Material de apoyo de la sesión "Adopción Tecnológica, clave para la transformación digital" con un caso práctico realizado en Cambra de Sabadell conjuntamente con Eada Business School y MICProductivity

1. La adopción tecnológica, aspecto clave
en la transformación digital: un caso
práctico de MS365 (MICproductivity)
18/04/2024
Ramon Costa
Adjunct Professor –Programme Director
eada Business School Barcelona
rcosta@eada.edu / www.eada.edu

2. Sobre EADA
EADA es una institución independiente sin ánimo de lucro fundada en 1957 en
Barcelona y convertida en Fundación Universitaria Privada en 1984.
EADA se dedica a la formación, la investigación aplicada y la transferencia de
conocimiento al mundo empresarial y a la sociedad en un contexto internacional.
Nuestra presencia en los Rankings del Financial Times y las Acreditaciones que
nos otorgan organismos internacionales independientes (EQUIS, AMBA)
reconocen la calidad y profundidad de nuestra experiencia.
Además, EADA es miembro de las asociaciones y organizaciones más prestigiosas
del sector.
EADA ha establecido tres grandes áreas de
actuación que apoyan su misión:
Liderazgo-Innovación- Sostenibilidad y las
tres están presentes de forma equilibrada
en los programas y actuaciones de la
institución.
Como organización consideramos que el objetivo de máxima
eficiencia empresarial debe ir de la mano de los principios de
responsabilidad social y la defensa de la sostenibilidad global
en todos nuestros programas de formación.

3. Diplomado en Dirección General y MILCO por EADA e
Ingeniero en Informática y Máster en Pedagogía por la UPC.
Project & Change Director Partner
del MICProductivity.
Con experiencia en la “Dirección de Proyectos y Equipos de
Trabajo” y “Dirección de la Formación” en compañías de
Consultoría de T.I. e Ingeniería del Software.
Profesor asociado Dirección de Proyectos y Consultoría en
EU Gimbernat (adscrita a la UAB) y Profesor asociado
sénior del Dpto de Marketing, Operaciones y Supply en
EADA y Director de Programas Ejecutivo (Dirección de
Proyectos, Transformación Digital de la Escuela de
Negocios, Máster in Management…)
Miembro del Project Management Institute.
Certificado en gestión de proyectos: PMP (PMI), en IT
Project+ (CompTIA), PSM1 (scrum.org), y en PRINCE2
Foundations.
Certificado en gestión del cambio: Prosci
www.ramoncosta.net
Twitter: @ramoncosta
LinkedIn: ramoncosta
Slideshare: rcosta
Ramon Costa
i Pujol

4. Nuevo entorno y contexto (digital)
Modelos económicos, sociales, financieros,legales,
educativos, innovaciones disruptivas,profesiones,roles,
modelos de negocio…
Disrupción Digital
Nuevos competidores, nuevos productos sustitutivos, cambios en
las barreras de acceso, nuevas demandas, modelos de trabajo,…
Transformación (Digital) de las Organizaciones
¿ ?
Modelo elaborado por @ramoncosta
Estrategia
Modelos de negocio
Productos y Servicios
Relación con clientes y usuarios
(canales y experiencia)
Procesos productivos
y de gestión
Liderazgo del cambio organizacional
Gestión del cambio en equipos
Adopción tecnológica
Despliegue de iniciativas
y gestión de proyectos
Desarrollo de nuevas habilidades
y competencias (digitales)
Cambio cultural
Herramientas, modelos y metodologías - Nuevas maneras de trabajar
Innovación (Disruptiva)
Sistemas de Gestión Empresarial… Internet…
Tecnologías de la iProductividad
Workflows, intranets, portales, Redes
Sociales…
Tecnologías digitales: Cloud, IoT, IA, RV/RA…
¿Por qué y para qué la “Transformación Digital”?

