intención debe ser clara y no
ambigua.
Son eficaces cuando el auditado se siente cómodo y
habla sobre el como realiza las tareas.
Extraen información sin crear barreras por el
auditado.
Permiten reducir el número de preguntas y
profundizar sobre el tema especifico.
Apropiadas…
FASE III

PREGUNTAS DE SONDEO
O ACLARACIÓN
Aclaran temas expresados por el auditado.
Confirman la comprensión del significado de
palabras y afirmaciones.
Ayudan a evitar malos entendidos.
Brindan información con profundidad.
Ejemplo:
Qué quiere decir?
Déme un ejemplo?
Apropiadas… FASE III

PREGUNTAS CERRADAS
Verifican la compresión de lo
que el auditado afirma.
Manejan información especifica.
Se obtienen respuestas breves.
Son útiles para resumir.
No se utilizan para comenzar la
entrevista.
Apropiadas…
FASE III

PREGUNTAS QUE SE
DEBEN EVITAR
CAPCIOSAS: Sugieren al auditado la respuesta.
Ejemplo: Este no es un residuo peligroso?
AGRESIVAS: Colocan al auditado fuera de lugar,
utilizan palabras emotivas y pueden obligar al auditado
a retirarse, mienta o no coopere mas. Ejemplo: Parece
que usted tiene problemas en manejar este proceso?
MULTIPLES: Confunden o desvían al auditado.
Ejemplo: Desde cuando realiza esta tarea? Esta incluida
en el procedimiento? Lo ha verificado?
FASE III

CONDUCIR LA AUDITORÍA
• Mantener el Control
• Habilidades de Comunicación
• Reunir Evidencia Objetiva
• Observar lenguaje corporal
• Administrar el tiempo
FASE III

La auditoría constituye una verificación,
trabajar sobre UNA MUESTRA para el
análisis de grandes poblaciones de
registros o documentos, empleados, etc.
para conceptuar acerca del cumplimiento.
El número de registros que el auditor debe revisar
es generalmente de tal magnitud que es difícil
analizarlos en su totalidad.
DIFICULTADES
FASE III

PERSONAJES Y OBSTÁCULOS
• El documento olvidado
• La interrupción
• El papel arreglado
• La salida inesperada
• La confrontación
• El caso especial
• La falta de preparación
• El ausente indispensable
• La amnesia
• La barrera del lenguaje
• El drama
FASE III

ERRORES
Auditar solamente documentos
Auditar solamente la formación
Tomar las cosas de forma
personal
Expresar antipatía por el
auditado
Aceptar afirmaciones sin tener
acceso a los hechos
Expresar juicios propios
FASE III

• Hallazgos, no conformidades y observaciones
• Establecer los Hechos
– Obtener ayuda de los auditados
– Discutir asuntos y verificar
• Recolectar TODATODA la Evidencia
– Observaciones exactas
– Exponer : cuándo, qué, dónde, por qué
EVALUACION Y REGISTROFASE III

ESCRIBIENDO NO-CONFORMIDADESESCRIBIENDO NO-CONFORMIDADES
• Use terminología local, pero no jerga
• Rastreable
• Útil,
• Conciso
• Utilizar el lenguaje de la norma
FASE III

EL REPORTE DE LA NO CONFORMIDAD DEBE
CONTENER DOS PUNTOS:
a. Una observación que detalla completa y
precisamente lo que fue visto o encontrado por el
auditor. Esta observación debe ser atestiguada por la
persona auditada para confirmar su exactitud
b. Una referencia a la cláusula de la norma o
documentos ambientales de la organización
FASE III

SUGERENCIAS DE REDACCIÓN DE NO
CONFORMIDADES
1. “No existe evidencia objetiva que _______ la norma
requiere ________”
2. “La práctica de _______ no ha sido documentada en
el sistema de gestión ambiental el Requisito
__________ de la ISO 14001 solicita que
___________”
3. “Se evidenció que la actividad de ________ no se
realiza como está indicado en el ítem 6 del
procedimiento P-012 que expresa __________”
FASE III

NOTAS DEL AUDITOR
• Utiles para auditorías posteriores
• Definen la muestra de la auditoría
• Registro de evidencia objetiva
– Declaraciones
– Referencia de documentos observados
– Identificadores
– Departamento/Área
– Posiciones
• Registro de lo que no estaba reportado
FASE III

REUNIÓN DEL EQUIPO AUDITOR
• Presidida por el líder del equipo
• Redacta agenda para Reunión de Cierre
• Sólo el equipo auditor
• Completar no conformidades
• Revisar no conformidades
• Líder prepara el resumen
FASE III

El propósito de la Reunión de Cierre es:
• Formalidades
• Relación del desarrollo de la auditoría
• Presentar los hallazgos de la auditoría (positivos
y negativos)
• Presentar las conclusiones
8 Áreas particulares que son fuertes y/o débiles
8 Tiempos de respuesta recomendados
• Aclaraciones (preguntas)
REUNIÓN DE CIERRE
FASE III

• Preparación del informe de auditoría
• Distribución del informe
• Conservación de los documentos
• Finalización de la Auditoría
FASE IV: INFORME DE LA
AUDITORÍA
FASE IV

INFORME DE AUDITORÍA
(ISO 19011)
• Objetivo y Alcance (Qué)
• Auditados / Cliente (Quiénes)
• Auditores (líder y equipo)
• Fechas y lugares de auditoría “in-situ”(Cuándo, Dónde)
• Criterios de auditoría
• Hallazgos de la auditoría
No conformidades
Fortalezas y Debilidades
• Conclusiones
• Puede hacer referencia a: plan, resumen, cumplimiento de objetivos,
áreas no cubiertas, opiniones divergentes, recomendaciones para la
mejora, `planes de acción del seguimiento acordados, declaración de
confidencialidad y lista de distribución
FASE IV

Informe de Auditoría y Acciones Correctivas
Año: Auditoría N°: Calidad Ambiental S&SO
Fecha: Auditor(es): Responsable Área:
1. Conclusiones de auditoría:
1.1 Fortalezas
1.2 Debilidades
1.3 Eficacia para cumplir objetivos y desarrollar la política
2. Resultados detallados de auditoría:
N° Descripción del Hallazgo NC Obs.Criterio(s) de Auditoría
1
2
3
4
Pág. 1 de 2
EJEMPLO INFORME DE AUDITORIAEJEMPLO INFORME DE AUDITORIAEJEMPLO INFORME DE AUDITORIAEJEMPLO INFORME DE AUDITORIA
FASE IV

En el proceso de Auditoría del SGA es necesario que haya
evaluación del propio proceso productivo y de su influencia
en las actividades ligadas a la Gestión SGA.
FASE V: SEGUIMIENTO A LA
AUDITORÍA
Evaluación del informe de Auditoría
Evaluación por los “Clientes” de la
Auditoría
Evaluación por los sectores auditados

SEGUIMIENTO A LA AUDITORÍA
• Plan de acción correctiva
– Plan al auditor - cuándo, cómo
• Evaluación
• Acción implementada
– Verificada por el auditor
(dentro / fuera del lugar)
FASE V

MODELO DE HOJA DE PLAN DE ACCIONMODELO DE HOJA DE PLAN DE ACCION
NO CONFORMIDAD:
SITUACION ACTUAL SITUACION DESEADA
NECESIDAD DE CAMBIO
QUE QUIEN CUANDO
PLAN DE ACCION
FASE V

ACCIONES DE SEGUIMIENTO
En la fecha pactada
Revisión de pruebas documentales
Verificación en el sitio
Sólo revisión de acciones correctivas
No empiece todo de nuevo
FASE V

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