Presentación en Donostia - 21 de noviembre de 2008

1. Herramientas colaborativas
para la gestión de proyectos
Auditorio del Parque Tecnológico Miramón
Ramon Costa i Pujol
Martes, 21 de noviembre de 2008
rcosta@ekips.net

2. Presentación
Ramon Costa i Pujol
Diplomado en Dirección General por EADA e
Ingeniero en Informática y Master en Pedagogía
por la UPC.
Business Productivity Advisor del Centro de
Innovación en Productividad de Microsoft.
Con amplia experiencia en la “Dirección de
(c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
Proyectos y Equipos de Trabajo” en compañías
de Consultoría de Tecnologías de la Información
e Ingeniería del Software.
Profesor asociado de Dirección de Proyectos de
la UPC y las Escuelas Gimbernat (adscritas a la
UAB) y colaborador docente de la UOC y EADA.
Miembro del Project Management Institute y de
la Junior Chamber International.
Blog Personal: http://ramoncosta.blogspot.com
Blog Corporativo: http://innovacionyproductividad.spaces.live.com 2
2

3. Nuevas maneras de trabajar
“En el 2010 el trabajador asalariado
medio participará activamente en al menos
cinco equipos diferentes a la vez”
(Gartner Group)
(c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
“Se estima que en 2011 el uso de IM
en las empresas llegará a cerca de
400 millones de cuentas”
(NetWorld)
3
3

4. Agenda
- Los Proyectos en las Empresas
- SSII para la Gestión de Proyectos
Demos
- Herramientas Colaborativas
(c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
- Tecnologías de Comunicación
Demos
- Aplicaciones Web 2.0
- Referencias y recursos
4
4

5. Proyectos y Operaciones
Actividades
Operaciones Proyectos
-Administración y Soporte de los -Implementación de un nuevo
Sistemas de Información Sistema de Información
-Call Center -Definición y Ejecución de un Plan
(c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
de Comunicación o Márketing.
-Administración de los Recursos
Humanos -Puesta en marcha de una nueva
Política de RRHH
-Administración de las Finanzas
-Plan Anual de Formación
-Producción en cadena
-Diseño de un nuevo Producto o
-...
Servicio
-Implementación de un nuevo
Proceso Organizativo
Todas las actividades llevadas a cabo en una
organización se clasifican en proyectos u operaciones. 5
5

6. Ciclo de Vida de un Proyecto
Fase 1 Fase 2 Fase 3 ....... Fase N
Producto
Actividades o
Servicio
(c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
Hitos
Entregables
Responsables
Un proyecto se organiza en Fases con sus actividades,
hitos y entregables a generar y sus responsables. 6
6

7. La gestión de proyectos
Dirección de Proyectos
(c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
Fase 1 Fase 2 Fase 3 ....... Fase N
La gestión de proyectos tiene como objetivo
asegurar la correcta ejecución del ciclo de vida. 7
7

8. Ámbitos de Gestión
Alcance
Riesgos Tiempo
Integración
(c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
Terceros Costes
Comunicación Calidad
Equipo
Dirgir un proyecto implica planificar y gestionar
ocho diferentes ámbitos/aspectos y su integración. 8
8

9. Momentos Dirección Proyectos
Iniciación Planificación
Control y
Ejecución
Seguimiento
(c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
Cierre
Fase 1 Fase 2 Fase 3 ....... Fase N
La dirección de un proyecto tiene 5 ‘momentos’
desde su inicio hasta el cierre. 9
9

10. Agenda
- Los Proyectos en las Empresas
- SSII para la Gestión de Proyectos
- Herramientas Colaborativas
(c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
- Tecnologías de Comunicación
- Aplicaciones Web 2.0
10
10

11. Sistemas de Información
Integración
Alcance
Terceros
Tiempo
Comunicación
(c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
Costes
Riesgos
Calidad
Equipo
Los SSII proveen al DP de herramientas y funcionalidades
para apoyar la gestión de todos los aspectos. 11
11

12. (c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
Herramientas y Aplicaciones
12
12

13. Sistemas de Información
Portales, intranets, …
Herramientas
colaborativas
Aplicaciones
de definición, Aplicaciones
(c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
planificación, Web 2.0
monitorización
y seguimiento
de proyectos Tecnologías de
comunicación
Los SSII de apoyo a la gestión de proyectos
van más allá de las ‘herramientas tradicionales’. 13
13

14. Herramientas colaborativas
- Synchronous conferencing, e-mail,
faxing, voice mail, Web publishing ,
Herramientas
revision control
colaborativas
- Electronic calendars, workflow systems,
knowledge management systems,
extranet systems, social software
Aplicaciones
(c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
Web 2.0 systems, blogs, wikis, RSS, online
spreadsheets
- Internet forums, Online chat, Instant
Tecnologías de Messaging, Telephony, Data
comunicación
conferencing, Videoconferencing,
Application sharing
Los SSII de apoyo a la gestión de proyectos
van más allá de las ‘herramientas tradicionales’. 14
14

15. (c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
Colaboración y comunicación
15
15

16. Agenda
- Los Proyectos en las Empresas
- SSII para la Gestión de Proyectos
- Herramientas Colaborativas
(c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
- Tecnologías de Comunicación
- Aplicaciones Web 2.0
16
16

17. (c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
Demostración práctica
17
17