5. ¿En qué consiste la Transformación Digital?
Estrategia
Modelos de negocio
Productos y Servicios
Relación con clientes y usuarios
(canales y experiencia)
Procesos productivos
y de gestión
Liderazgo del cambio organizacional
Gestión del cambio en equipos
Despliegue de iniciativas
y gestión de proyectos
Adopción tecnológica
Desarrollo de nuevas habilidades
y competencias (digitales)
Cambio cultural
Herramientas, modelos y metodologías - Nuevas maneras de trabajar

6. Adopción Tecnológica,
Gestión del Cambio
y Transformación
La puesta en marcha de un nuevo sistema de información o
plataforma tecnológica / digital en una compañía (por
ejemplo, Microsoft 365) conllevará la adopción de unas
nuevas prácticas de trabajo por los usuarios de este, cambios
en los procesos organizativos y/o hábitos de conducta y el
uso de estas nuevas tecnologías de apoyo.
Será necesario, pues, conseguir la correcta adopción, por
parte de los usuarios, del nuevo entorno y de todos los
cambios asociados (manera de trabajar, comunicar y
colaborar…), para poder asegurar los objetivos de negocio
perseguidos por el proyecto y dicha transformación.

7. Un caso práctico: Office 365

8. Impacto organizativo
Incorporar el entorno de colaboración de Office365 (Exchange Online, OneDrive para la Empresa, Office Online, Teams, Planner,
OneNote, Delve, MyAnalytics…) en la compañía implica la puesta en marcha de un proceso de transformación en la manera de
trabajar de sus profesionales:
• Cómo organizar, almacenar y compartir los documentos y carpetas
• Cómo usar directorios online y espacios de trabajo de apoyo a proyectos, iniciativas,…
• Cómo editar y elaborar documentos de manera colaborativa y en coautoría
• Como comunicarse, virtualmente, con el entorno, a través de las nuevas herramientas
• Como organizar el trabajo y los recursos de los equipos y proyectos
• Cómo trabajar en movilidad, multidispositivo y multiplataforma…
Es por eso por lo que es clave garantizar la adopción del entorno y la gestión del cambio asociado para aprovechar todo el
potencial de las nuevas herramientas y aumentar la productividad de los profesionales.

9. Programa de Trabajo | Adopción y Gestión del Cambio
Los proyectos de “adopción y gestión del cambio” en la puesta en marcha de la plataforma
Microsoft Office 365 contemplan un conjunto de actividades y tareas enmarcadas desde las fases de
definición y planificación hasta la ejecución y evaluación posterior del despliegue para asegurar la correcta
y más rápida adopción de la tecnología y los cambios asociados por parte de los usuarios

10. EL PROYECTO: … una nueva plataforma de trabajo
para la entidad…

11. … pero más allá de las herramientas…

12. El punto de partida … y el camino previsto …
ESCENARIOS de TRABAJO

13. El camino …

14. El equipo de trabajo, Coalición de Sponsorship
y la Red de Agentes del Cambio
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15. El trabajo realizado durante los 16 meses…
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16. Escenario 2: Creación colaborativa de documento
(FICHA del ESCENARIO)
Principales aspectos a
trabajar:
Trabajo con documentos
“online” individuales y de
equipo
Compartición de
documentos
(Co) edición de
documentos
Gestión del historial de
versiones
Toma de notas digitales
Búsqueda en un espacio
“online”
Creación y estructura de
un equipo en Teams
¿Cuándo usar qué?
OneDrive vs Teams vs
SharePoint
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17. Los elementos de un programa de Gestión del Cambio
Promover la actitud de los futuros usuarios
(motivación para la aceptación del cambio)
Gestionar la resistencia frente al cambio
Reforzar la aptitud (formación en los nuevos
procesos, políticas, entorno,…)

18. Ejemplo Actividades y materiales de trabajo para un Escenario
Actividad / Material Tarea Resp. principal Estado Canal principal / Observaciones
Definición escenario y preparación
Escenario de trabajo Visión global del escenario MICP Realizado
Ficha del escenario Principales aspectos a trabajar MICP / ORG Realizado
Actividades / mensajes / contenidos a considerar MICP Realizado
Tecnologías y herramientas principales y secundarias del escenario MICP Realizado
Restrospectiva Esc 1 Sesión "retrospectiva" Escenario 1 con los agentes del Cambio para preparar Esc2 MICP / ORG Realizado Equipo "Comunidad Agentes del Cambio" en Teams
Materiales Recopilación materiales para la Entidad (Lanz - Esc1 - Esc2 - Red AdC) Realizado
Recopilación materiales para la Red de AdC (Formacion FormadoreS) Realizado
Comunicado Sponsors Información de contexto previa al inicio del escenario MICP / ORG Realizado Equipo "Coalición Sponsorship" en Teams
Comuniciado inicio Elaborar el comunicado de inicio del escenario MICP Realizado
Enviar el mensaje de inicio del escenario ORG Realizado Correo electrónico (entidad). No en Comunicado
Notícia inicio Elaborar la noticia de inicio del escenario MICP Realizado
Publicar la notícia de inicio del escenario ORG Realizado Correo electrónico (segmentado) + intranet (no segmentado)
Infografía Construir el cartel/infografía del escenario MICP Realizado 10 mensajes clave (recomendaciones)
Publicar el cartel / infografía del escenario ORG Realizado Carteleria sedes ORG
Materiales de apoyo
Guía momento cero Elaborar la guía momento cero del escenario MICP Realizado
Recursos externos MICP Recopilar los recursos externos de Microsoft alrededor de los servicios del escenario MICP Realizado OneDrive, Teams equipos (básico) y archivos
Guías rápidas MICP Recopilar las guías rápidas de Microsoft alrededor de los servicios del escenario MICP Realizado OneDrive, Teams y SharePoint Online
Documento FAQs Preparar el documentos de "Preguntas frecuentes" del escenario MICP Realizado OneDrive, Teams equipos (básico) y archivos
Welcome Kit Preparar el "Welcome Kit" del escenario (guía momento cero, recursos, guías rápidas,…) MICP Realizado Formato sway (pendiente paso a paso para acceder a las píldoras externas)
Compartir los materiales de apoyo con los agentes del cambio ORG / MICP Realizado Equipo "Comunidad Agentes del Cambio" en Teams
Elaborar mensaje "Welcome Kit" del escenario MICP Realizado
Compartir el "Welcome Kit" con la entidad ORG Realizado Correo electrónico
Lanzamiento escenario
General
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19. Ejemplo Actividades y materiales de trabajo para un Escenario
Programa formación
Formación usuarios VIP Programar las sesiones de formación con los usuarios VIP ORG / MICP Realizado A medida de los 4 interlocutores, individuales (1a quincena Marzo)
Dinamizar las sesiones de formación con los usuarios VIP MICP Realizado Reunión virtual de Teams
Formación Coalición Sponsorship Programar las sesiones de formación de la coalición de Sponsorship ORG / MICP Realizado 5 sesiones de 1h, 2a quincena Marzo / Abril
Elaborar el mensaje convocatoria de formación de la coalición de Sponsorship MICP Realizado
Convocar las sesiones de formación de la coalición de Sponsorship ORG Realizado
Recordar las sesiones de formación de la coalición de sponsorship ORG / MICP Realizado Correo electrónico / Equipo "Coalición Sponsorship" en Teams, para cada sesión
Definir el guión de trabajo de las sesiones de formación de la coalición de sponsorship MICP / ORG Realizado
Elaborar el material de apoyo de las sesiones de formación de la coalición de sponsorship MICP Realizado
Dinamizar las sesiones de formación de la coalición de sponsorship MICP Realizado Reunión virtual de Teams
Formación Agentes del Cambio Programar las sesiones de formacion de los agentes del cambio MICP / ORG Realizado 3 ediciones de 2 sesiones (3h /sesión), 2a quincena Marzo
Elaborar el mensaje convocatoria de formación de los agentes del cambio MICP Realizado
Preparar el formulario de inscripciones de formación de los agentes del cambio MICP Realizado Equipo "Comunidad Agentes del Cambio" en Teams
Convocar las sesiones de formación de los agentes del cambio ORG Realizado Correo electrónico (convocatoria reunión)
Recordar las sesiones de formación de los agentes del cambio MICP Realizado Equipo "Comunidad Agentes del Cambio" en Teams
Definir el guión de trabajo de las sesiones de formación de los agentes del cambio MICP / ORG Realizado