18. Ejemplo: PROCEMM
-Basado en phpCollab
-PROCEMM es una herramienta
colaborativa de apoyo a la gestión
de proyectos
-Desarrollada por Plastia (ASCAMM)
para apoyar los proyectos del Centro
(c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
Tecnológico.
-Utilizado en diferentes organizaciones
y centros tecnológicos a nivel español
y europeo.
-En continua evolución (v1, v2, v3,...)
PROCEMM es una aplicación de apoyo a la gestión de
proyectos desde una vertiente de colaboración. 18
18

19. Demostración práctica
(c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
Groove 2007
Shared View
19
19

20. Ejemplo: MSFT Groove 2007
Herramienta
Colaborativa
online - offline
(c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
20
20

21. Ej. Microsoft Shared View
Pizarra compartida
Acceso remoto
a aplicaciones
y escritorio
(c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
21
21

22. Ej. Microsoft Shared View
Pizarra compartida
Acceso remoto
a aplicaciones
y escritorio
(c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
22
22

23. (c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
Otras aplicaciones
23
23

24. Agenda
- Los Proyectos en las Empresas
- SSII para la Gestión de Proyectos
- Herramientas Colaborativas
(c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
- Tecnologías de Comunicación
- Aplicaciones Web 2.0
24
24

25. Proyectos y Stakeholders
Jefe de Equipo de
Proyecto Trabajo
.... Cliente
(c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
Sponsor
Proyecto
...
.... Usuarios
Proveedores Organización
En todo proyecto nos encontraremos con un gran número
de stakeholders con quien comunicarnos. 25
25

26. Comunicaciones en proyectos
Canales de comunicación = n(n-1)/2, donde n es el número de personas
(c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
Cuatro personas, Seis personas,
Dos personas, Tres personas,
seis canales quince canales
un canal tres canales
Formalizar la comunicación en el proyecto
Cuantos más participantes (stakeholders) tenga el
proyecto, más compleja será la comunicación en él. 26
26

27. Planificación comunicaciones (2)
Aspectos a
tener en
cuenta
Requerimientos de comunicaciones Tecnología de las comunicaciones
•Organización del proyecto y relaciones de •Depende el éxito del proyecto de contar
responsabilidad de los stakeholders. con información frecuentemente
•Disciplinas, departamentos y
(c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
actualizada o basta con los reportes
especialidades involucrados con el escritos emitidos en forma regular?
•¿Son adecuados los sistemas ya
proyecto.
•Logística de cómo los individuos se verán instalados o las necesidades del proyecto
involucrados con el proyecto y en qué demandan que se les cambie?
•¿son compatibles los sistemas de
lugares.
•Necesidades de información externa comunicación propuestos con la
experiencia y conocimiento de los
participantes del proyecto?
La planificación de las comunicaciones tiene en cuenta
tanto los requerimientos como la tecnología. 27
27

28. Otros recursos disponibles
(c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
Comunicaciones
Unificadas 28
28

29. Ej. Comunicaciones Unificadas
Mensajería instantánea
Audiconferencia
Videoconferencia
Mensajería corporativa
Telefonía fija
Telefonía móvil
Presencia
...
(c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
29
29

30. Agenda
- Los Proyectos en las Empresas
- SSII para la Gestión de Proyectos
- Herramientas Colaborativas
(c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
- Tecnologías de Comunicación
- Aplicaciones Web 2.0
30
30

31. Web 2.0 y Gestión Proyectos
(c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
Web 2.0 es colaboración.
31
31

32. (c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
Aplicación práctica Web 2.0
32
32

33. ... y en los próximos años...
(c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
http://ramoncosta.blogspot.com/2008/09/las-tecnologas-y-la-colaboracin-en.html
33
33

34. Conclusiones
• La gestión de proyectos se lleva a cabo en cualquier
departamento y área de las organizaciones.
• Los sistemas de información deben dar soporte a la gestión de
los diferentes ámbitos de un proyecto.
• Los SSII de apoyo a la gestión de proyectos van más allá de
(c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
las ‘herramientas tradicionales’, incorporando herramientas
colaborativas, tecnologías de comunicación y aplicaciones
Web 2.0.
• Los entornos colaborativos son la base del trabajo en equipos
virtuales.
• En todo proyecto nos encontraremos con un gran número de
stakeholders con quien comunicarnos.
• La planificación de las comunicaciones tiene en cuenta tanto
los requerimientos como la tecnología. 34
34

35. Referencias y recursos
• Blogs, Wikis, Webcasts: Utilization of State-of-the-Art
Communication Instruments for Project Management. Simone
Happ, Anet Wünsche, Dirk Röhrborn, Falk Henkel
• http://ramoncosta.blospot.com
• http://innovacionyproductividad.spaces.live.com
(c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
• http://blogs.technet.com/groove/
• http://blogs.msdn.com/project/
• http://sharepoint.microsoft.com/sharepoint/default.aspx
• http://groups.google.com
• http://www.php-collab.com
• http://www.basecamphq.com/
35
• http://www.pmi.org
35

36. Herramientas colaborativas
(c) Ramon Costa i Pujol – www.ekips.net
para la gestión de proyectos
Eskerrik Asko, Moltes gràcies
Ramon Costa i Pujol
rcosta@ekips.net 36
Muchas gracias por la atención
36