Elaborar el material de apoyo de las sesiones de formación de los agentes del cambio MICP Realizado
Preparar y compartir Forms / Kahoots con Agentes del Cambio MICP Realizado
Dinamizar las sesiones de formación de los agentes del cambio MICP Realizado Reunión virtual de Teams
Sesiones de refuerzo para los agentes del cambio MICP Realizado Convocar por equipo en Teams
Material de apoyo a la migración hacia OneDrive MICP Realizado
Píldoras de formación externas Seleccionar las píldoras de formación externas ORG / MICP Realizado OneDrive (3h), ok - Teams (3h) sirve para Esc 2 y 3 - OneNote (3h) para Esc 3
Elaborar el mensaje de la disponibilidad de las píldoras de formación externas MICP Realizado Se compartirán dentro del Welcome Kit
Compartir la disponibilidad píldoras de formación externas con los Agentes del Cambio ORG / MICP Realizado Equipo "Comunidad Agentes del Cambio" en Teams
Compartir la disponibilidad píldoras de formación externas con la entidad ORG Realizado Se compartirán dentro del Welcome Kit
Formación usuarios finales Elaborar el mensaje de convocatoria de formación a los usuarios finales MICP Realizado
Minivideo de acceso a OneDrive y Teams con un móvil para las formaciones de usuarios finales MICP Realizado Para apoyo a las formaciones de usuarios finales
Adaptar material de formación de los AdC para los colectivos de influencia MICP Realizado
Convocar las sesiones de formación a los usuarios finales ORG Realizado
Preparar formulario para el seguimiento de las formaciones a usuarios finales ORG Realizado A seguir en las reuniones semanales
Dinamizar las sesiones de formación de los usuarios finales ORG Realizado Reunión virtual de Teams
Sesiones de refuerzo a la entidad sobre "Migración hacia OneDrive" MICP Realizado Reunión virtual de Teams
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20. Ejemplo Actividades y materiales de trabajo para un Escenario
Acciones de refuerzo
Tips & Tricks Preparar lista de posibles Tips & Tricks del escenario MICP Realizado Formulario
Seleccionar (a través de formulario) los Tips & Tricks a desarrollar en el escenario ORG / MICP Realizado Forms en el equipo "Comunidad Agentes del Cambio" en Teams
Desarrollar los 5 Tips & Tricks MICP Realizado
Publicar los 5 Tips & Tricks ORG Realizado Canal Stream del proyecto "Puesto Digital"
Formaciones específicas Sesión de formación sobre "Compartición de Archivos" con OneDrive MICP Realizado Semana 17/5
Ask The Expert Programar sesiones Ask The Expert ORG / MICP Realizado 4 sesiones de 2h (2 mañana y 2 tarde)
Preparar formulario de inscripción a las sesiones "Ask The Expert" y recopilación dudas MICP Realizado Forms en el equipo "Comunidad Agentes del Cambio" en Teams
Dinamizar sesiones "Ask The Expert" MICP Realizado Reunión virtual de Teams
Comunicación Elaborar mensaje de acciones de refuerzo (Tips & Tricks, Ask The Expert, Webinar) MICP Realizado
Compartir fechas de acciones de refuerzo con los agentes del cambio ORG / MICP Realizado Equipo "Comunidad Agentes del Cambio" en Teams
Compartir mensaje de acciones de refuerzo con la entidad ORG Realizado Correo electrónico
Webinar Programar sesión Webinar ORG / MICP Realizado
Elaborar contenidos Webinar MICP Realizado
Crear sesión "live events" para el webinar ORG Realizado Live Events de Teams
Dinamizar webinar MICP Realizado Live Events de Teams
Clínic Programar sesión Clínic ORG / MICP Realizado 1 sesión de 3 h
Recopilar posibles candidatos para el Clínic ORG / MICP Realizado Forms en el equipo "Comunidad Agentes del Cambio" en Teams
Seleccionar participantes para el Clínic ORG Realizado
Convocar participantes a la sesión de Clínic ORG Realizado
Dinamizar la sesión de Clínic MICP Realizado Reunión virtual de Teams
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21. Ejemplo:
Comunicaciones
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22. Ejemplo:
Guía Momento Cero
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23. Ejemplo: Recursos externos MSFT (Guías de Inicio Rápido)
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24. Ejemplo: Documento FAQs
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25. Ejemplo infografía “buenas prácticas” escenario
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26. Ejemplo Evaluación Cualitativa:
Adopción de hábitos y buenas prácticas
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27. Ejemplo Evaluación Cuantitativa:
Panel Adopción y Panel de Uso
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28. acelerapyme@cambrasabadell.org